學校科研檔案管理工作的創新研究

王婷婷

摘 要：在科研管理工作中，學校的科研檔案管理是非常重要的一個環節。但是目前國內的一些學校在進行檔案管理中還是會存在著一些問題，為了能夠更好提高檔案管理質量，應該采用哪些有效措施是值得我們思考的，本文將就此話題進行探討。

關鍵詞：學校;科研檔案;檔案管理;創新措施

在學校的檔案中，科研檔案是其中非常重要的組成部分，不同歷史時期的科研水平都是靠它記錄的規模和質量進行反映的，也屬于彰顯學校科研實力的重要證據，更是許許多多的師生積累下來的珍貴財富。如何能夠順應時勢，增強科研檔案的管理工作，從而保障科研工作水平是非常重要的。

1 目前學校檔案管理存在的不足

1）檔案管理制度有欠缺。雖然大部分學校都根據國家相關法律法規來制定本校的檔案管理辦法，但是由于不夠具體，可操作性不強，導致檔案管理工作出現很多漏洞，具體工作無法有效實施。傳統的檔案管理辦法已經落后，并且影響到了學校不斷向前進步發展，正常一個完善的管理機制，是要將引進人才，獎勵政策以及技術設備更新等其他的機制進行協調運轉，但是目前學校的檔案管理機制內，對于以上促進的作用機制沒有進行更好的落實，出現了人才稀缺，獎勵政策與檔案管理工作成績無關，工作人員毫無熱情，沒有積極向上的氛圍。導致在學校改革發展過程中，檔案管理的工作沒有起到更具有促進作用的成績。隨著新時期科技革命的不斷發展，有很多機遇可遇不可求，但是管理制度的落后，是對學校實施現代化建設的重要的障礙。因此學校必須要用更加妥善的方式來改變目前的狀況[1]。

2）科研檔案歸檔有遺漏。科研項目的負責人和參與者是形成科研檔案的主體，更是原始記錄形成的主題。根據相關法律法規的規定，科研檔案需要實行項目負責人負責立卷歸檔的制度。但是由于相關人員的思想意識淡薄，通常只注重申請立項，發表科研成果等內容。而忽略了檔案資料的積累以及歸檔，導致上交的檔案中關鍵性材料的缺失。特別是一些教師認為這些成果都是自己的，通過“保密”“知識產權”等理由，逃避上交原始記錄，另外，由于在歸檔過程中，部門之間的聯系比較欠缺，檔案部門沒有掌握科研單位的進度，也不清楚接收的材料是否完整或重復，出現檔案歸檔有遺漏，殘缺不全的情況，檔案也失去了其原有的價值。

3）紙質檔案管理方式落后。傳統的科研檔案通常采用的都是紙質的案卷，這種形式的檔案一般情況下形成的周期都比較長，加工起來很有難度，成本相對來講也要高一些，而且想要查閱一些相關資料比較麻煩。這樣的管理方式已經有些落后了，對于其自動化或者數字化的程度比較低，而且現在只靠傳統手工記錄的管理辦法已經不能滿足學校科研檔案管理的新需求了，通過運用人工方式對科研檔案的收集整理，歸類立卷等工作量太大，錄入速度過慢，導致很多科研檔案資源的開發利用被約束。另外再加上經費有限，很多學校沒有配備健全的現代化儀器，甚至于一些高校都沒有配備專門的科研檔案管理系統，導致無法便捷的找到相關資料，也影響到了科研檔案管理的工作和使用效率[2]。

4）管理人員技術缺乏。科研檔案的管理，其對人才的專業技能以及職業素養的要求都比較高，同時也需要既能懂得檔案的業務管理，又能夠熟練掌握現代信息技術等多方面發展的人才，同時這項工作也相對比較枯燥，是需要工作人員不斷的進行分類整理歸納的[3]。但是目前受到現行的管理體系的影響，檔案管理部門通常都是缺乏專業技術的工作人員，普遍專業素質較低，很少有專業從事學習過檔案管理專業的，一般都是沒有經過專業的技術培訓就可以直接上崗，對于一些必要的業務知識以及業務常識都非常的缺乏，同時對于一些辦公設備，辦公軟件使用的不夠熟練，包括一些必備的技能，都不能夠熟練的進行應用，導致檔案的工作效率很低。而且檔案管理工作的職稱比較低，薪酬也不是很高，非專業的人員如果進行此項工作，很難形成更加有效的檔案管理體系，無論是對學校還是對學生都有很大的阻礙。

2 應對管理不足采取的創新措施

1）完善檔案管理制度。學校應該按照相關的政策及規定，完善檔案的管理制度，特別檔案管理是一個比較復雜的工作，而且時效性非常強。通過行政的干預，制定完善管理制度、流程以及其他的制約方式，使其能夠做到有章可循。同時在落實科研檔案管理崗位的責任制時，要明確的其在管理過程中的責任，使檔案管理工作能夠有據可尋，從而使科研檔案管理工作能夠不斷的向優質、標準、規范、制度化的方向發展。同時學校還應當積極的實行依法治檔，讓科研的管理部門和人員的檔案法制意識不斷提高，比如利用網絡平臺的推廣，專業人士講座等方式進行學習宣傳。貫徹落實國家各項政策中的相關內容，從而使學校各部門領導及科研人員對科研檔案的重要性認識進一步提高，加強法制意識。

2）健全檔案歸檔流程。強化健全檔案歸檔的流程，對促進學校的教學改革，教學創新以及教學發展服務起到一個非常重要的作用。在健全過程中，要不斷的圍繞學校中心進行工作，從而加強科研檔案的基礎性工作，從而實施更加規范、科學化的管理。在科研項目結項前，管理人員需要首先對相關的材料進行檢查和驗收，如果出現相關資料上交不齊全的情況，一律視為不合格，不可以進行結項。例如：第一，學校需要對檔案管理的相關人員以及科研人員在檔案歸檔、移交以及接受和管理等流程中做出明確的制度安排，使檔案能夠做到無論哪一個步驟，都能夠有標準規定以及相應的措施。同時學校必須要明確歸檔時間，定期的與相關部門進行指導以及督促，輔助各個部門能夠將有價值意義的資料歸檔完整。逐漸讓相關人員能夠意識到科研檔案不應當占為己有。第二，檔案部門的工作人員必須要積極響應，貫徹落實相關制度，同時在熟悉科研工作流程的基礎上，提高與各部門人員時間的協調溝通能力，積極主動的輔助各部門做好歸檔的工作。

3）加強信息化技術應用。對于學校科研檔案的管理來講，加強信息化技術的應用是非常有必要的，他可以通過互聯網技術進行科學檔案管理，使其能夠實現現代化，網絡化以及數字化。這種工作需要與一些現代化的技術相結合（比如計算機，掃描儀等等），通過這些技術以及先進化的設備進行檔案的收集整理以及錄入，這樣的方式可以大幅度提高工作效率，從而可以保證所有工作能夠順利進行。利用這樣的方式可以加強科研檔案的管理工作，充分的利用學校以及校園網的優勢，從而更好的提供各項工作服務[4]。

4）提高管理人員技術。科研檔案的管理是具有非常強的專業性的，而且信息化的技術也不斷進行融合，這也需要管理人員具備非常高的信息化管理技能。可以從以下兩個方面進行提升。一方面提高管理人員的自身政治素質，從而培養其愛崗敬業的服務意識。另一方面要加強自身的專業知識。對于提高管理人員的管理水平有很大的幫助。另外管理人員還需要加強計算機網絡方面的技能，從而逐步的將管理方式從傳統向現代化進行轉變。

3 結束語

總而言之，科研檔案的管理是需要不斷的創新，不斷的完善和提高的，這樣才能夠更好的為教學活動，科研發展提供更好的服務工作，提高管理的質量以及管理的效率，使管理成本可以大幅度的降低，從而使學校的綜合實力以及競爭力不斷的提高。對未來的學校發展也有非常強的促進作用，也為提高科研檔案的整體質量打好堅實的基礎。

參考文獻

[1]于東梅.高校科研檔案管理中信息粘滯的成因及對策研究[J].實驗技術與管理，2020，37（01）：269-271.

[2]彭紅.信息時代高校科研檔案管理工作創新模式探究[J].重慶交通大學學報（社會科學版），2019，19（05）：119-124.

[3]周騫.信息時代高校辦公室檔案管理工作創新分析[J].現代國企研究，2018（10）：187.

[4]任莉新，曲紹燕，賈文麗.高校科研檔案的分析與利用研究[J].四川檔案，2019，（6）：36-39.