航空企業型號檔案管理能力建設工作探索

摘 要：航空企業型號檔案指的是在航空制造企業科研生產中形成的，具有保存意義的文字材料、聲像圖片以及實物等形式多樣的檔案。型號檔案管理是整個型號產品全生命周期中非常重要的工作，做好型號檔案管理工作是型號發展需要的重要保障。對管理現狀進行深入分析、對現存問題進行深度挖掘并提出行之有效的解決方法，不斷對管理模式進行迭代更新是做好型號檔案工作的基礎。

關鍵詞：型號研制;檔案管理;管理體系

為推進型號檔案科技創新、數字化驅動轉型，建成與航空主制造商相適應的檔案工作技術體系，完成服務型號研制和建設發展的目標，通過對標標桿企業，深入研究國家、行業相關文件，明確型號檔案管理要求，實現型號檔案的全過程管控、數字化轉型，達到型號檔案館藏資源多、歸檔能力強、保管水平高、利用服務好的標準，探索與實際相適應的型號檔案管理體系。

1 現狀評估

1.1 宏觀層面

體制機制決定型號檔案工作方向與路徑。建立與型號密切關聯的管理或協調機制，實行型號檔案進館，加強對型號檔案工作的管控和考核，是型號檔案工作推進的有力抓手。

標準制度是型號檔案工作的規范性依據。型號檔案數字化程度越來越高，不同型號研制模式各異，建立覆蓋型號全過程的檔案管理標準制度體系，細化歸檔范圍，理清過程、流程、職責、質量標準，實現精細化管理，以標準制度規范型號檔案工作，將型號檔案工作納入程序制度。

1.2 微觀層面

系統建設。從業務系統規劃、立項、實施到系統驗收、運行決定了電子檔案的質量。檔案的形成、收集歸檔、管理與利用與業務系統息息相關，前端控制極為重要。

業務環節與執行落實。飛機研制的各階段根據業務將形成不同的型號檔案，目前行業標桿企業的檔案館細化制定了型號不同階段的歸檔范圍，并就電子檔案的收集、歸檔、開發利用、接收進館等建立了相應規則[1]。企業目前未全面落實前端控制理念，電子檔案歸檔與業務系統建設存在脫節現象，頂層制度不明確，細化規定較缺乏，歸檔范圍缺乏針對性，收、管、用環節缺乏程序規范支撐。

1.3 型號層面

部分項目檔案存在較為全面的制度文件，部分項目的型號檔案管理規程顆粒度太粗，工作各環節缺乏細化程序制度支撐，項目的驗收存在隱患。

型號項目采用IPT形式管理，但未有足夠檔案人員進入型號團隊，檔案管理對項目歸檔管控力度不夠，造成型號文件材料歸檔范圍、管理模式、數據權限還不清晰，制度程序還不夠細化。

型號檔案范圍不具體，管理網絡未全覆蓋，缺乏針對性的制度程序，型號檔案管理缺乏信息化手段管控，歸檔、整理、開發、驗收缺乏細化過程控制，檔案的齊全性、完整性尚需驗證。

2 提升對策

2.1 抓好黨建引領，推動高質量發展

加強思想引領，深入學習貫徹習近平總書記重要指示精神，強化政治擔當;加強行動引領，發揮黨支部戰斗堡壘作用和黨員先鋒模范作用，企業開展支部共建，組建聯合攻關隊、突擊隊，齊心協力，勇于擔當，攻關型號檔案難題，做出表率;加強責任引領，將型號檔案重點任務細化分解，明確分工、落實責任，持續強化，實現突破提升;加強監督引領，定期督促檢查重點任務的落實，型號年度計劃的執行，將完成情況納入考核評價。

2.2 頂層規劃方面

1）制度體系。結合型號檔案管理的異同，理清型號檔案制度體系，并將全過程理念、文件責任理念納入制度，建立頂層共同與型號針對性檔案制度。主要任務：規劃框架體系。研究提出型號檔案制度體系框架。建設制度清單。將型號檔案管理單列為頂層制度，建立層次分明、通專結合的型號制度體系清單;加強制度間的協調，健全數據收發、歸檔，文件整理，接收進館，檔案驗收與質量評價制度程序，突出電子檔案管理的要求。流程電子化。將業務系統建設需求、系統驗收、檔案歸檔等工作納入制度與流程，流程電子化，檔案工作全過程參與。

2）管控模式。型號檔案頂層文件中強化“項目負責制”原則，明確并強化項目管理部門（團隊）在項目研制中的型號檔案責任;強化檔案館對型號檔案工作的統籌與管理。將項目對型號檔案的責任納入研制程序。型號檔案管控納入在線流程，將型號數據交換、歸檔納入業務系統流程，未完成則表示型號任務未結束。型號檔案集中與分布共享。結合項目驗收、資源綜合開發等需求，可采用分布存儲+集中管控的模式，公司管理層面應動態監測到整個型號檔案資源的檔案狀況。

3）管控網絡。將管理延伸至各業務系統，實現信息化手段高效管理，確保歸檔范圍、要求納入系統。明確人員網絡職責，形成指導手冊，提出納入信息化系統的歸檔范圍、要求。

4）業務規則。統一業務分類、編號、整編等頂層策劃與細化規則。主要任務：統籌重構型號檔案分類規則、編號規則，形成新的分類編號標準;整編、開發利用規則與模板;梳理型號檔案分級分類管控規則。

2.3 機構職責

明確各方工作邊界，職責權限明晰，減少業務真空。主要任務：制度文件中納入項目、信息化、檔案、業務部門（團隊）職責，明確各方責任，爭取納入規范流程;部門、科室、團隊明確型號檔案崗位職責[2]。

2.4 流程控制方面

理清流程、優化流程，流程顯性化、網絡化、便捷化。理清產品數據管控流程，納入對應文件;各單位理清型號檔案各業務過程對應流程，納入對應文件;各單位理清并優化型號檔案工作流程，識別可信息化流程，由公司協調逐步實現流程的系統嵌入[3]。

2.5 人員方面

以現代企業人才發展理念，對標先進，廣泛交流，深化合作，增強人員配置與培養;向外單位學習，培養、提升型號檔案核心能力，形成有力的團隊。主要任務：深度調研學習對標單位，提升意識理念;公司及所屬單位每年組織內外部培訓、交流。

2.6 資源建設與共享方面

檔案數據是檔案工作的基礎，型號檔案數據、管理資源、工具軟件進行共享。主要任務：型號檔案分級分類進行共享，提出資源共建分級共享方案并落實入系統建設;人才、工具方法共享，聯合開展型號檔案“四性”保持、三維數模歸檔、IPT團隊檔案管理、單機建檔、科研聲像及型號標準編修、電子文件歸檔與電子檔案管理試點等工作。單機建檔、科研聲像具體按照相應細化方案執行。

3 結束語

型號檔案工作提升的制約因素包括管理體制、系統平臺、業務程序流程、人員隊伍、資源建設、開發服務、政策制度、信息技術等，體制機制、制度體系、技術平臺、資源建設是最主要的制約因素，體制機制處于決定性地位，信息化控制為關鍵。

參考文獻

[1]齊元平.航空武器裝備型號檔案進館工作探討[J].中國檔案，2019第3期.

[2]陸華.企業檔案收集工作中存在的問題及對策[J].中國管理信息化，2014年7月第17卷第13期.

[3]楊娟.型號檔案管理工作新模式探索[J].城建檔案，2018年07期.

作者簡介

徐力怡（1989-），女，漢族，上海，上海航空工業（集團）有限公司。