新時代加強國有企業辦公室工作的有效對策

季長清

[摘 要] 在現階段的市場經營活動中，國有企業承擔著推動市場經濟建設的重要責任，從經濟發展的宏觀角度來看，國有企業的建設水平與工作效益直接影響到未來的市場活動。針對國有企業的工作特點，強化其辦公室工作水平，處理相關工作問題，對于推動內部建設、完善管理結構有著極為重要的意義。

[關鍵詞] 國有企業 辦公室 工作 對策 思考

中圖分類號：F276.1 文獻標志碼：A

對于國有企業的相關活動來說，辦公室工作相當于承接各個環節的軸承，在市場經營、內部活動等過程中，辦公室工作承擔著調節內部工作矛盾、制定相關發展計劃的重要責任。將“強化辦公室工作”這一任務提上日程，對于提升國有企業的工作效率、處理相關工作矛盾有著不可忽視的發展價值。

一、國有企業辦公室工作的基本特點

（一）職能單位復雜化

從辦公室的基本工作特點與相關職能來看，其屬于“某一固定體系下的職能結構”，承擔著調和生產矛盾、解決經營問題的重要責任。而在國有企業辦公室工作活動中，其相關業務表現得更為復雜——在某一國有企業的經營活動中，辦公室工作衍生出了財務單位、職能單位、市場經營活動單位、后勤保障單位等多個基本結構，這些結構互相制約、彼此配合，在一定程度上限制或推動著國有企業的發展。

以現階段的市場經營活動為例，在企業參與市場活動的過程中，其需要內部結構與外部經營活動的共同配合才能完成相關生產任務。在這一過程中，經營部門、管理部門等多個組織需要互相配合[1]，且規劃固定的職能活動周期，根據相關建設計劃制定對應的建設方案。從經濟活動的角度來看，在國有企業發起市場活動的過程中，各個職能部門似乎處于“各司其職”的狀態，但市場經營形式是不穩定的，在其經營計劃與經營方式發生改變之后，各個職能管理部門處于“牽一發而動全身”的狀態，彼此之間的聯系十分復雜。

（二）出色的帶動與承接效應

隨著市場經濟的不斷發展，一些經濟學者開始注意到辦公室工作的重要價值，并嘗試對其進行重新定義。但在計劃經濟時期，按部就班的市場發展態勢并沒有為這些專家創造好的機會，其參與市場經營活動的積極性較低，對于辦公室工作的基本了解嚴重不足，在這一時期，相關學者將辦公室工作定義為“整合過程”：在“整合過程”中，辦公室工作的市場價值在于文獻傳輸、數據處理，可用價值及實踐價值極低。而在市場經濟的帶動下，多種元素開始融入國有企業的經營活動中，辦公室職責被不斷細化、強化，在要求辦公室公職人員形式管理職責的過程中，管理者不僅要關注外界信息對當前企業流動效益的影響，更要關注辦公室內部所表達出的“發散作用”。從這一角度來看，辦公室工作的基本效能獲得了新的發展：承上啟下，帶動承接[2]。在國有企業發起的對外經營活動的過程中，辦公室人員需要結合多方信息對當前的經營活動進行整理，如根據國家政策合理優化經營結構、根據市場需求調整經營方案等，這是與市場進行對接的過程，需要辦公室的信息優化。而在內部經營及管理環節，辦公室承擔著風險管控、公務管理、后勤保障等任務，工作要求更為復雜，其職能也在發生改變：從外部交流轉向內部監督。總的來說，辦公室是國有企業內部的中轉機構，它的運轉效率與國有企業的發展效率息息相關。

二、國有企業辦公室工作存在的問題

（一）服務效率不足，服務效能無法滿足需求

辦公室工作的開展質量直接決定了國有企業的未來發展趨勢，作為推動企業長遠發展的深層動力，及時處理相關事務、解決內部管理問題已經成為推動辦公室工作高效開展的重要指標。回顧現階段的辦公室工作，需求與效能之間的矛盾依然十分明顯。大部分辦公室部門的管理活動比較復雜，日常經營事務十分繁瑣。以本企業的地市分公司辦公室的相關活動為例，在其發起相關活動的過程中，其需要結合原有組織架構、財務管控、安全監管、投入產出和社會影響等問題進行綜合考慮，并與財會部門、人力資源部門、經營部門建立實時互動。在商業經營的角度來看，其基本工作類別十分復雜，涉及內容十分繁瑣，一旦員工出現怠惰心理，將會出現“千里之堤潰于蟻穴”的負面現象。但部分部門仍沒有形成良好的工作作風，在市場經營活動中依然存在“人浮于事”的現象[3]，甚至有一小部分工作人員在主觀上并不具備服務意識，只是機械地履行工作職責，未能主動改進工作方法。在這種情況下，辦公室工作的監管力度一旦下調，有這種表現的工作人員很容易產生服務質量急劇下降的問題，這一問題是當前國有企業辦公室工作亟需解決的。為了避免工作人員無法結合市場及內部經營需求完成相關調研任務，或是不能為單位的生產活動提出可用的優化方案的情況發生，國有企業管理者需要對各職位的工作人員進行思想教育，結合新時代的思想潮流確定教育內容的方向，帶領員工追趕新思潮。

（二）工作效率不足，部門協調不到位

為了提升辦公室工作的開展效率，建立完備的內部產業事務處理鏈條，當前諸多國企尤其是中央企業按照要求，以建立現代企業制度為基本管理框架，推出了較為嚴格的管理制度，但回顧相關辦公室管理工作，似乎并沒有取得較為出色的管理效果。這一尷尬局面的出現與當前所施行的管理制度息息相關：在過度強調個人效能、單位效能及部門效能等概念的情況下，相關人員崗位對于重點項目的督辦力度并不強，督辦制度的制定缺乏科學價值。在日常管理活動中，管理人員的重點在于“督”，對于“辦”的監管力度嚴重不足，隨著市場活動的復雜化、高速化發展[4]，固有的管理理論并不能處理新的管理矛盾，辦公室的內部工作效能并不能為企業提供解決相關問題的機會。以后勤保障工作為例，在辦公室工作環節，其需要對車輛管理、物業管理、物料保障和日常辦公等多個流程進行管理，并結合市場產需要求開展聯系、協調等工作，幫助其他單位完成相關生產及經營任務。但部分員工依然存在工作拖沓現象，在接受一些職責范圍模糊的工作任務時，不能第一時間以解決問題為目標，只是簡單地完成任務中明確屬于本職工作的部分，沒有主動與其他部門進行協調聯系，導致工作效率降低。這種情況下，國有企業辦公室的員工并非是合作緊密的整體，相當于一件儀器的零件松散地組合在一起，每次工作都要提前做許多協調工作，無形中浪費了一定的人力、物力、財力。

（三）責任意識不足，未能有效防范風險

辦公室工作是帶有市場經營意識的文職工作，相關從業人員的文化素質與工作素質會直接影響到有關工作的開展進度。在國企內部辦公室工作管理活動中，管理機制脫軌、文化素質相對不高的問題依舊存在。少數辦公室的勞動效率較低，服務意識較差，其不僅沒有樹立“事不過夜”的服務理念，對于基本檔案、合同的管理工作也有失穩妥，線下合同、填寫漏洞等問題依然時有發生；除此之外，實際工作中也發現一些辦公室的基礎工作效率較低，其并沒有對基層油站的服務效能進行統計，在重點工作推進督辦的過程中，上下級的銜接工作并不完美，對于基層油站的網絡安全認識也不夠全面。最后，部分國有企業基層辦公室的事務性工作負擔過于繁重，在經營活動中，其并不會要求員工參與職能培訓、工作素質培訓等活動，受到文化水平、服務水平、學習能力的綜合限制，辦公室工作并不能發揮其應有的價值。通過以上種種問題可以發現，部分辦公室工作人員的責任意識還比較薄弱，在重復性的工作中逐漸放松了警惕，沒能意識到細節之處的錯誤與漏洞可能引發的后果。與此同時，企業的管理者也要思考監督方面的問題，將細化責任與強化監督的行動融入實際工作，合理有序地解決一些員工并沒有建立相應的流程優化機制、個人服務素質及服務意識較低的現象。

三、提升辦公室工作效能的具體手段

（一）強化督查督辦，推進工作落實

嚴格的管理制度是提升辦公室工作效能的必要保障。國有企業應從內部經營活動與市場產需兩大角度入手，重新制定相應的督查督辦管理制度，全面提升對內管理職能。國有企業應建立嚴格的監管制度，突出重點落實督查督辦工作，根據各部門的工作職能要求下發對應的督辦清單，明確落實責任，要求財務、后勤、運輸及管理等部門相互配合，共同監督，完成督查督辦活動。對于未能及時完成的督辦任務，應將其列入滾動督辦計劃當中，定期對其進行處理[5]。為了提升辦公室工作的服務效能，管理人員應要求各辦公室相應通報制度，及時反饋并落實相關進程，對于無法解決的督辦問題進行集中處理，確保督辦工作的穩定推進。

管理人員應圍繞作風改進狠抓督查督辦工作，積極深入基層，做好基礎調研工作，在群眾中吸取可用意見，為解決后續的經營及反饋問題做好準備，為上級領導的相關決策提供依據。對于專題督辦、政府督辦等工作，國有企業可引入“合作制度”“項目小組分工制度”，委派工作能力較強、業務素質過硬的專業人員參與項目攻堅，在反饋項目進度的同時確保相關建設活動穩定推進。

（二）落實風險防范，提高安全等級

管理風險是辦公室工作環節常見的形式，國有企業應做好管理風險的防范與化解工作，積極解決內部管理問題。國有企業應在既往的經營活動中積極吸取教訓，做好內部管理工作，針對財務管理、人員管理、制度管理建立對應的監管制度，對企業內的檔案、印章進行定期篩查，并要求專業人員對企業內部的管理風險進行評估，針對已經出現或即將出現的管理風險制定對應的處理方案。為了提升自身的風險抵抗能力，杜絕來自于企業內部的管理問題，國有企業應加強對外合同的法律審核工作，委派專業的法務人員對當前的合同進行檢查，針對市場合作合同、經營合同、內部管理合同等內容，應切實做好風險防范工作，堅決避免出現陰陽合同等負面問題。對于已經排查的管理風險，應及時羅列相應的風險管理清單，要求各辦公室根據自身的工作情況逐一對照，積極解決管理問題。

（三）建設辦公文化，切實改進作風

管理者應積極推行辦公室管理及整改工作，積極組織全體成員學習并掌握中石化企業的相關公文處理規范，依靠集中理論學習、循環TS系統練習不斷提升自身的服務水平，切實提高自身的服務素養。管理者應利用網絡平臺對員工進行監督教育，要求其積極掌握行文規則及工作規范，提升辦公室文化質量表現水平。

管理人員不僅要發起引導，更要積極建立互動，通過對公文審核、公文流轉等工作的嚴格控制提升辦公室文化服務質量。對于比較復雜的服務要求，應嚴格落實精細化管理、現代化管理，并建立相應的會議申報制度，積極解決市場活動及內部管理環節出現的問題。針對已經出現的不良作風，相關單位應積極落實整改工作，通過會議整合、審批指正不良風氣，要求各服務單位與辦公室部門開短會、說短話，在改進會議風氣的同時提升工作效率。

（四）檔案規范管理，合理整備資料

完善的檔案管理工作是保障辦公室工作穩定開展的重要保障，相關單位應建立完備的檔案資料管理制度，通過建立“資料庫”等信息儲備機制，提升辦公室信息的安全儲備等級。在檔案信息管理活動中，國有企業應積極組建高素質的資料管理人員服務團隊，依靠“一對一”的服務機制強化專職人員的從業素質，并逐步提升其檔案管理業務效能。檔案管理人員應履行定期上崗、責任管理上崗制度，為推動資料整備工作的發展提供必要支持。

檔案管理工作應以3年為周期，定期進行檔案整理，辦公室人員不僅要保障檔案的完整性，更要加強檔案室的基礎設施建設工作，改善檔案管理環境。為了體現檔案管理工作的應用價值，相關人員應對檔案管理工作進行嚴格約束，從人員調動、經營活動、基本生產等多個角度入手，建立有依據、有證據的檔案管理機制。對于出現問題、存在疑問的檔案，應及時上報相關領導，并協助其進行調查，依靠追責問責機制與道德約束相互配合，保障辦公室工作的穩定開展。

（五）改變企業形象，落實宣傳工作

宣傳工作也是辦公室工作的重要內容之一。國有企業要營造良好的企業形象，積極提升自身的對外競爭力，應全面落實正面宣傳與負面輿論的預防工作，為企業的未來發展營造良好的輿論環境。在市場經營及攻堅環節，辦公室工作應圍繞網絡建設、管理提升、風險防范、油庫建設等角度展開正面宣傳工作，利用公眾力量加強正面引導，通過選樹典型的方式發揮榜樣的引領作用，建設出色的企業文化。國有企業應積極培養辦公室在職人員的責任心，使其在新的一年積極沖刺新目標，通過激勵機制、評定機制相互配合，激發員工的進取意識，使其成為國有企業的中堅力量，解決不良作風問題，營造積極向上的企業文化。對于已經存在的員工作風問題、企業文化問題，管理者應與辦公室在職人員積極配合，解決負面輿論、不良作風等問題，推動辦公室工作的穩定開展，為維持其穩定建設而不懈努力。

四、結語

在現階段的國有企業經營活動中，辦公室工作的組成成分極為復雜，相關人員不僅要承擔檔案管理、合同簽發、對外宣傳等工作，還要落實相關信息的優化制度，解決信息應用與企業發展之間的矛盾。管理者應結合國有企業的未來發展態勢制定管理計劃，提升辦公室工作的開展效率，帶動辦公室工作長期穩定發展。

參考文獻：

[1]劉云云.國有企業辦公室工作精細化管理[J].中外企業家，2017（30）：66-67.

[2]梁政.試析國有企業辦公室工作的規范化管理[J].勞動保障世界，2016（15）：38，41.

[3]蘇健.論國有企業辦公室工作創新與實踐[J].現代企業文化，2016（33）.

[4]徐平.淺談如何做好國有企業辦公室行政管理工作[J].現代國企研究，2018（2）：228.

[5]趙以排.對國有企業黨建工作的實踐與創新[J].辦公室業務，2017（2）：31.