高職院校網上報銷系統優化對策探析

賀春桃

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，高校的信息化建設不斷加強，國家也加大了對職業教育的投入，武漢軟件工程職業學院傳統的報銷模式開始逐漸向網上報銷模式轉變，網上報銷模式確實方便了廣大教職工，也在很大程度上緩解了財務人員的工作壓力，但是在實行過程中也出現了不少問題，本文針對這些問題提出了一些意見和看法，為優化學校網上報銷系統提供一些參考。

關鍵詞：網上報銷;對策;內控;風險防范

中圖分類號：F23文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.16723198.2020.25.049

為了促進高等職業教育高質量發展，國家逐漸加大對職業院校教育的資金投入，武漢軟件工程職業學院的收支規模和經濟業務也在不斷擴大，這在一定程度上給我校財務管理工作帶來了巨大的壓力。我校領導深刻認識到傳統的以紙質為媒介的報銷模式已經不能適應學校的發展需求，傳統的報銷方式不僅費時、費力，還容易造成誤解和摩擦，加大了財務人員的壓力，嚴重制約了學校報銷管理的便捷性和高效性，所以基于互聯網為基礎的網上報銷模式已經迫在眉睫。

武漢軟件工程職業學院財務資產處于2019年同天津天大天財公司合作，研發出了一套網上報銷系統，網上報銷管理系統投入使用后，確實在一定程度上能夠規避傳統的報銷模式帶來的很多弊端，使報銷不再完全受時間和人員變動的影響，能在很大程度上緩解報銷難的現狀，有利于緩解財務人員的壓力，給全校教職工提供了一個方便、快捷的報銷環境，大大規范了報銷流程，同時也有利于加強預算項目的管理。但是和很多高職院校的網上報銷模式一樣，我校的網上報銷模式也存在很多弊端。

1我校網絡報銷模式存在的弊端

（1）目前我校的網絡報銷模式還是處于半自動化的狀態，對報賬人員的要求比較高。網上報銷模式不僅要求報賬員懂基本的計算機知識，還要求他們具備一定的財務知識，尤其是在選擇資金性質時往往受預算指標的限制，導致報賬員遇到很多問題，所以一些報賬人員寧愿在報賬大廳排隊等候，也不愿意填錯了經會計人員審核后退回再修改，這也沒有從根本上解決財務人員的壓力問題。

（2）我校的網簽系統還沒有建立起來，導致報賬人員在網上填完相應的內容后，還要找相應的經費負責人簽字和審批，這個環節需要花費大量的時間，使得用戶并沒有體驗到效率和便捷，所以很難達到在全校推廣的目的。

（3）網上報銷系統沒有和預算申報系統完全結合起來。預算申報系統主要是各部門申報的項目與指標金額，但由于目前我校預算申報系統的項目和指標金額時常會發生變動，有的部門預算申報時比較隨意，經常存在加減項目或金額的情況，所以財務預算管理人員在給某些部門的項目下達指標時，為了防止后期因為不準確要收回指標或者增加指標的情況，所以預算申報系統給很多部門設定的指標不是最終數，這就導致了網上報賬員指標選擇時會有誤導，影響報賬的準確性。

2我校網上報銷系統存在問題的主要原因

我校實施網上報銷以來，在試運行期間結果往往令人并不滿意，究其原因是多方面的，主要包括以下幾個方面。

2.1網上報銷系統受內部控制不完善的制約

學校的規章制度和內部控制管理制度本身存在漏洞，使得各部門在填報預算申報系統時存在不用填的十分精確，后期需要增減項目或指標都可以打報告變更的心理，這就導致網上報銷所看到的項目或者金額不是那么準確，為財務人員和報賬員增加了難度。

2.2網絡報銷系統功能不夠齊全所致

報銷體系沒有包括網上報銷的財務規章制度和所有報銷的業務類型，也沒有配套網絡審簽，沒有短信或短信推送服務以及財務信息查詢等功能。

2.3財務部門和各學院、其他各部門之間溝通不暢通所致

學校分為教學部門、行政部門和教輔部門，人數比較多，財務部門推行網上報銷，需要各個部門的大力配合，這需要花費大量的時間去溝通、解釋，并不一定能夠得到各個學院和部門的配合，往往因為一些原因導致效果并不是很明顯。

3我校網上報銷系統優化的主要對策

3.1完善我校內部管理制度

軟件不可能解決所有的問題，網上報銷系統存在的弊端歸根結底就是因為我校內部控制存在缺陷，導致網上報銷系統的發展受到阻礙。我們要保證財務流程標準化、學校內部規章制度嚴謹化，保證網上網絡報銷系統覆蓋所有的報賬類型，強化財務管理，實行預算實時監控，要嚴格按照規章制度辦事，避免領導干預、人情審核這樣的內控風險，要提升學校領導人員、各部門負責人、財務人員和報銷人員內部控制的認識，實行在財務制度面前人人平等的氛圍，這樣才能保障財務網絡報銷制度的正常運行，嚴謹的內部控制管理制度也會將風險降低到最低程度。

3.2嵌入網簽功能

一張報銷單往往需要多級領導審核，尤其是重點項目更是需要層層審核，但是領導一般都是公務纏身，找齊領導簽字十分困難。如果在網上報銷系統嵌入網簽功能，使得相關領導簽字不受時間、地點的限制，就會很大程度地減輕了領導工作壓力，也解決了報銷環節因為簽字影響工作效率的問題。當然網簽既要做到程序簡潔，也要保證系統安全。

3.3增強系統內溝通功能

財務處要和軟件公司在網上報銷系統內建立一個多部門、多用戶的在線溝通平臺，解決網上報銷時產生的信息孤島問題，可以通過QQ群、微信群等在線答疑，交流經驗，這樣不僅可以向廣大用戶收集到意見和建議，還可以實現財務報銷信息共享，達到推廣網上報銷系統的目的。

4結論

綜上所述，我校的網上報銷系統是一項比較復雜的工程，必須解決當前出現的問題，獲得大家的理解與支持，并保證用戶有良好的體驗，才能在全校推廣，從而提高大家的工作效率。

參考文獻

[1]王振宇.紅河衛生職業學院網上報銷管理系統的設計與實現[J].萬方數據庫，2018.

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