石油企業辦公室管理效能的影響因素

劉強

[摘 要] 石油企業具有規模大、生產密度高的特征，文章針對石油企業辦公室管理效能展開簡單分析，從分析石油企業管理工作中辦公室管理重要性入手，進一步分析影響石油企業辦公室管理效能的影響因素，最后為石油企業如何通過提升辦公室管理效能從而具象化領導思路、實現石油企業管理鏈條的流暢化提出針對性建議。

[關鍵詞] 石油企業 辦公室 管理效能

中圖分類號：C931.4 文獻標志碼：A

現代企業中，辦公室的實質是企業開展綜合管理服務工作而形成的重要載體。辦公室職能眾多、責任重大，其主要責任包括為企業其他部門充分做好服務工作，同時做好職責范圍內的管理工作，除此之外進行參政議政等方面的工作也十分重要。近年來，石油企業在企業管理工作中引入了辦公室管理，然而由于辦公室管理過程中存在效能不高等問題，導致石油企業辦公室整體管理水平提升緩慢。因此，文章對提升石油企業辦公室效能的影響因素進行研究，具有十分重要意義。

一、石油企業中辦公室主要職能及其重要性

（一）辦公室主要職能

石油企業生產具有高度集中化特征，集中化生產需要高效管理?？偟膩碚f，辦公室最重要的職責是服務好三個對象，即服務好一線生產活動、服務好機關行政運行活動以及服務好領導管理活動。具體來看，第一，辦公室首先要發揮承上啟下的連接作用。辦公室是一座橋梁，其為領導與一線生產員工間、一線生產員工間及各個部門間的溝通合作打下堅實基礎；第二，辦公室要扮演好“參謀”的重要角色，“參謀”工作一定要做到雙向服務：一方面，作為企業管理層的“參謀”，對于上級提出的問題與要求，辦公室工作人員要及時準確起草下發，并進一步緊抓落實情況；另一方面，對于石油企業生產經營中反饋的信息，辦公室要快速精準的傳達給管理部門；第三，辦公室要做好對企業各個部門的監督工作，監督政策落實情況，使得各個部門倒逼自身提高效率，促進石油企業健康快速發展[1]。

（二）提升辦公室管理效能的重要性

第一，有助于更快地速將領導思路具象化。石油企業在新時代背景下面臨諸多機遇與挑戰，石油企業實現科學發展離不開科學管理，而實現企業科學則需要高效準確的執行。辦公室在石油企業日常經營管理工作中，擔任的首要使命就是將領導講話內容快速、全面和準確地理解，將領導希望完成的具體任務和詳細要求進行準確地提煉。而后，辦公室需要將領導思想和要求轉變為易于理解和方便執行的政策。最后，需要制定一份易于執行且易于監督考核的執行方案并敦促相關部門落實工作。

第二，有助于實現石油企業管理鏈條流暢化。長期以來，石油企業因其生產特殊性，企業所需設備眾多，人員眾多，因而進行內部管理時，管理難度較大。這就要求辦公室通過提升管理效能幫助企業改變管理思想僵化、體制機制較為落后等弊端。同時，充分利用現有資源，實現石油企業內部資源的優化配置，人員管理的靈活化。具體來看，辦公室要協調相關運營維護人員對企業內部設備的流暢化管理，協助管理層組建運營管理團隊，拓展管理思路。這有利于充分調動人員工作積極性，不僅能夠鼓勵員工能夠為企業發展出言獻策，更能夠使之以更加飽滿的工作熱情投入到生產過程中。因此，辦公室將企業管理鏈條流暢化，能夠保證石油企業生產管理工作順利開展[2]。

第三，實現企業管理過程可控化。管理過程可控化是當前石油企業面對的管理挑戰，因此，辦公室是否對領導指令給予充分的重視、是否能夠全面理解靈活領導指示的真正內涵，并根據相應內容做出可控化的管理安排是石油企業辦公室效能高低的重要反映。因此，辦公室在管理過程中時刻要保證十分重視、全面理解，并對執行過程進行全程監督。只有這樣，才能達到企業各項工作能夠完成到位，各級職能部門的作用才能得到充分發揮，管理過程的每一項環節才能做到有理有據、真實有效，最終實現管理過程可控化，推動石油企業的健康快速發展。

二、影響石油企業辦公室管理效能提升的因素

（一）管理觀念落后

石油企業在很長一段時間內都處于快速發展階段，企業辦公室的管理思想觀念要有了一定程度的提高與創新。但是，部分單位的一些辦公室管理人員由于對自身能力把握不夠準確、定位不夠清晰且受傳統落后的管理觀念影響，在舊有思維定式的桎梏下，即便在新的現代化辦公環境中，仍習慣于以固有的傳統思維模式與思考方式對待辦公室工作，全局性較差、預見性不強。這種管理觀念與管理思想上的局限性表現為在辦公室工作中習慣進行簡單粗放的指揮、監督與控制，對企業業務變化準備不足、對企業員工思想變化重視不夠，使得辦公室的管理效能得不到更好地提升。

（二）管理制度不夠完善

完善的制度保障是石油企業辦公室展開管理工作順利開展的前提，企業發展辦公室管理制度也在不斷進行改進。然而，辦公室管理工作中仍存在一些制度性不足，例如管理工作中權責混亂，其后果是為辦公室工作人員有時需要超負荷工作的同時而在一些其他缺乏相關制度的情形下又執行處置一些事務不及時?？傮w而言，辦公室工作是一項極為復雜的工作，需要處理眾多問題，而管理制度的不完善則會消耗管理人員更多的時間與精力，降低整個辦公室管理效能。

（三）管理水平不高

一般來說，石油企業均為規模較大的企業，其辦公室管理水平總體來看相對較高，但是石油企業作為傳統能源企業，其辦公室管理效能仍有較大的提升空間。在大多數場景下，辦公室管理工作仍以處理領導交待事物為主，管理工作中也包含大量的日常性事務和臨時性事務。長此以往。就會造成辦公室管理工作中經常忽視信息采集和調研工作的重要性，也沒有發揮其應發揮的相關監督作用。究其原因在于辦公室管理人員主動思考的意愿不強，監督能動性較低，管理水平提升速度較慢。最終使得辦公室管理效能不高，因此，管理水平是影響辦公室效能的重要因素，提升空間巨大。

三、提升石油企業辦公室管理效能的有效建議

（一）更新觀念，重視學習

在新時代背景下，石油企業辦公室管理方式必須與時俱進，要做到對于傳統管理理念取其精華、去其糟粕，將新觀念、符合石油企業發展的觀念運用到實際管理服務工作中。并且，更新管理觀念、重視理論與實踐學習不能僅僅停留在在字面意義上，更要將新理論、新觀念運用到辦公室實際工作中，勇于探索實踐新的管理模式，打破傳統管理觀念的束縛。

辦公室工作人員特別是管理人員要清晰地認識到知識與經驗只有通過學習與實踐才能得到，只有通過不斷學習、不斷更新自身管理經驗，才能進一步優化自身知識結構，提升自我思想境界。辦公室管理要注重培養創新思維，要克服管理過程中遇到的難題，創造出適合本單位的新思維與新方法，使得石油企業辦公室內部思維更加活躍、觀念更為先進，最終實現管理效能提升。

（二）加強制度建設

在企業生產經營過程中，辦公室管理程序明晰規范不僅能夠提高辦公室本部門管理效能，也能夠帶動相關部門工作積極性與效率的提升，更重要的是能夠對企業整體管理創新起到關鍵促進作用。因此，辦公室的日常事務與管理事務都要做到有章可循，要建立同時具有優秀現代企業普遍共有和現代石油企業特有的辦公室規章制度，并要求其體現科學性、規范性和系統性等特征。要進一步針對石油企業辦公室工作的特點與規律，制定激勵與監督每位辦公室管理人員的按照規章辦事的制度。同時，制度要保證每位管理人員能夠擁有與其責任相匹配的管理權限，來約束辦公室及其他部門人員的行為。除此以外，制定辦公室規章制度時也要充分考慮員工的情感因素，充分調動其主觀能動性，增強員工對企業的認同感。

（三）提升人員素質，提高服務水平

辦公室作為石油企業內部十分重要的部門，其人員應具備良好的職業素質。提升辦公室工作人員的良好思想道德與積極工作態度等素質，有助于實現石油企業辦公室管理模式的創新、管理效能的提升。一個員工的思想素質決定了其是否具備進取的創新精神與能力，因此辦公室管理過程中首先要加強思想道德素質建設。在此基礎上，要培養辦公室管理人員掌握綜合業務的能力，這是由辦公室管理工作所具有的較為繁瑣且業務涉及面較寬的性質所決定的。只有辦公室管理人員掌握了扎實的專業理論與實踐能力，在結合工作中具體科學知識，才能夠提高辦公室管理工作的效能。

參考文獻：

[1]王昊.石油企業管理中辦公室工作的重要性分析[J].現代國企研究，2019，156（06）：44.

[2]林浩然.淺析石油企業辦公室管理工作模式的創新[J].辦公室業務，2016（10）：48-48.