大數據時代下檔案管理的價值提升策略分析

楊陽

摘 要：隨著信息技術的高速發展，一定程度上增加了檔案管理工作的復雜性，檔案管理涉及各類檔案資料的接收、整理、分類、鑒定、保管、統計與信息資料安全保護等工作，需要檔案管理人員投入大量的時間和精力。大數據時代，如何提升檔案管理價值逐漸成為檔案管理人員必須攻克的難關。文章首先產闡述了優化檔案管理的重要意義，然后對檔案管理價值提升策略進行深入探究，以此實現檔案管理工作的有序推進。

關鍵詞：大數據;檔案資料;價值提升;檔案管理

近年來，由于社會總體發展速度及水平的迅速提升，需要儲存管理的資料信息與數據信息越來越多，這也就增加了檔案管理工作的難度。在海量的社會數據信息體系中，實現資料信息檔案的集中化、規范化管理是提升檔案管理工作價值的關鍵。將檔案管理工作與大數據進行有機結合，運用信息化管理手段提升檔案管理效率與質量，從而優化各企業的檔案管理工作。

1 大數據時代，優化檔案管理的積極意義

大數據時代，隨著信息技術的廣泛應用，對于各企業的檔案管理工作提出了更高的要求，為適應新時代的建設發展，必須建立高效率的檔案管理體系，同時對各種檔案資料及數據信息資源進行科學合理的規劃，以此有效提升檔案管理工作的價值。

1.1 提升檔案管理效率

信息技術時代，相關的檔案工作人員必須將該項工作融合到互聯網大數據當中，進一步提升檔案管理工作效率。構建檔案數據信息共享，應用高度集中的信息化檔案信息管理模式可為廣大用戶提供快速便捷的檔案服務，充分發揮出檔案信息化管理的價值。為順應現代化檔案管理的需求，各個企業的檔案管理部門的有關人員應當積極健全現有的檔案管理系統，以人性化的檔案管理功能，突出檔案管理的真正價值。

1.2 提升檔案信息的有效性

在各個企業經營管理中，檔案管理工作的主要作用是記錄重要事件及日常經營狀況，各類檔案信息資料是非常重要的資源，不僅包括企業員工的基礎信息資料，還包括企業發展歷程信息及各項制度規范等等。各個企業需要結合自身發展情況，參照相關的檔案資料在總結經驗中，做出正確的決策信息的檔案管理模式，可改進以往檔案管理工作的不足。大數據時代，優化檔案管理有利于提升檔案信息的有效性，同時快速高效率的檔案資料查詢，可避免人為因素造成的管理失誤，在提高檔案管理質量的基礎上，為企業發展提供更多更全的有效信息。

2 檔案管理價值提升策略

2.1 推進檔案管理信息化建設

大數據時代，企業實施經營管理信息化建設的同時，也應當推進檔案管理信息化建設。首先，企業領導者及檔案管理者應當清晰認識到檔案信息化管理也是企業發展進程中重要組成部分。其次，企業各部門之間構建互相配合的關系，領導管理者發揮協調統一的作用，各部門積極參與，將檔案信息化建設納入企業整體規劃發展中。提供對企業檔案信息化管理工作的重視程度，將檔案信息化管理工作與各項生產、經營與管理活動加以緊密結合，如此方可凸顯檔案管理的優勢，為企業的經濟效益獲取創造更廣闊的發展空間。從細節方面來講，加速檔案管理信息化建設且優化企業檔案管理，應當設立檔案管理專項資金，并將專項資金應用于檔案信息化設備購置中，并與在企業內部形成合力。通過積極優化企業檔案信息化建設，不斷提升檔案管理的真正價值，從而促進企業的良好發展。

2.2 優化檔案基礎業務建設

在一些外界因素的干擾下，使得企業檔案管理相關的基礎業務無法有序推進，由此引發企業檔案管理水平參差不齊的問題。造成這種不良問題主要原因有2種，一是，企業領導者不重視檔案管理工作，二是，檔案管理工作人員的職業素養比較低。現階段，一些企業仍然采用封閉式的當當管理方式，保全檔案資料的完整性是企業檔案管理工作的主要目的，檔案管理人員以不丟失檔案資料為基本準則，再加上企業現有的檔案管理制度還不夠完善，使得企業檔案管理中的基礎業務質量難以得到有效的保障。在大數據時代，企業檔案管理人員應當對相關的基礎業務進行精細化管理，一方面，制定完善的企業檔案管理制度，以制度為基礎沒構建科學化、規范化的檔案管理工作流程，不斷推進企業檔案管理信息化建設，通過優化企業檔案管理進一步提升檔案管理價值。

2.3 設定科學合理的檔案信息化標準

大數據時代，規范標準的檔案管理是檔案信息化建設的關鍵，也是優化企業檔案管理工作的前提條件。但是，當前一些企業的檔案信息化建設沒有形成完整的體系，缺少清晰明確的標準，有許多企業甚至沒有制定完整的檔案管理制度，致使企業的檔案管理工作效率低下。所以企業的檔案部門應當結合檔案管理信息化建設要求，針對當前企業檔案管理工作中存在的不足，制定完善的企業檔案管理信息化規范。在此基礎上，健全企業檔案管理信息化體系，在實際的檔案業務處理中，檔案管理人員必須保證檔案管理工作的合理性與規范性。比如，檔案管理人員在進行電子檔案歸檔工作過程中，必須保證所有電子檔案的數字化檔案工作程序均滿足相關要求，檔案管理人員嚴格根據相應的制度規范穩步有序推進的電子歸檔工作，切記違規操作。除此之外，有效防止電子檔案的重復性建設問題，在確保企業檔案管理信息化建設的前提下，使得企業檔案管理價值得以進一步提升。

2.4 提升檔案管理人員職業素養

在具體的企業檔案管理工作中，檔案管理人員的職業素養直接關系到檔案管理工作質量。再者，企業檔案管理信息化建設本身具備比較強的技術性，如果檔案管理人員的素質不高，就勢必會影響企業檔案管理的建設進程。所以，企業檔案管理部門在實施信息化建設的基礎上，比應當組織進行必要的檔案工作人員教育培訓事宜，通過檔案管理知識培訓及相應的技術指導，有效加強企業檔案管理工作人員的信息化程度，幫助企業培養出一大批技術能力強且職業綜合素養高的專業檔案管理人才。此外，在企業檔案信息化建設中，還需要重點關注企業的人力資源成本，以此保證企業利潤的最大化。大數據時代，企業檔案管理部門應當創新管理理念，加強與企業信息部門間的合作溝通，將檔案管理設備服務器維護與檔案信息化建設進行有機結合，填補檔案管理部門信息人才空缺的不足，逐步優化企業的檔案管理工作，從而切實提升檔案管理價值。

3 結論

綜上所述，提升企業檔案管理工作的內在價值，需要企業領導者及檔案管理人員加強重視，依靠大數據及時促進檔案管理的信息化建設。設定科學合理的檔案信息化標準、優化檔案基礎業務建設，并通過相關的教育培訓全面提升檔案管理人員職業素養。

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