事業單位檔案管理信息化建設研究

王茜茹 田欣

【摘要】將事業單位的檔案管理工作與信息建設工作系統有機地融合起來意義重大。本文結合這一話題展開相關的探討：首先明確了事業單位做好檔案管理信息化建設的價值所在，其次詳細明確了現階段廣大事業單位在強化檔案管理工作過程中存在的不足之處。具體改善意見肯定是在深刻剖析存在問題的基礎上展開的。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;信息化;建設;問題;水平

檔案管理是保存企業原有文件的重要手段，當然對于廣大事業單位來講也是如此。事業單位在開展檔案管理工作的時候應該一改傳統管理手段，強調新型管理模式的應用。而新型管理模式必須強調信息技術的應用，先進的信息手段以及技術實現無紙化信息資源朝著信息化的方向轉變，數據庫一旦建立肯定涉及全體層面的，同時目錄數據庫也是為了相關工作高效展開而設置的。事業單位的檔案管理工作應該結合實際情況選擇工作模式，不能過分依賴于信息化技術手段。應該與傳統管理手段有機結合起來，保障整體的管理效率才是根本目的。

一、目標研究工作與信息化管理工作融合的意義

對于檔案相關材料展開專業化的管理，應該關注與信息管理工作之間的默契配合。事業單位在整個社會大環境中扮演著重要角色，所發揮的作用也是其他組織無法替代的。為此，事業單位方方面面的工作都應該高效展開，只有這樣，每一項公共事業工作才得以有條不紊地開展下去，當然檔案管理工作肯定包含在內。事業單位檔案管理努力朝著信息化管理的方向前進，與社會事業的和諧穩定發展需求相符合，同時也符合廣大人民群眾日益增長的物質文化需求。事業單位的檔案管理工作記錄著社會的進步和發展，當然也承載著歷史的實施，是保障整個社會大環境和諧穩定發展的關鍵。強化目標研究工作的信息化建設符合檔案管理工作本身的發展要求。要知道這個社會本身的發展速度飛快，我國的社會主義市場經濟又迎來了快速發展的好時機，所以在這個發展的過程中，檔案管理工作展開凸顯了目標意義，事業單位的各項工作都應該在穩定的狀態下有條不紊地開展，那么如何保持穩定則是重點思考的問題，檔案管理是保障穩定的關鍵條件之一。原始材料必須得以良好保存，各類相關材料也應該得到高效利用，而這一切工作的實現都需要借助檔案管理工作來實現，信息化時代的到來，推動事業單位工作的提升，事業單位應該格外關注檔案管理工作，關注信息化建設水平。自身的工作效率全方位展開，傳統的管理將很多時間浪費在這方面，而實現信息化建設則節省了很多時間。

二、目標建設工作展開面臨的兩大任務

（一）實現目錄數據庫系統以及全文數據庫系統的建設和完善。目錄數據庫系統的建設工作相當重要，在建設過程中還應該進一步強調全文數據庫系統的建設，這是保障管理水準穩步提升的法寶。當務之急是強化檔案數據庫建設，計算機檢索系統軟件得到有效應用。建設初期加速實現事業單位現代檔案管理、入庫等等;另外，應用頻率高的檔案資源信息化進程有必要進一步推進。

（二）電子文件的存檔工作有很多技巧可言。借助電子化管理實現電子文件的存檔，有很多工作技巧需要廣泛關注。在信息時代，事業單位享受到電子辦公系統帶來的好處，對應的檔案管理信息化也越來越深入。各類電子文件的數量很多，當然在管理過程中應該保障文檔的全面性，否則就失去了管理的價值。電子檔案的安全性得以強化，實現電子檔案的全方位保護。

三、目標研究工作展開環節困難重重

（一）信息建設工作沒有及時有效地更新。檔案管理信息化建設平臺的更新速度必須跟上發展的需要。當前來看，很多事業單位在建設自身的檔案管理系統時雖然表面上看著積極，但是實際工作重視程度不足，很多設置更新不到位，部分職員的資料沒有得到及時的更新，導致與其相關的很多工作受到不同程度的干擾。

（二）信息化建設平臺的利用效率需要在現有的基礎上提升。整體利用效率不高失去了平臺建設的價值。很多事業單位展開檔案管理信息化建設的目的就是提升效率，節省開支，但是就當前建設現狀來看，明顯存在利用率不到位的情況，而這恰好是事業單位檔案管理信息化平臺建設過程中的瓶頸。

（三）相關管理者的綜合業務水準不到位。事業單位強化檔案管理信息化建設離不開相關工作人員的積極配合與支持。當前很多事業單位開展自身檔案管理信息化建設的過程中缺乏專業化建設，人員素質明顯與發展需要不匹配。

四、目標研究工作的展開路徑

（一）強化軟硬件的建設力度。首先做好軟硬件的建設力度。這樣事業單位檔案管理信息化建設才能夠有條不紊地推進，硬件要求逐步提升，與之對應的配套設施也應該愈發完善。基礎設施完善，檔案系統的維護等等都離不開資金支持，所以資金投入也應該到位，廣大事業單位將檔案信息化建設納入自身的發展計劃中，完善對應的管理對策，此外其他部門也應該對應檔案信息化建設充分關注和支持，這樣檔案管理信息化建設工作才得以高效展開。

（二）促進檔案管理標準以及規范的完善。檔案管理標準以及相關規范應該在現有的基礎上進一步完善，保障后續的管理工作水平得以提升，廣大事業單位結合自身實際制定完善的規范標準。首先，應該有明確的檔案管理標準，針對檔案相關的信息展開規范完整的管理，及時更新檔案資料，保障相關信息檢索的精準性。其次，明確目標的基礎上完善管理制度，借鑒其他單位在檔案管理方面的經驗，完善自身的檔案管理數據庫。

（三）對應培訓工作的強化展開，為后續管理工作鋪平道路。廣大事業單位愈發關注信息化檔案管理工作的開展情況，而任何一個細節工作在展開的時候都需要人為配合。為此一定要關注檔案管理人員的培訓工作。提升他們的責任意識，增強工作積極性。一方面事業單位引進信息技術專業的人才以及檔案管理專業人才，并且有一套完整的管理方案，資源檔案管理隊伍結構進一步優化，發揮引入人才的帶動優勢，例如專家講座，集體培訓等等都是行之有效的方法，總之，促進檔案管理隊伍的結構不斷優化、人員的綜合素質不斷提升是關鍵。

（四）檔案信息化安全管理水平提升。事業單位在開展檔案管理信息化建設的時候必須要保障檔案信息資料的安全性，這就需要加強檔案信息化管理的安全管理水平，應該從以下幾點緊抓：首先，防止人為操作失誤，防治網絡病毒，設備故障等原因帶來的隱患。其次，做好保密工作，制定對應的防護對策，全面加強檔案信息安全管理，將信息管理系統的穩定程度提升。此外，事業單位還應該強化工作人員的安全意識，做好相關的宣傳工作，減少人為因素引發的安全故障。

五、結語

從以上分析不難看出，事業單位開展檔案管理工作是必需的，而在這樣的時代背景下，強調信息化建設也是必須的。但是兩大主體在融合方面存在不小的問題，導致信息化水平沒有高效利用到事業單位檔案管理中，這些問題都是亟待解決的，事業單位應該給予廣泛關注，強化分析，真正實現檔案管理信息化建設的高效性。

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