大數據背景下檔案管理思維方式的轉變

張麗紅

摘 要：大數據時代的到來給各行各業帶來了新的機遇和挑戰，也為檔案管理工作帶來了更多的便捷性。本文基于大數據的概念和特點，就其對檔案管理工作的價值進行闡述，并針對傳統檔案管理的思維方式轉變和創新策略展開探討，以能夠提升檔案管理信息化建設水平。

關鍵詞：大數據;檔案管理;轉變

將大數據技術應用于檔案管理工作中，不僅能夠幫助工作人員樹立正確的檔案觀，還能夠創新檔案管理路徑，提升管理工作的效率，強化檔案存儲安全和應用。檔案管理單位應當積極重視大數據技術的價值，并建立科學的檔案管理思維，加強對數據平臺的建設，以此促進檔案管理和應用的持續化發展。

1 大數據技術概述

大數據是一種大規模的數據，具體指在一定時間、空間內利用技術獲得數據的采集和挖掘，并對其進行分析和處理，從而為相關決策提供科學的參考依據。大數據技術屬于一種非結構性的數據處理技術，其資源十分豐富，類型很多，數據量巨大且價值密度相對較低。大數據技術的特點就是能夠從海量的數據中心選出需要的信息數據，不僅運算效率很高，且獲得的結果十分鮮明準確，具有一定的預測性[1]。

2 大數據技術應用于檔案管理的意義

2.1 促進智慧城市的發展

隨著信息技術的不斷發展，智慧城市這一概念也應運而生，其不僅體現在城市的基礎設施建設上，還體現在智能檔案管理的建設上。由于傳統的紙質檔案在收集、管理和查閱上都存在不同程度的問題，電子檔案和數字化檔案的管理就凸顯了更多的優勢。將大數據技術應用于智慧城市中，能夠減輕工作人員負擔，提升信息數據的準確性，提升檔案查詢的效率，對智慧城市的建設具有顯著意義。

2.2 促進檔案管理信息化

在以往的檔案管理工作中，大部分都是依據人工的形式，收集資料、填寫數據、分類和歸檔，由于紙質檔案較多，且常常會受到氣候、溫度、濕度等影響，紙質檔案十分容易被腐蝕和風化，保存時間較短。再加上個別工作人員工作不仔細，在收集資料的時候容易出現信息失真，遺漏等現象。因此應用大數據技術，能夠滿足檔案管理的多元化需求，也能夠促進檔案管理信息化，增強檔案資料的真實性和準確性，幫助管理人員提升工作效率。

2.3 實現檔案存儲數字化

檔案的存儲和安全是至關重要的問題，隨著檔案資料的不斷增加，實現最佳檔案資料的存儲具有一定的現實意義。大數據技術能夠建立強大的數據庫和云端檔案庫，也能夠為工作人員提供一個線上存儲的平臺，加強檔案資料的傳遞和共享。與此同時，大數據技術還能夠挖掘檔案背后的信息資料，找出其中存在的風險，將檔案的使用率發揮到最大。

3 大數據背景下檔案管理思維方式和途徑的轉變

3.1 完善數據采集，優化語義轉化

在檔案管理的實際過程中，資料的收集和存儲是十分關鍵的環節。首先，檔案資料的收集必須要確保內容真實準確，通常最常用的方法就是人們手動去收集有用的信息，這樣不僅會浪費大量的時間和精力，還會出現不可避免的差錯。將大數據技術應用于這一步驟中，不僅能夠加強信息數據的采集能力，實現所獲取信息準確可靠，還能夠提升檔案工作效率，為后續的管理和查閱奠定基礎。其次，在對檔案信息進行分類歸納時，傳統的紙質檔案需要一定的物理空間存放，并且在調閱檔案的時候還要一一查找，難度較大。而大數據技術的應用能夠大大節省存儲空間，將相關資料及時上傳到云端檔案庫，系統將編目、索引集成在一起，通過搜索關鍵詞就能在第一時間查閱，不僅大大節省了時間和勞動力，還能夠防止檔案數據丟失，避免了傳統紙質檔案在反復利用后出現的破損現象[2]。

語義轉換功能是一種新興的數據處理方式，一方面其能夠有效的保證檔案信息被利用，另一方面，其還能夠輔助相關人員拓展檢索內容，對員工查詢到的結果進行分析，從而考核所查詢結果是否可靠準確，將相應的資料數據做以更新。與此同時，將歧義消除技術融合其中，還能夠輔助工作人員查閱資料時延伸相關聯的詞匯，篩選出正確的檢索信息，進一步提升檔案管理工作效率。由于檔案管理部門的信息資料規模龐大，工作人員必須要在一定工作時間內容，對檢索質量作出保障。實施優化語義轉換功能，只需要輸入簡單的詞匯就能查閱到想要的信息，大大提升了檔案服務的人性化，滿足了用戶的個性化需求，實現檔案資源的線上下載、線上查閱等功能。

3.2 著重挖掘分析，強化風險管理

檔案管理工作的目標就是服務群眾、服務社會，檔案存在的意義就是給人們利用和共享，為相關決策提供參考。不管是哪一種性質的檔案都包含了大量的有用的信息數據，且具有一定的使用價值。為了提升檔案數據的權威性和有效性，檔案管理部門可以運用大數據技術對其潛在的數據進行挖掘和分析，提煉有價值的信息，確保數據的時效性。還可以實時統計用戶的訪問量，對檔案的檢索情況有一個全方位的了解，并根據不同時間段用戶的點擊量，分析電子檔案的使用情況，并積極收集用戶的意見和建議，整理反饋意見，完善檔案管理系統，降低了檔案管理的成本。

由于大數據技術是基于互聯網之上的，其最大的風險就是安全管理問題。如果檔案工作人員對信息的管理備份不當，很容易造成信息永久丟失和損壞。再加上個別不法分子的惡意入侵，也會對檔案管理帶來不利影響。因此，一方面檔案工作人員需要加強數據保護系統構建，選擇云計算的方式，限制用戶對檔案資源的直接控制，避免了檔案資料的竊取和惡意刪除;另一方面，工作人員還需要建立合理的數據備份和歸檔機制，一旦安全機制失效造成數據丟失，工作人員也能夠通過備份實現快速的信息恢復[3]。針對一些保密性較強的檔案，工作人員還需要設置專門的權限，通過防火墻、用戶動態密碼登錄等方式，提升檔案資料的安全性，防止不必要的泄露。尤其是關于一些紀檢部門、審計部門需要調取佐證的材料，檔案管理人員需要按照用途劃分檔案使用權，并規定相應的職權范圍。

3.3 實現資源整合，深化加工處理

大數據技術的應用還能夠將各個部門的檔案資源進行整合，一方面體現在對檔案資料的占有程度上，另一方面體現在對各個部門的檔案信息進行調取和管理上。為了適應智能化建設的發展趨勢，借助大數據技術能夠將各個部門的檔案信息由分散到集中，由無序到有序，通過對檔案資源的整理、組合形成統一的服務體系，對各項檔案資源實現優化配置。與此同時，大數據技術還能夠按照提供優質服務的需求對檔案資源進行整理加工，除了傳統的檔案接收、整理與發放等被動職能外，還可以開展檔案知識服務等主動管理服務。檔案部門依據不同用戶的需求分析，建立數據模型，能夠在原有的基礎上，對海量數據實時相關性分析，進而把握數據之間的本質關系，最大限度發揮檔案的利用價值，真正達到“檔案數據庫”變成“戰略論證庫”的目的，不斷為企業單位和社會發展提供參考。

4 結語

大數據技術對于檔案管理工作帶來了更多的便捷和積極影響，能夠提升檔案管理工作的質量和效率，降低其風險和不穩定性。各個檔案管理部門一定要積極重視大數據技術的價值，并將其充分融入到實際工作中，由此不僅能夠提升其競爭力，還能夠強化檔案資料的地位和作用。

參考文獻

[1]魏東奎.大數據技術在檔案管理中的應用[J].科技風，2020（16）：98+100.

[2]王輝.大數據視角下檔案信息化管理的有效途徑探究[J].科技風，2020（16）：104.

[3]丁琦.大數據視角下企業辦公室檔案管理的思考[J].科技風，2020（16）：210.