檔案信息技術發展與創新的新思考

黨珍珠

摘 要：進入信息技術新時代后，高職院校檔案信息化管理的速度明顯加快，特別是在檔案管理的資源建設、基礎設施、管理制度以及管理標準等方面都取得了令人矚目的成效，有效促進了院校檔案信息化管理的水平。本文結合高職檔案管理實際，在剖析信息技術背景下檔案管理特征的基礎上，就信息技術背景下檔案管理的創新思路進行探討。

關鍵詞：檔案管理;信息技術;管理創新;發展思路

進入信息技術新時代后，高職院校檔案信息化管理的速度明顯加快，特別是在檔案管理的資源建設、基礎設施、管理制度以及管理標準等方面都取得了令人矚目的成效，有效促進了院校檔案信息化管理的水平。然而，由于檔案管理本身受到的工作限制，致使許多單位的檔案建設與管理仍延續傳統的管理模式，仍是只注重檔案資料的保管，忽視對檔案信息的有效利用，從而不可避免地形成了檔案信息利用效率不高的實際。而且對檔案的建設與管理重視不夠，在人力和物力方面投入不足，進而致使檔案管理信息化建設設施較差，更不能有效推動高職檔案建設信息化管理的發展。為此，筆者在此針對信息技術發展的新形勢，就如何創新高職檔案管理信息化工作予以探究，以期能提升高職院校檔案信息化管理的水平。

1 信息技術背景下檔案管理的基本特征

1.1 檔案信息獲取向多元化快速發展

傳統的檔案資料主要是紙質文件，加上檔案室有限的儲藏空間，以及落后的管理模式，致使檔案管理部門對檔案信息采取選擇性收集，故而造成檔案信息的來源極為有限，甚至會造成有些很具研究價值的歷史資料文檔也由于種種原因而不能有效收錄歸檔。而在信息化時代，檔案資料不再會受到紙質文件的局限，可以包含大量的圖像、影音以及文字等多種類型的信息檔案資料，其內容完全可以借助電子文檔形式存儲于微小的硬盤之中，從而使檔案資料的儲存空間及信息資料的渠道得到更大的拓展，即便是一個小小的U盤便可儲存相當于幾個小型圖書館的信息檔案內容，這為檔案的收集與管理帶來了極大的便利條件。

1.2 檔案信息處理向高效化確立標準

信息技術背景下，檔案管理人員通過計算機操作，可在最短的時間內依照多個標準對收集的檔案信息予以整理歸納，且不需要打亂原有紙質檔案信息的排序條件，將紙質檔案與電子檔案保持充分對應。故而，在這個基礎之上，不僅可以大大提高檔案整理歸檔工作的整體效率，還可以有效降低檔案工作人員的實際工作量，同時又能有效避免人工操作時可能會出現的缺號、跳號以及頁碼編錯等具體問題。信息化技術還能使檔案的快速檢索與利用更為便捷，我們通過計算機操作來搜索，即可按檔案的歸檔時間、類型或關鍵詞等，疾速檢索到我們所需的檔案，徹底解決了傳統檔案管理中繁瑣的查詢以及費時費力的實際問題。此外，檔案管理信息化的高能和高效還能在檔案管理的信息化傳輸，即借助計算機與互聯網快速傳輸電子檔案，而不受地域及時間的限制方面得到體現。

1.3 檔案信息管理向安全化設置權限

以往的紙質型檔案比較容易受潮或損壞，也不利于長時期儲存，可是信息化下的電子檔案就可完全消除這些顧慮。各種形式的檔案資料均可通過電子文檔形式儲存于硬盤之中，不僅方便還又安全，同時對一些較為重要的檔案資料還可以多個備份，能有效避免檔案信息可能出現的毀損，使檔案資料得以長期保存。除此之外，信息化電子檔案在安全保密方面更好，我們通過密碼權限設置形式能有效保護檔案信息的安全，確保檔案資料不會丟失和信息難以泄露。

2 信息技術背景下檔案管理的創新思路

2.1 順應時代趨勢，創新檔案管理理念

面對信息技術時代，沿襲傳統的檔案信息管理理念已完全不能適應，需要我們順應時代發展趨勢，創新檔案管理理念，促進檔案管理單位工作的更好開展。首先要確定好發展基調，為檔案管理確立好發展方向。檔案管理人員在工作中，要努力使檔案管理科學化、規范化，積極與信息技術相融合進一步促進檔案建設。要在信息化建設中積極轉換思維模式，樹立創新理念，順應時代趨勢，打破傳統的檔案管理方法，努力使檔案管理向現代信息化方向發展。

2.2 實施科學管理，加大人才培育力度

檔案管理創新需遵循科學理念，將檔案管理與科學技術有機結合，并堅持創新理論聯系工作實際，促進新時代檔案管理工作有效展開。積極發揮管理者的智慧作用，需要檔案管理人員有高超的綜合素質，單位領導要高度重視，強化人員培訓，完善規章制度。

積極挑選愛崗敬業、工作負責的管理人員。檔案管理者需具有一定的應變能力，能夠從完整的方面看到檔案管理工作的走向與趨勢，要對檔案管理人員進行年度考核，促進他們及時更新管理技術，關注發展趨勢，做好本職工作。要建立規范的管理體系，規范他們的服務意識，發揮他們的主觀能動作用，不斷促進檔案管理工作科學運行。

2.3 實施統籌管理，完善技術設施設備

傳統的檔案采取分散式管理，不能實施大量的集中管理，可是信息化背景下檔案管理就要把信息資料一起統合，予以集中管理，這能從根本上解決傳統檔案管理的難題。同時，信息化時代的檔案管理需將檔案有效分類，將不同類型的信息予以整理規劃，使它更簡單明了，以提高運用效率。要對管理系統進行系統整理，確實使它科學化，就要給檔案管理者明確管理規則。院校要積極完善相關的設備與設施，使它切實符合實際需要，更有利于檔案的統籌管理。

2.4 創新管理機制，實現網絡資源共享

信息化時代的信息傳播很快，信息量也很大，單位各部門要在檔案信息化管理方面予以合作，建立大型檔案管理系統，以便資源共享。這不僅有利于完善院校的檔案管理機制，更能擴展空間與范圍。在建立檔案信息管理平臺的基礎上，人人都可自由學習檔案管理的基本知識，以促進檔案管理知識的普及。同時能夠促進檔案管理人才的培養，改變人才缺乏的局面，促進檔案管理良性循環。這樣還便于完善檔案管理體系，促進先進的檔案管理技術傳播，使檔案管理人員注重轉變管理理念，不斷充實自我，提升自我，積極做好檔案管理工作。

2.5 強化機構整合，建設數字化檔案館

人才將永遠處于時代的領導者地位，特別是檔案的電子管理等方面，更是一直缺乏復合型人才，往往人才的類型比較單一，這就需要我們不斷強化檔案管理隊伍建設。我們一是要尊重這些管理人才，要尊重他們平時的勞動成果，并要及時肯定他們所做出的成果，積極給予鼓勵，使他們能持續不斷地去努力探尋管理新技術，破解信息化檔案管理工作中的技術難題。二是要不斷調動檔案管理者的工作積極性。檔案管理工作確實枯燥而繁雜，很多人難以對此項工作產生興趣，這就需要我們積極完善獎懲機制，要充分調動他們的工作積極性，為他們創設良好的工作環境，確保他們能在愉悅的環境中積極完成任務。三是要注重人才的資源整合，通過調整使每位有才能的人切實找到適合自己的崗位，并努力發揮自己的所長，為院校的發展做出貢獻。四是要健全管理制度，強化機構整合，努力配備好充足的檔案管理設備，積極引進人才，為院校數字化檔案建設打好基礎。

3 結束語

總而言之，伴隨著信息化技術的快遞發展，高職院校信息化檔案管理的發展時不我待，這就需要檔案管理工作者切實由高素質的管理人才去勝任，并不斷對院校的檔案管理工作提出更高的標準和創新性工作思路。與此同時，檔案管理部門要積極把握時代發展機遇，切實完善并提升基礎設施，還要注重引進管理人才，培育檔案管理隊伍，提升人員綜合素質，使檔案管理工作快速邁上時代發展快車道。

參考文獻

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