事業單位人事檔案管理的重要性及策略分析

薛蕓

【摘要】在事業單位有很多職員關系需要明確，因此人事檔案中的詳細記錄為員工能力鑒定提供了參考依據。本文從事業單位人事檔案管理的重要性著手，對人事檔案管理策略進行分析，希望對事業單位今后的用人制度改革和單位發展有所借鑒。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;重要性

人事檔案管理，顧名思義，就是單位對職工的個人信息、工作狀況等記錄在冊，以明確職工的專長區域，在單位安排工作時提供參考依據。領導層對于職工情況的了解以及職工的合理正確分配，會讓從業人員在工作中對個人價值的實現有所滿足，使企業的長遠發展更好更快進行。因此，事業單位對人事檔案科學、合理、有規劃的管理是單位發展的重要條件。

一、事業單位人事檔案管理的特點及重要性

（一）事業單位人事檔案管理的特點。1.事業單位人事檔案的現實性特點。記錄員工基本信息的人事檔案這一性質決定了人事檔案的現實性。在事業單位中，職工眾多，崗位眾多，管理層只有在充分了解職員的基本信息、崗位專長、學習經歷、何時經歷過獎懲等情況下，才能對該職員有更好的判斷：能否勝任這份工作以及為單位的發展帶來怎樣的前景等。有了一定的參考，對于單位用人的選擇才會有判斷的方向。單位在崗位人才的選擇過程中，都希望選擇有更加優異成績的人，以期待對單位的長久發展作出貢獻，因此，人事檔案管理的現實性特點成為最重要的一點。2.事業單位人事檔案的真實性特點。事業單位在用人選擇方面更加嚴謹，這就要求在人事檔案管理方面要非常謹慎。人事檔案機構的設置本身就是為單位提供更加精準的人事信息，以便單位在用人方面的科學合理安排。因此，人事部記錄在冊的檔案都應該是最準確的，經過職員本身核對的信息。而在工作中該職員獲得了何種獎懲，對企業作出了何種貢獻，但凡可以提高職員自身價值的經歷，在后續的工作中都可以補充進人事檔案信息里，使履歷更有說服力。人事檔案中記錄的都是職員的具體信息，以供管理層更加直觀地看到該職員的自身價值，對職員選擇有所考量。而且人事檔案是對職員工作經歷、工作能力、性格特點進行客觀的表述。3.事業單位人事檔案的動態性特點。一個人的一生不可能是一成不變的，因此，人事檔案作為提供職工客觀信息的“信息庫”，要隨著時間的發展、職工經歷的增加而不斷增加，不斷更新，相當于隨時記錄著職員一生的工作經歷。一個工作人員，或許為了更好地實現人生價值，或許為了更好的津貼制度，總是會因為各種緣由就職于不同的事業單位中，因此為了更客觀地展現職工的個人能力，人事檔案必須是真實的、不斷變化的。人事檔案管理的動態性特征在滿足用人單位篩選人才的基礎上，也是對職員本身的成長記錄。人不可能一出生就什么都會，只有在不斷成長的過程中，通過不斷歷練自己，才會讓自己的能力、經歷更加優秀，更加豐富。隨著人事檔案信息的增加，也看到了職員自身的成長過程，對職員本身是一種鼓勵和欣慰，是職員自己努力奮斗的結果，是成長的最好證明。

（二）事業單位人事檔案管理的重要性。1.事業單位進行人事管理的主要參考。由于我國事業單位在人事任免方面經常會受到面試者個人工作經歷、獲得的獎懲制度等的影響，所以人事檔案信息為職員面試提供了客觀的參考性依據。更重要的是，現在社會的競爭激烈，人事檔案中的記錄越豐富對于職員面試求職越有利，當然這是基于職員經歷的真實性的基礎上。畢竟一個人的能力是有目共睹的，或許你可以憑借豐富的簡歷進入單位工作，但如果在工作中不思進取，遲早會有更適合這個崗位的人來取代你。這是一個處處都在“神仙打架”的時代，只有不斷豐富自己的人生經歷，不斷磨礪性子，不斷提高自己的專業能力，培養多邊能力，才能在這個競爭的時代取勝。能力是可以看見的，因此就算簡歷不出色，在工作中也一樣會發光發熱，因為我們無法預料到明天和意外哪個先來，我們不知道意外會給自己帶來什么，所以只能一直努力，在明天先來的時候給自己多一個選擇，多一份底氣。能力才是這個時代最重要的武器。2.事業單位進行個人評價、人事考核和任免的信息基礎。事業單位的用人制度在越來越完善的過程中，更加注重對員工綜合素質的考量，人事檔案管理的動態變化特征提供了更加全面的參考依據。雖然不能將一個人的生平經歷簡單由人事檔案來定義，但是人事檔案的記錄在一定程度上足以說明一些問題。單位人力資源部門在考察面試者能力的前期，會根據已經形成的人事檔案進行篩選，因為應聘者眾多，單位總是會優先考慮履歷更加豐富的人來進行進一步的能力考察。但是，面試官應該明白，履歷是一個人的證明，但不是一個人一生的證明，因為種種原因或許導致了一個人履歷的簡潔，但是不妨礙他擁有優秀的專業技能。所以在人事檔案提供信息的基礎上，單位要首先考慮真正有能力、能給單位帶來更好發展的人才，而不是履歷豐富、能力不足的職員。3.上級組織對職工進行考察的重要歷史資料。上級組織在進行工作視察的時候，如何能知道員工的工作情況，人事檔案管理是占主要成分的。人事檔案會隨著員工經歷的增加而不斷更新，這也就說明，人事檔案里留存著員工各個階段的清晰信息。如果僅靠員工自己記錄或者聽別人表述，信服力會大打折扣，而且浪費了大量的人力、物力資源，因此人事管理檔案將職工信息明確呈現出來，對于上級組織的工作考察是科學合理的依據。上級組織只有在明確員工能力的基礎上，在派發工作任務的時候才能有針對性，提高工作完成效率和完成滿意度。而且讓更加合適的職員從事他擅長的工作，可以激發職員的動力，在工作中獲得成就感，實現自身的人生價值，當職員在該單位感覺到自豪感和歸屬感的時候，會在工作中一步步提升自己的能力，為單位發展帶來更大的效益。

二、事業單位人事檔案管理的策略分析

（一）構建穩定的檔案管理系統，實現信息化的檔案管理模式。隨著信息技術的不斷發展，互聯網應用逐漸普及到各個行業，事業單位人事檔案管理引進互聯網技術，是在社會快速發展的當今時代最恰當的選擇。互聯網背景下的人們方方面面都離不開網絡，長期生活在互聯網時代的人們，已經養成了互聯網思維，所以在這種情況下，人事檔案管理的信息化處理迎合了大眾的互聯網思維，也使人事檔案管理更加系統和便捷。加入互聯網之后的人事檔案管理可以更加輕松地分門別類，利用大數據處理人事信息，在人事調動的時候可以更加便捷地調取職員信息，而且隨著職員工作經歷的增加，如果單純用紙質記錄的話難免會遇到損毀等情況，并且紙質記錄在每次的調取過程中工作量極大，加入互聯網后可以依靠后臺監測系統，直接調取想要的信息。

（二）加速構建全國性的檔案信息共享系統，加強檔案信息資源數據庫建設。科技的發展使地球越來越小，人們之間的距離越來越近，人事變動越來越頻繁。所以人事檔案的信息共享給人員流動提供了便捷。當所有人事檔案信息都收錄在國家信息資源網中時，單位之間的人事信息共享，各個地區、各個部門調取需要的人事信息時更加快捷和方便，就算是距離很遠也可以輕易實現人事調動。人事資源的合理利用，更好地促進事業單位的發展，給職工提供更加適合自己能力的崗位和工作環境，以便職工更好地發展，更好地為人民服務。

三、結語

為了更好地進行人事檔案管理，首先，事業單位需要對人事檔案管理有更加全面、更加科學的認識，只有單位本身對檔案管理足夠重視，人事檔案管理才會更好地發展。除此之外，隨著信息技術的發展，單位人事檔案管理可以引進互聯網技術進行更系統的管理，同時專門設立人事檔案管理培訓機構，提高職員的專業技術水平，推動人事檔案管理健康發展。

【參考文獻】

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