開拓創(chuàng)新?跨越發(fā)展?全面提升工程檔案管理水平

賈國華

截至2020年，中國建筑五局河南公司已深耕中原18年。18年來，河南公司從無到有，從有到優(yōu)，經(jīng)過六年的高位增長，公司的發(fā)展規(guī)模和任務(wù)結(jié)構(gòu)都有了深刻的變化：公司在建項目由26個增長到120個，經(jīng)營版圖從省內(nèi)的7個地市擴(kuò)張到河南、山西、山西、河北、海外等30多個城市，業(yè)務(wù)涉及房建、基礎(chǔ)設(shè)施、投資、海外等多個版塊，陸續(xù)承接了“十三五”國家級重大科技項目國家超級計算鄭州中心，全局首個軍民融合項目山西長治一號院，鄭州軌道交通3號線、三門峽市國道310南移新建工程、許昌中心醫(yī)院、駐馬店青少年宮龍湖金融島外環(huán)等省市重點工程。2019年公司綜合實力進(jìn)入五局前三，連續(xù)兩年獲得五局“最具成長性單位”，綜合實力位居中建在豫企業(yè)第二，對外擦亮河南品牌，對內(nèi)實現(xiàn)跨越發(fā)展。

公司的工程檔案管理工作圍繞“提質(zhì)攻堅”“品牌建設(shè)”主題，做深做細(xì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、管理升級、協(xié)同聯(lián)動三大抓手工作，發(fā)揮檔案價值，做好檔案利用服務(wù)的同時，注重工程檔案隊伍建設(shè)，全面提升業(yè)務(wù)能力。

1 房建、基建兩手抓;投資、海外都要懂

隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，所承接投資大、標(biāo)準(zhǔn)高的地標(biāo)性建筑越來越多，除了市政、地鐵、公路等類型的項目，還拓展了投資和海外業(yè)務(wù)，這給工程檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。針對房建、基建項目，公司層面主動對接各個歸口的政府檔案部門，明確各歸口單位的檔案要求;修訂了公司《工程資料管理辦法》，規(guī)范了公司部門、分公司和項目層面的分工和職責(zé)，明確了工程資料和工程檔案的檢查和考核。公司技術(shù)部還制定了房建、市政、地鐵、公路項目工程檔案的移交清單，項目開工對工程檔案的整理進(jìn)行分解，并交底到人。針對高標(biāo)準(zhǔn)、高要求的項目，還積極溝通甲方職能部門，明確甲方要求，確保工程檔案順利移交。

針對投資類項目，明確屬地政府各類工程建設(shè)項目的對口部門、工程建設(shè)審批流程和準(zhǔn)備材料，制定投資類項目工程核心檔案移交清單和交底書，做到專人保管、過程歸檔。

硬件上，公司按照要求設(shè)置了工程檔案室，建筑面積90m2，檔案密集架21列，鐵皮檔案館50組，和一系列現(xiàn)代化管理設(shè)備。目前，公司工程檔案庫藏項目55個，歸檔核心檔案，20卷，12772冊科技檔案，核心檔案歸檔率和工程檔案歸檔及時率100%。

2 管理升級，過程精品，各階段規(guī)范管理

公司技術(shù)部對所屬的項目工程檔案采取集中統(tǒng)一，分工協(xié)作的管理體制。公司層面制定工程檔案管理制度，明確項目各崗位職責(zé)，過程考核。在工程建設(shè)過程中，技術(shù)部參與工程建設(shè)全過程。項目部負(fù)責(zé)工程檔案的收集累積、移交歸檔，公司定期對項目收集材料的完整性、及時性進(jìn)行審查，確保項目工程檔案管理工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。每個項目開工就填報《工程項目檔案管理備案登記表》，按項目性質(zhì)簽訂《核心檔案歸檔交底書》，方便公司技術(shù)部第一時間掌握項目備案信息，開展檔案督導(dǎo)。工程竣工驗收前，技術(shù)部對項目工程檔案進(jìn)行檢查，并提出歸檔要求，確保工程檔案順利入庫。入庫檔案完成電子版三級目錄的編制，并導(dǎo)入局檔案系統(tǒng)。工程檔案歸檔后，項目部在線提交《工程檔案歸檔認(rèn)可書》和《分包單位情況一覽表》，方便考核的同時，也為后期的維修等提供一手資料。

在嚴(yán)把工程檔案審核關(guān)的同時，公司還采取有效措施從思想意識上提升歸檔檔案的質(zhì)量。項目經(jīng)理為工程檔案的第一負(fù)責(zé)人，把竣工檔案的歸檔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)列入項目“績效考核”中，對歸檔完整率、及時率等進(jìn)行考核并適當(dāng)獎罰，促進(jìn)工程檔案歸檔質(zhì)量的提升。

3 協(xié)同聯(lián)動，信息化助推檔案管理

一直以來，信息化工作是公司的亮點，在局內(nèi)部得到廣泛認(rèn)可。工程檔案如何借助信息化平臺來實現(xiàn)管理優(yōu)化，是技術(shù)部工程檔案管理的一個突破。

項目在開工后，項目部檔案員在協(xié)同項目部空間建立資料管理目錄，按照局工程檔案移交目錄的要求建立對應(yīng)的文件夾，施工過程中將項目形成的檔案文件定期上傳備份。公司技術(shù)部每月通過協(xié)同平臺對各項目上傳檔案進(jìn)行檢查通報。

項目層面的檔案管理表單和外部來文，全部協(xié)同填寫并發(fā)起流程，流程結(jié)束后自動歸檔，項目竣工后可直接導(dǎo)入總公司檔案系統(tǒng)，為項目后期檔案的整理工作提供便利，實現(xiàn)全司前期重點工程檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。項目部還可以針對上傳檔案的內(nèi)容，對所傳檔案進(jìn)行密級界定，對不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以確保檔案安全。

4 助力服務(wù)，深挖檔案利用價值

工程檔案資料的收集、歸檔工作是為了后期檔案的利用;反之，更好的開發(fā)利用檔案，也會促進(jìn)檔案管理工作。財務(wù)、招投標(biāo)和維修人員是后期工程檔案的利用主體。例如《分包單位情況一覽表》，便于維修人員在后期維修時責(zé)任認(rèn)定和責(zé)任劃分提供依據(jù);還為財務(wù)人員竣工項目申請退還繳納農(nóng)民工工資保證金提供工程竣工驗收、備案表全套資料;工程建設(shè)過程中，難免會發(fā)生工程索賠等經(jīng)濟(jì)活動，工程檔案中的原始記錄、驗收記錄作為憑證，可以合理合法的維護(hù)公司的利益，達(dá)成正當(dāng)訴求。

今后，技術(shù)部會由以往的“被動服務(wù)”向被動與主動相結(jié)合的模式轉(zhuǎn)變，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展，圍繞企業(yè)的科研和建設(shè)加強(qiáng)工程檔案信息資源的利用，合理預(yù)測企業(yè)對不同工程檔案的需求，發(fā)揮主觀能動性，使得工程檔案中的科技信息能夠與實現(xiàn)生產(chǎn)要素相結(jié)合，轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，發(fā)揮檔案效益，創(chuàng)造更多經(jīng)濟(jì)價值。

5 加強(qiáng)團(tuán)隊建設(shè)，業(yè)務(wù)能力與時俱進(jìn)

由于公司目前的現(xiàn)狀，項目層面的檔案管理員均為兼職，專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗不足是無法規(guī)避的問題。針對以上問題，公司首先完善工程檔案相關(guān)管理機(jī)制，并且加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，并將其納入單位的人才培養(yǎng)規(guī)劃中來。公司也定期組織多渠道、多形式的觀摩和交流，學(xué)習(xí)推廣檔案創(chuàng)新管理經(jīng)驗，促進(jìn)檔案人員開拓視野，提升業(yè)務(wù)能力。隨著公司不斷轉(zhuǎn)型，技術(shù)部也加強(qiáng)在投融資類項目工程檔案的收集和整理工作作為下一步培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的重點。

隨著公司發(fā)展步伐的加快，工程項目日益增多，對于規(guī)范、高效、保質(zhì)保量實現(xiàn)工程檔案管理的要求也日益迫切。今后，我們要創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)管理認(rèn)識，提升自身業(yè)務(wù)水平，完善相關(guān)制度，以新作為、新發(fā)展、新面貌回應(yīng)公司轉(zhuǎn)型發(fā)展的新時代，支撐五局“更優(yōu)、更強(qiáng)、更大”的發(fā)展新格局。

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