企事業單位會計檔案管理工作研究

劉莉

摘 要：通常，企事業單位的會計檔案管理工作包括對會計憑證、賬簿和財務報告等進行管理。它主要是對企事業單位的經濟支出和收益等重要材料信息進行記錄，同時它還是企事業單位改革發展的重要見證數據。因此，企事業單位必須重視會計檔案管理工作，將責任明確到人，切實保障會計檔案管理工作的效率和質量。因此，文章重點對企事業單位會計檔案管理工作中現存的問題進行了分析，并提出了提高會計檔案管理工作效率和質量的對策，以推進企事業單位的進一步發展。

關鍵詞：企事業單位;會計;檔案;管理

1 會計檔案概述

在國家檔案館組成部分中，會計檔案是不可缺少的一部分，它涵蓋的資料信息包括會計憑證、賬簿，財務報告等，它的作用是記錄企事業單位在運營過程中發生的一切經濟活動，使企事業單位的領導可以通過對相關資料的查閱，了解掌握實際業務運行狀況、盈利情況、虧損情況等。在實際工作中，會計檔案與文書檔案相比較，仍存在許多不足之處，主要表現在會計檔案涉及的范疇較廣，涵蓋各方各面，其形式也存在多樣化特點，將它們進行分類，大致可以分為兩種方式，即永久和定期保存。其中永久保存的會計檔案是不能對其進行破壞銷毀，而定期保存的檔案具備存儲期限不一樣的特點。一般，企事業單位的年度預算會計報告需要采取永久保存的管理方式，而會計資料和具體流水明細賬目則可以采取定期保存管理的方式。做好會計檔案管理工作，可以有效的揭責任事故，打擊經濟犯罪行為和活動，為處理經濟糾紛提供相關的依據，并為企事業單位解決歷史遺留經濟糾紛問題提供相關依據。因此，企事業單位必須重視會計檔案管理工作，以確保會計檔案具備較高的真實性，方便企事業單位查閱會計

檔案。

2 企事業單位會計檔案管理工作中現存的問題

2.1 企事業單位內部的會計檔案管理機制不健全

企業想要取得長遠的發展，必須有健全的制度作為基礎支撐，企事業單位也不例外，會計檔案管理工作亦是如此，但是，現階段，在一些小型企事業單位內部，并沒有根據實際情況制定相應的會計檔案管理系統，相關人員在開展會計檔案管理時，仍然是沿用傳統且簡單的方式來管理會計文件，這種管理方式由于存在較多的漏洞，在很大程度上影響會計檔案管理的質量;在加上部分企事業單位內部雖然有健全的會計檔案管理制度，但是由于沒有將其落實執行，導致制度被形式化，無法將其應有的作用發揮出來，隨著時間的流逝，導致會計檔案管理工作程序簡化，責任不明，經常在實際工作中出現管理不力、檔案資料失真等問題。

2.2 缺少相應的監督機制來監督企事業單位的會計檔案管理工作

在接受相關會計業務和審計工作時，部分企事業單位很少將規范化管理作為重點檢查點，由于單位不重視對會計工作的監督，導致一些企事業單位員工借職務之便篡改會計檔案，以使自身利益最大化。目前，在經濟落后的地區有很多這樣的事情發生，導致公共資金被大量挪用，無法凸顯出企事業單位的公益性特點，導致會計檔案造假等欺詐性事件頻繁發生。

2.3 企事業單位在會計檔案管理工作中經費投入較少

多數企事業單位的財政部門沒有明確規定會計檔案管理工作的投入經費，甚至缺乏正常經費預算;管理人員不重視內部會計檔案管理工作，更加不愿意在這方面投入一定資金;部分企事業單位私下對會計檔案管理資金進行挪用，導致招聘會計檔案管理人員、購買管理軟件的經費不足，從而使企事業單位內部的會計檔案管理工作質量和效率偏低，無法跟上時代的發展步伐。

3 提升企事業單位會計檔案管理工作水平的相關建議

3.1 建立健全完善的會計檔案管理機制

不斷對企事業單位內部的會計檔案管理制度進行完善，可以最大限度提高檔案管理的質量和水平。會計檔案系統的完善可以大大提高會計檔案信息的質量，從而為企事業單位規避經濟風險和經濟糾紛，因此，企事業單位領導者可以參照國家法律規定，根據相關的會計基本工作規范、檔案管理方法，結合企業自身特點，建立相應的會計檔案管理制度并不斷完善，不斷改進優化會計檔案管理流程;同時，企事業單位還要高度重視會計檔案管理的業務培訓工作，定期開展各類培訓，使會計從業人員能夠掌握檔案管理的重點、難點及基礎常識，以使會計檔案管理工作的效率和質量得到提高。在培訓完會計人員后，要對相關人員進行考核評估，以查看會計人員掌握知識的程度，并將培訓考核結果與個人利益聯系起來。尤其地處偏遠地區的企事業單位，必須重視會計檔案管理工作，并進一步落實會計檔案管理工作的相關規定，以使其內部會計檔案管理質量和效率得到提高，促進企事業單位的進一步發展。

3.2 完善會計檔案監督機制

做好會計檔案管理的監督工作，可以使企事業單位的會計檔案管理工作水平更上一層臺階。企事業單位管理人員不僅要加大對會計檔案管理工作的重視程度，還要利用科學合理的監督機制對會計檔案管理工作進行有效監督。檔案管理監督工作內容包括會計檔案管理中的備案、歸檔，保存、檢查、銷毀等工作內容。在實際開展工作中，不僅要根據企事業單位具體的會計工作內容對備案工作進行規范，還要規范檔案管理的具體工作內容。在財務、審計、稅務部門審查業務時，會計檔案管理是檢查的重中之重，要及時對會計憑證等進行裝訂整理，特別是在會計電算化時，必須分類處理會計帳頁，以確保會計檔案管理的質量。此外，還可以通過社會監督的方式，設置專門的意見欄、監督電話來讓群眾監督會計檔案管理工作，并聽取群眾的意見，以改善企事業單位內部的會計檔案管理風氣。

3.3 加大會計檔案管理的經費投入

企事業單位想要確保內部會計檔案管理的質量和效率，就必須加大對會計檔案管理工作的經費投入力度，它也是提高會計檔案管理工作效率的途徑之一。企事業單位的領導者要重視會計檔案管理工作所帶來的價值，并在實踐中，不斷對會計檔案管理工作機制和監督機制進行完善，并加大會計檔案管理工作的資金投入。要不斷對檔案管理的硬件設施進行更新換代，優化管理環境，做好陳列架的檢查和維護工作，同時，加大對軟件設施的投資，以確保會計檔案和數據具備較高的安全性和完整性，并追加招聘優秀會計檔案管理人員的經費，以組建一支專業能力較強的會計檔案管理團隊，提高管理效率。必要時，還可引進國外發達國家的專業會計檔案管理軟件和管理理念，并根據企事業單位自身實際情況進行改進，以提高會計檔案管理水平。另外，企事業單位管理人員還要嚴格對會計檔案管理資金進行管理工作，以使其資金能夠得到合理運用在會計檔案管理的建設工作中，規避資金被私自挪用的情況。企事業單位還要構建一支監督管理專項組，以監管會計檔案管理資金，并定期核對前一階段的資金使用情況，以確保每筆資金都得到合理利用，并記錄在案，如在核查資金過程中，發現預算支出超出限額，應第一時間報告上級，并對資金的來龍去脈進行深入調查，確保每筆資金都得到合理利用。

4 結束語

在企事業單位內部，會計檔案管理水平直接對財務管理水平造成嚴重影響，且還會對企事業單位的經濟建設服務造成影響。因此，在新時代，各企事業單位必須重視會計檔案管理工作，緊跟時代步伐，不斷對會計檔案管理制度進行完善，并追加經費投入，組建一支專業性較強的會計檔案管理團隊，以提高檔案管理的質量和效益，從而為企事業單位取得更好的發展奠定基礎，推動社會的全面發展。

參考文獻

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