公立醫院人事檔案管理現狀的思考與對策

陳彥廷

摘 要：公立醫院是人才密集型事業單位，醫院人事檔案管理工作是醫院人力資源管理的重要環節。筆者通過對公立醫院人事檔案管理現狀進行思考分析，并嘗試提出對策與建議。

關鍵詞：公立醫院;人事檔案管理

1 公立醫院人事檔案管理概述

公立醫院屬于人才密集型事業單位，是高水平人才較為集中的地方。醫院要發展，綜合實力要提高，人才最關鍵和最基礎的“第一資源”。如何真正做到人盡其才，提高人才的利用效率，是擺在醫院管理者們面前的難題。

人事檔案管理在人事管理中起著重要作用，是真實反映干部發展經歷、現實表現和“德能勤績廉”情況的重要依據，是人才“選、育、用、留”的重要參考。充分開發利用人事檔案，對單位人力資源配置、人才培養、績效分配等有著重要意義。

筆者因工作原因，曾到過本省多家公立醫院的人事部門交流。“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”，這句話是人事檔案工作者們自嘲的順口溜，也是目前大多數公立醫院檔案管理工作的真實寫照。

2 公立醫院人事檔案管理現狀及存在問題

2.1 重視程度不夠，資源投入不足

公立醫院是以承擔社會醫療服務任務為主要職責，是國家公共醫療衛生服務和承擔公共衛生危機的主力軍。大部分資源都傾向于服務患者的臨床一線工作，由于人事檔案管理工作無法直接產生社會效益和經濟效益，常常得不到管理者的重視。

按照中組部2018年11月發布的《干部檔案工作條例》的規定，干部人事檔案工作機構每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員;干部人事檔案工作機構按照有關標準要求建設干部人事檔案庫房，檔案數量較少的單位，也應當設置專用房間保管檔案。閱檔場所、整理場所、辦公場所應當分開。

以筆者接觸過的某地市級二甲中醫院為例，管理在職、退休職工檔案約八百余份，無標準檔案庫房，檔案與其他材料共用儲物室，儲物室不符合檔案室建設標準。人手方面，僅設兼職檔案人員1名，且據分工安排，該兼職人員基本無暇顧及人事檔案工作，基本上僅能完成檔案的轉入轉出登記。

以上情況并非特例，大多數公立醫院因人事檔案管理工作能獲取的資源有限，場地、人手都十分緊張。醫院的檔案管理工作大都由人事部門職工兼職完成。

場地不符合規范，降低了人事檔案的保密性和安全性。兼職人員同時兼顧其他分工，難以專注檔案管理工作，能維持檔案工作現狀已屬不易，推進檔案工作發展和改革基本是不可能實現的。

2.2 信息化程度低

公立醫院關注重點主要是醫療業務水平和經濟效益等方面，沒有把檔案管理、檔案信息化建設列入醫院發展規劃中。許多醫院仍按照純手工作業、電子表格登記的模式工作，信息化程度低。檔案基礎維護工作尚無法如期完成，更別提檔案的開發利用和數據挖掘了。

手工作業容易存在效率低下、容易出錯、標準統一難度大等問題，而且長期翻閱檔案會造成紙質材料損耗等問題。在檔案的查閱與利用方面，紙質檔案檢索方式單一，信息檢索查詢困難，利用效率低。傳統的人事檔案管理方法以及不能適應當下快速發展的需求，醫院人事檔案管理亟需創新。

3 公立醫院人事檔案管理發展對策建議

3.1 樹立新時期檔案工作理念，變被動“管理”為主動“服務”

要改變醫院人事檔案管理現狀，要先改變人事檔案管理的在醫院發展中的定位。人事檔案管理工作應該納入醫院統一發展規劃中，與醫院信息化設計同步發展，使人事檔案管理工作更加高效。充分認識到醫院人事檔案管理是優化醫院人力資源規劃，提高醫院人才利用效率的重要工具，對醫院人才培養、人才選拔等方面有著重要意義。

在具體工作的開展中，應該在《干部檔案工作條例》的指導下，創新檔案管理方式，提高檔案管理工作效率。檔案員應轉變工作理念，變被動“管理”轉變為主動“服務”。

在檔案管理方面，以職工檔案材料補充為例，傳統的做法是等待職工將歸檔材料交至檔案室進行登記歸檔，這樣的被動管理，效率較低;轉變為主動“服務”，梳理歸檔材料類型，將檔案管理戰線前移到檔案材料產生的單位及部門，融入各項業務工作中，既方便了職工，又提高了檔案管理效率。

改變工作理念，更要從檔案的開發利用上入手。人力資源部門要運用掌握人事檔案的優勢，利用信息化工具，擴展電子化檔案管理外延，為醫院人才培養和人才評價提供客觀的數據支持。提高檔案管理的利用成果，又能提高人事檔案管理在醫院的戰略地位，得到領導層重視，獲取更多的發展資源，形成良性循環。

3.2 在保證信息安全的前提下，利用信息化工具提高效率

提高工作效率的最高效方法，就是利用好信息化工具。人事檔案具有大量的紙質材料和數據，信息化的數據具有儲存方便，檢索查詢快捷等優勢，對人事檔案數據進行梳理后信息化改造，能大大提高工作效率。

人事檔案是檔案中最特殊的一類，對保密性和安全性的要求高于其他檔案。信息化工具是柄“雙刃劍”，帶來效率與快捷的同時，也帶來了新的安全性問題，如電子信息與紙質載體分離、電子載體損毀風險，信息管理遭受入侵或病毒風險等。只有在保證信息安全的前提下，人事檔案信息化工作才能順利開展。

公立醫院要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，把人事檔案建設上升到戰略層面，并在保障信息安全的前提下，利用好信息化工具，才能提高工作效率，信息化開發醫院人事檔案資源，助力醫院人力資源管理水平發展。

參考文獻

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