探討新時代房產管理檔案的規范化路徑

林燕

摘 要：本文首先論述了新時代房產管理檔案規范化工作的重要性及特點，然后指出了新時代房產管理檔案中存在的問題，最后提出了做好新時代房產管理檔案規范化工作的路徑，期待能夠為加強新時代房產管理檔案規范化工作提供可資借鑒的參考。

關鍵詞：新時代;房產檔案;規范化管理;路徑

根據《中華人民共和國檔案案法》、《城市建設檔案管理規定》和《青島市城市公有房產管理暫行辦法》、《青島市城市公有房產管理暫行辦法實施細則》及住房保障政策法規，公有房產包括：房產經營單位直接管理的國有房產;國家機關、團體、部隊、事業單位自管的房產;全民所有制和集體所有制企業單位自管的房產。公有房產產權和產籍的管理取決于檔案管理的重要性。因房產所有權發生轉移、變更、產業增減（包括新建、擴建、加層、拆除、倒塌）時，所有權單位須辦理轉移、變更、注銷登記等業務都與檔案管理工作息息相關。房產管理檔案，是指在公房管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。房產管理中心檔案信息可以幫助我們清楚掌握房屋的產權產籍情況，因為房產檔案信息是處于時刻變動中的，所以要對房產檔案實施動態化管理，以此來確保房產信息的真實性和準確性。房產管理檔案是推動整個房產管理部門經濟運轉的重要依據。

1 新時代房產檔案規范化管理工作的重要性

當今我們正處于一個社會高度信息化的嶄新時代。作為國家文獻信息事業重要組織部分的檔案事業，面臨著由傳統的檔案實體管理體制向著以全方位的檔案信息管理、檔案信息服務和檔案信息開發三位一體為特征新體制的歷史性轉軌。就目前而言，我國的房產管理系統檔案還處于傳統地手工管理和信息化管理并存的過渡階段。科學有效的房產檔案信息化管理能夠真實全面地反映出房屋完整信息，為住戶及承租人提供更好快的檢索查詢服務，為決策者提供房產管理制訂政策、可行性研究報告等提供最真實地依據，做好領導者的好參謀，也就是說房產檔案管理工作的大后方。

2 新時代房產檔案規范化管理工作的特點

首先，房產檔案是社會經濟發展的風向標。新時代是網絡信息化飛速發展的時代，作為房產管理中心信息真實的記錄，房產檔案信息能夠客觀地反映出社會經濟發展的趨勢，同時它也是政府相關部門制定房產相關政策的基礎資料。其次，房產檔案在新時代的主要任務是信息資源的開發利用。新時代網絡技術尤其是大數據技術的發展，給傳統的房產檔案管理工作帶來了新的機遇，可以利用大數據技術建立起房產檔案管理信息系統，為住戶、承租人等提供更為便捷準確的查詢和預測分析服務，由此提升服務的質量和用戶的滿意度。

3 新時代房產檔案管理中存在的問題

1）房產檔案信息化建設力度明顯不足。目前，很多的房產管理中心都已經建立了房產檔案信息管理系統，可以為住戶、承租人提供檢索查詢功能，但是絕大多數的房產管理中心在檔案管理信息化建設方面還存在著認識不足、缺乏積極性等問題，使得多數的房產管理中心在實際中存在著傳統手工檔案管理和信息化管理并行并舉的現象。

2）房產管理檔案的監管體系尚不完善。想要實現房產檔案信息管理的規范化，建立一套行之有效的管理體系是擺在新時期、新形勢刻不容緩、勢在必行的課題。這就使得在實際的管理過程中，既沒有一定的程序和規范來約束管理者的行為，又沒有對管理者的權限進行說明。從而導致了檔案管理工作的很多方面不能夠得到落實，降低服務效率的同時，也埋下了不小的安全隱患。

3）房產檔案管理人員的創新意識亟待加強。作為房產檔案管理人員應當積極地了解本職工作的開展趨勢和現狀，不斷地進行自我學習提升，在掌握新的房產檔案管理理論的同時，也需要掌握計算機網絡技術等，以便能夠適應新時代信息網絡化的需求。在實際工作中，房產檔案管理人員應當加強創新意識，利用多媒體、數據庫等對房產檔案資料進行管理和查詢使用，從而使服務效率得到提升。

4 做好新時代房產檔案規范化管理工作的路徑

1）積極推動房產檔案信息化建設。隨著互聯網信息技術的不斷發展，在新時代如果能夠將信息技術應用到房產檔案管理中，就將有效地提升房產檔案管理的服務效率，從而更好地保障房產檔案管理的規范性。首先，房產管理中心相關領導首先要提高重視程度，同時提高對房產檔案信息化建設重要性的認識，進一步加快推動房產檔案信息化建設的進程。其次，房產管理中心要對房產檔案信息系統進行完善與維護，要以住戶及承租人需求為中心提供更為便捷的信息查詢和檢索服務，從而提升服務的質量與效率。最后，房產管理中心應當以大數據技術為基礎建立起數據分析系統，通過對房產檔案信息的匯總分析預測房產管理中心今后發展趨勢與方向，為領導者的決策者提供政策依據和規避風險的參考。

2）建立和完善現代化房產檔案管理體系。首先，必須保證滿足、方便住戶及承租人需求信息為依據建立和完善現代化的房產檔案管理體制，改革現有的檔案資料信息分開管理的現狀，實現檔案、資料和信息的一體化管理體制，形成一個信息合力。其次，要利用計算機及互聯網絡技術等建立一個現代化的工作管理體系，改進現有房產檔案工作運行模式，研發編制適合房產管理系統的小程序，分別設置管理的權限，同時必須防止房產管理系統信息的泄露，實現信息處理的高速自動化，努力將房產檔案管理部門打造成為信息高速處理和便捷提供的核心基地。最后，要做好房產檔案的動態管理工作，由于房產檔案信息會隨著房屋的分配、調整、互換、拆遷安置而承租公有房產的，承租人須在遷入前憑有關證明或文件與房產出租單位簽訂租賃合同，領取《承租房屋證明》。這一系列的工作流程均須體現在檔案管理員的及時準確，細致、扎實、詳細地記錄在冊，及時將變更資料入檔歸卷，使后續工作可持續發展提供最有利的保障，提高房產檔案管理的規范性，在實際管理中要運用科學的方式根據實際情況對房產檔案信息進行系統化編目，以此保障房產檔案管理的真實性和完整性。

3）建立健全各項房產檔案管理的規章制度。健全的房產檔案管理規章制度，是保證房產檔案管理工作順利展開的前提和基礎。首先，房產管理檔案工作效率低與缺乏有效的制度監督之間存在因果關系，所以必須嚴格根據國家的法律法規和行業內標準制定出房產系統的檔案管理制度，以此來規范企業自身的檔案管理流程。其次，房產管理中心應當建立起有效的獎懲機制，將責任落實到個人，激發員工的積極性和競爭意識。最后，房產管理中心需結合本系統自身的實際情況，對工作制度和工作流程進行完善，以便推動房產檔案管理工作規范有序地進行。

4）做好高素質房產檔案管理人員的培養工作。房產檔案管理人員是房產管理中心相關規章制度的執行者，因此高素質的檔案管理人員能夠有效地提升工作效率和群眾滿意度。房產管理中心應當組織相關人員定期進行業務培訓，使檔案管理員不僅能夠系統全面地掌握房產檔案管理的專業知識，還能夠熟練地進行計算機網絡操作，并且能夠運用大數據技術對房產信息進行分析和預測。作為房產檔案管理人員，必須具備創新的意識，不斷通過自我學習完善自身知識結構、積累基層檔案工作的寶貴經驗，不斷提升自身綜合職業道德及業務水平，迎接新時代檔案事業發展的挑戰。

5 結語

為加強新時代房產檔案的規范化管理，為城市管理的規范化發展提供有力保障，提升檔案管理服務的群眾滿意度，房產管理中心應該在積極推動房產檔案信息化建設、建立和完善現代化房產檔案管理體系、建立健全各項房產檔案管理的規章制度，培養與選撥出一批高素質檔案管理人員，不斷更新觀念，樹立編研意識，開展檔案創新發展意識，以求真務實的創新精神積極面對信息時代對檔案管理工作貢獻與挑戰。

參考文獻

[1]李紅艷.新形勢下檔案管理工作的規范化措施探究[J].神州（下旬刊），2016（05）：161.