新形勢下的事業單位檔案管理工作的創新路徑分析

張小英

摘 要：社會發展帶動科技進步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應新形勢下檔案管理的需求，從而導致管理中出現多種問題。為確保事業單位檔案管理工作的有效進行，單位需要針對管理中出現的問題，進行管理方式的創新和管理人員的培養。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;新形勢

對于事業單位而言，其檔案的信息含量一般比較大，根據收集整理，一般以單位發展過程中的歷史資料為主，在事業單位發展和工作過程中，很多的檔案資料可以作為信息基礎，起到標準化的校對作用，因此，按照年限進行檔案管理的標準化管理，能夠為事業單位的檔案信息庫的抽取調查有很大的幫助。根據事業單位如今的檔案管理現狀問題，提出針對性解決策略，科技信息化手段和制度模式下的事業單位檔案管理工作逐漸引起更多的相關單位重視。

1 新時期事業單位檔案管理主要發展趨勢分析

在社會快速發展的背景下，事業單位檔案管理工作將進一步優化和完善，檔案管理工作變得更加電子化、實用性以及信息化。在新時期，信息技術在社會各個領域中有著廣泛的應用空間，事業單位檔案管理工作應融合信息技術來開展各項工作，通過建設信息平臺加強和事業單位各部門之間的有效溝通，促使各項工作的開展都能夠通過信息化平臺進行明確記錄。要想落實事業單位檔案管理具備電子化的特點，這就要求檔案管理人員將資料信息轉變成為數字化模式，并將其存儲在系統平臺中，由專門的系統平臺來完成統一管理。而且事業單位檔案管理實現電子化還會全面體現電子掃描技術的應用優勢，將各種圖片以及紙質材料轉變成為電子信息，最大限度地降低事業單位的管理成本，提升檔案管理的總體質量。在新時期事業單位有著更加廣闊的發展空間，所以檔案管理也具有較強的實用性。信息化系統平臺會實現對檔案管理的深入分析、歸納以及整理，準確了解檔案中的各種數據信息，并根據自身的個性化需求制作成為相應的圖表，并應用于各種決策以及實際工作中，達到提升事業單位檔案管理實用性的目的。

2 當前事業單位人事檔案管理問題現狀

2.1人事檔案管理意識較薄弱

雖然人事檔案管理工作在事業單位中占據十分重要的地位，但該項工作與單位的經濟效益和社會效益沒有直接聯系，使得部分單位領導缺乏對人事檔案管理工作的足夠重視，也沒有認識到人事檔案管理的必要性和緊迫性。在一些工作人員看來，人事檔案管理就是對個人信息的抄寫與保管，不需要具備豐富的專業知識，從而對相應工作產生了懈怠、消極等情緒。久而久之，他們對人事檔案管理工作的重視程度越來越低，出現了應付工作的現象，導致檔案管理工作質量逐漸降低，不能為單位的人才隊伍建設提供有效服務。

2.2 不夠重視檔案管理

很多事業單位沒有認識到檔案管理工作的重要性。考慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設立專門的檔案管理機構，未對檔案管理進行明確的規劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應有的獨立性。因事業單位普遍不夠重視對檔案的專業管理工作，檔案管理沒有配備基礎的硬件設施，影響到管理工作的有效進行，從而導致檔案收集內容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

2.3 檔案管理方式老舊，效率質量低下

檔案管理方式老舊，導致檔案管理的效率和質量低下。以傳統的檔案管理線下模式為主，以人力為主進行檔案信息的篩查和選擇，在時間上，會大大加長工作時間，在質量上，人工檢查，整理文字，圖表等信息很容易存在紕漏和問題。而且檔案管理人員年齡和資歷比較大，他們對于檔案管理的新鮮途徑會存在一定排斥，對于事業單位而言，短期內無法快速排查檔案管理人工問題。此外，檔案庫形式需要一定的空間進行放置檔案，隨著事業單位的發展，所需放置空間也逐漸增加，因此，老舊管理模式和途徑給事業單位造成了滯留現狀的壓力。

3 事業單位人事檔案管理工作的創新策略

3.1 增強人事檔案管理工作意識

為創新事業單位人事檔案管理工作，相關領導首先應從思想上認識到這項工作的重要性，并將其納入議事日程中來，只有這樣才能加強單位干部隊伍建設，以便為單位內部的相關工作和崗位輸送優質人才。第一，成立人事檔案管理領導小組，要求相關人員定期就人事檔案管理開展檢查、指導與監督工作，及時發現問題并提出相應的解決措施。第二，采用分級分類指導、級別動態升降等原則來進一步促進單位內部的人事檔案管理工作有序開展。第三，根據單位各基礎設施設備的具體情況來為從事人事檔案管理工作的員工配置計算機、打印機和掃描儀等現代化設備，使檔案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物質保障。

3.2 組織一支高素質工作隊伍

人才是根本，因此組織一支高素質的工作隊伍至關重要。事業單位檔案管理工作要具備專業性的技能及綜合素質才能夠勝任，對檔案管理人才的技術性要求較為嚴格。檔案管理人員其自身的工作經驗、能力等都會影響著事業單位的發展。因此，在檔案管理工作中應組織一支高素質的工作團隊，并定期開展培訓工作，對在職的檔案管理人員進行專業的培訓工作和實現相互交流溝通，以期獲得更多的管理經驗，在檔案管理工作中更加具有專業性、科學性以及合理性。而事業單位管理人員也要更加重視檔案管理工作，隨著信息技術的廣泛應用，檔案管理工作已經有了新的管理模式，事業單位要想提升自身的社會競爭力，就要采取有效手段來提升整個檔案管理隊伍的綜合

能力。

3.3 以科技信息收集整理手段形成新的檔案管理信息庫

就是信息網絡平臺和相應的信息數據庫的新型管理手段的出現，增加其在事業單位的利用率，事業單位很多的檔案管理老員工不理解也沒有辦法快速學習新型網絡管理模式。網絡信息技術優秀的年輕檔案管理人員可以給老員工灌輸新型網絡管理思想，以效率和質量的提升為保障，形成一體化全面建設數字化檔案信息管理數據庫。另外，新型科技技術，如云計算，大數據等管理方式的引入，逐漸代替人工化的管理途徑。數字化管理也是全面更新事業單位檔案庫的有力方式，以市場為研究對象，實現事業單位檔案管理的新模式。信息化時代提倡線上線下共同進行的事業單位檔案管理工作，能夠引起更多的事業單位重視科技手段的檔案管理工作。另外，以遞進式的檔案管理數據庫能夠從時間年限，檔案形式和資料類別進行區分放置，也為后續的檔案查找和確定減少了很多的負擔和問題。

4 結束語

檔案管理是事業單位的基礎工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導致檔案管理出現多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創新管理模式，改變領導者的思維，培訓專業的檔案管理人才，對管理制度和流程進行完善，并及時更新設施設備，推動檔案管理與信息化技術的有效結合。

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