高校知識管理的信息化應用與實踐

羅征 姚川予 孫雨 李俊連

摘 要：知識管理成為當前社會一個組織成長發展的重要基礎，而信息化的發展進一步打開了知識管理的新思路，利用信息系統能夠系統收集知識內容等，并進行分類存儲和管理，積累知識資產避免流失，促進知識的學習、共享、培訓、再利用和創新。結合高校的知識管理特點與需求，西安歐亞學院充分利用學校的信息化基礎，開展了知識管理的信息化應用研究與實踐，建成了知識管理系統并開展了推廣應用，促進了組織的知識沉淀和互動。

關鍵詞：知識管理;信息系統;高等院校

隨著信息技術的快速發展與知識經濟時代的來臨，知識成為社會發展的重要資源，如何在各類知識呈現爆炸式增長的同時，對知識進行有效管理顯得尤為重要。高校作為典型的知識密集型組織，如何借助信息化手段，通過搭建以知識管理為目標的信息系統來強化知識沉淀與分享利用，將知識創新作為促進高校特色化形成與核心競爭力提升的重要手段。

1 高校知識管理與信息系統建設研究基礎

1.1 知識管理與高校知識管理的研究基礎

知識管理研究始于20世紀50年代西方社會，哲學家波蘭尼開啟。1965年，現代管理學之父彼得·德魯克預言：知識將取代土地、勞動、資本與機器設備，成為最重要的生產因素。1988年，其發表了《新型組織的出現》，正式提出“知識管理”的概念。其后，在《21世紀的管理挑戰》中提出：“21世紀，無論是對商業還是非商業機構，其最寶貴的資產將是它們的知識工作者和知識工作者的生產率”。

在2000年的里斯本歐洲理事會上，知識管理更是被上升到“戰略”層次。APCQ（美國生產力和質量中心）對知識管理的定義是：知識管理應該是組織一種有意識采取的戰略，它保證能夠在最需要的時間將最需要的知識傳送給最需要的人。這樣可以幫助人們共享信息，并進而將之通過不同方式付諸實踐，最終達到提高組織業績的目的。

2015年，華中科技大學教授、加拿大麥吉爾大學高等教育管理與政策研究博士趙炬明發表的文章《變革與規劃》中提到：“知識成為社會發展的主要力量，大學成為社會發展的主要發動機。”

結合野中郁次郎（Ikujiro Nonaka）在《創新求勝》（《The Knowledge-Creating Company》）一書中給出的知識分類，我們認為高校知識管理的范疇主要包括依照國家法律法規規定、學校制度規范要求或合法約定，高校每一位師生通過學習、工作實踐所產生的顯性或隱性知識。其中，顯性知識又稱為可文本化的知識，可以用規范化和系統化的語言進行傳播，包括但不限于以文件、手冊、報告、地圖、程序、圖片、聲音、影像等方式所呈現的知識。隱性知識包括組織、個人的思維模式和所謂的“訣竅”等屬于個人經驗與直覺的知識，以及較難形式化、具體化的技能。

1.2 知識管理信息系統的研究與應用情況

隨著信息技術的快速發展與知識經濟時代的來臨，知識成為社會發展的重要資源，知識管理的觀念結合網際網絡建構入口網站、數據庫以及應用電腦軟件系統等工具，成為組織累積知識財富，創造更多競爭力的新世紀利器。

另據百度數據出具的《國內知識管理現狀》調查報告顯示：對于大多數企業來說，目前僅有20%的企業經驗知識被保存和文件化。有60%的企業知識管理失敗的原因是缺少高層理解和推動。知識管理對于機構當前戰略目標和績效的影響度占比，非常高占13%，較高達53%，一般占22%;對于未來戰略目標和績效的影響度：非常高為6%，較高為38%，一般為34%。在信息革命和全球化的驅動下，數字化取代紙張成為信息主要載體，因此借助信息化促進知識管理與運用是企業內涵式發展的重要手段。

當今時代高等教育發展也逐步走向多元合作，大學的視野不斷拓寬，并逐步參與到全球競爭的行列，學術發展模式也由學科導向逐步向問題解決導向和交叉學科導向轉變。高校作為典型的知識密集型組織，如何在各類知識呈現爆炸式增長的同時對知識進行有效管理，借助信息化手段強化知識沉淀與分享利用，將知識創新作為促進高校特色化形成與核心競爭力提升的重要手段，顯得尤為重要。

2 西安歐亞學院知識管理現狀分析

2.1 現狀及主要問題

西安歐亞學院作為一所建校20余年的知名民辦本科高校，有大量極具參考價值的組織管理經驗和實踐技巧，但這些只有一小部分以文檔的形式保管于檔案部門，大量知識往往存在于個人電腦或頭腦里，隨著時間推移、人員變動、設備損毀，被“塵封”或者“流失”了，且流失速度驚人，造成大量重復勞動，給組織的發展帶來巨大損失。知識管理的核心是厘清知識管理可以幫助我們解決什么問題。從問題出發，形成對策，運用所需信息和知識。

2016年，學校圍繞知識管理的認知情況、知識管理戰略、知識管理項目的實施及評估、知識管理部門及職位、機構知識管理的運作等五個方面、32個問題，在全校范圍內開展數據調研，全面了解組織知識管理現狀，調查結果顯示員工知曉知識管理的重要性但參與度極低。

一是幾乎沒有人說知識管理不好。有78%的人員認為有必要制定知識管理戰略，認為知識資產的修復難度較高，員工培訓成本高且成長周期長，知識管理可以很好地解決因人員流動和流失、設備損毀和遺失所帶來的知識存儲問題，通過最佳知識，消耗最低成本，提供最高質量，實現最高效率，完成個人知識組織化。

二是真正愿意參與其中的員工極少。有51%的人員認為所在部門的知識管理尚處于萌芽階段，普遍原因在于不理解知識管理，沒有合適的方法和工具，缺乏績效約束和制度激勵，缺少職位安全感。帶來的結果是，部門存檔以顯性知識為主，PPT文檔每個人講的都不一樣，核心知識集中于“關鍵員工”手中，隱形知識轉化不足。可見，在知識創造的過程中，以文件資料的形式記錄下來的顯性知識只是“冰山一角”。

2.2 需要利用信息化解決的需求分析

目前，高校在進行知識管理過程中存在諸多問題，主要表現在，一是知識分散且流失率高。很多工作文檔分散在各個分院、部門及教職工個人的電腦和文件夾中，并隨著人員流動而有可能流失，“信息孤島”現象突出，使得已有知識沒有得以充分積累和共享。二是知識查找困難。已有知識需要通過電話、郵件等求助他人的方式從不同的地方收集，效率較低且不能保證所得知識的全面性、準確性和時效性，嚴重制約了教職工工作效率。三是知識管理手段比較原始。已存檔知識缺乏統一的現代化、網絡化知識管理平臺，缺乏統一、科學的知識分類體系，為知識的積累、共享、傳承和應用帶來一定的障礙，制約了知識管理水平的提高。

基于以上問題，結合2017年學校年度工作要點，提出試點運行知識管理，建立標準、再造流程，提高工作質量和效率，依托“國家教育信息化試點”，學校提出基于“技術—組織融合”開展知識管理研究與實踐，并在現有系統搭建知識平臺，解決知識分類、存儲、檢索和應用功能，實現知識分享、獲取、交流和創造，打造創新性的知識型組織。

3 西安歐亞學院知識管理系統建設方案

3.1 總體思路與規劃

從高校的性質和管理的本質考慮，我們把歐亞學院的知識管理定義為：整合利用學校的戰略、組織文化、流程、技術等手段，建立基于學校業務內容和人員崗位職能的知識挖掘、存儲、轉化、共享、創新體系，最大限度地尊重知識及有知識的人，實現學校的智力資本最大化，從而通過提高應變和創新能力促進學校發展，提高學校核心競爭力。

為了更好地推動學校的知識管理工作，提升組織的核心競爭力，為卓越運營與管理提供重要支撐，利用知識管理系統與工具，通過調研、規劃、設計和應用，實現知識管理工作的升級。具體工作從以下三個方面展開。

一是知識管理體系梳理。全面盤點組織現有的知識內容與分類;掌握現有及未來可能的知識的形式與存儲狀態;掌握知識的產生來源與管理者;了解組織與各級人員對于知識的需求、應用方向;構建組織的知識管理架構，包括分類、內容、管理者、權限等。

二是知識管理制度建設。明確知識管理的范圍、定義等;明確知識的存儲、上傳與獲取的要求、保密等級等;規定知識的更新與共享要求;明確知識管理的責任權屬與知識保護要求;明確知識管理工作的激勵機制。

三是知識管理系統開發與實施。對知識管理工作信息化實現進行總體規劃;設計開發知識管理系統的功能應用。

3.2 知識管理體系設計與制度構建

在知識管理體系的設計上，借鑒行業案例，聚焦組織問題，校級平臺設有4個模塊，分別是：規章制度、辦事指南、案例庫、知識庫;部門級知識庫設計為“1+X”，主要是在權限上有所區分，其中1為全校共享的知識，自動上傳在校級知識平臺，X為部門內部共享的知識，相當于部門云盤，在部門內流動。由各部門知識專員通過對知識的鑒別和整理，篩選出有用的知識，按照知識存儲規范，通過知識平臺實現知識分享與沉淀，便于全校師生學習和查詢（見圖1、圖2）。

為鼓勵知識的積累、共享、利用與創新，促進知識管理工作的規范化和科學化，加速知識管理制度化、外部知識內部化、隱性知識顯性化、顯性知識標準化及標準知識共享化，建立“知識共享”文化，學校制定了《西安歐亞學院知識管理辦法》，內容包括知識和知識管理的概念和分類、知識工作程序與具體規范、知識的安全管理、人員激勵和附則共5章35條，確保學校知識管理工作的有效落實。

3.3 信息系統功能設計

結合目前本校的知識管理需求與信息化平臺，采取基于OA辦公自動化系統的知識管理系統，實現包括知識采集與抓取、知識上傳、內容查看與下載、知識收藏互動分享等功能;設計開發知識管理系統的后端功能模塊，包括知識架構、權限設置、知識內容管理、報表統計等。

知識采集：實現對顯性知識的獲取、歸類、搜索、提取、控制等，用戶也可以按分類上傳知識文檔與附件材料等。

知識應用：實現知識的瀏覽與下載、分類管理、知識搜索、知識統計等功能。

知識互動與積分：支持發布、推送、點評、推薦、訂閱等多種知識分享和應用功能，并對用戶行為進行積分化，可以互相查看積分排名等。

知識文檔管理：知識文檔管理支持多維度、多層級的分類管理;支持不同類型知識的不同屬性和模板管理、權限設置等。

4 西安歐亞學院知識管理系統應用效果

自2018年起，學校成立了知識管理專項組，開展了知識管理調研、總體規劃、知識體系設計、管理系統開發及后期的知識管理培訓與推廣，完成了知識管理工作的全面盤點，形成了知識管理制度、知識管理體系，并搭建了知識管理系統，通過系統上線測試運行，為學校實現卓越運營與管理提供了重要支撐。

4.1 促進了知識文檔的沉淀積累

目前，知識管理系統已投入使用一年多時間，借助該系統累積沉淀了知識文檔3500余篇，系統文檔整體閱讀次數近50000次，系統中知識主要從規章制度、辦事指南、案例庫和知識庫四大類進行劃分，已有近500名教職工進行了上傳、下載與應用。

4.2 提升了知識的流轉與應用

雖然知識管理系統剛剛起步，知識的沉淀效果并不足夠，但也要考慮長遠的發展，從知識的質量和互動性考慮系統設計。因此，借助知識積分功能，開展“知識之星”評選，充分調動員工參與知識管理、閱讀、分享的積極性。

4.3 組建了知識管理專員隊伍

在知識管理系統得到應用的同時，學校還形成了一支知識管理專員隊伍，由各分院、職能處室的知識管理專員組成，能夠有效推動知識文化建設與知識管理意識的提升，并及時反饋一線教職工對于知識管理和信息系統的問題建議，在教職工中得到了良好反響，為促進我校學習型知識組織的建設奠定了堅實基礎。

5 小結

高校知識管理將隨著信息時代的進步而不斷升級，從而成為大學發展的重要基石。當然，知識管理的價值不僅依賴于知識或者是IT，而是組織成員對知識的應用，利用信息系統應該實現的是不斷激發大家分享和交流知識的積極性，培育知識管理與創新文化，推動知識沉淀與共享，同時鼓勵師生在應用知識的過程中創造新知識，再將新知識應用到學校各項工作中，促進組織更好地發展。

參考文獻：

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