自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應用

李迎春

摘要：人力資源與社會保障部門開展檔案管理工作期間，可以采用自動化辦公方式，以期能夠有效提升檔案管理效率，縮短檔案查詢時間，實現高效的文字信息和文件共享，提高文件管理的水平，保障人力資源與社會保障檔案管理工作質量能達到規定要求。本文就自動化辦公在人力資源與社會保障管理中的應用進行研究，以期能夠進一步促進我國檔案事業的發展。

關鍵詞：自動化辦公;人力資源;社會保障;檔案管理

作為民生檔案的重要組成部分，人力資源與社會保障檔案的內容主要為勞動者的保險信息、基礎信息、就業信息等，這些信息與勞動者的權益息息相關，直接關系到勞動者是否能夠享受社會保險的待遇。因此，人力資源與社會保障部門要重視自動化辦公的應用，更新檔案管理理念，以期能夠更好的滿足業務部門對檔案信息資源的需求。

1自動化辦公概述

自動化辦公應用WEB計算平臺，能夠將計算機網絡功能與現代化辦公結合在一起，本身是一種新型的辦公方式，部分行政機關也會將自動化辦公稱之為電子政務，企事業單位會將自動化辦公稱之為辦公自動化，辦公自動化能夠有效的優化人力資源與社會保障檔案的管理組織結構，完善人檔案管理機制，提高檔案管理效率，為部門決策提供有力的數據依據。

2傳統人力資源與社會保障檔案管理的不足之處

傳統的人力資源與社會保障檔案管理方式也采用了自動化辦公方式，檔案信息資源的管理效率得到了有效提升。但是，在實際應用過程中，由于就業服務等檔案信息資源多為紙質資料，這些情況都給檔案管理工作開展造成較大阻礙。另外，這些紙質實體資料一般都存放在社保部門和職介所，隨著時間的推移，這些檔案信息會不斷更新，而辦理社會保障和勞動就業保障等手續時，需要嚴格審核、傳遞、調閱這些資料，不僅嚴重拖慢了部門業務服務的水平，嚴重的情況下還會導致原件出現損壞、遺失等一系列問題。同時，經濟發展水平的提升，也在一定程度上增加了人力資源與社會保障檔案信息資料的數量，增加了管理人員的工作量，致使自動化辦公無法發揮出自身價值。

3人力資源與社會保障檔案管理自動化操作

3.1掌握自動化辦公的特點

開展人力資源與社會保障檔案管理自動化操作期間，管理人員要掌握自動化辦公的特點，明確自動化辦公的概念，以期能夠提升自動化辦公的效率。同時，現在我國自動化辦公軟件較多，常用的軟件主要包括：致遠、泛微等，對這些軟件進行研究之后，可以發現這些軟件都具有以下特點。

首先，易用性。自動化辦公軟件要讓所有員工接受，不需要具有易用性的特點，這樣才能更快的獲得員工的青睞。另外，作為常用的軟件，自動化辦公軟件的操作不能太過復雜，雖然所有的軟件都需要一個學習過程，但是，這些自動化辦公軟件開始應用時，都能滿足員工對上網功能的需求，嚴格遵循易用性的特點進行設計，并且還要充分考慮到員工的工作要求。其次，第一、健壯性，自動化辦公軟件都要具有健壯性的特點，能夠容納大量的用戶和信息，并且具有穩定性較高的特點，即使所有員工都在同一時間采用同一軟件，也不會出現卡頓等一系列問題，尤其是在集團企業中，這一性能尤其重要，否則，即便是出現小小問題也能引發嚴重后果，造成重大損失。而和網絡相結合，最能實現這一特點，將穩定以及可靠責任推之于硬件以及網速。

3.2提高員工對自動化辦公思想的認識

人力資源與社會保障檔案管理部門所有人員包括領導和職工，都需要提高思想認識，主要是要有先進的管理思想，突破傳統的工作思維定式，要珍惜單位部門給予的各種培訓，認真學習，做現代化新人。而領導在信息化建設過程中發揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進步的思想，要勇于引進先進的設備和系統，并引進相關管理人才，開展各種培訓學習活動，提高全員使用自動化辦公系統的能力。還要注意自動化檔案管理的嚴密性。自動化辦公需要統一的信息平臺，而且還需要相對獨立的部門信息空間。因此，軟件不僅要實現用戶、角色以及權限上的三維管控，還需要實現信息數據上的大集中和小獨立的和諧統一，即具備全面管理的功能。

3.3優先選擇實用、高效的自動化辦公系統

自動化辦公系統軟件功能需要和管理實務緊密結合，才能體現實用性，否則，對于管理將會失去意義，企業需要發展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業的相關實用需求，這便是自動化辦公的特點之一。現有的檔案系統一旦不能滿足檔案管理的需求，就需要進行改造升級。作為較具水平的檔案管理系統，不僅要具有檔案存儲、查找、借閱等基本功能，還應該建立和社保、勞動等部門的接口，以實現檔案信息的實時在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過檔案目錄信息的錄入，實現檔案電子信息和介質信息、的雙交接，減少了檔案轉交時遺漏現象的發生，同時也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過圖紙掃描、媒體制式轉換等方式，逐步實現實物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個新的臺階。

3.4做好自動化辦公系統的維護和升級工作

注重辦公系統的開放性和維護。自動化辦公軟件可以和其他軟件系統完成必要的關聯性整合應用。沒有任何一種軟件能夠獨立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯合，或者進行技術方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會保障檔案管理部門，其面對的是數以萬計的各種檔案以及相關資料，辦理勞動就業和社會保障等有關手續中需要對有關資料進行稽核、調閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會出現嚴重錯誤，甚至無法挽救，所以，自動化辦公系統必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動化辦公系統的維護和升級，維護是為了加強安全，提高其可靠度，而升級則是為了滿足檔案管理需求。

3.5重視自動化辦公檔案管理監察工作

人力資源和社會保障為兩網化建設，要建立和健全兩個部門的監察協管員管理、用人單位信息采集、網格巡查等制度，以實現規范化、科學化檔案管理。為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權益問題引發的突發事件，要制定并不斷完善和健全突發事件處理機制，確保突發事件在最短時間內得到處置，處置信息及時向有關部門反饋。

4總結

信息技術發展速度的不斷加快，提高了人們對檔案信息資源的要求。因此，人力資源與社會保障部門要建立一體化平臺。應用自動化辦公系統，提升檔案信息資源的管理效率，提高人力資源與社會保障部門的服務水平。另外。將自動化辦公系統應用于人力資源與社會保障檔案管理工作期間，管理人員還要做好軟件系統更新、安全維護等工作，以期能夠提升檔案信息資源管理工作的規范性。

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