淺談事業(yè)單位內(nèi)部控制存在的問題及對策

亓福英

摘 要：根據(jù)財(cái)政部的要求，自2014年開始，內(nèi)控制度在各級行政事業(yè)單位逐步建立和完善，并開始發(fā)揮權(quán)力監(jiān)督的重要作用。即便如此，我們依然不能否認(rèn)，事業(yè)單位的內(nèi)部控制還存在著一些缺陷。如何發(fā)揮好內(nèi)部控制的優(yōu)勢，是事業(yè)單位，甚至是每一個(gè)職工不可忽視的責(zé)任。本文以ZX中心為例，淺談一下事業(yè)單位內(nèi)部控制中的問題和短板，從而尋求一種解決的途徑和方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 內(nèi)部控制? 問題? 對策

一、ZX中心內(nèi)控工作的經(jīng)驗(yàn)做法及取得的成效

在內(nèi)控的建立與實(shí)施過程中，ZX中心緊密結(jié)合本單位實(shí)際，以問題為導(dǎo)向，有效實(shí)現(xiàn)了權(quán)力制衡，使單位領(lǐng)導(dǎo)從源頭上規(guī)避了經(jīng)濟(jì)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)。主要做法是：

（一）建立健全內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)

ZX中心成立了由單位一把手任組長，副主任任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的內(nèi)部控制領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)內(nèi)控工作辦公室，其中財(cái)務(wù)科牽頭協(xié)調(diào)內(nèi)部控制的建立與實(shí)施工作，各科室為內(nèi)部控制的具體執(zhí)行機(jī)構(gòu)。

（二）分階段實(shí)施內(nèi)控措施

（1）學(xué)習(xí)和培訓(xùn)階段。通過走出去和請進(jìn)來的方式，積極參加省財(cái)政部門組織的培訓(xùn)班，同時(shí)聘請大學(xué)的專家，來單位對全體員工進(jìn)行內(nèi)控相關(guān)知識的傳授，通過培訓(xùn)，大家對內(nèi)控有了一定的認(rèn)識。

（2）內(nèi)控梳理階段。召開啟動(dòng)大會(huì)，制定內(nèi)控工作方案，成立內(nèi)控工作團(tuán)隊(duì)。梳理、優(yōu)化制度，設(shè)置業(yè)務(wù)流程，分析風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，設(shè)計(jì)表單格式等。

（3）內(nèi)控運(yùn)行階段。ZX中心在六個(gè)業(yè)務(wù)層面，通過表單的傳遞，根據(jù)既定的流程，基本做到了事前有審批，事中有控制，事后有監(jiān)督。

二、問題和不足

（一）未能嚴(yán)格做到“不相容職務(wù)分離”

不相容職務(wù)，是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和舞弊行為的職務(wù)。內(nèi)控制度要求不相容職務(wù)相互分離，如果受人員等條件限制，無法做到分離的，單位應(yīng)采取審計(jì)、不定期抽查等替代性控制措施。

ZX中心人員受編制的限制，無法滿足不相容職務(wù)分離的要求。中心編制21人，其中，專業(yè)技術(shù)人員14人，單位下設(shè)6個(gè)科室，有限的人員無法滿足不相容職務(wù)分離的需要。

以財(cái)務(wù)科為例，以下崗位屬于不相容職務(wù)。

預(yù)算編制方面：預(yù)算編制與審核分離，預(yù)算審批與執(zhí)行分離，執(zhí)行與分析評價(jià)分離，決算編制與審核分離。

收支業(yè)務(wù)管理方面，收支與審核，收支與記賬，會(huì)計(jì)與審計(jì)分離。

政采方面，采購需求與審核分離，采購文件編制與復(fù)核分離，合同簽訂與驗(yàn)收分離，驗(yàn)收與保管分離。

資產(chǎn)管理方面，實(shí)物資產(chǎn)的請購與審批，采購與付款，保管與驗(yàn)收等的決策、執(zhí)行與監(jiān)督分離。

建設(shè)項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目建議與項(xiàng)目決策分離，概預(yù)算編制與審核分離，項(xiàng)目實(shí)施與付款分離，竣工決算與審計(jì)分離。

該中心財(cái)務(wù)專業(yè)人員僅有2名，一個(gè)是財(cái)務(wù)科長兼會(huì)計(jì)主管崗，一個(gè)是出納崗，僅僅滿足核算的職能。以上崗位除收支業(yè)務(wù)和資產(chǎn)管理中個(gè)別環(huán)節(jié)已經(jīng)做到分離外，其余崗位因人員不足，無法實(shí)現(xiàn)分離，更無內(nèi)審崗位。

財(cái)務(wù)科作為牽頭部門，人員少，業(yè)務(wù)多，平時(shí)忙于賬務(wù)處理和應(yīng)付上級大量繁雜的報(bào)表編報(bào)，在沒有系統(tǒng)、充分的培訓(xùn)下，對內(nèi)部控制的要求理解也不夠透徹，缺乏足夠深入的考量，草草地應(yīng)付了事，也就不足為奇了。

（二）對內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識不足

內(nèi)部控制是指對單位一系列經(jīng)濟(jì)活動(dòng)建立的一套體系，融入單位的規(guī)章制度，定義每個(gè)崗位的職責(zé)權(quán)限，并將業(yè)務(wù)運(yùn)行的流程固化下來，涉及到每一個(gè)員工。但由于宣傳不到位，單位重視不夠，把內(nèi)控落實(shí)當(dāng)成財(cái)務(wù)科的事情，把整個(gè)體系建設(shè)簡化成了一套表。造成這種現(xiàn)象的原因是，對內(nèi)控建成后的效果和優(yōu)勢認(rèn)識不到位，對建設(shè)不成功可能帶來的嚴(yán)重后果沒有足夠的重視，以致分工不明，得過且過，造成監(jiān)督與評價(jià)像是走過場。

（三）單位建立內(nèi)控制度的積極性不高

事業(yè)單位內(nèi)部控制的完善必然會(huì)導(dǎo)致權(quán)力從人到制度的部分轉(zhuǎn)移，內(nèi)部控制的建立健全應(yīng)以實(shí)踐為依據(jù)，而不應(yīng)以個(gè)人的意志為標(biāo)準(zhǔn)，要通過科學(xué)的內(nèi)部控制，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)相關(guān)部門，有效銜接運(yùn)行過程中的各項(xiàng)重要業(yè)務(wù)。但事業(yè)單位由于長期受原有管理體制的影響，仍存在嚴(yán)重的官本位意識。事業(yè)單位在政府的督促下雖然建立了內(nèi)部控制，但其制定時(shí)，沒有對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行細(xì)致地梳理，沒有參考所有工作者的職權(quán)事項(xiàng)，流于形式，缺乏實(shí)用性。

（四）內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)財(cái)力不足

將制度內(nèi)置到軟件中，是制度落實(shí)最有效的方式，即建立內(nèi)控管理信息系統(tǒng)。通過登錄端口實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的審批和流轉(zhuǎn)，將責(zé)任明確到每個(gè)人，同時(shí)提高效率。但是，對單位來說，內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)會(huì)是一大筆投資。

ZX中心曾向某軟件公司做過詢價(jià)（見某軟件公司的產(chǎn)品價(jià)格表），以內(nèi)控軟件最常用的幾種模塊為例，所需投資金額見下表（其他模塊因?yàn)橛玫妮^少，沒有列入詢價(jià)范圍）：

以上模塊可以單獨(dú)購進(jìn)，也可以組合采購。

根據(jù)報(bào)價(jià)，如果一次投資23.5萬元，也只能滿足部分經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的需要。而ZX中心全年的事業(yè)運(yùn)行費(fèi)才45萬元，在經(jīng)費(fèi)捉襟見肘的情況下，購建內(nèi)控軟件是不太可能的事;如果每年購建一個(gè)模塊的話，會(huì)造成模塊與模塊之間沒有關(guān)聯(lián)度，不僅造成資源浪費(fèi)，而且也不能很好地滿足工作的需要;如果以專項(xiàng)的形式來申請內(nèi)控建設(shè)資金，若財(cái)政部門當(dāng)年沒有專門的資金安排，將很難得到批復(fù)。

三、對策與建議

ZX中心內(nèi)部控制方面的問題在行政事業(yè)單位中有一定的代表性，針對以上問題，筆者認(rèn)為可以采取以下措施：

（一）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)并落實(shí)崗位輪換制度

針對人員不足的問題，在現(xiàn)行的人員編制管理制度下，應(yīng)根據(jù)空編情況，適時(shí)地進(jìn)行人員配備，特別是內(nèi)控牽頭部門人員的配備。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，不斷提高事業(yè)單位對內(nèi)控的重視程度

第一，加強(qiáng)內(nèi)部控制相關(guān)培訓(xùn)和安排，不斷提高事業(yè)單位對內(nèi)部控制重要性的認(rèn)識。建議各級財(cái)政部門增加培訓(xùn)次數(shù)或者組織現(xiàn)場觀摩，加大培訓(xùn)力度，擴(kuò)大培訓(xùn)范圍，除了對牽頭部門的培訓(xùn)，還要對單位一把手進(jìn)行培訓(xùn)，因?yàn)橹贫鹊穆鋵?shí)，離不開管理層的支持。組織現(xiàn)場觀摩，到內(nèi)控建設(shè)好的單位去，通過真實(shí)的流程演練和軟件操作，切實(shí)體會(huì)到內(nèi)控體系的安全、便捷與高效，從而增強(qiáng)對內(nèi)控的直觀認(rèn)識，對推進(jìn)單位建立完善的內(nèi)控體系有很大幫助。

第二，財(cái)政部門成立常設(shè)機(jī)構(gòu)，指導(dǎo)內(nèi)控業(yè)務(wù)建設(shè)。設(shè)置專門的內(nèi)控處室，配備專門的內(nèi)控專家，公布辦公電話，事業(yè)單位可以隨時(shí)電話咨詢內(nèi)控建設(shè)過程中遇到的難題，或者利用微信公眾號，進(jìn)行教學(xué)互動(dòng)，對事業(yè)單位的內(nèi)控建設(shè)進(jìn)行實(shí)時(shí)指導(dǎo)。

（三）與績效考核掛鉤，促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)

注重內(nèi)部控制評價(jià)和結(jié)果的運(yùn)用。每個(gè)年度終了，要對事業(yè)單位內(nèi)控制度開展的情況由第三方進(jìn)行評價(jià)，將評價(jià)結(jié)果作為事業(yè)單位年度績效考核中的重要指標(biāo)予以賦分，其結(jié)果直接影響事業(yè)單位年度考核的等級。

（四）強(qiáng)化監(jiān)管和檢查，建立問責(zé)機(jī)制

財(cái)政部門要不定期抽查和審計(jì)事業(yè)單位的內(nèi)控運(yùn)行情況，責(zé)成事業(yè)單位明確劃分內(nèi)部控制工作每個(gè)環(huán)節(jié)的直接責(zé)任人和間接責(zé)任人，細(xì)分各自承擔(dān)的責(zé)任和處理方式，建立問責(zé)機(jī)制，提高違法成本，加大處罰力度，做到強(qiáng)監(jiān)管，嚴(yán)問責(zé)，這是重中之重。

（五）財(cái)政適當(dāng)補(bǔ)助，統(tǒng)一開發(fā)軟件，助力事業(yè)單位加快內(nèi)控信息化建設(shè)

針對信息化資金投入不足問題，建議財(cái)政部門安排有關(guān)軟件開發(fā)公司設(shè)計(jì)開發(fā)一套綜合性的事業(yè)單位內(nèi)控軟件，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的六個(gè)層面全部囊括進(jìn)去，各業(yè)務(wù)層面是一個(gè)獨(dú)立的模塊，能實(shí)現(xiàn)每層面業(yè)務(wù)的各自流轉(zhuǎn)，各業(yè)務(wù)層面之間又互相關(guān)聯(lián)，將內(nèi)部控制的制衡機(jī)制貫穿到管理系統(tǒng)中。開發(fā)成本由財(cái)政補(bǔ)貼一部分，事業(yè)單位支付一部分，這樣可以減輕事業(yè)單位的負(fù)擔(dān)，盡快實(shí)現(xiàn)內(nèi)控制度建設(shè)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。

總之，事業(yè)單位內(nèi)部控制的順利開展，需領(lǐng)導(dǎo)層重視，在人員和資金方面加以保障，加大內(nèi)部監(jiān)督，保證內(nèi)控部門的獨(dú)立性，處理好個(gè)性化與標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)同，結(jié)合實(shí)際情況，處理各環(huán)節(jié)的漏洞和不足，調(diào)整相關(guān)制度不合理的地方，探索完成內(nèi)部控制建立的科學(xué)方法。