淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策

郭娜

【摘要】國有施工企業(yè)在多年的發(fā)展過程中，主要重視現(xiàn)場的建設(shè)工作，對檔案管理相關(guān)工作還不夠重視，導(dǎo)致檔案管理不但沒有得到更好的完善，甚至成為企業(yè)發(fā)展壯大的一大短板。新時代科技高速發(fā)展，國有企業(yè)越發(fā)需要加強(qiáng)信息化管理，完善各項目工程資料的存檔流程，保證信息的可視化和延長信息的保存期限。只有讓企業(yè)檔案管理工作隨著時代發(fā)展進(jìn)步，才能落實企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè);檔案管理;問題及對策

國有施工企業(yè)在完善基礎(chǔ)建設(shè)項目時，由于項目分布廣、項目人員管理理念的差距等方面原因，在進(jìn)行檔案管理工作時，還存在許多的不足，形成企業(yè)發(fā)展的阻力。機(jī)場建設(shè)項目是大型且信息化強(qiáng)的項目，辦公軟件及辦公方式都趨于科技化、信息化，在這樣的背景下，做好民航檔案管理工作迫在眉睫。本文主要結(jié)合檔案管理工作存在的問題，從機(jī)場建設(shè)項目的實際情況出發(fā)，探討完善國有企業(yè)檔案管理工作的有效策略。

一、檔案管理工作存在的問題

檔案作為信息和文化的主要表達(dá)方式之一，不僅能保證企業(yè)各項管理工作有據(jù)可依，還起到不同時段工作的承接作用，減少管理人員工作的繁瑣。但根據(jù)國有施工企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，在檔案管理工作上還存在許多問題，沒有健全的管理制度和流程，機(jī)場建設(shè)項目因其分布較廣的原因，部分資料在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)遺失，導(dǎo)致整個檔案管理工作出現(xiàn)缺陷。目前，國有企業(yè)檔案管理工作主要存在以下幾點問題：

（一）沒有健全的管理制度和先進(jìn)的管理設(shè)備。目前，國有企業(yè)檔案管理部門的工作人員基本處于“兼職”狀態(tài)，是其他崗位的人員進(jìn)行兼管，缺少完善的檔案管理制度。首先，在檔案的收集管理工作上，沒有健全的工作流程，導(dǎo)致部分應(yīng)當(dāng)收集的資料缺失，檔案記錄不夠完善，這會導(dǎo)致整個檔案資料失去原本的利用價值。檔案資料在整個管理過程中是流動性的，特別是部分機(jī)場項目有關(guān)的資料，會存在借閱的現(xiàn)象，針對此，企業(yè)目前并沒有完整的流程進(jìn)行監(jiān)督，導(dǎo)致資料內(nèi)容泄露或遺失的不利現(xiàn)象。其次，檔案管理需要有固定的檔案室，并且完善相應(yīng)的保管制度，若檔案的存放設(shè)施出現(xiàn)不足，勢必會在保管過程中，出現(xiàn)一定的損毀和遺失現(xiàn)象，這是檔案管理中最容易出現(xiàn)的漏洞之一。最后，在檔案管理的流程制度方面，也沒有關(guān)于檔案使用的完善流程，部分檔案收集后沒有得到恰當(dāng)?shù)睦茫瑢?dǎo)致整個檔案體系的意義沒有被充分體現(xiàn)。造成以上不良現(xiàn)象的主要原因，是機(jī)場建設(shè)國有企業(yè)在整個管理體系中，主要以工程建設(shè)、項目發(fā)展、科學(xué)研究的管理工作為主，不重視竣工資料、施工合同、人員信息等檔案的管理，從而沒有設(shè)置相應(yīng)的管理設(shè)備，加大了檔案管理的工作量。

（二）檔案管理方式不夠科技化和信息化。在民航管理發(fā)展過程中，“無紙化”辦公是各級管理人員都需要倡導(dǎo)和執(zhí)行的管理模式。而在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷滲透下，企業(yè)檔案的載體不再是單一的紙質(zhì)版，更多的是使用電子版的存檔模式。但國有施工企業(yè)并沒有重視電子檔案的發(fā)展和利用，沒有專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作。機(jī)場建設(shè)項目現(xiàn)場施工人員素質(zhì)參差不齊，對信息化的檔案管理工作產(chǎn)生了很大的阻力。國有機(jī)場施工企業(yè)的檔案是多樣且復(fù)雜的，在沒有引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備前，在進(jìn)行檔案搜索和尋找的過程中，主要靠工作人員的手動操作，大大降低了檔案的使用效率，也不利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理工作人員。人才是管理的主要執(zhí)行者，各崗位需要有執(zhí)行力和基本工作能力的員工，才能切實推動各項工作的有效開展。目前，國有機(jī)場建設(shè)企業(yè)的檔案管理工作中，還缺乏專業(yè)的管理人才，沒有先進(jìn)的管理思路，導(dǎo)致整個檔案管理工作趨于落后和不實用的狀態(tài)。首先，前文提到，現(xiàn)今企業(yè)的檔案管理人員并不是專業(yè)出身，是其他崗位的“兼職”，也就不能保證整個管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。其次，檔案管理工作人員對企業(yè)的檔案沒有正確的認(rèn)識，畢竟檔案管理工作是一項繁雜單一的工作，當(dāng)工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性時，也就無法認(rèn)真落實各項工作，完善檔案管理工作的流程也就無從說起，而個人思想的懈怠，勢必會影響到工作積極性和工作效率，在收集機(jī)場建設(shè)相關(guān)檔案和資料的過程中，出現(xiàn)遺漏和損壞的情況，導(dǎo)致整個企業(yè)檔案信息的準(zhǔn)確性受到極大的影響。最后，個人能力能在工作和環(huán)境改變下得到提升，而計算機(jī)操作水平受多方面因素的限制，不能達(dá)到“短期速成”的效果，也就無法有效推動現(xiàn)代化企業(yè)管理工作的開展。

二、完善國有企業(yè)檔案管理工作的策略

總之，國有企業(yè)的檔案管理工作還需要得到切實有效的改善，保證檔案的真實性、準(zhǔn)確性和實用性，做機(jī)場建設(shè)強(qiáng)有力的后盾，有效推動施工企業(yè)的發(fā)展，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益貢獻(xiàn)力量。對此，需要針對檔案管理存在的問題，制定切實有效的改善制度，創(chuàng)新檔案管理工作理念，健全管理制度。具體策略闡述如下：

（一）健全檔案管理制度。任何制度的制定都是為了保證工作的有效開展，對此，制度在制定期間，需要從企業(yè)發(fā)展的宏觀角度出發(fā)，切實符合國家的相關(guān)要求，規(guī)范檔案管理的各項制度。首先，需要依據(jù)我國對民航企業(yè)的具體要求，結(jié)合各項目的實際情況，設(shè)立項目上的管理制度，保證檔案的收集、存檔、保管、保密、使用等流程的完善。其次，為了提高檔案管理工作人員的工作意識，鼓勵機(jī)場建設(shè)人員將各項工作資料移交給檔案管理部門，可采用物質(zhì)獎勵、精神獎勵等激勵方式，提高各部門員工的意識。機(jī)場建設(shè)項目的檔案資料繁多，為了保證檢索和使用的便捷性，需要做好檔案資料分類管理的工作流程，制定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，讓各級檔案管理人員在實際操作過程中，有統(tǒng)一的規(guī)范制度。

（二）強(qiáng)化檔案信息化操作。目前，多媒體、智能辦公等現(xiàn)代化的管理技術(shù)被廣泛運用在各行各業(yè)，國有施工企業(yè)各項資料的載體已經(jīng)不再是單一的紙質(zhì)版，現(xiàn)已經(jīng)拓展到云端、電子版、U盤等各種現(xiàn)代化載體共存的狀態(tài)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷增加，保存檔案的載體容量越來越大、越來越安全，在使用過程中也更加便捷，這種多元化發(fā)展的趨勢，會影響到檔案管理工作，也要求在進(jìn)行檔案管理工作時，要與時俱進(jìn)，強(qiáng)化信息化操作流程，解放企業(yè)檔案管理工作人員的“雙手”，讓工作人員將工作精力放在更有價值的事情上，不會在檢索檔案資料的過程中花費太長的時間。信息化的操作不僅利于檔案管理人員的工作，也是企業(yè)在強(qiáng)大過程中的必經(jīng)之路，只有不斷推進(jìn)現(xiàn)代化管理模式，才能有效促進(jìn)各項管理工作的開展。

（三）強(qiáng)化檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，提高管理人員工作能力。現(xiàn)階段的機(jī)場建設(shè)工作中，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，對崗位的職責(zé)理解不夠深刻，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作在有制度的情況下，并沒有得到較好的發(fā)展，對此，提高工作人員的整體素質(zhì)，才是完善檔案管理工作的重要前提。首先，在進(jìn)行人員選拔工作時，要做好專業(yè)能力的考核，確保工作人員了解檔案管理的專業(yè)知識，并且有基本的現(xiàn)代化信息操作的技能，能做好施工檔案、人員檔案、行政檔案等不同類別檔案的分類管理工作。其次，對已經(jīng)在職的檔案管理人員，需要進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，組織員工學(xué)習(xí)檔案管理知識和現(xiàn)代化設(shè)備的操作，讓工作人員先具備基本的知識體系，再進(jìn)行能力結(jié)構(gòu)的完善鞏固。當(dāng)然在整個培訓(xùn)過程中，要運用積極的思想觀念，激勵檔案管理人員樂于思考，積極創(chuàng)新。

三、結(jié)語

新時代，各行業(yè)的體系將會越來越完善，民航企業(yè)在國家有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)下，需要順應(yīng)時代的發(fā)展，不斷創(chuàng)新管理模式，在黨和政府政策的引領(lǐng)下，做好企業(yè)信息資源的管理工作，在無形中，推進(jìn)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

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