強化縣級檔案館服務功能的途徑

摘 要：檔案館是永久保管檔案的基地，是檔案信息的存儲中心。對于縣級檔案館而言，檔案館服務功能建設不僅是順應社會發展趨勢的必然要求，同時也是提高檔案管理效率和檔案服務功能的重要途徑。新時期，在有效的開展縣級檔案館服務功能研究過程中，需要結合縣級檔案館各項工作開展實際，科學的加強服務效率，從而才利于不斷提高縣級檔案館服務水平。本文總結了縣級檔案館服務的特點，探索了具體的服務措施，為了不斷提高服務工作能力，要構建立體化服務體系。希望進一步闡述能夠為縣級檔案館服務水平提高奠定良好基礎。

關鍵詞：縣級檔案館;服務;策略

檔案提供利用是檔案館服務的窗口，準確高效地提供利用檔案資料是落實科學發展觀、提高黨的執政能力建設的重要體現，對構建社會主義和諧社會、全面建設小康社會具有重要的作用。為了不斷提高縣級檔案館服務水平，需要重視有效的優化縣級檔案館服務模式，只有不斷強化服務功能，才利于不斷保證服務效率。在實踐研究過程，需要工作人員結合具體實際，科學的對其服務內容進行創新，從而才利于迎合時代發展，不斷提高縣級檔案館服務工作開展能力。

1 新時期縣級檔案館服務的特點

1.1 服務重心轉變

以往檔案館的管理重心為自身管理的有序性，較少顧及到用戶的需求和服務體驗。在使用人工方式完成檔案管理階段，用戶提出信息需求較為被動，需求能否得到滿足也具有較大的不確定性。但隨著管理理念的革新與技術水平的提升，數字化手段為營造更現代的管理與服務環境提供了有效的助力。檔案館可重點圍繞用戶的實際需求提供更為便捷的信息獲取方式，在既定的權限范圍內，用戶可自主完成信息查閱與調取等操作，準確、快速地獲取目標信息，滿足自身的信息需求。

1.2 服務立體化

以傳統方式實施檔案管理，會將檔案信息按照層級劃分為全宗、目錄、案卷、文件等四個層級，所有信息均以樹形關系進行分類管理，因此在邏輯上也會表現出一定的單一性特征。而以數字化手段實施檔案管理階段，管理者可運用信息技術完成對多類信息的自動分析與處理，并結合不同的答案內容形成多條線的內在聯系網絡，從而以更為立體的形式管理全部資料信息。當用戶提出檢索需求后，信息平臺便可依據提前構建的內在關系網迅速查找到目標信息，大幅提升檢索效率，為用戶提供更舒適的服務體驗。

1.3 服務超時空化

以往信息以紙質形式存儲時，如果用戶提出信息需求，便需到檔案館現場來完成具體信息的查閱。而有了信息技術參與的檔案管理，用戶可不再受到空間的限制，能夠通過網絡渠道隨時查詢或者傳遞目標信息，并有效節約了時間成本，大幅提升信息的獲取效率。

1.4 服務前端化

文檔實現了一體化管理，明顯改善了傳統的檔案管理方式。在數字化的管理模式下，檔案信息可在網絡中完成歸檔及移交等操作，并可依據信息的管理程序，從文件最初的管理環節入手的，對文件信息的整個流程進行統一的管理，以此實現從前端到后臺的全方位管控。

2 強化縣級檔案館服務功能的分析

2.1 強化服務業務能力

在提升從業人員的職業素養方面，檔案管理機構可建立長期學習機制，著重為從業者提供更多外出學習、接觸行業先進理念和技術的途徑，實現信息的有效傳播，并在檔案館中營造更為濃厚的學習氣氛，從而使從業者能夠結合具體的工作內容發揮出專業特長，以此提升檔案信息的服務水平。對于檔案的管理涉及業務性操作，也包含服務性的工作內容。因此便要求從業者既要具備高度的職業素養與技能水平，同時也需具有較為積極的服務意識和能力。熟練掌握檔案管理各環節的工作流程和要求，熟練使用行業數字化的管理方式進行不同種類的檔案整理，在有效沿襲以往經驗的同時實現創新實踐。在嘗試的過程中，工作人員應盡量將服務范圍擴大至大眾，讓更多的社會人士正確意識到檔案存儲與管理的價值和意義，并提高對檔案信息的利用率。此外還需重點在信息的開發和編撰方面加大研究力度，全面搜集并精選各類文件信息，在普遍規律和發展趨勢的指引下，準確鎖定重點，創新實施信息的開發和編研工作。

2.2 重視服務內容創新

一是對已儲備的檔案信息建立全面的數據庫?？蓪堎|文檔通過掃描方式進行數字化處置，并形成PDF文件形式，統一展示在數據庫頁面當中。針對光盤存儲形式的文件內容，可將其中的數據信息轉換為標準形式，再通過統一的組織管理手段進行歸檔入庫。二是針對新增文件內容建立數據庫。對于新整理出的文件或者光盤信息，可同樣使用建立數據庫的形式進行統一管理。針對OA、PDM等系統生成的文件的管理，便可嘗試開發相關數據接口，來實現對文件信息的實時或錯時傳輸。三是多媒體檔案信息的數據庫建設工作。管理人員可通過多途徑收集檔案信息，如在生產、培訓等活動進行過程中，通過自主拍攝的方式制作成多媒體文件形式，將碎片化的檔案信息整理成具有一定邏輯關系的檔案信息。四是建立專題性質的數據庫。檔案的專題數據庫是整個數據庫建設的重要方面，其以基礎庫的信息為主要來源，通過對信息的系統管理，完成對某個主題的散點信息的集中

梳理。

2.3 強化檔案館的服務功能

當前多數檔案館均形成了獨立的檔案管理網站平臺。網站是檔案內容的信息化管理和輸出的重要通道，能夠明顯提高檔案的影響范圍，且進一步優化檔案管理工作的服務質量。公共檔案館需充分借助網絡平臺實現對外宣傳及在線咨詢、實時信息交互的功能，從而為社會各界提供更完善、更優質的服務內容。此外檔案館還需扎實推進數據庫的建設工作，充分迎合社會普遍的檔案需求，并進一步豐富數據庫的種類，以便滿足不同的檔案查詢與借閱需求。優質的檔案服務內容能夠切實提升用戶的查詢效率，同時檔案以電子化形式存儲和傳輸，也在一定程度上提升了檔案原件的安全性，為社會公眾提供更具現代化特色的信息服務形式。

3 結束語

總之，縣級檔案館要做好服務工作，必須更新觀念、解放思想、勇于開拓、敢于創新，通過以上實踐研究，在探索如何開展縣級檔案館服務工作過程中，需要借助有效的網絡平臺，加強服務工作創新研究，時刻以服務為根本，有效的建立更加完善的服務體系，以此才利于加強縣級檔案館服務效率，努力把檔案館建設成為名副其實的永久保管檔案的基地和信息資源的儲存中心。希望通過以上闡述，能夠不斷提高縣級檔案館服務工作的研究水平。

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作者簡介

趙晴（1990-），女，就職于黑龍江省齊齊哈爾市富裕縣檔案館。