如何做好新形勢下社會保險檔案管理工作

潘風超

摘要：對于社會保險工作而言，其自身具有較高的服務性，并且針對廣大人民群眾，因此，其自身也有一定的基礎性，其自身的有效開展，能夠為參保人員自身的權益提供合法的保障。而社會保險檔案管理作為其自身工作體系中的基礎工作，對于整個社會保險工作的順利開展有著非常重要的作用，面對當前的新形勢，如何對社會保險檔案進行高效的管理，是相關單位需要著重思考的問題，也是本文所要分析的內容。

關鍵詞：新形勢下;社會保險檔案;管理工作

一、社會保險檔案管理工作的現狀

1.缺乏統一規范的檔案管理標準

現階段，社會保險的業務非常多，這也使得社會保險的檔案資料也變得更多，從而增加了社會保險檔案的管理工作難度。而且在當前的社會保險檔案管理工作體系中，還有很多檔案管理分支，由于社會保險自身的類型繁多，且歸屬的管理部門也各不相同，因此，社會保險檔案的管理工作難以順利開展，并且也導致各部門之間出現交流溝通不暢的情況，這樣很容易對參保人自身的利益造成一定的損害，這些問題都會降低社會保險檔案管理工作開展的有效性。

當前，社會保險檔案管理無法有效開展的重要原因在于，相關單位缺乏對檔案的統一管理規范標準，檔案管理制度體系也缺乏完善性，對于參保人所需的材料也沒有統一的要求，不同部門之間的社會保險檔案管理的規范標準都有所不同，以至于社會保險檔案管理的有效性無法得到提升，一旦檔案管理工作出現問題，將難以找到相應的負責人，這樣極為不利于檔案管理工作的開展。

2.檔案管理方式手段較為落后

在社會保險這一行業中，檔案管理是其自身有效開展的保障，在當前的社會保險檔案管理工作中，有關部門采用的管理手段及方式卻較為落后，而且還缺乏有效的落實，這樣很難滿足現階段社會保險管理工作的實際需求。部分單位中的檔案管理室內的硬件設施都沒有達到相應的規定標準，甚至是具有較大的安全隱患，并且有些檔案管理室的通風設施也存在問題，導致室內空氣的流動性比較差，這樣很難保持室內的干燥性，以至于紙質的檔案資料容易出現受潮發霉的現象，或者是出現蟲蛀問題，進而對檔案資料造成較大的損害。社會保險體系在改革的過程中，對于原始的紙質檔案的使用頻率過高，這樣不利于現代檔案管理方式的有效應用，在查閱方面就會造成時間的大量浪費，影響檔案管理的效率與質量。

二、新形勢下做好社會保險檔案管理工作的有效途徑

1.完善檔案管理制度，規范檔案管理程序

在社會時代的快速發展過程中，社會保險行業若想提高檔案管理的有效性，就要對原有的檔案管理制度進行合理的完善，同時還要對檔案管理工作的程序以及方式進行規范，以此讓社會保險檔案管理工作變得更加有序，這樣開展起來也會更加順利。

首先，相關部門需要根據社會保險的類型，制定統一的辦理標準，明確不同類型社會保險的參保程序以及資料信息，提高投保的規范性，這樣也能夠保證檔案資料信息的完整性;其次，有關部門還要結合參保的類型，對相關檔案資料進行合理的劃分，還要建立檔案資料的保管條例以及統一的管理要求，使得管理人員能夠按照相應的標準要求，對檔案資料進行有效的整理、存放，以便于檔案資料的保存與查閱;再次，相關單位要根據檔案管理的具體工作內容，設置專門的管理工作崗位，在每一個崗位上配備一名專業的檔案管理人員，明確相關工作崗位的管理權限、職責以及內容，實行有效的崗位責任制度，一旦檔案管理工作中出現問題，就要相應的管理人員予以負責，促使社會保險檔案得到有效的管理最后，相關單位還要加強各部門之間的交流溝通，避免出現重復工作，提高檔案資料的調動效率，使其能夠為人民群眾提供更高的服務。

2.加強社會保險檔案管理的信息化建設

在信息化的社會時代中，社會保險檔案管理工作也要進行相應的信息化建設，以此緊跟時代發展潮流，促進相關工作的長遠發展。有關部門要加大信息化建設的落實力度，提高檔案管理的信息化水平，促進社會保險檔案管理工作效率及質量的提升。相關單位需要加大投資力度，根據檔案管理的信息化建設需求，購進高質量的信息化設備，并引入先進的檔案管理軟件，使其來代替人工進行檔案管理，這樣也更能夠提升檔案資料信息的安全性與完整性。與此同時，相關單位還需要聘請專業的技術人員建立信息化的檔案管理系統，以此實現各部門之間檔案管理信息的共享，進而提高檔案管理效率，減少重復或者交叉的管理工作。另外，相關單位還要對檔案管理軟件以及系統平臺，進行定期的檢測與維修，提高管理軟件及系統的安全性，避免其受到網絡病毒的侵害，確保檔案信息資料的完整性。

三、結論

通過上述分析，新形勢下，傳統陳舊的管理模式已經無法適用于當下的社會保險檔案管理工作，甚至還會影響到這一工作的質量與效率。因此，相關單位要正確認識當前社會的發展趨勢，并根據社會保險檔案管理工作的實際情況，對管理模式及方式進行科學合理的創新，以此促進社保檔案管理有效性的提升。