高校云計算平臺中電子文件管理的原則與方法

魏自鵬 李明

摘 要 為解決高校云計算平臺及其業務系統中產生的電子文件的歸檔管理問題，先是對集中統一管理、單套制、安全性、前端控制、全程管理、組織融合等管理原則和思想進行了闡釋;然后結合實際工作，從歸檔范圍、系統對接、標準體系、資源利用、信息安全、組織保障、考評激勵、制度建設等角度提出了一些具體的實施措施。

關鍵詞 高校 電子文件 歸檔管理 云計算平臺 原則 方法

Abstract In order to solve the filing and management problem of electronic documents generated by the cloud computing platform and its business system in colleges and universities， the paper first expounds the management principles and ideas of centralized and unified management， single set system， safety， front-end control， whole-process management and organization integration， then combines them with the practice of work， and proposes some specific implementation measures from the perspective of filing range， system docking， standard system， resources utilization， information safety， organization guarantee， evaluation and incentive， and institutional building etc.

Keyword colleges and universities; electronic document; filing and management; cloud computing platform; principle; method

目前，多數高校都在推進數字化、智慧化校園建設，不少高校已經建立了自己的云計算平臺（實質為私有公共云[1]64，又稱數字化信息平臺，以下簡稱云平臺）。然而云平臺在為學校工作帶來便利的同時，也形成了大量的電子文件資料，而這些電子文件資料不僅數量巨大，且數據異構、格式不一、形式多樣、分散無序，保存價值也不同，有些甚至是電子垃圾，往往呈現出蕪雜性，如何將這些電子文件資料去粗取精、科學歸檔、分門別類、高品質管理已成為擺在各高校面前的一道必須且迫切要解決的難題。基于此，筆者希望結合近期的調研、實踐與思考，試圖從系統對接、工作原則、思想理念和方法措施等方面加以探討，以供大家參考。

一、高校云平臺中電子文件歸檔管理的主要原則和思想理念

1.集中統一管理原則。集中統一管理原則是檔案管理的基本要求，高校云平臺中產生的電子文件資料的歸檔管理自然也不例外。然而，要想實現集中統一管理，必須首先確定電子檔案材料集中統一保管的“地點”。我們知道傳統檔案的管理是集中統一到檔案館（室），那么電子檔案的集中統一保管“地點”是哪里，檔案館（室）固然是首選。然而，現實中由于受檔案館（室）的人力、財力所限（主要是計算機人才缺少，新進人才困難），有些高校提議，將電子檔案的管理工作移交給網絡信息中心（或其他類似部門），以利用網絡信息中心的人才優勢，加強電子檔案的管理工作，從這個角度看似乎也無可厚非。但是，不能只將電子檔案的管理權限移交給網絡信息中心，而檔案館（室）僅保存傳統檔案，這樣做且不說網絡信息中心一般不會對電子檔案進行鑒定、分類、整理，更重要的是，這樣會使傳統檔案與電子檔案的管理被人為地分割開來，其結果只能導致職責不清、管理混亂、出口不一。當然，更不能將云平臺中各業務系統產生的電子檔案自行保管、各自為政，這樣既違背了檔案管理的法規原則，更會形成“信息孤島”，導致信息不能共享，資源浪費。因此，目前階段，電子檔案的管理仍應由檔案館（室）統一負責更為合適。因為，只有集中統一管理，才能集中信息、統一出處，才有利于明確職責、統一規則、統一標準、統一保管、統一監督、統一利用。因此，為做好云平臺中電子文件材料的歸檔工作，在云平臺與檔案系統對接的同時，集中統一管理原則也必須堅持和加強。

2.單套制原則。目前，對電子檔案的管理多采用“雙套制”原則，即在保管電子檔案的同時，將其打印出來，打印件也保存。而對于云平臺中生成的電子檔案，我們認為應該遵循單套制原則，即只保存電子檔案本身，即便是電子檔案也不需要再打印出來另行保管，但要確保其原始性、真實性和可靠性。因為檔案管理的一個重要原則就是維護檔案的原始記錄性，而電子檔案就是工作中自然生成的，本身就是第一手的、原始的，即使將其再打印出來，而打印件也只能是電子檔案的備份件，并不是原始件，也不是真正意義上的原始檔案，況且又浪費人力、物力，實乃多此一舉。

3.安全原則。任何事物都有其兩面性，電子檔案在給我們的工作帶來便利的同時，其安全保管也給我們帶來了挑戰。為了維護云平臺中的電子檔案的原始記錄性，我們必須將電子檔案的安全放在首位，不僅要確保其真實可靠，歸檔后還要確保其安全穩定、完整可信。因此，工作中必須遵循安全穩定的原則，采取先進的技術，確保歸檔的電子檔案真實可靠，同時積極做好數據備份和用戶權限設置，力求做到在安全中謀發展，在發展中促安全。

4.前端控制與全程管理思想。前端控制從本質上屬于前饋控制的一種，這里主要是針對電子文件運行的前期階段而言，屬于一種源頭控制思想，即從源頭上保證電子文件的齊全完整和安全可靠。根據電子文件的運行特點，電子文件的生命周期一般分為三個階段，即：概念階段（Conception stage）、形成階段（Creation Stage）、維護階段（Maintenance Stage），這里的概念階段實際上是指設計階段，即電子文件管理信息系統的研制、設計和安裝階段[2]98。前端控制思想主要強調在電子文件的前期概念設計階段，就對各業務系統相對應的機構內部的信息流和信息處理程序進行分析，選擇與之相適應的技術嵌入業務系統之中，設計相應電子文件管理功能，以保證電子文件的內容、背景和結構能夠提供關于電子文件形成者及其活動的可靠憑證，以及有檔案價值的電子文件能夠經過挑選存留下來并且在將來能夠讀取和理解。據此，在云平臺中各部門業務系統安裝之前，即與相關部門進行溝通，將檔案工作及系統對接的標準和要求事先告知他們，以便在系統招標采購時即將檔案工作及系統對接的標準和要求融入各業務系統的設計方案之中，這樣新增加的各業務系統安裝后均實現了與檔案系統對接，也都滿足了檔案工作的標準和要求，避免了事后的繁瑣和低效。

同時，由于電子文件運行的不同階段可能發生多次往復，且電子文件各階段的功能、價值形態以及服務對象、服務方式均可能不同，這些自身的特點決定其還需要引入全程管理的思想。即在電子文件運行的各個階段、各個節點乃至全過程實行管理和監控，以形成電子文件管理“全天候、全領域、全覆蓋”的局面，從而保證電子文件的齊全完整和安全可靠。

5.組織融合與相互協作思想。云平臺中各業務系統中的電子數據涉及諸多部門，普遍存在著分段式、分散式管理的現象，導致同一事物（電子文件）的管理活動，“被劃分為不同的階段，分屬于不同的部門”，“整個文件管理體系被人為地割裂得支離破碎”，加之組織協調不力、溝通困難，“電子文件管理的失控，電子文件的流失、泄密與證據效力無法保證等”也便不可避免了[3]16。因此，目前制約高校云平臺中電子文件歸檔的最主要因素不是技術而是管理和協調。為此，高校應加強檔案工作與其他各部門之間的溝通聯系、相互協作和深度融合，打破高校內部的部門壁壘，將檔案管理制度、標準融入各項業務工作中，形成高效一體的檔案集成管理體系，克服業務系統的使用部門和檔案管理部門各自為政的狀況，實現電子文件、檔案的一體化管理。檔案軟件作為云平臺中的一個子系統不再是孤立存在的，而應與其他系統無縫銜接、互通有無，以體現“系統中的系統”。

二、高校云平臺中電子文件歸檔管理的主要方法和措施

對電子文件的歸檔管理，《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GBT18894-2016）中明確規定：“應明確各門類電子文件及其元數據的歸檔范圍、時間、程序、接口和格式等要求”，“應執行規范的工作程序，采取必要的技術手段，對電子文件歸檔和電子檔案管理全過程實行監控”。據此，現提出了以下幾點方法和措施。

1.明確歸檔范圍。檔案部門應主動與各業務系統的使用部門進行溝通，調查了解其生成的電子文件的內容、種類、格式等，通過協商明確應歸檔的電子文件范圍，并形成《電子文件歸檔范圍和保管期限表》。同時，隨著時間推移，各部門的業務內容可能會有所變化，軟件系統也會不斷改進升級、更新換代，這就需要檔案部門加強與各業務部門之間的溝通聯系，及時修訂電子文件歸檔范圍。只有明確電子文件歸檔范圍，才能使系統對接和電子文件歸檔有的放矢，更具有操作性、準確性和可行性。

2.建立標準體系。鑒于各業務系統形成電子文件千差萬別、蕪雜散亂，迫切需要形成一套標準體系，使形成的電子文件與檔案系統對接后能夠平滑地進入檔案系統，不需要再進行人工的格式轉換和數據調整，更不需要再進行人工導入導出等不必要的繁瑣操作，不僅提高了工作效率，更以客觀標準代替主觀標準，避免了人工操作的失誤，從而使電子文件的收集歸檔高效快捷、齊全完整、安全可靠。因此，學校檔案部門應事先制定一套標準體系，在各部門招標采購或自行開發相應業務系統時，必須將檔案工作的規范要求設計進去，并與學校檔案系統對接。這套標準體系應至少包括著錄（輸入）、輸出的內容及格式兩個方面，可制定各業務系統著錄內容規范，明確必要著錄項和選擇著錄項;制定各門類電子文件輸出及歸檔保存的標準格式，確保歸檔電子文件的良好品質。標準在制定過程中，對于國家已經出臺的標準應嚴格執行，比如《黨政機關電子公文系列標準》（GB/T 33476-33483-2016）、《電子文件存儲與交換格式版式文檔》（GB/T 33190-2016）等;對于國家還沒有出臺標準的電子文件應盡量轉化為通用格式的電子文件;對于已有業務系統中不能轉化為通用格式的專有電子文件，應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等，若能夠通過二次開發或修改升級成為通用格式的，盡快進行二次開發或修改升級。比如OA辦公系統中的公文包括：標題、文號、密級、公文內容、發文單位及公章、發文時間、主送單位等項應與檔案系統中的著錄格式一致，統一規范、著錄完整，若檔案系統中沒有的卻具有保存價值的項設計時應盡量補齊。輸出時除了保留本來的格式供將來進行數據深度開發利用外最好同時再輸出品質較高、性能較為穩定又便于瀏覽的PDF、OFD格式等[4]39。

3.實現檔案系統與各業務系統的無縫對接。要實現檔案系統與云平臺中各業務系統的無縫對接，首先必須確定系統對接的方案，目前高校云平臺與檔案系統對接主要有兩種方式：一種是直接獲取模式，另一種是Web Services接口模式[5]64。兩種方案各有利弊，前者因不需要對已有業務系統進行二次開發，經濟成本較低，然而檔案系統服務器必須直接操作業務系統讀取數據導致安全性和保密性不高;后者雖然需要對已有業務系統進行二次開發，增加經濟成本，但檔案系統和各業務系統之間相對獨立，安全性和保密性均較高。因此，我們傾向于采取后者，即Web Services接口模式，特別是新增的業務系統，若能事先設計和開發完成，對于做好與檔案系統的對接和歸檔集成工作較為便利。其次，完成系統無縫對接之后，再由既懂檔案鑒定整理又懂計算機的檔案機構工作人員負責電子文件資料的審核把關、價值鑒定、分類整理等，統一確定電子文件資料的去留，這樣就保證了電子檔案收集的齊全完整和分類整理的科學規范。

4.建立資源共享和利用體系。云平臺中各業務系統的電子文件通過系統集成，完成收集管理后，有價值的電子文件得以保存進而形成電子檔案，而集成保存電子檔案的最終目的就是為了克服“信息孤島”現象以便更好地開發利用檔案信息資源。因此，高校應積極利用先進工具和技術，努力開發電子檔案信息資源，使其變得更加智慧，更好地為工作和社會服務。新時代下，可以先充分利用高校云平臺，通過統一身份認證登錄和權限授予方式，實現學校教職工在線查閱利用;建立檔案利用發布系統，通過開發APP、微信公眾號等移動終端，實現遠程在線查閱;并根據不同用戶特點做好相關檔案信息的推薦服務。

5.建立信息安全體系。談到資源共享與利用，就不得不必須考慮信息資源的安全可靠。首先是檔案系統服務器的設置。檔案系統和云平臺中的其他業務系統都共用學校整個云平臺，不需另行單獨安裝檔案服務器，這樣不論是后期的運維，還是系統對接和電子檔案開發利用都很便利。當然，若有涉密檔案也想通過計算機管理，可以單獨設立服務器，不應與學校云平臺相連。其次，要保證電子檔案的完整性和真實性。在保存電子檔案內容的同時，必須同步收集電子檔案的結構和背景信息，即保證每份電子檔案的要素（內容、背景和結構）沒有殘缺，沒有被篡改和刪除。再次，保證電子檔案的可靠性。電子檔案的使用范圍必須明確，即電子檔案一定要在授權范圍內方可使用，不能發生泄密和丟失。當然對于輸出的電子檔案也可通過添加水印、二維碼等技術手段來保證檔案的真實可靠。最后，要保證電子檔案的可用性。即電子檔案要能夠被檢索讀取和理解，比如為了便于閱讀和使用，電子檔案可以保存為通用的PDF、OFD格式。當然，還應保證網絡和信息傳輸安全，防止黑客攻擊和數據侵害與丟失，加強對訪問用戶身份認證，加強網絡監管和異常預警，自動及時地消除安全隱患。這些工作往往由負責云平臺運維的計算機網絡機構來承擔，這也是云平臺的優勢之一。總之，電子檔案的安全是首要的，務必保證電子檔案的安全可靠。

6.建立組織制度保障體系。首先，遵循集中統一管理原則，明確云平臺中各業務系統必須與檔案系統對接，數據向檔案系統集成。其次，明確檔案部門、業務部門、信息部門、績效管理部門（人事部門）等的職責權限，使工作“名正言順”。檔案部門負責指導、監督、檢查各業務系統電子文件的生成和歸檔工作，接收、鑒定電子文件檔案和提供服務利用;向信息部門提出集成和管理功能需求，并審核其開發和采購的信息系統的電子文件管理功能;協助績效管理部門制訂電子文件集成管理考核辦法。業務部門接受檔案部門有關電子文件管理的指導監督與檢查，并按要求向其移交電子文件。信息部門根據檔案部門提出的需求與標準，批準或提供各業務部門合格的信息系統，并為檔案部門和業務部門提供相關設施和技術支持。績效管理部門對檔案部門、信息部門和各業務部門進行電子文件歸檔工作績效考核[3]34。同時，檔案部門應與各業務部門加強聯系和溝通，相互協作和融合，突破部門壁壘，形成工作網絡。平臺的對接與電子文件歸檔集成工作要求有較高信息素養和計算機技能的人員，高校盡早建立一支既懂檔案又精通計算機的高素質復合型人才隊伍。同時，應建立一套相應的制度體系，為工作的開展提供依據、參考和示范，并認真落實，將新的措施和規范以及崗位職責等確定下來，使新的工作模式固化，形成常態和習慣。

7.建立考評激勵體系。要使工作業績得到認可，工作積極性得到調動，人員潛力得到激發，必須建立一套行之有效的考評激勵體系。首先，應明確該項工作的各項內容，尤其是關鍵之處，并分項分類。其次，建立業績考核指標，考核指標既不能遺漏也不能溢出，且具體可執行。再次，下一年度應根據上一年度各項內容指標完成情況，對考核指標進行必要的修改，尤其對完成度不高的指標，應適當增加其指標權重，以促進該項指標的完成。同時，由于該項工作不少是由業務部門人員兼做，并非其分內職責，因此，應利用考評結果及時將其工作量予以兌現，可列出檔案工作專項獎勵經費，給予相應工作人員以報酬，這不僅體現了勞動的公平性，也是對其勞動的尊重，使其工作的積極性得以調動，更有利于突破部門壁壘，使檔案部門與業務部門互相協作，深度融合。

高校云平臺中電子文件歸檔管理工作是一項系統工程，需要多部門的參與和多方面的努力，需要更多的創新，本文主要認為應遵循集中統一、全程管理、協作融合等理念，發揮云平臺的優勢，做好業務系統與檔案系統之間對接，制定標準規范，明確歸檔范圍，并由檔案人員統一把關，完成對電子文件資料的鑒定、歸檔、分類和整理，同時建立資源共享系統和組織制度保障體系等，至于電子文件歸檔后的深層次開發和利用等，還有待進一步研究。

參考文獻

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