檔案管理過程中存在的問題及對策探究

付麗麗

摘 要：在我國經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展的各個時期，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，它提供了最真實、最全面、最重要的信息資源。隨著現(xiàn)代化建設(shè)步伐逐漸加快，檔案管理工作有了全新的社會責(zé)任和歷史使命。同時，檔案管理部門為了滿足時代需求，逐漸創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變檔案管理工作方式，使檔案管理工作更好的為社會經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;制度體系;現(xiàn)代化建設(shè)

檔案管理工作具有悠久的歷史，無論是在過去還是現(xiàn)代社會，檔案都是重要的文化材料，其在當(dāng)前的檔案應(yīng)用系統(tǒng)中被賦予了全新的價值，相應(yīng)的管理工作必被切實重視，檔案館等管理單位應(yīng)當(dāng)對檔案相關(guān)的資料進(jìn)行有效整合，提升檔案信息資料的應(yīng)用率，提升檔案管理工作具有的綜合價值水平。強化檔案工作單位建設(shè)，提升檔案管理水平，需要解決各個檔案管理環(huán)節(jié)中的問題，本文根據(jù)對目前檔案管理中存在的主要分析，分析如何有效提升檔案管理工作水平。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理意識不強

在人們習(xí)慣意義的認(rèn)識中，檔案管理是專職人員從事的工作，在一般的單位里，檔案工作就是整理上級和本單位下發(fā)的文件，然后按照順序裝在盒子里保存，從普通干部到領(lǐng)導(dǎo)層次，大多數(shù)人都認(rèn)同這個做法，檔案管理工作崗位一般也由一些比較閑的人來負(fù)責(zé)。

1.2 檔案人員配備不足

人是這個社會最重要的資源，檔案管理工作只有配備專業(yè)化的管理人員才能勝任當(dāng)前的工作，一些檔案軟件如：量子偉業(yè)、中信信息、東方飛揚等軟件才能運用得起來，才能發(fā)揮出效率。但實際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業(yè)水平都較低，運用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡單的資料和傳遞文本的工作。

1.3 檔案設(shè)施設(shè)備落后

目前各部門均對檔案管理的認(rèn)識程度有限，因此在檔案設(shè)施設(shè)備的投入少之又少，配置好些的單位有一間檔案室，給一至兩臺電腦用來存放電子資料，條件差一些單位幾乎沒有獨立的檔案室，檔案資料存在在辦公室的柜子里，長期以往，檔案的遺失就非常嚴(yán)重，當(dāng)想查閱某年某月的資料時，無從尋找，使珍貴的檔案資源永遠(yuǎn)封塵在柜子角落里。

1.4 檔案管理體系不夠完善

在檔案管理工作中要想促使其可以向著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展則需要制定完善的規(guī)章體系，這樣才能在實際的管理活動中促使工作人員按照規(guī)定的制度來進(jìn)行各項業(yè)務(wù)活動。而目前在一些檔案管理部門中其檔案管理體系的制定未能全面的落實檔案局所提出的規(guī)范要求，再加上受固有管理制度的影響使得檔案管理體系未得到及時的改進(jìn)及革新，因此也無法滿足檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求，使得在管理工作中一些業(yè)務(wù)活動的開展存有混亂的情況，因此也無法使檔案管理現(xiàn)代化的作用在實際中體現(xiàn)出來。

2 解決檔案管理問題的對策

2.1 樹立現(xiàn)代化建設(shè)的思想理念

為了做好檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，首先，領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理工作人員要樹立現(xiàn)代化建設(shè)的思想理念，了解市場發(fā)展環(huán)境，加大人力、物力和財力的投入、緊跟時代的步伐、重視創(chuàng)新工作。不斷更新和引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)設(shè)備，為檔案管理工作現(xiàn)代建設(shè)提供硬件支撐;重視管理模式的改革和創(chuàng)新，努力研究和制定符合自身發(fā)展，滿足現(xiàn)代化管理需求的工作制度;合理配置和調(diào)整檔案管理工作人員，適應(yīng)新形勢下工作的需要。除此之外，檔案管理人員應(yīng)該樹立管理創(chuàng)新和依靠科技進(jìn)步的現(xiàn)代化的思想理念，增強檔案管理意識，積極改變落后的、保守的、僅僅重視經(jīng)濟效益的工作理念，從原有的被動檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訖n案管理，從原有的原地踏步逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極創(chuàng)新，為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供動力，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化穩(wěn)步發(fā)展、有計劃的進(jìn)行。

2.2 加強檔案管理隊伍的建設(shè)

為了保證檔案管理工作的順利開展，相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)人員必須重視檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和寫綜合素養(yǎng)的培養(yǎng)，做好現(xiàn)代化管理隊伍建設(shè)工作，有效調(diào)整和整合檔案管理人才，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢，加快檔案現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程。首先，相關(guān)部門要重視檔案管理人員基本素養(yǎng)和工作能力的培養(yǎng)，培養(yǎng)他們樂于奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)的精神，引導(dǎo)他們端正工作態(tài)度，認(rèn)真學(xué)習(xí)和充分掌握檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識，進(jìn)而有效的提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。其次，相關(guān)部門要加強對檔案管理人員計算機技術(shù)的培訓(xùn)，使用完善的獎罰制度，調(diào)動其學(xué)習(xí)信息化計算機操作和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等知識的主動性和積極性，進(jìn)而提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，建設(shè)一支高素質(zhì)的人才隊伍。

2.3 制定完善的檔案管理制度體系

完善的檔案管理制度體系可以為檔案管理活動的開展提供基礎(chǔ)依據(jù)，使其在實際中的各項管理行為可以得到有效的控制及約束。因此在進(jìn)行檔案管理制度的制定上則需要綜合考慮檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需求，并以相關(guān)的法規(guī)制度作為基礎(chǔ)來對檔案管理制度中的各項內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化及明確，以此來使以此來保證檔案管理制度的內(nèi)容可以具備科學(xué)性、合理性、合法性，這種方式有利于推動檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變，其也推動了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此在實際中檔案部門需結(jié)合自身檔案管理的實際特征，不斷調(diào)整與改進(jìn)本部門的檔案管理制度，以此來增強其制度體系的實用性及可

行性。

2.4 協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，共同推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

筆者認(rèn)為，可以采用兩種方法，第一種方法就是強制公布檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)方案，將各個部門都納入其中，這樣就讓檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)變成了每個部門必須完成的工程，從而能夠有效的提升檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)的速度和質(zhì)量，這是非常重要的。第二種辦法就相對困難，主要是對各個部門的人員進(jìn)行檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)相關(guān)思想教育，讓這些人才從內(nèi)心中，從根本上能夠支持檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)，這樣才能保證檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)是每一個部門的人員都發(fā)自內(nèi)容完成的，檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)也能夠起到最大的效果，保障企業(yè)的發(fā)展。

3 結(jié)束語

本文從檔案管理中存在的問題出發(fā)，提出了一些科學(xué)有效的全新檔案管理工作建議，為了能夠高效完成檔案管理任務(wù)，拓展檔案應(yīng)用功能，首先應(yīng)當(dāng)注重對優(yōu)質(zhì)檔案管理者進(jìn)行有效培養(yǎng)，一方面要使其形成符合現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)的工作理念，另一方面，還要增加其技能，確保其能夠快速適應(yīng)信息化檔案管理平臺;除此之外還應(yīng)注重利用檔案資源形成品牌效應(yīng)，創(chuàng)新現(xiàn)有檔案管理工作方法，將多種數(shù)字化系統(tǒng)結(jié)合，管理流程也可隨之變得更加順暢，全面改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)后，管理水平可逐步提升。

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