公立醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀的思考與對策

陳彥廷

摘 要：公立醫(yī)院是人才密集型事業(yè)單位，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院人力資源管理的重要環(huán)節(jié)。筆者通過對公立醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行思考分析，并嘗試提出對策與建議。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院;人事檔案管理

1 公立醫(yī)院人事檔案管理概述

公立醫(yī)院屬于人才密集型事業(yè)單位，是高水平人才較為集中的地方。醫(yī)院要發(fā)展，綜合實(shí)力要提高，人才最關(guān)鍵和最基礎(chǔ)的“第一資源”。如何真正做到人盡其才，提高人才的利用效率，是擺在醫(yī)院管理者們面前的難題。

人事檔案管理在人事管理中起著重要作用，是真實(shí)反映干部發(fā)展經(jīng)歷、現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)和“德能勤績廉”情況的重要依據(jù)，是人才“選、育、用、留”的重要參考。充分開發(fā)利用人事檔案，對單位人力資源配置、人才培養(yǎng)、績效分配等有著重要意義。

筆者因工作原因，曾到過本省多家公立醫(yī)院的人事部門交流。“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來不要”，這句話是人事檔案工作者們自嘲的順口溜，也是目前大多數(shù)公立醫(yī)院檔案管理工作的真實(shí)寫照。

2 公立醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

2.1 重視程度不夠，資源投入不足

公立醫(yī)院是以承擔(dān)社會醫(yī)療服務(wù)任務(wù)為主要職責(zé)，是國家公共醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)和承擔(dān)公共衛(wèi)生危機(jī)的主力軍。大部分資源都傾向于服務(wù)患者的臨床一線工作，由于人事檔案管理工作無法直接產(chǎn)生社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，常常得不到管理者的重視。

按照中組部2018年11月發(fā)布的《干部檔案工作條例》的規(guī)定，干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)每管理1000卷檔案一般應(yīng)當(dāng)配備1名專職工作人員;干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求建設(shè)干部人事檔案庫房，檔案數(shù)量較少的單位，也應(yīng)當(dāng)設(shè)置專用房間保管檔案。閱檔場所、整理場所、辦公場所應(yīng)當(dāng)分開。

以筆者接觸過的某地市級二甲中醫(yī)院為例，管理在職、退休職工檔案約八百余份，無標(biāo)準(zhǔn)檔案庫房，檔案與其他材料共用儲物室，儲物室不符合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。人手方面，僅設(shè)兼職檔案人員1名，且據(jù)分工安排，該兼職人員基本無暇顧及人事檔案工作，基本上僅能完成檔案的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出登記。

以上情況并非特例，大多數(shù)公立醫(yī)院因人事檔案管理工作能獲取的資源有限，場地、人手都十分緊張。醫(yī)院的檔案管理工作大都由人事部門職工兼職完成。

場地不符合規(guī)范，降低了人事檔案的保密性和安全性。兼職人員同時兼顧其他分工，難以專注檔案管理工作，能維持檔案工作現(xiàn)狀已屬不易，推進(jìn)檔案工作發(fā)展和改革基本是不可能實(shí)現(xiàn)的。

2.2 信息化程度低

公立醫(yī)院關(guān)注重點(diǎn)主要是醫(yī)療業(yè)務(wù)水平和經(jīng)濟(jì)效益等方面，沒有把檔案管理、檔案信息化建設(shè)列入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中。許多醫(yī)院仍按照純手工作業(yè)、電子表格登記的模式工作，信息化程度低。檔案基礎(chǔ)維護(hù)工作尚無法如期完成，更別提檔案的開發(fā)利用和數(shù)據(jù)挖掘了。

手工作業(yè)容易存在效率低下、容易出錯、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一難度大等問題，而且長期翻閱檔案會造成紙質(zhì)材料損耗等問題。在檔案的查閱與利用方面，紙質(zhì)檔案檢索方式單一，信息檢索查詢困難，利用效率低。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法以及不能適應(yīng)當(dāng)下快速發(fā)展的需求，醫(yī)院人事檔案管理亟需創(chuàng)新。

3 公立醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展對策建議

3.1 樹立新時期檔案工作理念，變被動“管理”為主動“服務(wù)”

要改變醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀，要先改變?nèi)耸聶n案管理的在醫(yī)院發(fā)展中的定位。人事檔案管理工作應(yīng)該納入醫(yī)院統(tǒng)一發(fā)展規(guī)劃中，與醫(yī)院信息化設(shè)計同步發(fā)展，使人事檔案管理工作更加高效。充分認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案管理是優(yōu)化醫(yī)院人力資源規(guī)劃，提高醫(yī)院人才利用效率的重要工具，對醫(yī)院人才培養(yǎng)、人才選拔等方面有著重要意義。

在具體工作的開展中，應(yīng)該在《干部檔案工作條例》的指導(dǎo)下，創(chuàng)新檔案管理方式，提高檔案管理工作效率。檔案員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，變被動“管理”轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃印胺?wù)”。

在檔案管理方面，以職工檔案材料補(bǔ)充為例，傳統(tǒng)的做法是等待職工將歸檔材料交至檔案室進(jìn)行登記歸檔，這樣的被動管理，效率較低;轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃印胺?wù)”，梳理歸檔材料類型，將檔案管理戰(zhàn)線前移到檔案材料產(chǎn)生的單位及部門，融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中，既方便了職工，又提高了檔案管理效率。

改變工作理念，更要從檔案的開發(fā)利用上入手。人力資源部門要運(yùn)用掌握人事檔案的優(yōu)勢，利用信息化工具，擴(kuò)展電子化檔案管理外延，為醫(yī)院人才培養(yǎng)和人才評價提供客觀的數(shù)據(jù)支持。提高檔案管理的利用成果，又能提高人事檔案管理在醫(yī)院的戰(zhàn)略地位，得到領(lǐng)導(dǎo)層重視，獲取更多的發(fā)展資源，形成良性循環(huán)。

3.2 在保證信息安全的前提下，利用信息化工具提高效率

提高工作效率的最高效方法，就是利用好信息化工具。人事檔案具有大量的紙質(zhì)材料和數(shù)據(jù)，信息化的數(shù)據(jù)具有儲存方便，檢索查詢快捷等優(yōu)勢，對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理后信息化改造，能大大提高工作效率。

人事檔案是檔案中最特殊的一類，對保密性和安全性的要求高于其他檔案。信息化工具是柄“雙刃劍”，帶來效率與快捷的同時，也帶來了新的安全性問題，如電子信息與紙質(zhì)載體分離、電子載體損毀風(fēng)險，信息管理遭受入侵或病毒風(fēng)險等。只有在保證信息安全的前提下，人事檔案信息化工作才能順利開展。

公立醫(yī)院要充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，把人事檔案建設(shè)上升到戰(zhàn)略層面，并在保障信息安全的前提下，利用好信息化工具，才能提高工作效率，信息化開發(fā)醫(yī)院人事檔案資源，助力醫(yī)院人力資源管理水平發(fā)展。

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