賈國華
截至2020年,中國建筑五局河南公司已深耕中原18年。18年來,河南公司從無到有,從有到優(yōu),經(jīng)過六年的高位增長,公司的發(fā)展規(guī)模和任務(wù)結(jié)構(gòu)都有了深刻的變化:公司在建項目由26個增長到120個,經(jīng)營版圖從省內(nèi)的7個地市擴(kuò)張到河南、山西、山西、河北、海外等30多個城市,業(yè)務(wù)涉及房建、基礎(chǔ)設(shè)施、投資、海外等多個版塊,陸續(xù)承接了“十三五”國家級重大科技項目國家超級計算鄭州中心,全局首個軍民融合項目山西長治一號院,鄭州軌道交通3號線、三門峽市國道310南移新建工程、許昌中心醫(yī)院、駐馬店青少年宮龍湖金融島外環(huán)等省市重點工程。2019年公司綜合實力進(jìn)入五局前三,連續(xù)兩年獲得五局“最具成長性單位”,綜合實力位居中建在豫企業(yè)第二,對外擦亮河南品牌,對內(nèi)實現(xiàn)跨越發(fā)展。
公司的工程檔案管理工作圍繞“提質(zhì)攻堅”“品牌建設(shè)”主題,做深做細(xì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、管理升級、協(xié)同聯(lián)動三大抓手工作,發(fā)揮檔案價值,做好檔案利用服務(wù)的同時,注重工程檔案隊伍建設(shè),全面提升業(yè)務(wù)能力。
1 房建、基建兩手抓;投資、海外都要懂
隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展,所承接投資大、標(biāo)準(zhǔn)高的地標(biāo)性建筑越來越多,除了市政、地鐵、公路等類型的項目,還拓展了投資和海外業(yè)務(wù),這給工程檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。針對房建、基建項目,公司層面主動對接各個歸口的政府檔案部門,明確各歸口單位的檔案要求;修訂了公司《工程資料管理辦法》,規(guī)范了公司部門、分公司和項目層面的分工和職責(zé),明確了工程資料和工程檔案的檢查和考核。公司技術(shù)部還制定了房建、市政、地鐵、公路項目工程檔案的移交清單,項目開工對工程檔案的整理進(jìn)行分解,并交底到人。針對高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的項目,還積極溝通甲方職能部門,明確甲方要求,確保工程檔案順利移交。
針對投資類項目,明確屬地政府各類工程建設(shè)項目的對口部門、工程建設(shè)審批流程和準(zhǔn)備材料,制定投資類項目工程核心檔案移交清單和交底書,做到專人保管、過程歸檔。
硬件上,公司按照要求設(shè)置了工程檔案室,建筑面積90m2,檔案密集架21列,鐵皮檔案館50組,和一系列現(xiàn)代化管理設(shè)備。目前,公司工程檔案庫藏項目55個,歸檔核心檔案,20卷,12772冊科技檔案,核心檔案歸檔率和工程檔案歸檔及時率100%。
2 管理升級,過程精品,各階段規(guī)范管理
公司技術(shù)部對所屬的項目工程檔案采取集中統(tǒng)一,分工協(xié)作的管理體制。公司層面制定工程檔案管理制度,明確項目各崗位職責(zé),過程考核。在工程建設(shè)過程中,技術(shù)部參與工程建設(shè)全過程。項目部負(fù)責(zé)工程檔案的收集累積、移交歸檔,公司定期對項目收集材料的完整性、及時性進(jìn)行審查,確保項目工程檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。每個項目開工就填報《工程項目檔案管理備案登記表》,按項目性質(zhì)簽訂《核心檔案歸檔交底書》,方便公司技術(shù)部第一時間掌握項目備案信息,開展檔案督導(dǎo)。工程竣工驗收前,技術(shù)部對項目工程檔案進(jìn)行檢查,并提出歸檔要求,確保工程檔案順利入庫。入庫檔案完成電子版三級目錄的編制,并導(dǎo)入局檔案系統(tǒng)。工程檔案歸檔后,項目部在線提交《工程檔案歸檔認(rèn)可書》和《分包單位情況一覽表》,方便考核的同時,也為后期的維修等提供一手資料。
在嚴(yán)把工程檔案審核關(guān)的同時,公司還采取有效措施從思想意識上提升歸檔檔案的質(zhì)量。項目經(jīng)理為工程檔案的第一負(fù)責(zé)人,把竣工檔案的歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)列入項目“績效考核”中,對歸檔完整率、及時率等進(jìn)行考核并適當(dāng)獎罰,促進(jìn)工程檔案歸檔質(zhì)量的提升。
3 協(xié)同聯(lián)動,信息化助推檔案管理
一直以來,信息化工作是公司的亮點,在局內(nèi)部得到廣泛認(rèn)可。工程檔案如何借助信息化平臺來實現(xiàn)管理優(yōu)化,是技術(shù)部工程檔案管理的一個突破。
項目在開工后,項目部檔案員在協(xié)同項目部空間建立資料管理目錄,按照局工程檔案移交目錄的要求建立對應(yīng)的文件夾,施工過程中將項目形成的檔案文件定期上傳備份。公司技術(shù)部每月通過協(xié)同平臺對各項目上傳檔案進(jìn)行檢查通報。
項目層面的檔案管理表單和外部來文,全部協(xié)同填寫并發(fā)起流程,流程結(jié)束后自動歸檔,項目竣工后可直接導(dǎo)入總公司檔案系統(tǒng),為項目后期檔案的整理工作提供便利,實現(xiàn)全司前期重點工程檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。項目部還可以針對上傳檔案的內(nèi)容,對所傳檔案進(jìn)行密級界定,對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限,以確保檔案安全。
4 助力服務(wù),深挖檔案利用價值
工程檔案資料的收集、歸檔工作是為了后期檔案的利用;反之,更好的開發(fā)利用檔案,也會促進(jìn)檔案管理工作。財務(wù)、招投標(biāo)和維修人員是后期工程檔案的利用主體。例如《分包單位情況一覽表》,便于維修人員在后期維修時責(zé)任認(rèn)定和責(zé)任劃分提供依據(jù);還為財務(wù)人員竣工項目申請退還繳納農(nóng)民工工資保證金提供工程竣工驗收、備案表全套資料;工程建設(shè)過程中,難免會發(fā)生工程索賠等經(jīng)濟(jì)活動,工程檔案中的原始記錄、驗收記錄作為憑證,可以合理合法的維護(hù)公司的利益,達(dá)成正當(dāng)訴求。
今后,技術(shù)部會由以往的“被動服務(wù)”向被動與主動相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變,根據(jù)企業(yè)的發(fā)展,圍繞企業(yè)的科研和建設(shè)加強(qiáng)工程檔案信息資源的利用,合理預(yù)測企業(yè)對不同工程檔案的需求,發(fā)揮主觀能動性,使得工程檔案中的科技信息能夠與實現(xiàn)生產(chǎn)要素相結(jié)合,轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力,發(fā)揮檔案效益,創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)價值。
5 加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè),業(yè)務(wù)能力與時俱進(jìn)
由于公司目前的現(xiàn)狀,項目層面的檔案管理員均為兼職,專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗不足是無法規(guī)避的問題。針對以上問題,公司首先完善工程檔案相關(guān)管理機(jī)制,并且加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和技能培訓(xùn),并將其納入單位的人才培養(yǎng)規(guī)劃中來。公司也定期組織多渠道、多形式的觀摩和交流,學(xué)習(xí)推廣檔案創(chuàng)新管理經(jīng)驗,促進(jìn)檔案人員開拓視野,提升業(yè)務(wù)能力。隨著公司不斷轉(zhuǎn)型,技術(shù)部也加強(qiáng)在投融資類項目工程檔案的收集和整理工作作為下一步培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的重點。
隨著公司發(fā)展步伐的加快,工程項目日益增多,對于規(guī)范、高效、保質(zhì)保量實現(xiàn)工程檔案管理的要求也日益迫切。今后,我們要創(chuàng)新管理模式,加強(qiáng)管理認(rèn)識,提升自身業(yè)務(wù)水平,完善相關(guān)制度,以新作為、新發(fā)展、新面貌回應(yīng)公司轉(zhuǎn)型發(fā)展的新時代,支撐五局“更優(yōu)、更強(qiáng)、更大”的發(fā)展新格局。
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