芻議大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

萬富曉

摘 要：隨著我國現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的不斷發(fā)展和應(yīng)用，檔案管理工作的信息化水平得到了不斷提升，尤其是對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用規(guī)模不斷擴(kuò)大。現(xiàn)階段的檔案管理工作在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)發(fā)展背景之下迎來了諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)。本文簡單介紹了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢，并對(duì)其具體應(yīng)用展開分析和討論，旨在有效推進(jìn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)背景下的檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)加快發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用優(yōu)勢

1 前言

隨著云計(jì)算、智能終端、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)分析已經(jīng)成為諸多行業(yè)決策的重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)信息技術(shù)給傳統(tǒng)行業(yè)帶來了巨大的沖擊與變革。檔案管理工作也不例外，大數(shù)據(jù)技術(shù)也會(huì)逐漸成為檔案數(shù)字資源建設(shè)及管理的發(fā)展方向。為了有效提高檔案管理效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，必須分析研究大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案工作發(fā)展的新模式、新思維，使傳統(tǒng)檔案管理積極主動(dòng)融入大數(shù)據(jù)時(shí)代，為建設(shè)數(shù)據(jù)強(qiáng)國的偉大事業(yè)服務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)的基本概念

什么樣才是大數(shù)據(jù)？很多人也許并不是特別的清楚。隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各種不同角色間共同輸入與相互輸出的海量信息量所衍生創(chuàng)造出來的巨大信息數(shù)據(jù)徹底顛覆了云計(jì)算時(shí)代，大量信息數(shù)據(jù)的衍生直接導(dǎo)致海量大數(shù)據(jù)在云時(shí)代正式產(chǎn)生。其實(shí)，大數(shù)據(jù)并不需要具有明確的定義概念，如果僅僅從一個(gè)字面上的意思去理解，可以理解認(rèn)為就是數(shù)據(jù)量龐大。但是，若硬要給大數(shù)據(jù)下一個(gè)準(zhǔn)確定義的話，可以這樣的來進(jìn)行準(zhǔn)確理解：所謂大數(shù)據(jù)管理指的也就是那些在企業(yè)可能夠承受的管理實(shí)踐能力范圍內(nèi)用一些常規(guī)管理軟件或者工具進(jìn)行準(zhǔn)確捕捉、管理和分析處理的大數(shù)據(jù)的一集合，需要采用新的數(shù)據(jù)處理技術(shù)模式才能夠可以有效的加強(qiáng)企業(yè)決策力、洞察力以及企業(yè)流程控制優(yōu)化管理能力，形成具有海量、高收益增長率和功能多樣化的企業(yè)信息技術(shù)資產(chǎn)。

3 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

3.1 滿足檔案管理信息化需要

傳統(tǒng)上的紙質(zhì)電子檔案由于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)使用時(shí)間短、易出現(xiàn)丟失、查詢復(fù)雜等缺點(diǎn)，已經(jīng)逐漸無法完全滿足移動(dòng)信息時(shí)代對(duì)電子檔案管理的快速發(fā)展和新需求，電子檔案由于獨(dú)特的數(shù)字云計(jì)算技術(shù)管理優(yōu)勢已經(jīng)慢慢開始取代紙質(zhì)傳統(tǒng)，在檔案的管理與整合中占有重要位置。檔案管理系統(tǒng)信息化為方便人們對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)查找和收集處理工作提供很多方便，但目前電子政務(wù)檔案管理信息化技術(shù)需要以利用大數(shù)據(jù)與云技術(shù)結(jié)合作為主要理論技術(shù)支撐才真正能夠有效滿足用戶各種多元化的檔案服務(wù)方式需求。除此之外，大數(shù)據(jù)云計(jì)算技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中的信息化服務(wù)模式中還能夠有效地大大提高我國電子政務(wù)檔案的資源利用率，增強(qiáng)檔案管理服務(wù)部門的檔案服務(wù)管理效率和提高服務(wù)管理質(zhì)量。

3.2 滿足智慧城市發(fā)展需要

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)飛速發(fā)展必將導(dǎo)致城市信息化建設(shè)進(jìn)程不斷加快，不同發(fā)達(dá)地區(qū)都在努力建立不同發(fā)展規(guī)模的智慧信息化城市智慧交通城市。智慧智能城市通過數(shù)據(jù)分析大量的云端經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，比如城市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展增長速率、經(jīng)濟(jì)環(huán)境污染嚴(yán)重程度、經(jīng)濟(jì)投資占比等來得出一個(gè)城市未來的經(jīng)濟(jì)發(fā)展戰(zhàn)略方向，對(duì)以后城市可能出現(xiàn)的安全問題及時(shí)做好安全防范措施，對(duì)未來可能出現(xiàn)的發(fā)展機(jī)遇等做好前期準(zhǔn)備實(shí)施工作。現(xiàn)階段檔案管理通過利用云數(shù)據(jù)對(duì)我國智慧城市建設(shè)提供的檔案信息主要包括利用大數(shù)據(jù)的云計(jì)算服務(wù)、大數(shù)據(jù)的有效信息整合、大數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確分類和利用大數(shù)據(jù)的快速信息查詢等方面。智慧城市的創(chuàng)設(shè)建立對(duì)提高大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案信息管理服務(wù)信息化應(yīng)用程度的要求很高，完善的智慧檔案管理公共服務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)是我們建立智慧城市的重要基本保障。

3.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用是檔案管理工作自身發(fā)展的需要

大數(shù)據(jù)應(yīng)用時(shí)代，是一個(gè)更加全面的應(yīng)用時(shí)代，掌握了這些大數(shù)據(jù)綜合應(yīng)用的新技術(shù)，我們就能夠?qū)Ω鞣N之前因?yàn)閰T乏缺少必要的大數(shù)據(jù)而變得無法及時(shí)涉足的工作領(lǐng)域問題進(jìn)行重新探索，檔案管理員的工作領(lǐng)域就是最明顯的例子。二十多年來，我國的企業(yè)檔案管理信息化管理模式經(jīng)過了以傳統(tǒng)化為載體的企業(yè)檔案信息數(shù)字化管理時(shí)代，也就是經(jīng)過了企業(yè)電子政務(wù)管理系統(tǒng)信息時(shí)代，無論是哪種信息時(shí)代，都已經(jīng)產(chǎn)生了大量的檔案數(shù)字信息，盡管目前諸如移動(dòng)云計(jì)算、移動(dòng)數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)、云數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等新型IT數(shù)據(jù)服務(wù)管理模式已被運(yùn)用到企業(yè)檔案管理中也難以完全滿足企業(yè)檔案管理人員工作的日常需要。相比于其他企業(yè)信息管理技術(shù)的不斷出現(xiàn)，大數(shù)據(jù)管理技術(shù)似乎更加能夠契合企業(yè)檔案管理相關(guān)工作的實(shí)際要求。特別是在當(dāng)前知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展時(shí)代背景下，檔案管理資源轉(zhuǎn)化成專業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)資源將成為今后我國檔案管理業(yè)務(wù)工作行業(yè)發(fā)展的必然趨勢，而新的大數(shù)據(jù)技術(shù)必定會(huì)在資源轉(zhuǎn)化的這個(gè)過程中能夠起到相當(dāng)大的推動(dòng)作用。因此，將這些大數(shù)據(jù)分析技術(shù)應(yīng)用在開展檔案管理相關(guān)工作中也還是可以滿足開展檔案管理相關(guān)工作的基本需要。

4 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中有諸多優(yōu)勢。一是采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式向檔案信息多元化儲(chǔ)存方式的有機(jī)轉(zhuǎn)化，加快了檔案信息化的進(jìn)程，有效推進(jìn)檔案數(shù)字資源體系建設(shè)。二是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行優(yōu)化整合，構(gòu)建共享平臺(tái)，不僅簡化了檔案管理流程，提升了檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還提高了檔案資源的利用價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)資源。三是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷成熟，越來越多的機(jī)關(guān)單位、企事業(yè)單位采取自動(dòng)化辦公模式，數(shù)字化資源、電子文件不斷增加，檔案文件處理、存儲(chǔ)、備份等面臨新的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)技術(shù)能實(shí)現(xiàn)電子文件的鑒定、處理、存儲(chǔ)、備份一站式技術(shù)支撐，節(jié)約數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)間和空間。

5 大數(shù)據(jù)信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

5.1 優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管理

檔案數(shù)據(jù)管理是檔案管理工作的重中之重，檔案信息數(shù)據(jù)資源較為龐大，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)類型復(fù)雜，管理任務(wù)十分艱巨，而采取大數(shù)據(jù)分析與管理，能很大程度提高檔案管理的效率。因此，在對(duì)檔案信息資源開展管理工作的過程中，應(yīng)合理利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)使用。

在數(shù)據(jù)信息預(yù)處理階段，可采用ETL（Extract-Transform-Load，數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)）工具進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的提取、轉(zhuǎn)換、加載等操作，經(jīng)過一系列預(yù)處理，以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的清洗與格式化。在信息存儲(chǔ)與使用階段，傳統(tǒng)的檔案信息管理所采取的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，無論數(shù)據(jù)管理還是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)都有待完善，這種情況下，非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫憑借其高吞吐量及高拓展性等優(yōu)勢可更好地滿足檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理工作的需求，現(xiàn)階段可采用并行處理系統(tǒng)及非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作，比如Big Table等檔案管理系統(tǒng)等。在云計(jì)算平臺(tái)系統(tǒng)移植ETLI具，從而提高對(duì)數(shù)據(jù)的利用率，加大對(duì)數(shù)據(jù)對(duì)象的檢測分類和優(yōu)化處理，以此來確保后續(xù)檔案數(shù)據(jù)管理工作的有效開展。

5.2 開展可視分析工作

利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行可視化分析與管理，主要是針對(duì)受損概率高、利用頻率高、推廣性高的重要檔案，如高校檔案、廣播電視檔案、基建工程項(xiàng)目檔案等，運(yùn)用可視化技術(shù)，將榮譽(yù)證書、底片、圖紙等實(shí)體檔案，進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換，以圖像、視頻、影像等方式展現(xiàn)出來，形成直觀化、可視化及交互性的檔案數(shù)據(jù)信息。可視化技術(shù)充分利用分析過程的人際交互與技術(shù)手段，促進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)計(jì)算能力及人的能力充分融合，以有效提高數(shù)據(jù)信息的洞察能力。

檔案信息可視化，可利用本單位檔案室或檔案館為中心，輻射所轄的各級(jí)單位檔案室，甚至面向社會(huì)、延伸至其他行業(yè)，形成縱向、橫向的檔案信息服務(wù)網(wǎng)，收集、整合各方面的檔案信息，建立高效優(yōu)質(zhì)的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，通過可視化管理及便捷的操作界面，及時(shí)向利用者提供準(zhǔn)確、及時(shí)和直觀的檔案信息，為社會(huì)提供服務(wù)。

5.3 檔案大數(shù)據(jù)智能挖掘

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)入全新的發(fā)展時(shí)期，它貫穿了所有檔案管理及數(shù)據(jù)信息分析的整個(gè)過程。檔案數(shù)據(jù)大數(shù)據(jù)智能挖掘，一是深化了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)的挖掘方式，在高質(zhì)量的大數(shù)據(jù)環(huán)境下，挖掘出全面、可靠、有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)信息，使檔案管理流程由粗放式向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變;二是通過智能挖掘，建立內(nèi)容豐富、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源庫，為社會(huì)公眾提供全方位、深層次的檔案信息服務(wù)。三是通過智能挖掘，擴(kuò)大了檔案數(shù)據(jù)的總量，完善了檔案門類，優(yōu)化了檔案信息資源結(jié)構(gòu)，最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的開放與共享，開發(fā)了檔案信息的新價(jià)值。四是在保護(hù)個(gè)人信息安全的前提下，深入挖掘用戶興趣和需求，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析，以本體庫為語義搜索引擎的應(yīng)用基礎(chǔ)，強(qiáng)化語義引擎分析及協(xié)同過濾關(guān)聯(lián)規(guī)則相互結(jié)合，實(shí)現(xiàn)智能化概念匹配，完成用戶需求的有效挖掘，進(jìn)而給用戶提供個(gè)性化、精準(zhǔn)化的服務(wù)。五是隨著“智慧城市”如火如荼的建設(shè)，智慧檔案館應(yīng)運(yùn)而生。筆者認(rèn)為，“智”，即是智能的感知，智慧化的檔案服務(wù)，是一場政府、企業(yè)與公眾交互方式的“智慧”變革。智慧檔案館在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)之上，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案資源管理、用戶數(shù)據(jù)等各類信息進(jìn)行探索、感知、深入挖掘，匯聚融合，提煉萃取成取智慧信息，運(yùn)用于管理、決策及服務(wù)。

5.4 構(gòu)建云端存儲(chǔ)

大數(shù)據(jù)檔案技術(shù)應(yīng)用的最基本技術(shù)條件之一就是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)空間必須足夠充足，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)空間過小就一定不能有效保證數(shù)據(jù)檔案信息的準(zhǔn)確完整性，現(xiàn)階段如何建立企業(yè)云數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間是企業(yè)實(shí)施數(shù)據(jù)檔案管理技術(shù)應(yīng)用的一個(gè)先決條件。云檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)是將用戶信息檔案通過各種網(wǎng)絡(luò)語言的形式直接存儲(chǔ)于一個(gè)網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)終端上的信息檔案管理服務(wù)系統(tǒng)，不僅可以充分有效保障用戶檔案的信息安全性，還擁有對(duì)用戶檔案信息進(jìn)行各種動(dòng)態(tài)式數(shù)據(jù)分析的云記錄，可以滿足用戶不同復(fù)雜程度的存儲(chǔ)需求，從而為用戶提供一種多元化的信息管理服務(wù)。建立高端云檔案存儲(chǔ)管理模式首先我們需要通過加強(qiáng)基于云端進(jìn)行檔案管理的系統(tǒng)硬件配套基礎(chǔ)設(shè)施配置，增加云端檔案管理系統(tǒng)硬件的檔案信息的保存量和儲(chǔ)量，其次也就是需要加入適合檔案管理不同系統(tǒng)作用的硬件配套管理軟件模塊來用以滿足對(duì)檔案信息的實(shí)時(shí)收集、處理、分析。云數(shù)字存儲(chǔ)不僅僅是可以對(duì)企業(yè)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字存儲(chǔ)，還甚至可以對(duì)經(jīng)過特殊技術(shù)處理的文字圖片、視頻、聲音信息進(jìn)行數(shù)字存儲(chǔ)，從而大幅擴(kuò)大企業(yè)檔案管理的數(shù)字存儲(chǔ)應(yīng)用范圍。另外，建立云存儲(chǔ)管理信息平臺(tái)還要注意保持與國家移動(dòng)終端應(yīng)用檔案管理信息系統(tǒng)的鏈接，實(shí)現(xiàn)對(duì)終端檔案管理信息的雙重實(shí)時(shí)存儲(chǔ)，保證檔案信息的實(shí)時(shí)完整性。

5.5 推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)

紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)資源較重，不利于節(jié)省單位各項(xiàng)開支。因此，單位要有區(qū)分的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)能夠突破檔案利用限制，實(shí)現(xiàn)資源利用的規(guī)模化。一方面，除去一些具有歷史價(jià)值和收藏價(jià)值的檔案之外，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案在計(jì)算機(jī)上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時(shí)，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時(shí)也會(huì)較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行相應(yīng)的操作，就能實(shí)現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術(shù)手段相聯(lián)系。例如，可以通過開發(fā)微信公眾號(hào)的形式，將公眾號(hào)與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)公眾號(hào)查詢檔案服務(wù)，提高檔案信息化水平。

6 結(jié)語

隨著整個(gè)社會(huì)現(xiàn)代化水平的不斷提升，大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的全面應(yīng)用已經(jīng)成為提高檔案管理工作質(zhì)量和水平重要途徑和手段。大數(shù)據(jù)技術(shù)打破了傳統(tǒng)檔案管理模式的約束和限制，強(qiáng)化信息資源的共享與交流功能，提高檔案管理工作者工作效率，提升了檔案信息資源的利用價(jià)值，為整個(gè)社會(huì)發(fā)展帶來更多經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，新時(shí)期的檔案管理必須緊跟時(shí)代發(fā)展節(jié)奏，充分利用各項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)，變革傳統(tǒng)檔案管理方式，完善檔案管理機(jī)制，推動(dòng)檔案事業(yè)可持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展。

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