醫院人事檔案管理信息化建設探究

吳茜 魯亮 王志陽

【摘要】信息化管理建設是醫院非常重要的工作環節。醫院人事管理部門在管理時會產生人事檔案，就是反饋人事管理部門過去的狀態。人事管理部門因此擁有了可以制定策略的依據，也能為人事管理工作的評價提供參考。對人事管理信息化建設有著深遠意義。

【關鍵詞】醫院;人事檔案管理;信息化

檔案是真實的管理方法，具有實用和準確的特征，在醫院人事管理中有著重要意義。人事管理工作是醫院能夠為社會提供保障的基礎，人事檔案管理是確保人事管理工作質量的前提。如今信息化時代到來，推動檔案管理信息化建設形勢十分緊迫。怎樣通過建設信息化使檔案管理更加標準，使人事管理部門向著智能化發展，使醫護人員職業素質提升，是醫院要關注的方面。

一、醫院人事檔案信息化建設工作存在的不足

（一）忽視了檔案信息化建設工作的重要性。檔案信息化工作不能給醫院人事檔案管理帶來一定的效益，一些醫院忽視人事檔案管理的信息化建設，造成檔案管理信息化建設沒有足夠的資金，設備也比較老化，員工素質也沒達到要求。而且，在辦理業務時，經常需要提供紙質檔案材料復印件，容易造成紙張變脆、變色，不利于檔案的長期保管。

（二）檔案管理人員素質不高。盡管部分醫院人事檔案管理部門已經開始關注人事檔案管理信息化建設工作，然而建設信息化管理工作不能直接帶來一些收益，這主要由于檔案管理人員的專業素質有待提升。分類不科學，造成有些檔案信息受到時間的約束，所以信息化建設在醫院人事檔案管理有關部門中進行不暢。很多檔案管理人員在進行檔案管理信息化建設時，對有關知識不夠了解，造成相關人員沒有注意到檔案管理信息化建設的意義，造成工作態度有問題，檔案管理也受到了影響。

（三）收集人事檔案缺乏管理。人事檔案管理在收集時不規范，使檔案管理信息化建設工作進行不順利。有關的事務不能在一段時間內記錄下來，造成一些紙質檔案和電子檔案不能保持一致，有些紙質案卷不能和電子案卷相互配合，使信息傳遞出現了障礙，降低了工作效率。而且醫院在不斷改革，名稱可能也在更改，因為電子檔案更新不到位造成信息在幾年之內不能同步。信息化建設收集系統要制定制度，在真正應用時卻沒有按照其要求進行，不符合規章制度的要求。醫院人事檔案收集不能按時完成，一些人事檔案信息收集不完全，過程不標準，無法確保檔案是準確、有價值的。

二、關注人事檔案管理信息化建設的對策

（一）重視宣傳。檔案信息化建設是一切工作的前提，與醫院人事檔案管理有關部門的工作息息相關，對醫院人事檔案管理部門有著難以替代的意義。信息化時代的來臨，檔案的意義不僅是傳達上下的交流作用，更是給新時代發展帶來了更多的價值。所以醫院人事檔案管理部門要引導所有人員更加關注檔案管理建設。醫院人事檔案管理部門要提高有關管理者的思想，使管理者理解檔案信息化管理建設的重要意義。而且檔案管理部門應該使工作更加細致，使每一項崗位任務更加細化，調動信息化建設工作的積極性，使有關人員意識到檔案管理的意義。醫院人事檔案管理部門應該主動開展宣傳活動，使所有人都能了解檔案管理信息化建設的知識，并領會檔案管理信息化建設的意義。

（二）重視建設制度。因為社會形勢在改變，過去的檔案信息化建設工作有很多不規范的地方，約束了管理信息化建設的推進。為了改變這一情況，確保檔案管理信息系統制度的施行，醫院人事檔案管理部門應該建立健全檔案管理信息系統，使檔案管理信息化建設逐步完善。醫院人事管理部門要根據檔案管理相關法規制度結合自身情況制定基于檔案信息化工作制度流程，員工嚴格按照其規定及工作流程收集、整理檔案，確保檔案的有效性。

（三）提升管理者的素質水平。檔案信息化建設需要專業化的團隊支持，所以醫院要建設一支順應醫院發展的檔案信息化管理團隊，確保檔案管理信息化建設取得實效。醫院人事檔案管理部門要對檔案管理者提出更高要求，并在選拔時注重專業知識和工作經驗，從根本上提升檔案管理信息化建設團隊的素質。醫院人事檔案管理部門要關注檔案信息化建設人員的有關教育培訓，定期組織專業知識講座，為新老員工提供溝通交流平臺，在交流中激發思考，在思考中加深對業務工作和自身的認識，使新老員工互促互進，為員工的成長持續提供養分，也為醫院的發展壯大不斷貢獻有生力量。醫院人事檔案管理部門應建立細化檔案管理人員考核機制，保證其專業能力達到崗位要求。醫院人事檔案管理部門還應對未能達到檔案信息化建設要求的員工進行幫助教育，避免出現因能力不夠導致的檔案信息化管理工作推進受限等問題。在數字化進程下，要使醫院人事檔案信息化建設更好完成，必須提升管理者應用信息化技術。人事檔案管理人員不僅要加強專業知識的學習，提升自己的素質和能力，而且要借助信息化軟件豐富和增強員工在人事檔案管理中的技能。醫院還要在一定時間內進行培訓，使員工了解人事檔案信息管理軟件的功能，提升醫院人事檔案管理工作信息化建設水平。

（四）關注硬件建設。醫院人事檔案管理部門應該對檔案管理信息化建設的有關設備進行更新，保證檔案管理信息化建設能夠順利進行。醫院人事檔案管理部門應該選擇一些前沿的設備，使他們更方便操作檔案信息系統。為了確保檔案信息更加安全，醫院人事檔案管理部門要利用計算機，對落后的設備進行淘汰。人事檔案的信息化建設要有其他的設備進行保存。通過計算機保存主要的檔案，可以不用紙質檔案來保存。通過網絡避免提供敏感信息，使員工更便捷地了解有關數據。而且對于龐大的數據，利用網絡是一定的。運用網絡來進行檔案記錄，可以提升檔案的利用率。檔案記錄主要是由數字化來表現，要使所有檔案都變成數字化需要很長的時間，所以要避免矛盾，對檔案資料出現的問題要準確分析。

（五）提升醫院檔案管理的安全性能。信息化在醫院中有很深遠的意義，所以要確保醫院檔案管理的安全性，才能真正表現價值性。對于有關的制度法規與私密性有關，而且要約束有關的檔案信息化管理建設員工，如果員工泄露秘密要嚴格處理，令檔案管理更加標準，保證信息化管理的安全。醫院要普及計算機和網絡知識，令醫院所有的員工都有網絡安全的意識，并且了解網絡安全隱患帶來的后果，而且可以使計算機管理網絡安全監督更加嚴格。信息化建設主要問題是安全，但是人事檔案設計人員要保護其信息安全。醫院要清楚人事檔案管理工作的規則，嚴格按照其安全保密要求進行，對于不同人員有不同的約束，在合理的要求內進行，要保證信息的安全，使醫院檔案信息工作得到保證，有關管理者能夠保證信息安全，提升信息安全保護的思想，防止泄露秘密。

三、結語

在檔案管理信息化建設中，考驗員工的素質和能力，是處理檔案情況的一種真實表現，當管理信息化水平提升了，才能提升整體水平。從當前狀況可以看到，因為各種原因造成我國檔案管理信息化建設情況比較差。所以檔案管理員工要了解其原因，并采取有關的方法來進行檔案信息化建設。

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