機關檔案收集工作中存在的問題與對策

阿依努·阿西木汗

【摘要】機關檔案是我國機關事業單位留存文檔的一種記錄方式，在機關工作中占有非常重要的地位。檔案工作的源頭就是收集，只有將檔案資料收集起來才能實現集中統一保管，因此檔案的收集工作非常重要。本文從機關檔案工作的重要性入手，分析了現階段機關檔案收集工作中存在的主要問題，然后有針對性地提出對策，以期為機關檔案收集工作的改進出謀劃策。

【關鍵詞】機關檔案;收集;問題;對策

檔案是人們利用文字、符號、圖像、聲音來記錄生活、生產、工作、學習、科研等方面的一種憑證。在機關的運轉過程中，會慢慢形成很多檔案資料，這些資料對于真實再現機關的公務工作具有非常重要的憑證作用。然而由于種種原因，現階段我國機關檔案管理工作還存在不少問題，亟待我們去分析、去解決。

一、機關檔案工作的重要性

檔案工作亦稱檔案管理，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，同時這也是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理工作專業性、技術性都比較強，時間跨度也非常大，所以檔案管理工作一直都是機關事業單位內控管理的一項重點工作。眾所周知，機關事業單位是黨和國家的相關職能部門，是社會各項事務的重要管理者，也是服務經濟社會發展、改善民生的重要服務者，所以機關檔案工作也就更加重要了，尤其是進入新時代以來，隨著我國進入全面深化改革的深水區和攻堅期，各項改革任務繁重、措施頻出，真實記錄機關事業單位公務活動的檔案工作重要性更加凸顯。機關事業單位在正常運轉、進行公務活動的過程中不斷形成的檔案資料，不僅僅是機關事業單位公務活動的真實記錄和再現，也是機關事業單位工作查考的重要依據，同時也為后期的宣傳教育提供了很好的素材。所以對于這些檔案資料我們一定要注意開展收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統計、編輯和研究以及提供利用等工作，使機關檔案發揮出應有的作用。

二、機關檔案收集工作中存在的主要問題及成因

（一）檔案收集工作中存在的問題。收集是檔案工作的第一步，也是非常重要的一個步驟，沒有收集就沒有檔案。自從《中華人民共和國檔案法》及中華人民共和國國家檔案局制定的《機關檔案工作條例》頒布施行以來，包括檔案收集在內的檔案管理工作已經開始有法可依、有章可循，但是因為種種原因仍然存在不少的問題和不足，下面我們簡單列舉一下這些問題的主要表現：1.收集的檔案資料較為單一。有不少檔案管理單位和工作人員對檔案管理的相關法律法規和規章制度不甚了解，對于很多檔案資料分不清到底該不該收集。很多時候他們只是把機關單位的“紅頭文件”一收了之，對于機關事業單位在公務活動中形成的一些具有較大價值的文字材料、圖表、視聽等方面的資料卻不注重進行收集整理，收集的單一勢必會造成館藏檔案的單一，影響檔案的價值和后續利用。2.不少檔案資料的收集還不同程度地存在不齊全不完整。比如說，對于一些機關單位的會議，檔案里只有會議通知卻無相應的會議記錄;有一些上下級之間的請示批復只有請示沒有批復或者只有批復而沒有請示;嚴重的甚至一份檔案材料中竟然還有缺張少頁的情況，這些都是不應該發生的。3.不少檔案管理人員的檔案意識不強，工作態度不夠端正，工作能力也有待提高。這些人往往認為，檔案收集不像檔案整理、編目等工作那樣詳細具體，收集什么不收集什么更多的要靠他們自己去衡量、判斷，沒有嚴格按照相關規章制度去執行，導致檔案收集范圍變窄，檔案資料收集不夠全面。4.機關事業單位內部其他科室特別是業務科室由于種種原因，往往存在對檔案工作人員的收集工作配合程度不夠甚至還有拖延、阻礙等極端情況。

（二）檔案收集工作中存在問題的成因。1.檔案意識薄弱，重視不夠。不少人認為檔案部門是一個邊緣部門、閑差事，單位或者部門的領導對檔案工作重視的程度還有待提高，關心指導不夠，人員、經費等方面保障不到位，一些中小單位甚至沒有專職檔案管理人員而只設兼職檔案工作人員。2.一些檔案工作人員態度不夠端正、工作能力不夠強。端正的態度是干好一項工作的基礎，工作能力不行可以通過學習、鍛煉慢慢把能力提升上來，如果態度不夠端正是很難把工作做好的。3.機關檔案人員更換比較頻繁、不太穩定，這種情況很容易造成檔案收集工作的銜接不暢等問題。4.客觀來說，機關部門較多，形成的各方面的檔案資料也比較多，一定程度上給檔案的收集工作造成了困難，稍有不慎就容易造成檔案資料的收集不夠齊全和完整的問題。

三、改善檔案收集工作的相關對策

（一）提高政治站位，加強對檔案工作的重視程度，不斷提升機關干部的檔案意識。要認真貫徹落實《檔案法》及《機關檔案工作條例》，不斷加深對檔案工作重要性的認識。機關單位主要領導同志和分管檔案工作的領導要將檔案工作融入機關的日常工作中去通盤考慮、一體部署，要充分利用會議、學習板報等方式加大檔案相關法律法規的宣傳和教育，不斷提升機關全體干部的檔案意識。還要不斷完善單位內部機關檔案工作相關制度，必要時可以請求檔案行政管理部門進行業務指導和培訓，相關工作制度一旦建立就要嚴格遵照執行，尤其是領導干部更要以身作則、以上率下，這樣才能帶動機關單位全體都重視檔案工作、都遵守檔案管理相關制度規定。此外還應該加大對檔案工作的人力和物力支撐，人員方面選優配強，工作經費保障有力，如此機關的檔案管理工作必定越來越好。

（二）機關檔案工作人員要端正態度，努力鉆研業務知識，以高度的責任感堅決做好檔案管理工作。機關檔案工作人員是檔案工作的主體，是檔案工作好壞與否的關鍵。所以機關檔案工作人員一定要有主人翁意識和高度的責任感，深刻認識做好檔案工作的重大意義，自覺端正工作態度，努力鉆研檔案管理相關業務知識，不斷提高自己的工作能力和業務素質，這樣才能為做好檔案管理工作打下堅實的基礎。要克服等、靠等思想，要主動作為，走出檔案館去各業務科室搞調查研究，摒棄坐等接收的老模式，不斷創新工作方式方法，努力提高檔案收集工作。

（三）檔案工作人員要把功夫下到平時，注意積累。檔案工作沒有盡頭，講究的是細水長流，要把功夫下到平時。很多機關單位和檔案管理工作人員平時散漫、不注重及時收集整理檔案資料，到年底的時候又突擊工作，手忙腳亂地胡亂應付一通，難免產生“張冠李戴”的錯誤，導致一些本該收集的檔案資料未被完全收集，而一些不該歸入檔案的資料卻被拿來濫竽充數，造成檔案質量降低，影響后續的使用。

（四）對于收集到的檔案資料，加強后期綜合利用，做好服務工作，以檔案的利用和服務促進檔案的收集工作。檔案工作按照業務流程可以劃分為收集、整理、價值鑒定、保管、編目和檢索、統計、編輯和研究以及提供利用等八個部分，但是也可以劃分為基礎工作和利用工作兩大部分，這也從側面印證了檔案工作的目的，就是對其進行利用，說利用是對檔案工作的一個檢驗也未嘗不可，當然除了檢驗作用還有一個帶動作用，到該用檔案的時候檔案卻沒有整理好，這是萬萬不行的。所以，我們要提高檔案收集工作，也可以嘗試從加強檔案的利用入手，在利用檔案的過程中使廣大機關干部真正認識到檔案的價值和檔案收集工作的重要性，從而使他們更加理解和支持檔案工作，達到以利用促收集的目的。

四、結語

做好機關檔案工作的重要性不言而喻，檔案收集工作是整個檔案工作流程的起點，面對機關檔案收集工作中存在的檔案意識薄弱、保障和配合不到位、工作人員業務能力有待提高等問題，我們要有針對性地提高機關干部特別是檔案管理工作人員的檔案意識和業務能力，提高他們的責任心，同時做好檔案利用工作，以利用促收集，只有這樣，才能將我國的機關檔案收集工作做得更好。

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