農業科技檔案數據庫的建立與研究

摘 要：近年來，區塊鏈、大數據、云儲存、數據庫、數據鏈……不斷出現在媒體報道、學術研究以及實務工作當中，圍繞信息技術的話題也不斷豐富。具體到檔案管理領域，檔案管理人員關于檔案數據庫的研究較熱，不同學者分別著眼于不同的視角就檔案數據庫展開探討，為各個研究所建立檔案數據庫提供了新的借鑒。文章以農業科技檔案為研究對象，進一步借鑒相關理論探討農業科技檔案數據庫的建立，旨在能夠有效提升農業科研研究所的檔案服務能力和創新水平。

關鍵詞：農業科技檔案;必要性;建立;網絡;信息資源

農業科技檔案是指在農業科學研究、農業基本建設、農業生產技術以及其他農業科技活動中形成的信息資源的集合體，其大體包括錄音帶、視頻、招聘、文字材料、圖表、圖紙等科技文件材料。大數據時代背景下，農業科技檔案數字化管理逐漸被檔案管理人員所熟知，有效提升了研究所檔案管理的實效。數據庫網絡化管理既是時代發展的必然，也是檔案管理工作創新的內在要求。依托于農業科技檔案數據庫對農業科技檔案進行管理，能夠提高農業科技檔案利用率，有效快捷地擴大農業科技檔案的收集范圍。尤其是對于農業科研研究所而言，一個操作便捷、信息齊備、設計合理的農業科技檔案數據，無疑能夠提升科研效率，滿足科研工作人員的檔案需求，提升農業科技檔案信息服務的質量。

1 農業科技檔案數據庫建立的必要性

1.1 適應時代發展的必然要求

21世紀是知識、信息呈現“井噴式”增長的時代，是一個強調信息整合、信息服務和信息利用的時代[1]。當下，農業科研研究所的科研工作進一步推進，科研活動中產生的各類信息資源不斷增多。如何對農業科研信息資源進行信息交工、資源重組、數據挖掘和知識采集，已經成為農業科技檔案管理人員必須要思考并關注的問題。對農業科研活動中有利用價值的信息進行收集、分析、評價、處理、存儲，按照一定的規范和標準對其進行數字化處理，建立農業科技檔案數據庫，能夠更好地適應時代發展要求，緊跟時代發展潮流。除此之外，建立農業科技檔案數據庫，搭建系統化的檔案管理體系和服務體系，能夠確保檔案管理質量。

1.2 發揮農業科技檔案價值的內在要求

農業科研活動是一種社會實踐活動，離不開對既往科研成果、科研數據以及其他信息資料的參考和借鑒。作為一種重要的信息憑證，農業科技檔案能夠為科研人員提供信息參考、決策咨詢，幫助科研人員更好地開展下一步的科研活動。建立農業科技檔案數據，進一步實現對農業科技檔案的統籌開發與利用，可以推動科研活動，促進農業科技進步[2]。一方面，農業科技檔案數據庫建立后，檔案管理人員可以直接通過互聯網工具對檔案資源進行管理，實現檔案“管理在于利用”的目標。另一方面，建立農業科技檔案數據庫可以為檔案資源你共享奠定基礎，提升農業科技成果的產業化率和轉化率。總而言之，農業科技檔案作為一種重要的信息資源，在農業科研活動中具有激勵探索、啟迪思維、幫助研究等作用。建立農業科技檔案數據庫，能夠最大限度地擴大檔案資源的利用面，彰顯檔案資源的價值，降低研究所科研成本，走向自主創新。

2 農業科技檔案數據庫的設計

建立農業科技檔案數據庫必須要明確農業科技檔案的相關人員，將相關人員的信息錄入到數據庫中，確保相關人員能夠在權限范圍內使用和操作數據庫。總體而言，農業科技檔案相關人員大體包括農業科研人員、農業科研管理人員、農業科技檔案管理人員等主體[3]。各個主體在農業科技檔案數據中所扮演的角色不同，其所能夠操作和使用數據庫的權限也會不同。首先，在設計農業科技檔案數據庫的過程中，必須要結合研究所檔案保密要求、檔案利用需求、檔案管理需求來確定不同人員的使用操作權限。其次，要明確農業科技檔案的錄入流程。通常而言，可以由科研人員、科研管理人員將相關的信息資源自行錄入到數據庫，并同步移交相關的紙質檔案材料。然之后由科技檔案管理人員對錄入信息的規范性、準確性、真實性、完整性進行檢驗，審核相關的紙質檔案。最后，研究所也可以采取實際情況細化相關的流程，確保農業科研人員、農業科研管理人員與農業科技檔案管理人員之間相關協作，保障科技檔案數據庫的建設質量。

3 農業科技檔案數據庫的信息入庫

3.1 原紙質檔案電子化入庫

農業科技檔案數據庫建立之前，許多既往的紙質檔案資源同樣需要處理。為此，研究所要做好原紙質檔案電子化入庫工作。首先，可以通過微縮相機、高速掃描儀等硬件設備對紙質檔案進行掃描處理，將其轉為電子化格式。其次，要將紙質檔案的目錄同步錄入到數據庫中，并在目錄下增設附件上傳、附件下載、原文查閱等功能，確保科研人員能夠快速地利用相關的檔案資源。最后，原紙質檔案電子化入庫過程中必須要滿足研究所數據庫建設的規范和標準，保障數據庫建設的質量。

3.2 電子檔案多元化入庫

當前，辦公自動化、智能化、信息化已經在科研機構基本普及，許多信息資源以電子化的形式表現出來。因此，研究所要做好電子檔案的入庫工作，確保原始記錄、圖譜、照片、聲像、影像等信息資源和數據的完整性、真實性。一方面，要結合研究所的具體需求采購相應的格式轉化軟件、格式處理軟件、檔案管理軟件，確保電子檔案能夠規范錄入檔案數據庫。另一方面，部分實驗數據、實驗資料以不同格式的電子文件表現出來，不能直接進行閱讀。為此，研究所要確保數據庫能夠自動識別和利用相關格式的電子文件，便于科研人員或者其他人員在線閱讀和查詢相關的檔案。

3.3 農業科技檔案數據庫信息的鑒定

農業科研活動是一項嚴謹、仔細的工作，其質量會影響到科研成果的準確性、創新性和適用性。為此，在建立農業科技檔案數據庫的過程中，要做好信息鑒定工作，確保信息資料的真實性、完整性和準確性，確保其能夠為科研人員或者相關人員提供有效參考與支撐。第一，對于紙質農業科技檔案所產生的數據庫目錄，檔案管理人員只需要核對其與紙質檔案的基本信息是否一致。第二，對于數據庫目錄下端所保存的電子類文件，檔案管理人員需要鑒別電子文件與紙質文件是否一致，避免目錄與保存資料不一致等問題的發生。第三，研究所是以科研工作為主的單位，其對于檔案資料的真偽性、原始性要求嚴格。為此，相關人員在上傳或者錄入相關電子信息資料和數據過程中必須要仔細核對并附上電子簽名，減少錄入工作紕漏。

4 農業科技檔案數據庫的建立方法

檔案數據庫建設是近年來檔案學界關注的熱詞，其能夠提升信息資源的傳播速度和利用深度，深挖信息資源的價值。在這一背景下，傳統的檔案管理工作必然朝著數據化、智能化、共享化的方向發展。以農業科技檔案為基礎，對各類農業科技信息進行知識重構、信息重組，構建系統化的農業科技檔案數據庫，可以進一步實現農業科技檔案資源有序化、知識化和服務化。在建立農業科技檔案數據局過程中，一是要發展建設特色數據資源庫;二是要建設農業科技檔案人才庫;三是要建成檔案知識庫;四是要做好農業科技檔案服務工作;五是要進行高效的數字化編研工作。只有如此，才能真正節省檔案需求主體的時間，提升服務效能，最終實現知識服務化的建設目標。

4.1 利用農業科技檔案發展建設特色數據資源庫

當下，農業科技檔案中最為重要的一類信息資源主要是實驗數據。從某種程度上來說，實驗數據甚至決定后期農業科研活動的效率和質量。為了更好地提升研究所解析、處置、運用實驗數據的能力，牢牢掌握信息主動權，發揮科技檔案的情報價值、憑證價值和參考價值。必須要建立特色數據資源庫。一是要注重對科技信息資源進行集成管理。研究所要充分發揮大數據技術的優點，設置相關的數據篩選代碼和數據篩選模型，在海量的實驗數據中中篩選出具有特色價值的信息資源，并對其進行歸檔，組成特色數據資源庫。二是要分門別類，打造不同的特色數據專題。研究所可以根據“一課題一模塊”的原則來打造特色數據庫專題，確保專題的系統性和連貫性。通過利用云計算技術、自然語言搜索技術、大數據技術，研究所可以建立相關的信息資源自動采集模型、分類模型和管理模型，實現對某一課題專項數據的專項歸類，便于后期數據的使用。

4.2 建設農業科技檔案人才庫

農業科技檔案數據庫建設離不開人才資源。為此，要依托于農業科研活動的需求建立人才庫。一是要明確檔案人才的引進目標，及時引進具有數據庫建設經驗、管理經驗、操作經驗的人才，為數據庫的建設奠定基礎。二是要對現有的農業科技檔案管理人員進行綜合分析，明確人才培養需求，制定復合型人才培養方案。研究所要重點圍繞“數據庫建立”“大數據技術應用”“區塊鏈技術應用”“數字安全管理”以及其他專題開展相應的培訓活動，增強農業科技檔案管理人員應用各類數字信息技術的意識和能力

4.3 利用農業科技檔案建成檔案知識庫

在互聯網時代，建立農業科技檔案數據庫的目標絕不僅僅是為了提升信息資源整合能力，也是為了將“死檔案”變成“活資訊”，將數據庫變成“思想庫”“智庫”“ 知識庫”。從內部看，研究所要進一步打通OA辦公系統、財務管理系統、合同管理系統、人事管理系統、科研系統、其他業務系統與農業科技檔案數據庫之間的數據壁壘，確保相關信息資源的互聯共通、實時共享，提升研究所整體的工作效率。從外部來看，研究所要依托云共享終端與數據庫本身，打造農業科技檔案共享平臺。各個農業科研單位或者相關業務單位要站在大數據資源的戰略高度，充分認識科研檔案的證據價值和信息價值，在符合保密規定的前提下關聯相關的云儲存平臺。

4.4 做好數據庫服務工作

研究所要進一步做好數據庫服務工作，提升檔案需求主體的使用便捷度，滿足不同的使用需求[4]。一方面，立足于研究所保密規定，明確不同部門不同人員的查閱權限，便于相關人員通過自身的內網賬號對檔案進行查閱。同時，要留存相關的查閱記錄、下載記錄和訪問記錄，便于檔案安全管理。另一方面，可以依托微信公眾號搭建服務平臺，關聯微信公眾號與數據庫，滿足移動智能終端的檔案查閱

需求。

4.5 進行高效的數字化編研工作

農業科技檔案數據庫作為一個信息資源的儲存庫，能夠為農業科技檔案數字編研工作提供有利條件。為此，檔案管理人員要善于對不同的數據細膩學進行編研，進一步為單位領導和科研人員提供信息參考。例如，研究所可以探索編寫各年度《農業科研論文匯編》、《農業科研獲獎成果匯編》，對數據庫中的信息進行再次加工，將其轉化為系統的信息體。

5 結束語

綜上所述，農業科技檔案數據庫的建立能夠進一步發揮農業科技檔案的價值，滿足農業科研活動的需求。過去一段時間內，部分研究所存在“重科研工作，輕檔案管理”的現象，導致農業科研數據庫建立過程緩慢。為此，必須要轉變觀念，樹立創新思維，推動農業科技檔案數據庫的建立，在農業科技檔案管理人員與科研人員之間搭建一座信息溝通橋梁。

參考文獻

[1]徐晨，聶青，王克武，徐娜，曹躍.辦公自動化系統對提升農業科技檔案管理水平的影響[J].北京檔案，2020（03）：37-38.

[2]叢佳，杜其蓁，黃天嬌.基于LBS的農業科技檔案信息服務APP的研究[J].檔案管理，2020（02）：69-71.

[3]趙瑞芳.加強農業科技檔案信息資源共享的途徑[J].蘭臺內外，2020（01）：77-78.

[4]張建光.如何做好農業科技檔案工作[J].吉林農業，2019（23）：112.

作者簡介

胡忠全（1970-），男，本科，畢業于福建農林大學，中級館員，研究方向：檔案應用。