信息化背景下高校教學檔案管理及開發利用

岳德海

摘 要：現階段高校教學檔案管理還存在很多問題，將信息技術應用于高校檔案管理對于優化教學資源配置有重要作用。信息技術簡化了高校傳統檔案管理繁瑣的步驟，從一定程度上優化了教學管理體系，開創了檔案管理的新格局。

關鍵詞：信息技術;高校;檔案管理;策略

教育改革背景下，高校招生范圍也逐漸擴大，檔案管理者的工作量也越來越大。如采用傳統人工檔案管理模式，容易遺漏部分項目，不利于后續檔案管理工作的開展。信息化背景下，相關部門對高校教學檔案管理提出了更高的要求，要充分發揮信息技術的優勢，實現多種資源的高效整合，優化教學資源配置[1]。現階段高校優化教學檔案管理模式具有現實意義，要秉持創新的原則，利用大數據、云計算等各種數據處理技術，完善搜索引擎設置，從根本上減輕檔案管理工作人員的負擔，提高檔案管理質量，優化高校教學資源配置。

1 現階段高校教學檔案管理陷入困境的原因分析

1.1 檔案管理工作者思想落后

目前來看，高校的建設規模及招生規模均在擴大，無形之中增加了教學檔案管理工作者的工作量。部分管理者仍采用人工管理模式，不僅不利于提高檔案管理效率，而且還從一定程度上打消了其工作積極性，使檔案管理工作陷入困境。

1.2 檔案管理工作者個人素質不能保障

現階段負責高校教學檔案管理的工作者多為其他教學工作的管理者，身兼數職，不利于檔案管理制度的創新。還有部分檔案管理人員不具備良好的專業素養，不能勝任該工作，其管理思想與時代脫軌、管理效率低、不能熟練應用信息技術、缺乏工作經驗等，使高校檔案管理工作陷入困境。

1.3 缺乏必要的設備支持

現階段雖然部分高校將信息技術列為教學檔案管理的重要應用技術，但受經濟的影響，信息設備缺乏，高校教學檔案信息化管理舉步維艱。

2 信息化背景下高校教學檔案管理模式的優化措施

2.1 做好教學檔案信息化管理的宣傳

高校要將工作重心放到檔案信息化管理的相關宣傳上，給相關教育工作者介紹檔案管理信息化的特征以及實現路徑，提高相關管理者的信息化管理意識。思想對行動有主導作用，高校教學檔案管理者要將工作重心放到信息技術的應用方面，結合現階段檔案管理現狀提出實現檔案管理信息化的具體路徑，從根本上提高管理效率。此外，相關工作者還要完善檔案管理制度，做好責任分工，并且還要做好交接工作，使各項工作有效銜接，進一步優化檔案管理體系。

2.2 加大檔案管理工作者的培訓力度

檔案管理工作者為重要的檔案管理人員，其個人素質關系到整個檔案管理工作能否正常進行。高校在教學檔案管理過程中，要將檔案管理工作者的工作培訓提上日程。首先，高校要提高檔案管理工作者的選拔門檻，不允許不具備專業能力的檔案管理人員從事相關工作，保障檔案管理工作質量。其次，高校要聘請教學檔案管理專家為檔案管理人員做工作培訓，培訓內容包括檔案整理方面的內容，也包括管理技術方面的內容，從理論與實踐兩個方面給予相關工作者有針對性的指導。同時，高校還要完善教學檔案管理人員的考核制度，同時還要將計算機操作水平列為重要的考核內容之一，全面提升檔案管理人員的素質。再次，高校要將團隊建設列為教學檔案管理的重要內容，加強教學檔案管理團隊建設，培養一支高素質的管理團隊。提高檔案管理者素質主要從以下兩個途徑實現：

1）細化培訓制度，制定階段性的培訓計劃。從高校教學檔案管理內容來看，涉及多個方面，不僅包括教案整理，還包括教師個人檔案、學生成績整合等多個內容，內容比較繁雜，且這些內容處于動態變化之中，如采用人工管理模式不僅增加了管理人員的工作量，而且信息更新難度也比較大。在整理過程中，相關人員要應用信息技術，提取各個檔案資料的關鍵詞，管理人員根據關鍵詞將這些檔案歸類，提高檔案管理效率。在培訓過程中，要加強對檔案管理人員計算機操作能力培訓力度，利用大數據、云計算等多種數據處理技術整合檔案，提高檔案管理效率。與此同時，相關部門還要制定階段性的考核任務，考核檔案管理人員的工作能力與個人素質，根據考核結果進一步細化培訓內容。此外，培訓過程中還要嚴格篩選培訓內容，要符合客觀實際，同時還要與時代發展聯系起來，引入最新的知識與技術，使高校教學檔案管理與時俱進[2]。

2）引進專業的管理人才。高校教學檔案管理過程中，不僅要提高內部人才素質，而且還要引進專業的管理人才，彌補現階段檔案管理人才缺乏的漏洞。在此過程中，高校要適當增加人才方面的投資，同時還要打造獨特的校園文化，吸引更多的檔案管理人才，為檔案管理的信息化發展奠定人才基礎。高校要秉持創新的原則，突破人工檔案管理的束縛，做到人才盡用。因此，人才引進過程中不僅要考察其專業能力，還要考察其信息技術的應用能力，引進綜合性的檔案管理人才。為了調動人才的工作積極性，高校還可設置多級薪酬，充分挖掘這些人才的潛能，提高檔案管理效率。

2.3 增加信息設備的投資

高校要適當增加信息設備的投資，為教學檔案管理信息化建設提供有利的條件。首先，高校要購買先進的設備，同時還要更新硬件系統，使其符合現階段信息技術的發展特征。高校在購買設備的過程中要根據現階段檔案管理現狀及信息設備的實際數量及性能制定合理的購買計劃，同時還要嚴格檢查設備的性能，選擇具有生產許可證的廠家，保障設備能夠正常運行。其次，高校還要改變傳統的檔案管理模式，鼓勵檔案管理人員應用信息技術進行檔案管理，在短時間內整合多種信息，提高管理效率。再次，高校可建立相關的信息管理平臺，將同一類檔案歸到一起，方便管理人員查找各種資料。同時還可在信息管理平臺上設置留言欄，方便相關部門之間進行聯系，也能廣泛征集大眾的意見，進一步完善檔案管理制度。第四，高校要進一步強化專業管理，要求各個專業的負責人將專業教學檔案匯總到一起，方便檔案管理人員整理相關信息，同時也能減輕相關工作者的工作負擔。第五，高校要加強與其他院校的聯合，借鑒其他院校良好的管理經驗，結合自身檔案管理現狀創新管理模式。在此過程中，高校要將創新放到檔案管理的重心，不能一味按照其他院校的管理方法進行管理，要體現自身的特色，結合不同階段高校教學現狀進行管理，做到有的放矢[3]。

2.4 加大檔案管理軟件的開發力度

高校要進一步加大檔案管理軟件的開發力度。首先相關部門要了解檔案管理軟件開發標準，如《數字檔案館建設指南》。其次，相關部門還要調查軟件開發需求。再次，軟件開發后不能直接應用，要事先測試，確認無問題后應用。

3 結束語

高校教學檔案信息化管理是一個長期的過程，在此過程中，高校始終要將創新放到第一位，結合不同階段教學管理現狀優化檔案資源管理模式，實現教學資源的最優化處理。此外，高校還要適當增加信息設備的投資，為檔案信息化管理創造有利的環境。與此同時，高校還要加大對相關工作人員的培訓力度，使其掌握更多的專業知識，實現檔案的信息化管理。最后，高校還要加大檔案管理工作的宣傳力度，使管理人員了解更多檔案管理的最新知識與技術，并積極投身到管理模式的創新研究中，進一步完善管理制度。

參考文獻

[1]溫靜.信息化時代高校檔案服務開發的困境與對策[J].蘭臺內外，2019（07）：3-4.

[2]吳哲.信息化時代下高校檔案管理的創新及發展[J].蘭臺內外，2019（05）：39-40.

[3]卓瑪吉.高校檔案信息化的優勢和風險分析[J].蘭臺世界，2018（10）：50-52.