對學校文書檔案工作的思考

莫紅艷

摘 要：學校文書檔案是反映學校黨務、行政管理等活動的檔案，從事學校文書檔案工作的相關責任人首先要明確學校內的文書檔案工作的特殊性和重要性，其次要轉換自我的意識和理念，成為一個與時俱進的管理者，將先進管理模式納入其中，從而提高工作效率。在開展學校文書檔案工作的同時，需要引入競爭機制，從而提高工作人員的危機感，以此釋放其活力。

關鍵詞：學校教育;檔案管理;工作模式;方法分析;思考總結

文書檔案工作是一項不甚起眼的工作，很多人把這項工作看得很輕，在這種狀況下，學校的文書檔案管理者更不應該對自己放松要求，應該積極地承擔起本人的職責和工作，為學校的發展和壯大貢獻出自己的一份力量，這對于文書檔案管理者的工作能力的提升也有著積極的作用。

1 對于學校文書檔案管理工作的分析

1）學校文書檔案管理工作的內在特點。要想搞清楚學校的文書檔案的內在特點，首先務必要搞清楚文書檔案的實質，唯其如此，才能搞清楚學校文書檔案的內在特點。所謂的文書檔案是機關、團體、企事業單位內部在完成行政管理事物中產生的、由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。其中包含著命令、指示、決定、布告、批復、通知、信函、簡報等等。學校文書檔案，顧名思義，是指在學校產生的文書檔案，與教育理念高度契合，是關于學校的發展、教學理念的創新、教學任務的開展的一種文書檔案，具有高度的教育性、時效性、思想性，對于學校的發展和學生的成長都有著極為重大的意義。

2）學校文書檔案管理工作的重要性分析。學校是哺育學生的地方，如果學校開展不好文書檔案管理工作，不能使其發揮應有的指導作用，很容易使得學生散漫無際、無拘無束、有恃無恐、違反紀律，也有可能令學生在學習的過程中喪失能動性，教師的威信也必然受到相應的影響，整個學校會喪失方向感和核心價值觀。學生需要在文書檔案的指導下，梳理清楚自己的學生生涯，更加合理地利用時間，更加嚴格地要求自我，從而成為一個時刻進步的學生。學生只有成為一個時刻進步的個體，那么他們在學校的時間才沒有被虛度。

3）學校文書檔案管理與其他領域文書檔案管理的不同。學校是開展教育的所在，學校存在的目的是造就更加美好的青年一代。換言之，學校文書的存在目的也是為了令更多的學生明確教育理念和教學綱領，從嚴要求自我，令自己在學校的每一天都更有意義、更有價值、更加積極向上。學校文書檔案的存在也是為了達成此目的。換言之，學校使用文書檔案，就是為了令學生嚴于自律、勤學奮進、不畏艱難、勇敢前行。和一般的文書檔案相比，學校的文書檔案有著更強大的人文性、教育性、交互性和能動性，因此，工作人員在開展學校文書檔案的過程中，需要充分了解學校文書檔案的內在特點，繼而彰顯出學校文書檔案的特質。

2 當下學校文書檔案管理的問題分析

1）人浮于事、消極敷衍現象嚴重。心態決定狀態，態度決定一切，當下學校文書檔案管理者存在著一個顯著的問題，即存在人浮于事、消極懈怠的態度。很多學校的文書檔案管理者沒有從根本上認識到文書檔案管理工作的重要性，因此在開展工作的過程中，消極敷衍、得過且過、不思進取、人浮于事，這樣的工作狀態如同是流行性感冒，在群體之中不斷地傳染，從而導致了越來越多的人被這種情緒所籠罩[1]。文書檔案工作的重要性沒有被這些人從根本上加以重視，因此他們在從事文書檔案工作的過程中，屢屢出現了問題和紕漏，這些問題和紕漏都是值得反思的。

2）相關人員的工作視野狹窄，缺乏創新思維能力。文書檔案管理者需要有寬廣的視野，應在完成本職工作的同時，不斷進行思考，提升自身的創新思維，一旦缺失了創新性思維，會使得自己的工作陷入僵局。當下學校文書檔案管理者存在著的一個重大問題便是自身的工作視野相對狹窄，不懂得創新、發展的工作方法，更不懂得把符合時代的檔案管理模式納入檔案管理之中，這對于檔案管理工作必然會造成很大的影響和阻礙。文書檔案工作者不應該在開展工作的過程中存在消極懈怠的思維模式，而是應該力求創新和突破，通過創新和突破使得自己的工作能夠邁上新的臺階，也能夠更上一層樓。

3）文書檔案的管理工作效率低下。文書檔案管理工作，是一件看似容易實則艱辛的工作，需要從業者有著極為豐富的工作經驗、出色的管理技巧、強大的記憶能力以及充沛的體能，同時同事和同事之間也應該具備高度默契的互助共進力。當這些內在素質都具備時，一個文書檔案管理工作者才能夠把自己的工作做到位，這是值得重視的，也是值得努力提升的。

3 學校檔案文書管理工作者應如何做好工作

1）轉換意識，提升工作責任心。學校領導在選拔檔案管理者的過程中，應加強對其工作積極性和工作責任心等方面的考察，因為一個人的能力是其心態的延伸。如果一個檔案管理工作者能夠從心底轉換了本人的工作態度，認識到檔案管理工作的極端重要性的話，那么自己的工作能力、工作效率、工作責任心必然能夠得到極大的提升和進步[2]。

2）豐富管理工作方法，實現與時俱進。學校的檔案管理工作者不應是一個不思進取、思想刻板、因循守舊的人，應該結合時代的發展和變遷，將更多的嶄新元素帶入到學校的檔案工作體系之中，從而使得文書檔案管理工作者在全新的工作思想和技術的幫助下，實現工作能力和工作效率的提高，這是時代的選擇，也是檔案管理工作的必然要求。文書檔案工作者需要把電子檔案和紙質檔案相結合，從而能夠拓展工作視野，豐富管理辦法，懂得條條大路通羅馬的道路，也能夠在管理檔案的過程中更加自得從容。

3）引入崗前培訓機制和崗內競爭機制。很多文書檔案管理工作者在開展工作的時候，上進心和努力程度不夠，由此出現了人浮于事、工作能動性低等等問題，因此學校有關方面和負責人應該對此加以匡扶和修正，從而找到正確的方法，幫助全體的工作人員改正各自的消極心態，使其秉持積極的工作態度、沿著正確的工作道路，不斷地向前邁進。為此，學校相關部門應在培養文書檔案管理人員的過程中，具備正確的用人觀，將崗前培訓機制納入其中，從而令文書檔案管理工作者更加專業、更加務實、更加敬業，并且提升本人的業務能力，由此使學校的文書檔案管理團隊能更加高效、務實、扎實、嚴謹。與此同時，校方應該秉持能上能下的用人觀，針對就職人員進行相應的崗位內部競爭，對于那些人浮于事的、表現不佳的、得過且過的、不思進取的文書人員應該進行堅決的、毫不留情的排除，對于那些表現優秀的、業務過硬的人員則應該進行相應的提升，從而真正將“選賢舉能”這四個字落到實處[3]。

4）在開展文書檔案過程中引入數字化管理。當下是一個數字化的時代，因此每一個領域內的從業者都需要認真地學習相應的技術，將數字化的理念容納到本行業中，從而使得本行業迸發出巨大的生命力和內在活力。學校開展文書檔案管理工作的時候，也應該酌情使用數字化的文書檔案管理模式，從而提高文書檔案管理的安全性和工作效率，減少散佚事件的發生概率，提高工作的準確度，并且可以通過數字化的文書檔案的管理模式加快信息的交互和反饋。

4 結束語

學校的文書檔案管理工作是極為重要的，值得全體的從業者高度重視，也需要相關工作人員秉持正確的工作方法和工作理念，一絲不茍、求真務實地加以完成相應工作，從而能為本學校貢獻出最大的力量。學校在用人過程中，需要秉持能上能下的用人原則，把崗前培訓機制和上崗競爭機制結合，從而打破死水化的用人模式，也使得相關人員可以增加相應的危機感和上進心，自始至終都能夠高度認真負責，在工作上付出全部力量。

參考文獻

[1]勞寒梅.中職學校文書檔案管理工作的現狀及應對策略研究[J].辦公室業務，2018（13）：124.

[2]張捷.學校文書檔案管理信息的電子化應用[J].卷宗，2018，（19）：75.

[3]吳秋燕.中職學校文書檔案管理保密與利用探析[J].中國科技投資，2017（19）：196.