三合一管理體系下如何做好檔案管理工作

劉穎

摘 要：質量、環境、職業健康安全三合一管理體系的構建，是實現高度集約化管理的一種重要途徑。三合一管理體系將單位發展中涉及的質量因素、環境因素及職業健康安全因素，集中整合到一起，進行管理把控，更容易保證管理的高效化，并實現資源的優化配置。三合一管理體系下，對檔案管理工作也提出了新的要求，要想做好檔案管理工作，還需要結合三合一管理體系的新特征，對檔案管理工作進行有效創新，提高檔案管理水平，從而與集約化管理有效適應。

關鍵詞：三合一;管理體系;檔案管理;工作

檔案管理工作的開展，對于重要信息記錄、文獻資料的收集、保存、保護、利用等都具有重要的意義。三合一管理體系的提出，改變了單位管理的模式，強化了質量管理、環境管理、職業健康安全管理三項工作的整合，這也改變了檔案管理工作所面臨的條件。在實際的檔案管理工作中，還應當對三合一管理的基本理念、運行特點等進行有效把握，及時對檔案管理工作進行調整，保證檔案管理工作的開展質量，也為三合一管理體系的有效實施提供支持。

1 完善三合一管理體系下檔案管理制度體系

管理體系的構建決定著檔案管理工作中的制度保障水平，也影響著檔案管理工作開展的規范性和有序性。檔案管理工作的開展，必須要以制度先行，以避免管理隨意、盲目，導致管理漏洞出現，影響檔案資源的保護、管理、利用效果。在三合一管理體系下，單位檔案管理部門應當立足檔案管理的實際條件，從三合一管理體系所帶來的檔案管理工作變化出發，對管理制度體系進行完善建設。三合一管理體系更加強調管理的集約化和效率性，在對質量、環境、職業健康安全管理要素的整合下，也要求檔案管理中的原始資料收集、管理、利用要更具效率，且要保證檔案分類準確、規范。這就要在檔案制度中，做出明確的要求，并要對檔案管理工作中的具體責任進行清晰劃分，保證檔案管理工作中各項工作內容的可靠落實，在適應集約化管理所帶來的集中工作壓力同時，也為三合一管理體系的順利實施，以及作用價值的長期有效發揮提供支持。

2 加強三合一管理體系下專業檔案管理人才培養

當前知識經濟時代下，人才在社會各領域都是重要的資源，對于人才的競爭始終非常激烈，檔案管理領域也是如此。三合一管理體系下，要做好檔案管理工作，也離不開優秀的檔案管理人才作為支持和保障。因此，單位面對檔案管理的新環境與新挑戰，也要注意加強綜合素質高的優秀檔案管理人才的培養。一方面，要在檔案管理工作隊伍準入環節加強把關，不僅要考察檔案管理工作者的檔案專業基礎知識與能力，還要從多方面加強把控，信息化素質、創新能力、溝通能力、協作能力、責任意識、工作態度、學習能力等，篩選綜合素質較高，且責任意識和思想態度端正的優秀人才，為檔案管理工作隊伍注入新鮮而有活力的血液。另一方面，要做好檔案管理工作人員教育培訓工作，通過引入檔案管理新理論、新知識、新方法，作為教育培訓內容，為現有檔案管理工作人員進行頭腦充電，促進他們知識技能結構的革新。還要結合三合一管理體系進行宣傳教育，幫助檔案管理者加深對三合一管理體系的認識和理解，把握好新管理體系下，檔案管理工作的要點，促進檔案管理工作的良好開展。

3 保證三合一管理體系檔案管理的精細化水平

在三合一管理體系下，檔案管理工作也要注重精細化，應當采取精細化管理策略，強化對檔案管理工作中的細節把控。精細化管理強調全面、細致，檔案管理部門應當從檔案管理全過程著眼，對各項相關管理要素及管理內容進行細致梳理，尤其是三合一管理體系中的質量、環境、職業健康安全等相關要素，科學進行分類整合，把握各類要素對檔案管理的影響方式與特征，準確判斷可能的薄弱環節以及管理缺陷，從而在檔案管理中，通過工作細節調整，來加以應對。在質量、環境、職業健康安全三方面檔案信息集中收集，精細把控下，有效控制檔案管理中細節問題的發生，并提高復雜檔案管理任務的完成效果，保證檔案管理工作開展的有效性。

4 加強信息化管理手段在檔案管理工作中的運用

信息化技術的快速發展，促進了檔案管理方式的變革，信息化管理手段的應用，也成為當前時代檔案管理工作的必然趨勢?；谶@樣的背景，在三合一管理體系下的檔案工作開展中，也應充分發揮信息化管理手段的優勢價值。檔案管理部門應進一步推動檔案管理的信息化發展，完善電子化檔案管理的模式，利用計算機檔案管理系統的強大功能，以及人工智能技術的作用發揮，提高三合一管理體系所帶來的復雜管理環境下，檔案信息自動收集、自動歸納、自主分析的能力，減少人為疏忽導致的檔案信息不完整，記錄錯誤等問題的發生率，提高信息的真實性與可靠性。同時，通過對檔案管理數據庫系統的建設和功能開發，還能夠有效提高檔案儲存、調取、查閱等管理工作開展的便捷性，保證檔案管理工作的效率。此外，借助云存儲、云備份等技術，還能夠提高檔案信息資料的安全性，這些都能夠為檔案管理工作提供保障。

5 做好三合一管理體系下檔案管理工作的監督考核

三合一管理體系下，檔案管理工作的開展，還需要通過完善科學的監督、考核，來提供外部約束力，保證檔案管理的規范性和可靠性。監督方面，應當注重檔案管理部門領導，及上級管理部門上對下垂直監督的功能發揮，對檔案管理工作的開展過程中和效果，進行嚴格的監督考察，及時發現工作中的問題與不足。同時，還要注意其他部門對檔案管理工作的平行監督，對檔案管理工作各環節實踐操作規范性進行監督，對于所發現的問題可以通過多渠道快速反映給檔案管理部門及其管理部門，從而使檔案管理部門及時糾正，保證檔案管理的規范開展。考核方面，可根據檔案管理工作的特點，制定專門的績效考核指標體系，定期開展績效考核工作，并與檔案管理工作者的待遇、獎勵相掛鉤，激勵檔案管理工作者規范做好本職工作，提高檔案管理工作開展整體質量。

6 注重三合一管理體系下檔案利用的渠道和方法創新

檔案的利用水平與檔案價值的發揮效果是密切相關的，因而，實現對檔案的充分利用，也是檔案管理工作中的重要任務。傳統的檔案管理工作中，由于本身檔案利用服務具有一定的被動性，檔案利用的渠道和方法也較為局限，限制了檔案信息利用價值的發揮水平。對此，在三合一管理體系下，檔案管理工作服務價值的發揮，對三合一管理體系的有序實施和持續完善都是非常重要的。要做好檔案管理工作，還需要對檔案利用環節加以重視，應當積極創新檔案利用的渠道和方法，提高檔案利用服務的主動性。如可借助檔案數據庫搭建檔案服務公共平臺，開設對外服務的虛擬窗口，有需要的人員可以利用專門賬號自動登錄，獲取自己權限內許可的檔案資料，進行瀏覽或下載。同時，也可加強檔案部門對檔案的主動分析，為單位三合一管理決策的制定，提供輔助支持。

7 結語

三合一管理體系下，檔案管理工作開展，更加強調規范性、效率性和可靠性，這樣的情況下，檔案管理工作者要從檔案管理的全過程及各項要素進行把握，做好檔案管理制度體系的建設和優化，加強人才隊伍建設，同時將精細化管理思維引入到檔案管理當中，并積極加強信息化建設，引入信息化管理技術手段，結合完善的監督考核，以及檔案利用渠道與方法的創新，保證檔案管理有效性，促進檔案利用價值的充分有效發揮。

參考文獻

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