大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升策略分析

楊陽

摘 要：隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，一定程度上增加了檔案管理工作的復(fù)雜性，檔案管理涉及各類檔案資料的接收、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計與信息資料安全保護(hù)等工作，需要檔案管理人員投入大量的時間和精力。大數(shù)據(jù)時代，如何提升檔案管理價值逐漸成為檔案管理人員必須攻克的難關(guān)。文章首先產(chǎn)闡述了優(yōu)化檔案管理的重要意義，然后對檔案管理價值提升策略進(jìn)行深入探究，以此實現(xiàn)檔案管理工作的有序推進(jìn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案資料;價值提升;檔案管理

近年來，由于社會總體發(fā)展速度及水平的迅速提升，需要儲存管理的資料信息與數(shù)據(jù)信息越來越多，這也就增加了檔案管理工作的難度。在海量的社會數(shù)據(jù)信息體系中，實現(xiàn)資料信息檔案的集中化、規(guī)范化管理是提升檔案管理工作價值的關(guān)鍵。將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，運用信息化管理手段提升檔案管理效率與質(zhì)量，從而優(yōu)化各企業(yè)的檔案管理工作。

1 大數(shù)據(jù)時代，優(yōu)化檔案管理的積極意義

大數(shù)據(jù)時代，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，對于各企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，為適應(yīng)新時代的建設(shè)發(fā)展，必須建立高效率的檔案管理體系，同時對各種檔案資料及數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，以此有效提升檔案管理工作的價值。

1.1 提升檔案管理效率

信息技術(shù)時代，相關(guān)的檔案工作人員必須將該項工作融合到互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)當(dāng)中，進(jìn)一步提升檔案管理工作效率。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息共享，應(yīng)用高度集中的信息化檔案信息管理模式可為廣大用戶提供快速便捷的檔案服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案信息化管理的價值。為順應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需求，各個企業(yè)的檔案管理部門的有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)積極健全現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)，以人性化的檔案管理功能，突出檔案管理的真正價值。

1.2 提升檔案信息的有效性

在各個企業(yè)經(jīng)營管理中，檔案管理工作的主要作用是記錄重要事件及日常經(jīng)營狀況，各類檔案信息資料是非常重要的資源，不僅包括企業(yè)員工的基礎(chǔ)信息資料，還包括企業(yè)發(fā)展歷程信息及各項制度規(guī)范等等。各個企業(yè)需要結(jié)合自身發(fā)展情況，參照相關(guān)的檔案資料在總結(jié)經(jīng)驗中，做出正確的決策信息的檔案管理模式，可改進(jìn)以往檔案管理工作的不足。大數(shù)據(jù)時代，優(yōu)化檔案管理有利于提升檔案信息的有效性，同時快速高效率的檔案資料查詢，可避免人為因素造成的管理失誤，在提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，為企業(yè)發(fā)展提供更多更全的有效信息。

2 檔案管理價值提升策略

2.1 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)實施經(jīng)營管理信息化建設(shè)的同時，也應(yīng)當(dāng)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理者應(yīng)當(dāng)清晰認(rèn)識到檔案信息化管理也是企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中重要組成部分。其次，企業(yè)各部門之間構(gòu)建互相配合的關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)管理者發(fā)揮協(xié)調(diào)統(tǒng)一的作用，各部門積極參與，將檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)整體規(guī)劃發(fā)展中。提供對企業(yè)檔案信息化管理工作的重視程度，將檔案信息化管理工作與各項生產(chǎn)、經(jīng)營與管理活動加以緊密結(jié)合，如此方可凸顯檔案管理的優(yōu)勢，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益獲取創(chuàng)造更廣闊的發(fā)展空間。從細(xì)節(jié)方面來講，加速檔案管理信息化建設(shè)且優(yōu)化企業(yè)檔案管理，應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案管理專項資金，并將專項資金應(yīng)用于檔案信息化設(shè)備購置中，并與在企業(yè)內(nèi)部形成合力。通過積極優(yōu)化企業(yè)檔案信息化建設(shè)，不斷提升檔案管理的真正價值，從而促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。

2.2 優(yōu)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在一些外界因素的干擾下，使得企業(yè)檔案管理相關(guān)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)無法有序推進(jìn)，由此引發(fā)企業(yè)檔案管理水平參差不齊的問題。造成這種不良問題主要原因有2種，一是，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者不重視檔案管理工作，二是，檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)比較低。現(xiàn)階段，一些企業(yè)仍然采用封閉式的當(dāng)當(dāng)管理方式，保全檔案資料的完整性是企業(yè)檔案管理工作的主要目的，檔案管理人員以不丟失檔案資料為基本準(zhǔn)則，再加上企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理制度還不夠完善，使得企業(yè)檔案管理中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)質(zhì)量難以得到有效的保障。在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對相關(guān)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化管理，一方面，制定完善的企業(yè)檔案管理制度，以制度為基礎(chǔ)沒構(gòu)建科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理工作流程，不斷推進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，通過優(yōu)化企業(yè)檔案管理進(jìn)一步提升檔案管理價值。

2.3 設(shè)定科學(xué)合理的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)

大數(shù)據(jù)時代，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，也是優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作的前提條件。但是，當(dāng)前一些企業(yè)的檔案信息化建設(shè)沒有形成完整的體系，缺少清晰明確的標(biāo)準(zhǔn)，有許多企業(yè)甚至沒有制定完整的檔案管理制度，致使企業(yè)的檔案管理工作效率低下。所以企業(yè)的檔案部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)要求，針對當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，制定完善的企業(yè)檔案管理信息化規(guī)范。在此基礎(chǔ)上，健全企業(yè)檔案管理信息化體系，在實際的檔案業(yè)務(wù)處理中，檔案管理人員必須保證檔案管理工作的合理性與規(guī)范性。比如，檔案管理人員在進(jìn)行電子檔案歸檔工作過程中，必須保證所有電子檔案的數(shù)字化檔案工作程序均滿足相關(guān)要求，檔案管理人員嚴(yán)格根據(jù)相應(yīng)的制度規(guī)范穩(wěn)步有序推進(jìn)的電子歸檔工作，切記違規(guī)操作。除此之外，有效防止電子檔案的重復(fù)性建設(shè)問題，在確保企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的前提下，使得企業(yè)檔案管理價值得以進(jìn)一步提升。

2.4 提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)

在具體的企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量。再者，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)本身具備比較強(qiáng)的技術(shù)性，如果檔案管理人員的素質(zhì)不高，就勢必會影響企業(yè)檔案管理的建設(shè)進(jìn)程。所以，企業(yè)檔案管理部門在實施信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，比應(yīng)當(dāng)組織進(jìn)行必要的檔案工作人員教育培訓(xùn)事宜，通過檔案管理知識培訓(xùn)及相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，有效加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作人員的信息化程度，幫助企業(yè)培養(yǎng)出一大批技術(shù)能力強(qiáng)且職業(yè)綜合素養(yǎng)高的專業(yè)檔案管理人才。此外，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，還需要重點關(guān)注企業(yè)的人力資源成本，以此保證企業(yè)利潤的最大化。大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新管理理念，加強(qiáng)與企業(yè)信息部門間的合作溝通，將檔案管理設(shè)備服務(wù)器維護(hù)與檔案信息化建設(shè)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，填補(bǔ)檔案管理部門信息人才空缺的不足，逐步優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作，從而切實提升檔案管理價值。

3 結(jié)論

綜上所述，提升企業(yè)檔案管理工作的內(nèi)在價值，需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理人員加強(qiáng)重視，依靠大數(shù)據(jù)及時促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。設(shè)定科學(xué)合理的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，并通過相關(guān)的教育培訓(xùn)全面提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)。

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