新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作中的若干問題與對策思考

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分。作為記錄人們學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、生活的重要載體，檔案在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中發(fā)揮的作用越來越大。在全新的發(fā)展形勢下，做好企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)發(fā)展提供更多科學(xué)、客觀與準(zhǔn)確的參考信息，是檔案管理工作的重要目標(biāo)。正視當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作中的諸多問題，做好調(diào)整，才能豐富企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：檔案;信息;創(chuàng)新;問題;對策

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢不斷變化的今天，企業(yè)對檔案管理工作的要求也在變化。作為記錄企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營數(shù)字的關(guān)鍵，檔案發(fā)揮著極為重要的作用。改變當(dāng)前檔案管理工作制度不足、意識(shí)不足、方法單一等問題，盡好檔案管理工作者的義務(wù)。提高檔案管理工作的地位，并尋找與嘗試新的檔案管理模式與技巧，才能推進(jìn)企業(yè)發(fā)展速度的加快。

1 企業(yè)檔案管理存在問題分析

1.1 檔案管理認(rèn)識(shí)不足

在企業(yè)工作中，管理工作固然重要，但其中的檔案管理工作并沒有得到各個(gè)階層的重視。從當(dāng)前的檔案管理工作情況來看，許多企業(yè)管理者只知道“檔案管理”這一名詞的存在，沒有給予重視，也沒有將其視為企業(yè)內(nèi)部實(shí)務(wù)性的工作。在工作安排上，只要求檔案管理工作人員按照要求做好相關(guān)信息的記錄與保存，做到不丟失，可調(diào)用。傳統(tǒng)的檔案管理思想，使檔案管理工作的價(jià)值被埋沒，也為日后的檔案使用留下了隱患。固定不變的檔案管理思想與較低的信息價(jià)值認(rèn)知，使企業(yè)內(nèi)的檔案管理工作與企業(yè)所處的全新環(huán)境不相符，致使檔案管理工作效率不足。

1.2 檔案管理人才不足

每一個(gè)部門的設(shè)立都有其存在的價(jià)值，每一個(gè)專業(yè)崗位的存在，也都有專門的要求。由于檔案管理工作沒有得到應(yīng)有的重視，檔案管理人才數(shù)量不足、專業(yè)技能水平不足的問題普遍存在。部分檔案管理工作是由其它崗位人員轉(zhuǎn)而代替的，他們沒有檔案管理的專業(yè)學(xué)習(xí)背景與工作經(jīng)驗(yàn)。

在檔案管理人才方法，企業(yè)沒有提供專業(yè)的技能培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員的自身工作態(tài)度尚存問題。沒有集體培訓(xùn)可參加，缺少自主專業(yè)化學(xué)習(xí)，致使其工作專業(yè)水準(zhǔn)與知識(shí)儲(chǔ)備，無法滿足檔案管理工作的需求。另外，部分企業(yè)安排了專業(yè)的檔案管理人員負(fù)責(zé)相關(guān)工作，卻因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部運(yùn)營需求，這些人員需要完成其它工作任務(wù)，使檔案管理的精力與時(shí)間大大減少，工作質(zhì)量受到影響。缺少專業(yè)人才培養(yǎng)與選拔意識(shí)，沒有給予人才正視，缺少對應(yīng)的薪酬獎(jiǎng)勵(lì)，讓檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)困難。

1.3 檔案管理手段不足

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)不足滿足企業(yè)發(fā)展需求。很多一線檔案管理工作人員仍然利用紙質(zhì)表格做信息統(tǒng)計(jì)，用檔案袋整理各類信息。這樣的管理方式，會(huì)加大工作量，且不利于信息的多次使用與同時(shí)調(diào)取。當(dāng)前的檔案管理工作中，仍有企業(yè)沒有使用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備。缺少計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持，檔案資源丟失的風(fēng)險(xiǎn)更大，且影響檔案管理工作帶來的效益。

2 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新對策分析

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理思想

轉(zhuǎn)變檔案管理的思想與觀念，需要在企業(yè)檔案管理制度與環(huán)境上入手。要讓檔案管理工作跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，要做的改變還很多。

首先，營造良好的檔案管理環(huán)境。在企業(yè)的諸多重要會(huì)議上，給予檔案管理部門單獨(dú)的工作匯報(bào)時(shí)間，突出檔案管理的重要性。對所取得的成就給予嘉獎(jiǎng)，對所需要的支持給予重要。讓檔案管理成為企業(yè)管理的重要組成部分，讓部門以及部門內(nèi)部的每一位人員明確自己在企業(yè)發(fā)展中的重要意義，是營造良好檔案管理環(huán)境的前提。

其次，健全檔案管理基本制度。檔案管理制度，用于檔案管理工作的規(guī)定與調(diào)整，能夠提高實(shí)際工作的合理性，為企業(yè)的發(fā)展助力。其一，從企業(yè)的發(fā)展需求入手，建立個(gè)性化的，滿足企業(yè)需求的檔案制度體系，使體系具有指導(dǎo)性。其二，重視檔案管理工作制度的實(shí)操性，在建立后能夠落實(shí)到實(shí)際工作性。只有具有方便性、指導(dǎo)性的制度，才能讓檔案的收集、分析、整理與歸檔工作實(shí)施更有依據(jù)。比如，規(guī)定檔案收集要全面，涉及的每一個(gè)部門要配合檔案管理人員的工作，在有效期限內(nèi)提供信息等，方便檔案信息收集工作，加強(qiáng)各個(gè)部門協(xié)調(diào)。其三，建立管理制度的權(quán)威性。在建立與落實(shí)檔案管理制度時(shí)，要從激勵(lì)與懲罰兩個(gè)方面入手。根據(jù)實(shí)際情況，有獎(jiǎng)有罰，全部落實(shí)。有合理性，有權(quán)威性，才能切實(shí)規(guī)范與限制檔案管理者的工作行為。

2.2 關(guān)注檔案管理人才

檔案管理人才，是做好檔案管理工作的人力資源基礎(chǔ)。在給予檔案管理工作重視的同時(shí)，要關(guān)注完成工作的人。從人才管理的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，讓專業(yè)、熱愛檔案管理工作的人員，擔(dān)當(dāng)檔案管理重任，是新時(shí)期下企業(yè)完善管理工作的正確選擇。

首先，要關(guān)注檔案管理人才的選聘。招聘，是引入人才的第一步。將檔案管理作為一個(gè)獨(dú)立的崗位、獨(dú)立的專業(yè)去選擇，重視應(yīng)聘者的檔案管理專業(yè)水平、工作熱情、工作理念與工作技能，才能打好檔案管理的人才基礎(chǔ)。

其次，要關(guān)注檔案管理人才的培養(yǎng)。在檔案管理隊(duì)伍組建之后，企業(yè)要在各崗位培訓(xùn)時(shí)，為檔案管理人員安排專業(yè)技能培訓(xùn)。通過先進(jìn)檔案管理設(shè)備使用方法、操作技巧培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)傳遞等方式，提高檔案管理人員的工作水準(zhǔn)。同時(shí)，讓檔案管理人員了解企業(yè)性質(zhì)與發(fā)展目標(biāo)，從而更好地處理檔案信息。

2.3 優(yōu)化檔案管理手段

在檔案資料管理數(shù)量與用處逐漸增多的今天，檔案管理電子化已經(jīng)成為必然發(fā)展方向。企業(yè)要跟上檔案管理發(fā)展的步伐，積極加強(qiáng)電子檔案的設(shè)施采購與建設(shè)力度，給一線檔案管理人員必要的支持。

在企業(yè)管理中，建立檔案管理專項(xiàng)資金，采購計(jì)算機(jī)、軟件使用權(quán)。根據(jù)實(shí)際需求的數(shù)量，以節(jié)約成本，保證工作質(zhì)量為前提完善硬件設(shè)施。另外，不得輕視紙質(zhì)資源的管理。建設(shè)檔案室，對所有紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效分類，科學(xué)存放。與此同時(shí)，對紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行電子轉(zhuǎn)換，保證檔案的安全性與準(zhǔn)確性。在檔案的提取工作中，要求每一位檔案管理者合理使用計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，提高工作效率，滿足企業(yè)發(fā)展需求。根據(jù)企業(yè)的信息使用需求，可以要求檔案管理人員根據(jù)信息的類型，做好獨(dú)立硬盤存儲(chǔ)工作。做好備份與保密工作，保護(hù)企業(yè)關(guān)鍵信息。在使用企業(yè)信息時(shí)，要驗(yàn)證使用者身份，明確使用用途，提供對應(yīng)格式的檔案。盡可能使用電子檔案信息，保護(hù)好紙質(zhì)原始版。加強(qiáng)同工作雙人負(fù)責(zé)制度的落實(shí)，讓每一份檔案管理工作都有一人以上工作人員復(fù)核，使檔案管理手段在現(xiàn)代化發(fā)展的同時(shí)，具有安全性。

3 結(jié)語

綜上所述，在企業(yè)對信息的需求逐漸增大的今天，檔案管理工作的價(jià)值越來越大。新環(huán)境中，創(chuàng)新與完善檔案管理的基本模式，構(gòu)建高素養(yǎng)的企業(yè)檔案管理隊(duì)伍，更新檔案管理手段，才能提高檔案管理工作效率，使檔案管理為職工發(fā)展與企業(yè)競爭力提高服務(wù)。

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作者簡介

邱立珉（1983-），男，漢族，山東棗莊人，大學(xué)本科，助理館員，研究方向：檔案管理。