大數據時代文書檔案管理及信息化應用的策略研究

廖丹丹

摘 要：大數據時代的到來，已經逐漸改變了各個領域的工作模式，在文書檔案管理方面也不例外。但文書檔案管理想要跟上大數據的步伐，還需進一步改革。就現在的很多文書檔案館來說，其中還存在很多弊端，因為工作人員還未認識到大數據時代的必要性。傳統的管理模式已經不適應現在時代的發展，需要管理人員盡快完成改革，另外，現在網絡信息技術的便利可以為檔案管理提高工作效率，應該合理利用現在的科技進行工作。本文通過現在文書檔案管理信息化現狀，分析了大數據時代檔案管理面臨的挑戰，論述了未來大數據時代檔案管理應該對應的策略。

關鍵詞：大數據;檔案管理;挑戰;應對策略

大數據（big data），是由維克托·邁爾-舍恩伯格提出的，自大數據概念提出后就在業內引起了軒然大波，特點可分為五條：大量、高速、多樣、價值、真實性[1]。后來因為大數據可以很高效的為企業整合數據，已運用在各個大型企業。在大數據時代下，文書檔案管理也應該順應時代的潮流進行改革，傳統的模式只在意對于檔案的整理與保存，就現在的情況來看這種模式的管理過于局限，并沒有好好利用其中的資源。所以在接下來的改革中對書文檔案管理工作提出了新的要求。在書文檔案管理工作中廣東省核工業地質局檔案館的改革就適應了時代的要求，在接下來的改革中可以學習廣東省核工業地質局檔案館的先進科學手段，為接下來的工作提供思路。

1 檔案管理信息化現狀

信息技術的發展推動了檔案管理工作性質的變革，廣東省核工業地質局檔案館為了適應時代的要求，深入學習大數據理論，積極進行改革，將檔案信息整合到網絡信息上。并為以后工作帶來了便利，在開展工程中取得了一定的成果。但是其它文書檔案管理企業在改革過程中并未對大數據認識徹底，還存在以下幾方面的問題：

1.1 檔案管理中應用大數據技術的意識差

上文中提到，工作人員對大數據并未認識徹底，所以在日常的工作中對大數據的使用并未得到足夠的發揮，導致工作開展不順利。這就要求工作人員深入學習大數據理論，將工作中數據處理水平低下、使用方法不當等等原因解決掉，為接下來工作提高效率。另有原因表明，大數據使用不恰當，是因為公司的管理體制不充分，這些原因都是影響大數據合理適用的直接原因。各個企業應該認真學習廣東省核工業地質局檔案館的改革態度，在改革前一定要深入學習大數據理論。

1.2 單位各個部門的管理數據相對獨立

就管理局而言，每天整理的文書都是不同的，內容也曾多樣化發展。所以在整理文書時需要將各個部門的資料整合到一起，方便以后工作中對各類文書的數據整合，也方便上級管理人員的檢查，可以避免很多不必要的麻煩。但在實際工作中，各個部門是相處協助、相互監督的形式存在，再加上各個部門所負責的工作內容是不同的，這就表明在數據收集時會有難度，如果工作不仔細，造成數據遺漏問題，那么大數據最終得到的數據會不精準。現在各個部門的職責獨立性為文書檔案的管理增加了難度[2]。

1.3 缺乏對檔案信息統一管理

在大數據環境下，公司要對各位入職員工進行采集信息，所以檔案管理也應該將員工的檔案合理保存，在以前員工的資料都是以紙質的方式保存的，甚至沒有獨立的地方放置員工的資料，所以就造成信息不完整，直接影響數據錄入的完整性。

2 大數據時代檔案管理面臨的挑戰

2.1 管理方式發生變化

隨著大數據時代的到來，對文書管理方式的要求也有所提高，廣東省核工業地質局檔案館同樣面臨一樣的問題，和其他企業一樣注重對館內檔案的收藏，并未認識到合理利用檔案的優點，嚴重形象了檔案管理的發展。所以我國的檔案管理應該積極學習大數據理論，注重對檔案數據的整合，建立完整的檔案數據系統。將往日紙質的數據信息錄入到多媒體中，因為電子版的數據更容易保存，為接下來的工作提供保障，要切實把檔案變成一種數據資源，而不是一堆可有可無的廢紙。經現在調查管理局對檔案的保存還過于傳統，利用大數據進行信息化檔案管理還有待時日。

2.2 檔案管理工作內容和重心的轉變

在現在社會，要求轉變檔案管理工作內容和重心。上文中提到過，傳統的檔案管理只負責將檔案的信息按照類目進行整合，而現在大數據時代下要求建立數字檔案，有完整的數據庫。將以往的工作內容與重心放在信息化的管理技術下，嚴格把控對檔案的審核，要確保檔案的真實性，保證大數據的精確。只有在真實的情況下，才能挖掘出真正有潛力的信息。經數據調查，傳統的檔案管理工作效率低下，費時、費力。在對檔案進行分類、歸檔時都相當復雜，因為文書檔案已經隨著社會發展呈現出多樣化的特點，自然就造成上文中所說的歸檔復雜與工作效率低下的問題，手忙腳亂的情況下已經無心對數據潛在價值的開發[3]。

2.3 檔案管理人員素質要求提升

因為以往對檔案管理關注度不高，所以就造成了檔案管理工作人員的專業素質差的后果。加上傳統的檔案管理工作太過單一，工作難度并不高，在招收工作人員方面都是采用兼職制的模式，只是簡單的將檔案進行分類、歸檔、存取。這種模式的管理工作并不需要專業的人員操作。但是隨著大數據的到來，對檔案管理人員的素質有了提高，要求管理人員需要具備計算機應用技術，因為要將紙質檔案歸屬到計算機上，從而建立一套完整的數據。世界的變化是日新月異的，在招聘檔案管理人員時要招收一些能夠接受新鮮事物以及理念的工作人員，有較強的變通能力和服務理念，確保在未來的工作中能夠適應。

3 大數據時代檔案管理的對應策略

接下來，我們可以看看廣東省核工業地質局檔案館在應對大數據時代下的檔案管理，如何將傳統的工作模式改革成信息化的檔案管理，上文中提到過的不足同樣也是廣東省核工業地質局檔案館的不足，所以具備一個先進的理念是改革成功的重要因素。

3.1 更新檔案管理理念

由于傳統的檔案管理工作不受人們的關注。而導致工作管理人員專業素養的缺乏。以至于檔案管理工作遲遲止步不前。隨著大數據時代的到來，廣東省核工業地質局檔案館認識到了其中的不足，決定加強對檔案的管理，提升工作人員對改革的重視度。從培養專業人才開始抓起，向社會公開招聘相關專業人才，另外聘請相關人員對內部人員進行培訓，從而為改革做好人才儲備。其次將紙質的檔案歸屬到計算機上，建立一個數字模型，將檔案實現信息化，注重對檔案內潛在信息的開展與研究[4]。

3.2 加快檔案管理職責內容和重心的轉變

大數據時代下，對檔案管理的工作有了進一步的提升，不再是以前對檔案的信息收集、分類整理、類目歸檔之類的單一要求。廣東省核工業地質局檔案館在進行人才培養后，將檔案實現數字檔案和文字檔案的統一管理。在思想上有了提升，已經不再是被動地接收檔案、歸檔檔案，而是主動研究檔案里的資源，再次進行資源開發。因此，從被動接收演變成為主動服務，是廣東省核工業地質局檔案館人才培養的主要目的。隨著管理人員的服務意識不斷提高，已經認識到檔案資料真實性的重要性，在研究檔案潛在價值的同時也會認知考察檔案的真實性。另外還要動員全體員工的積極參與，對信息化檔案管理提出自己的意見，只有全員共同努力，才能達到文書檔案信息數字化的管理體系。

3.3 提升檔案管理者的綜合素養

大數據時代，對文書檔案管理提出了全新的要求，上文中講到的檔案管理工作內容和重心的轉變和檔案管理人員素質要求提升，是改革過程中最重要的兩點。這兩點都需要檔案管理人員有較高的綜合能力。因為檔案管理人員的專業素質直接影響了信息化檔案管理的改革質量，所以廣東省核工業地質局檔案館把精力放在了培養一支高素質的人才隊伍上面，做好人才貯備的同時也要注意對專業人才道德素質的培養。現在信息化時代，網絡的傳播速度非常快，共享性是網絡的一大特點，所以廣東省核工業地質局檔案館要保護好檔案資源，避免有心之人惡意操作，使信息泄露。同時還要制定一套晉升制度，避免人才的流失。

4 結束語

綜上所述，廣東省核工業地質局檔案館應時代的要求，積極進行文書檔案管理信息化的改革。將傳統模式的弊端一一列舉，面對人們對檔案管理的不重視與工作效率低下等問題，全面突破。只有從思想上重視檔案管理，才能進行對檔案管理工作的資源開發與利用。另外，重視對專業人才的培養和對人才道德素質的樹立。相信未來的廣東省核工業地質局檔案館會在時代的帶領下越走越遠。

參考文獻

[1]彭海燕.大數據時代文書檔案管理及信息化應用分析[A].中國智慧工程研究會智能學習與創新研究工作委員會.2020年社會發展論壇（西安）論文集[C].中國智慧工程研究會智能學習與創新研究工作委員會，2020：6.

[2]劉鑫.“互聯網+檔案”大數據時代服務方式——針對高校的檔案公共服務電子政務平臺[J].蘭臺世界，2019（01）：57-59.

[3]鄢玲俐，徐正富，屠剛，鄧德鵬，朱景文.淺談企業檔案信息化和數字檔案館的建設——以江漢機械研究所為例[J].辦公室業務，2018（24）：123+135.

[4]冉晉.大數據背景下區域性高校檔案資源的開發與利用[J].赤峰學院學報（自然科學版），2016，32（07）：99-101.