信息技術服務于人事檔案管理工作研究

林亦夏

【摘要】近些年，信息技術和信息管理系統的發展大大提高了人事檔案管理工作的效率和質量。但是將信息技術應用到人事檔案管理工作過程中存在很多問題，這些問題限制了檔案管理工作的開展。本文就信息技術在人事檔案管理中的相關問題進行研究，更好地促進我國檔案管理工作的開展。

【關鍵詞】信息技術;人事檔案管理;問題

一、檔案信息管理的重要性

目前，以互聯網技術為核心的信息技術被廣泛應用于各個行業，極大提升了各個行業工作的效率。在傳統的檔案管理過程中，各種檔案信息需要使用紙質介質進行存儲，但是使用紙質介質進行儲存具有一定的安全隱患，在存儲過程中會受到外界環境的影響，這樣就能夠使得一些重要的信息丟失。但是信息化技術能夠有效解決這個問題，目前通過相關的信息管理軟件和管理系統能夠將檔案信息儲存在數據庫或者是硬盤、磁盤中，這樣就保障了信息在儲存過程中不會隨著時間的推移出現信息的丟失等問題。這種技術大大提升了企業開展信息管理的效率和質量。所謂的信息化管理過程就是通過利用信息管理系統和信息管理技術來對于相應的檔案信息進行分類、管理和儲存，在儲存過程中需要按照我國檔案管理的相關需求和相關要求進行相應的管理存儲，從而便于查閱和整理。

二、檔案信息管理存在的問題

（一）檔案管理人員的綜合能力水平不高。信息管理應用大大提升了檔案管理的效率，傳統的紙質檔案管理不但管理效率低，而且不便于信息長時間儲存。但是信息技術應用于檔案管理過程中對于管理人員提出了新的挑戰，檔案管理人員大多數不具備檔案專業知識，在軟件管理能力方面也有所欠缺，這樣對于開展工作十分不利。信息管理系統需要管理人員有效掌握軟件相關使用以及對于數據庫等知識有所了解，這不同于傳統檔案管理，傳統的檔案管理僅僅需要工作人員掌握信息管理的相關知識，能夠對于檔案進行有效整理、分類和存儲，但是在信息化的條件下，對于管理人員的信息管理能力有了更高的要求。此外，檔案管理也是一項服務和管理工作，對于管理人員的創造力并不高，這樣導致管理人員的綜合業務能力不強，信息化管理技術和軟件應用對于他們來說是一個新的挑戰，企業在發展和建設過程中，需要建立完善的績效考核機制來不斷督促管理人員綜合能力的提升，從而更好地提升他們的綜合能力。目前很多單位的考核指標過于陳舊，很難有效激發管理人員的積極性，導致管理人員開展工作時積極性不高，不利于提升檔案管理工作效率。

（二）信息管理系統存在著很大的安全隱患。現階段，為了檔案管理信息系統的安全性，很多單位應用了很多技術手段，其中一個十分常見的技術是通過交換機的端口綁定實際的MAC地址和IP地址來抵御外界黑客的非法入侵，這種方法具有一定的效果，但是在長期應用過程中也存在很大的安全隱患，主要表現在以下幾個方面：第一，在將端口和主機綁定的過程中，需要對于每一臺電腦進行相應的設置，這樣顯著增加了工作的強度和難度，而且設置過程十分繁瑣。第二，隨著黑客入侵技術的提高，黑客在選擇入侵過程中能夠輕易修改實際電腦的MAC和IP地址，或者直接偽裝成相應的地址進行入侵，這樣就能夠輕易蒙蔽信息系統，從而輕易進入系統當中獲得所需要的數據。這種技術目前已經被時代淘汰。信息系統安全管理系統建設主要是提高系統對于外部惡意攻擊的抵御，從而成功將各種外界入侵進行有效攔截，但是目前使用的入侵攔截相關技術具有一定的局限性，在攔截成功率和可靠性方面還存在著很大的問題?，F在大多數企業系統使用的是IDS入侵檢測系統，這種系統具有一定的優勢，對于一般的入侵具有一定的攔截能力。

三、信息化條件下檔案管理與服務創新的建議

（一）加強信息系統建設。新時期對檔案管理人員使用信息能力提出了新的要求和新的期望，不僅要求管理人員具有較強的業務能力，同時又要具有良好的對外溝通和服務能力。另外，還要具有相關信息軟件使用的相關經驗。平時工作中要加強檔案管理者信息技術培訓，尤其培訓使用信息管理系統的能力。每一個單位對于信息技術的能力要求是不同的，因此各個單位在建立自己的檔案信息管理系統時，要從實際情況出發，從而使得信息系統更好地服務于單位的檔案管理工作。另外，為了使得管理人員更好開展社會保險管理工作，必須在工作中熟練掌握各種信息管理軟件和信息管理系統，因此單位需要加強對于管理人員的培訓力度，從而更好幫助檔案管理掌握相關管理技術。

（二）制定合理的考核制度和培養計劃。為了更好促進信息技術在人事檔案管理中的應用，需要企業制定新的考核機制，從而更好激發檔案管理工作的積極性。在制定績效考核機制的過程中，可以結合信息技術相關特點來對員工進行考核，督促他們掌握相關軟件使用以及管理系統的使用。在具體考核指標量化過程中，可以結合企業實際發展需求來制定，考核目的是為了幫助員工發現工作中存在的不足，幫助員工提升自己。同時，為了普及檔案信息管理系統相關知識，企業在制定職員的培訓計劃時，要充分結合自身檔案建設的方向來制定合適的培養計劃，使得檔案管理人員盡快掌握檔案管理的技巧和專業技能，提高員工的專業素質和能力水平。

（三）加強電子信息技術的應用。為了更好地將信息化技術應用到人事檔案管理過程中，首先要做好信息系統安全防護技術。人事檔案是十分重要的機密資料，一旦數據泄露，就會造成十分嚴重的損失，因此為了加強信息系統安全建設，企業需要根據人事檔案管理需要，落實好信息安全防護系統建設過程，使得這個防護系統能夠將入侵檢測和入侵防護更好結合在一起，從而更好抵御外部的惡意攻擊。在構建管理系統過程中，需要從以下方面出發：第一，要對于企業系統防護系統登記和防護能力進行科學合理地評估，對于系統存在的安全漏洞進行詳細排查，從而制定更加完善的修補方案，通過建立不同的權限訪問制度來加強對于核心數據的保護力度。第二，要加強對入侵檢測系統的建立，有效防止各種非法入侵和病毒攻擊，充分利用強大的殺毒軟件和相關信息安全技術，保障信息系統防護等級，從而維護企業內部數據安全性和穩定性。經常提醒相關人員進行殺毒軟件和系統補丁的升級，從而提高相關工作人員的安全防護意識，從而有效降低潛在的信息安全風險。第三，建立完善的信息服務管理制度，完善緊急服務系統，做好關鍵數據的備份，同時利用數據恢復技術及時恢復重要數據。通過完善管理來提高信息管理的質量，從而提供更加優質的服務。

四、結語

綜上所述，信息技術應用于檔案管理過程顯著提高了管理效率，但是與此同時，也帶來了很多問題，這些問題需要從管理和技術兩個角度出發進行解決，從而提高檔案管理的質量。

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