企業辦公室管理工作的新思路

趙鵬飛

摘要：辦公室是企業的綜合性管理服務機構，承擔著協調企業內部各部門之間相互關系及對外形象窗口展示的重要作用，因此，其管理工作的思路對企業的創新和發展具有積極的促進作用和深遠的影響。為此，本文在對企業辦公室管理工作特點和主要內容進行分析和闡述的基礎上，提出創新企業辦公室管理工作的新思路和新方法，以供借鑒和參考。

關鍵詞：辦公室;管理工作;新思路

引言

辦公室是企業的核心管理部門，發揮著承上啟下、協調內外及聯系左右等重要作用，是企業開展對外交流的窗口單位，同時也是溝通協調企業內部各部門相互之間關系的紐帶，在不斷深化企業改革的新的歷史時期，企業辦公室管理工作彰顯得更加重要。在信息技術時代，加強企業辦公室管理工作新思路的研究，具有重要意義。

一、企業辦公室管理工作的主要內容和特點

（一）企業辦公室管理工作的主要內容

第一，制定企業發展規劃和規章制度。企業辦公室要對市場的發展變化趨勢做出科學合理的預測，結合實際情況制定企業中長期發展規劃和年度生產運營管理計劃;根據企業生產經營和管理實際，提出內設機構設置方案;制定并不斷修改完善企業規章制度和管理標準，以保證企業能夠在新形勢下適應改革發展和市場的需求[1]。

第二，輔助企業領導做出決策。為了滿足企業的生產、運營及發展需求，應注重收集市場運營、行業競爭以及同行業發展信息，經分析匯總后提供給有關領導，為企業的運營和發展戰略決策提供參考。

第三，維護公共關系管理。企業辦公室應根據企業的發展戰略規劃，做好與政府部門、行業管理部門的溝通協調，建立維護良好的企業公共關系。做好與同行業之間的橫向聯系及合作企業之間的公共關系，做好應急公共關系的公關處理，確保企業各項工作的順利開展。

第四，日常工作的科學管理。日常工作的科學管理是企業辦公室的一項重要工作，主要包括：日常接待工作、印信管理工作、小型汽車的管理調配和使用工作、值班保障等日常性事務，同時還包括某些細化業務及相關業務的拓展，事無巨細，因此要緊密聯系企業內部各部門并實施科學管理。

（二）企業辦公室管理工作的特點

第一，協調性和操作性特點。企業外部收集及企業內部信息的有效傳遞基本都是通過辦公室完成的，因此需要卓有成效的進行溝通和聯絡，協調處理企業外部的公共關系、合作企業間的橫向聯合及企業內部各部門之間的關系，創造良好的工作和運營環境，培養員工之間團結協作的創造精神。

第二，綜合性和全局性特點。辦公室是企業實現正常運營的關鍵的綜合性管理部門，其管理工作涉及企業生產運營管理、物資供應和產品（技術）銷售管理、企業技術及日常管理等方方面面，管理工作事無巨細，綜合性特點和全局性特點非常明顯[2]。

第三，輔助性和服務性特點。辦公室的管理工作是直接為企業領導提供服務的，輔助企業領導開展日常管理工作和決策，對企業的生產、運營、管理和發展直接起到了輔助作用和服務作用。

二、企業辦公室管理工作新思路分析

（一）建立高效和完善的管理制度

企業良好運作的前提是優化的工作流程和高效的管理效率，而這一切必須建立在規章制度的基礎之上，因此企業在日常工作中，必須擁有科學嚴謹的管理制度和工作規范對辦公室工作人員進行約束和管理。辦公室管理制度主要包括：印信管理制度、接待制度、例會制度、信息收集分類匯總傳遞制度、公務用小型汽車派車和管理等項規章制度，制定辦公室各崗位工作標準和工作規范，注重工作流程的優化，并加強日常管理和考核[3]。管理制度、工作標準和工作規范的建立以及工作流程的優化要具有全局性、系統性、高效性和可行性，做到統籌兼顧、合理分工，全面提高工作效率和工作質量。

（二）提高辦公室工作人員的素質

現代企業管理必須遵循以人為本的管理理念，因此辦公室管理工作的人員素質必須與時俱進，通過全面系統地學習和培訓，使工作人員能夠基本掌握計算機應用技術并熟練使用現代化辦公設備，掌握相應法律基礎知識，提高溝通協調能力和對外聯絡交際能力，以適應新時期辦公室管理工作的新思路。

（三）辦公室內部合理分工

企業辦公室管理工作涉及方方面面，合理的分工協作不僅能提高工作效率，同時也能夠促進工作質量的提高。企業辦公室工作包括業務咨詢、信息收集及處理、服務于管理等多項內容，只有進行科學合理的分工、細化崗位管理職責、合理安排工作量并加強考核，才能有效提高工作效率，防止推卸責任和推諉扯皮現象的發生[4]。

（四）樹立嚴謹的工作作風

嚴謹的工作作風是確保辦公室各項工作順利完成的保障，辦公室日常管理工作存在許多不確定性，其工作態度和工作質量對企業的對外形象和經濟效益都具有直接影響。工作人員在具備嚴謹的工作作風的同時，還要具備較強的分析判斷和預測能力、敏銳的反應及靈活應變能力，這些能力都是建立在嚴謹的工作作風基礎之上的，是辦公室管理工作新思路的重要組成部分[5]。

（五）充分發揮協調公共關系的樞紐作用

企業辦公室是聯系企業內部各部門以及聯系協調企業外部關系的重要部門，是企業對外的形象和窗口部門，協調公共關系是非常重要的，應具備相應的公關能力和技能。這就要求其工作人員要熟悉企業內部各部門的工作職能，做好溝通協調和上傳下達，使辦公室公共關系得樞紐作用得到充分發揮。

三、結語

總之，辦公室工作是企業綜合性較強的工作，對企業的發展具有重要的促進作用，因此企業辦公室要不斷創新工作方法，拓展管理工作的新思路，在信息技術條件下，充分運用辦公自動化設備，有效調動工作人員的積極性，推動辦公室工作的全面發展。

參考文獻

[1]石光華.淺談企業辦公室工作管理新思路[J].青年時代，2017（6）：180.

[2]趙祥琳.企業辦公室管理工作的創新途徑研究[J].通訊世界，2019，26（6）：313–314.

[3]賀小利.淺談企業辦公室工作管理新思路[J].中國管理信息化，2014（18）：65–66.

[4]劉楠.高效二級管理模式下學院辦公室工作新思路探究[J].科技與企業，2015（10）：34.

[5]趙有興.淺談辦公室行政事務管理[J].辦公室業務，2018（19）：6.