機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的問題與對策

阿依努·阿西木汗

【摘要】機(jī)關(guān)檔案是我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位留存文檔的一種記錄方式，在機(jī)關(guān)工作中占有非常重要的地位。檔案工作的源頭就是收集，只有將檔案資料收集起來才能實現(xiàn)集中統(tǒng)一保管，因此檔案的收集工作非常重要。本文從機(jī)關(guān)檔案工作的重要性入手，分析了現(xiàn)階段機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的主要問題，然后有針對性地提出對策，以期為機(jī)關(guān)檔案收集工作的改進(jìn)出謀劃策。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)檔案;收集;問題;對策

檔案是人們利用文字、符號、圖像、聲音來記錄生活、生產(chǎn)、工作、學(xué)習(xí)、科研等方面的一種憑證。在機(jī)關(guān)的運轉(zhuǎn)過程中，會慢慢形成很多檔案資料，這些資料對于真實再現(xiàn)機(jī)關(guān)的公務(wù)工作具有非常重要的憑證作用。然而由于種種原因，現(xiàn)階段我國機(jī)關(guān)檔案管理工作還存在不少問題，亟待我們?nèi)シ治觥⑷ソ鉀Q。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

檔案工作亦稱檔案管理，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，同時這也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作專業(yè)性、技術(shù)性都比較強(qiáng)，時間跨度也非常大，所以檔案管理工作一直都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)控管理的一項重點工作。眾所周知，機(jī)關(guān)事業(yè)單位是黨和國家的相關(guān)職能部門，是社會各項事務(wù)的重要管理者，也是服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、改善民生的重要服務(wù)者，所以機(jī)關(guān)檔案工作也就更加重要了，尤其是進(jìn)入新時代以來，隨著我國進(jìn)入全面深化改革的深水區(qū)和攻堅期，各項改革任務(wù)繁重、措施頻出，真實記錄機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動的檔案工作重要性更加凸顯。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在正常運轉(zhuǎn)、進(jìn)行公務(wù)活動的過程中不斷形成的檔案資料，不僅僅是機(jī)關(guān)事業(yè)單位公務(wù)活動的真實記錄和再現(xiàn)，也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作查考的重要依據(jù)，同時也為后期的宣傳教育提供了很好的素材。所以對于這些檔案資料我們一定要注意開展收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究以及提供利用等工作，使機(jī)關(guān)檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

二、機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的主要問題及成因

（一）檔案收集工作中存在的問題。收集是檔案工作的第一步，也是非常重要的一個步驟，沒有收集就沒有檔案。自從《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》頒布施行以來，包括檔案收集在內(nèi)的檔案管理工作已經(jīng)開始有法可依、有章可循，但是因為種種原因仍然存在不少的問題和不足，下面我們簡單列舉一下這些問題的主要表現(xiàn)：1.收集的檔案資料較為單一。有不少檔案管理單位和工作人員對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度不甚了解，對于很多檔案資料分不清到底該不該收集。很多時候他們只是把機(jī)關(guān)單位的“紅頭文件”一收了之，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在公務(wù)活動中形成的一些具有較大價值的文字材料、圖表、視聽等方面的資料卻不注重進(jìn)行收集整理，收集的單一勢必會造成館藏檔案的單一，影響檔案的價值和后續(xù)利用。2.不少檔案資料的收集還不同程度地存在不齊全不完整。比如說，對于一些機(jī)關(guān)單位的會議，檔案里只有會議通知卻無相應(yīng)的會議記錄;有一些上下級之間的請示批復(fù)只有請示沒有批復(fù)或者只有批復(fù)而沒有請示;嚴(yán)重的甚至一份檔案材料中竟然還有缺張少頁的情況，這些都是不應(yīng)該發(fā)生的。3.不少檔案管理人員的檔案意識不強(qiáng)，工作態(tài)度不夠端正，工作能力也有待提高。這些人往往認(rèn)為，檔案收集不像檔案整理、編目等工作那樣詳細(xì)具體，收集什么不收集什么更多的要靠他們自己去衡量、判斷，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度去執(zhí)行，導(dǎo)致檔案收集范圍變窄，檔案資料收集不夠全面。4.機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部其他科室特別是業(yè)務(wù)科室由于種種原因，往往存在對檔案工作人員的收集工作配合程度不夠甚至還有拖延、阻礙等極端情況。

（二）檔案收集工作中存在問題的成因。1.檔案意識薄弱，重視不夠。不少人認(rèn)為檔案部門是一個邊緣部門、閑差事，單位或者部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視的程度還有待提高，關(guān)心指導(dǎo)不夠，人員、經(jīng)費等方面保障不到位，一些中小單位甚至沒有專職檔案管理人員而只設(shè)兼職檔案工作人員。2.一些檔案工作人員態(tài)度不夠端正、工作能力不夠強(qiáng)。端正的態(tài)度是干好一項工作的基礎(chǔ)，工作能力不行可以通過學(xué)習(xí)、鍛煉慢慢把能力提升上來，如果態(tài)度不夠端正是很難把工作做好的。3.機(jī)關(guān)檔案人員更換比較頻繁、不太穩(wěn)定，這種情況很容易造成檔案收集工作的銜接不暢等問題。4.客觀來說，機(jī)關(guān)部門較多，形成的各方面的檔案資料也比較多，一定程度上給檔案的收集工作造成了困難，稍有不慎就容易造成檔案資料的收集不夠齊全和完整的問題。

三、改善檔案收集工作的相關(guān)對策

（一）提高政治站位，加強(qiáng)對檔案工作的重視程度，不斷提升機(jī)關(guān)干部的檔案意識。要認(rèn)真貫徹落實《檔案法》及《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，不斷加深對檔案工作重要性的認(rèn)識。機(jī)關(guān)單位主要領(lǐng)導(dǎo)同志和分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要將檔案工作融入機(jī)關(guān)的日常工作中去通盤考慮、一體部署，要充分利用會議、學(xué)習(xí)板報等方式加大檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳和教育，不斷提升機(jī)關(guān)全體干部的檔案意識。還要不斷完善單位內(nèi)部機(jī)關(guān)檔案工作相關(guān)制度，必要時可以請求檔案行政管理部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，相關(guān)工作制度一旦建立就要嚴(yán)格遵照執(zhí)行，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部更要以身作則、以上率下，這樣才能帶動機(jī)關(guān)單位全體都重視檔案工作、都遵守檔案管理相關(guān)制度規(guī)定。此外還應(yīng)該加大對檔案工作的人力和物力支撐，人員方面選優(yōu)配強(qiáng)，工作經(jīng)費保障有力，如此機(jī)關(guān)的檔案管理工作必定越來越好。

（二）機(jī)關(guān)檔案工作人員要端正態(tài)度，努力鉆研業(yè)務(wù)知識，以高度的責(zé)任感堅決做好檔案管理工作。機(jī)關(guān)檔案工作人員是檔案工作的主體，是檔案工作好壞與否的關(guān)鍵。所以機(jī)關(guān)檔案工作人員一定要有主人翁意識和高度的責(zé)任感，深刻認(rèn)識做好檔案工作的重大意義，自覺端正工作態(tài)度，努力鉆研檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識，不斷提高自己的工作能力和業(yè)務(wù)素質(zhì)，這樣才能為做好檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。要克服等、靠等思想，要主動作為，走出檔案館去各業(yè)務(wù)科室搞調(diào)查研究，摒棄坐等接收的老模式，不斷創(chuàng)新工作方式方法，努力提高檔案收集工作。

（三）檔案工作人員要把功夫下到平時，注意積累。檔案工作沒有盡頭，講究的是細(xì)水長流，要把功夫下到平時。很多機(jī)關(guān)單位和檔案管理工作人員平時散漫、不注重及時收集整理檔案資料，到年底的時候又突擊工作，手忙腳亂地胡亂應(yīng)付一通，難免產(chǎn)生“張冠李戴”的錯誤，導(dǎo)致一些本該收集的檔案資料未被完全收集，而一些不該歸入檔案的資料卻被拿來濫竽充數(shù)，造成檔案質(zhì)量降低，影響后續(xù)的使用。

（四）對于收集到的檔案資料，加強(qiáng)后期綜合利用，做好服務(wù)工作，以檔案的利用和服務(wù)促進(jìn)檔案的收集工作。檔案工作按照業(yè)務(wù)流程可以劃分為收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統(tǒng)計、編輯和研究以及提供利用等八個部分，但是也可以劃分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分，這也從側(cè)面印證了檔案工作的目的，就是對其進(jìn)行利用，說利用是對檔案工作的一個檢驗也未嘗不可，當(dāng)然除了檢驗作用還有一個帶動作用，到該用檔案的時候檔案卻沒有整理好，這是萬萬不行的。所以，我們要提高檔案收集工作，也可以嘗試從加強(qiáng)檔案的利用入手，在利用檔案的過程中使廣大機(jī)關(guān)干部真正認(rèn)識到檔案的價值和檔案收集工作的重要性，從而使他們更加理解和支持檔案工作，達(dá)到以利用促收集的目的。

四、結(jié)語

做好機(jī)關(guān)檔案工作的重要性不言而喻，檔案收集工作是整個檔案工作流程的起點，面對機(jī)關(guān)檔案收集工作中存在的檔案意識薄弱、保障和配合不到位、工作人員業(yè)務(wù)能力有待提高等問題，我們要有針對性地提高機(jī)關(guān)干部特別是檔案管理工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)能力，提高他們的責(zé)任心，同時做好檔案利用工作，以利用促收集，只有這樣，才能將我國的機(jī)關(guān)檔案收集工作做得更好。

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