新時期民政檔案信息化管理與利用問題探討

尹登銀

【摘要】民政檔案管理工作在社會中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文主要探討新時期開展民政檔案信息化建設工作的重要性、分析我國現(xiàn)階段民政檔案信息化管理與利用中存在的問題，并尋找相應的改進措施。

【關鍵詞】民政檔案;信息化;管理;利用

我國民政檔案管理工作的執(zhí)行部門主要是民政局，其主要職責是保障所在地區(qū)居民的基本生活權益，維護社會穩(wěn)定與發(fā)展。新時期社會形勢更加復雜，民政檔案管理工作同樣面臨著一系列的挑戰(zhàn)，互聯(lián)網的出現(xiàn)使人們的生活節(jié)奏不斷加快，同時對民政檔案獲取和處理的速度和準確性也提出了更高的要求。為了保障民政部門工作職能的正常發(fā)揮，更好地服務于社會，民政檔案管理信息化建設工作勢在必行。民政檔案的信息化建設工作主要通過利用計算機將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為數字檔案進行存儲，建立相應的民政檔案數據庫，并對其進行一定的整理、開發(fā)和利用。

一、新時期民政檔案信息化建設工作的重要性

（一）民政檔案信息化建設有利于提高工作效率。在互聯(lián)網尚未普及之前，民政檔案存儲媒介主要是紙質工具，當工作人員想要進行信息檢索及處理操作時，必須要依靠手工操作，同時由于民政檔案數量眾多，想要對特定某一人的信息進行查找，需要消耗大量的時間和精力。工作人員在對所需要的檔案進行處理時還要經過一系列復雜的程序和交接手續(xù)，這同樣會降低工作效率，檔案查詢和處理的難度使得現(xiàn)有資源的利用率下降，其應有的服務功能同樣也會降低。在信息技術問世之后，我們可以通過建設信息化民政檔案管理平臺，將紙質檔案以數字媒介進行存儲，并建立具備檢索、處理等功能的數據庫，大大降低檔案查詢的難度，節(jié)約時間，提高工作人員的工作效率。

（二）民政檔案信息化建設有利于充分開發(fā)和利用現(xiàn)有資源。開展民政檔案信息化建設工作可以對原有紙質檔案進行整理歸類，實現(xiàn)現(xiàn)有資源的合理分配和科學使用，促使民政檔案管理工作實現(xiàn)信息化、數字化和規(guī)范化，提高對現(xiàn)有資源的利用率。通過利用信息技術建立標準數據庫，可以減少在檢索時由于數目過大而造成的無法找到所需檔案的情況，還可以避免存儲時發(fā)生的意外損壞。在信息化管理平臺中通過關鍵詞進行檢索，可迅速找到所需要的全部內容，工作人員根據需要進行篩選，從而提高資源利用率。

二、新時期民政檔案信息化管理與利用問題

（一）民政檔案信息共享程度不夠。現(xiàn)階段，我國各地區(qū)民政局所存儲的個人檔案之間共享程度不夠高，處于同一省的民政部門之間可以實現(xiàn)資源共享，而異省之間的民政檔案則處于不透明狀態(tài)。以婚姻登記為例，登記者在相應地區(qū)的民政局進行登記結婚時，工作人員在系統(tǒng)中只能看到本省的信息，無法查詢在其他省的婚姻登記狀況，若登記者在其他省市處于已婚狀態(tài)而在本市系統(tǒng)卻無法查詢，登記者就可以實現(xiàn)跨省重婚，此時經辦婚姻登記的工作人員就會存在風險。由于民政檔案共享程度不夠，可能導致一些不法分子鉆空子，不僅會給經辦工作人員帶來風險，還會給普通民眾造成精神財產損失。

（二）管理部門對于民政檔案信息化建設重視程度不夠。通過對我國各地區(qū)民政部門信息化建設成果的調查分析，我們可以發(fā)現(xiàn)當前還有許多管理人員沒有認識到實行民政檔案信息化建設對于開展工作的重要性，許多單位的信息化建設僅僅是搞形式主義，雖然也有相應的進展，但其主要目的是為了應對相關領導部門的檢查，信息化管理平臺相應的功能模塊還不夠完善。同時由于上級領導的重視程度不夠，工作人員在開展民政檔案信息化建設工作之時缺乏必要的支持和配合，進而影響整體進程。

（三）基礎設備配置不夠完備。民政檔案信息化管理和利用工作的開展需要與其相匹配的硬件設備和軟件設備，但在工作中由于上級領導重視程度不夠和經費限制等原因，許多地區(qū)民政部門的基礎設施配置還不夠完善，數量也遠遠無法滿足工作需求。對民政檔案進行信息化管理與利用不僅需要依靠計算機、存儲器等硬件設備，還需要相應的操作軟件、數據庫等軟件系統(tǒng)，為了實現(xiàn)各地區(qū)之間的傳輸和共享，必須要保證網絡連接。目前我國基本實現(xiàn)了網絡的全覆蓋，民政部門的計算機配置也基本可以做到全面覆蓋，因此民政檔案信息化管理和利用工作中基礎設備配置的重點是操作系統(tǒng)和相應的數據庫，軟件設施的不足是制約信息化管理工作發(fā)展的一個重要原因。

（四）民政檔案信息化管理規(guī)范程度不夠。利用信息技術進行民政檔案的管理和利用工作是一個全新的實踐，此前我們并沒有相關的管理經驗，因此現(xiàn)階段在開展工作之時還存在著許多的問題，需要重點解決的就是管理規(guī)范化程度不夠問題。各地區(qū)在進行民政檔案數據庫建設之時需要收集信息，但目前還沒有制定規(guī)范化的收集標準，因此工作人員所收集的資料和檔案可能存在內容丟失或者格式不規(guī)范的問題。其次，民政部門對于信息化檔案的整理程序沒有通用的標準，導致工作人員在查詢和操作過程中存在困難。同時信息化操作系統(tǒng)在調閱檔案時的審查程序缺少規(guī)范化，在外部人員訪問時有可能存在泄密風險。

（五）工作人員素質與能力不匹配。民政檔案信息化管理與利用工作的開展與傳統(tǒng)的檔案管理工作方式不同，工作人員不僅需要具備相應的民政檔案管理經驗，還需要對計算機技術進行一定的了解，能夠正確使用現(xiàn)有的信息化操作系統(tǒng)。但通過對目前民政部門工作人員能力和素質的調查結果看，能夠熟練操作信息化管理系統(tǒng)的人數比較少，絕大部分工作人員缺乏對計算機知識的了解和應用，在操作時也往往會出現(xiàn)失誤，進而影響工作效率。

三、新時期民政檔案信息化管理與利用措施

（一）完善現(xiàn)有民政檔案信息化管理系統(tǒng)。為了解決上述問題，民政部門的首要任務是完善現(xiàn)有的民政檔案信息化管理系統(tǒng)，提高資源共享的程度，建立相應的規(guī)范化管理標準。各部門領導應加強對民政檔案信息化建設的重視程度，加大資金投入，以完善各部門基礎設施配置，保證工作的正常開展。工作人員在進行信息化資料庫數據收集工作時要嚴格遵守現(xiàn)有的法律法規(guī)，務必保證所收集內容的準確性。同時為了保證工作開展的規(guī)范化，相關部門應加緊制定相應的規(guī)范化管理標準，明確各個部門的職責和任務，做到分工明確，同時對于借閱等流程也要進行規(guī)范化，以減少檔案泄露的可能性。

（二）提供工作人員素質與能力。工作人員的素質和能力決定了民政檔案信息化管理和利用工作開展的有效性，現(xiàn)階段很大一部分工作人員對計算機技術的了解不夠，使得信息化管理系統(tǒng)的職能無法得到充分發(fā)揮。因此民政部門應組織開展相應的專業(yè)知識培訓活動，提高工作人員的應用能力和動手操作能力，提高其工作效率。

（三）建立相應的安全保障體系。民政檔案信息化管理系統(tǒng)雖然脫離了傳統(tǒng)的紙質存儲設備，但依然會不可避免地面臨一系列安全風險，因此做好安全保障工作對于民政部門和廣大人民群眾是至關重要的。信息化管理系統(tǒng)所面臨的風險一方面來源于內部工作人員的操作失誤，另一方面來源于外部病毒的攻擊。因此民政部門一方面應聘請專業(yè)的計算機工作人員建立全面可靠的安全保障系統(tǒng)以減少被外部竊取機密的可能性，另一方面應加強對內部工作人員的管理，通過講座宣傳等形式提高其安全意識。

四、結語

利用信息技術開展民政檔案管理和利用可以大大提高工作效率，提高民政部門的服務水平。但現(xiàn)階段信息化管理與利用工作中依然存在一系列的問題需要解決，民政部門應結合社會發(fā)展實際，不斷完善其信息化管理系統(tǒng)，提高員工的工作能力，加快實現(xiàn)資源共享。

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