高校檔案管理信息化建設

胡建紅

摘 要：高校檔案記載了高校建設發展和教育教學的真實歷史，對于高校總結經驗、規劃與決策、經營管理等都具有積極的意義。因此，在信息科技時代加強高校檔案管理，提高檔案管理信息化水平，是當前高校檔案管理工作的第一要務。本文分析了高校檔案管理信息化建設的意義，在此基礎上，重點探討了高校檔案管理信息化建設策略，希冀能為高校檔案管理信息化建設的順利進行提供一定參考與借鑒。

關鍵詞：高校檔案;管理;信息化建設

在高校管理實踐中，檔案管理是重要的內容之一。高校檔案管理記載了高校招生、科研、教學和其他各項工作服務等重要事項，能為高校建設與發展提供有力支持，做好檔案管理工作，提高檔案管理效率，支持高校發展，是當今高校檔案管理的使命。在信息科技日新月異發展推動下，人類社會已然步入信息科技時代，信息技術在各行業的應用不斷深入，高校檔案管理信息化建設也日漸提上日程。

1 高校檔案管理信息化建設的意義

檔案信息化建設是指在檔案管理工作中，應用信息技術對檔案信息資源進行管理和整合，同時為檔案利用提供信息查詢與服務等。高校檔案管理信息化建設情況，從側面反映了高校整體信息化建設發展水平。隨著高校的發展與擴招，高校師生人數不斷增多，各項事務也越來越復雜，傳統的高校檔案管理模式已無法適應新時期高校檔案發展要求，必須要進行高校檔案管理信息化建設，這對于高校健康快速穩定發展極具意義。一是能提高高校檔案管理的效率與質量。傳統紙質檔案管理模式效率不高，還容易發生丟失、損壞等問題，查閱和利用也不夠便利。而進行信息化建設，檔案信息就會以紙質、音視頻等形態存在，不僅方便收集和整理，還能定期進行備份，不會丟失，且安全可靠，不會因人為因素發生錯誤。這樣，可以有效提升檔案傳遞和處理的質量和速度，實現檔案信息資料自動化信息存儲、傳遞、處理及利用。二是檔案利用方便快捷。構建高校數字檔案館，有利于更加便捷地開展收集、檢索、存儲、歸檔等工作，檔案利用者通過檔案信息化管理平臺，就能根據自己的權限，隨時隨地進行檔案檢索，這將能促進檔案資源價值得到更好的實現，為高校教育教學工作提供有力的支撐。

2 高校檔案管理信息化建設有效策略

2.1 高校檔案管理信息化建設原則

在進行高校檔案管理信息化建設時，需要堅持全周期管理原則和雙軌制原則。其中，全周期管理原則就是指檔案管理中，因為檔案存儲是利用的基礎，而且各個環節都是緊密相關的，這就要從全生命周期來進行綜合考慮，從檔案信息資料的收集、存儲和利用等各個環節強化信息化建設，以最大程度地提高檔案信息化管理的質量。雙軌制原則就是指在高校檔案信息化建設過程中，要兼顧數字化檔案和紙質化檔案，紙質檔案管理是基礎，數字化檔案管理是升級，對于重要的檔案資料，還要做好紙質檔案管理，這樣才能有利于推動高校檔案管理信息化建設良好發展。

2.2 高校檔案管理信息化建設有效策略

第一，高度重視檔案管理信息化建設工作。高校領導要及時更新管理理念，與時俱進地樹立檔案管理全局觀，明確檔案管理信息化的價值，從思想意識和行動上重視檔案管理信息化建設工作，并貫徹落實此項工作。從資源配置上加強支持，積極配置完備的先進技術設備設施等，促進檔案管理規范化水平不斷得到提升。

第二，結合實際健全檔案信息化管理制度。制度是管理的依據，科學的檔案管理制度，能顯著促進檔案管理效率提升，這就要求高校要立足實際，積極建立健全檔案管理制度。對高校檔案管理與利用情況進行全面的調查分析，與實際要求相結合，有針對性地制定檔案信息化管理各項規章制度。建立健全考核制度、監管制度、檔案保密制度等，確保檔案管理各環節都規范、有序，保證檔案管理制度的科學性、針對性和可操作性，已達到檔案管理更加便捷高效的目的。

第三，完善檔案信息化管理基礎設施。檔案信息化建設需要完備的基礎設施設備，高校檔案歸檔立卷種類多，有大量的信息，只有實施信息化建設，才能提高檔案信息資料的處理速率。高校管理層要從資金上予以支持，協助配備齊全各種設施設備，如圖文影像掃描設備、存儲器、數碼攝像機、數據庫服務器等，完善檔案信息化管理軟硬件系統，實現檔案管理現代化和辦公自動化。

第四，切實做好網絡信息安全工作。網絡具有開放性，在高校檔案管理信息化建設中，必須要增強檔案安全意識，重視和強化網絡信息安全，嚴格落實崗位責任制，確保檔案信息安全、完整。要結合理論與實踐研究成果，對檔案信息化管理中可能存在的風險進行明確，有針對性地采取有效安全保護策略。同時，要規范檔案管理人員的行為和檔案利用者的行為，設置相應的權限，以促進檔案信息系統安全系數提高。定期對檔案信息化管理系統進行檢查和更新，應用防火墻、網絡安全技術等，防止檔案信息資料丟失、被惡意盜取、篡改等。

第五，加強高校檔案管理信息化專業人才培育。高校要在全員中宣傳檔案信息化建設的意義，從根本上轉變檔案管理人員的思想意識，使信息技術得到順利應用，激勵員工主動學習和掌握信息技術。給檔案管理人員提供充足的學習與進修機會，通過教育培訓提高其信息化技術與技能。

第六，優化高校檔案信息化服務流程。在實現檔案服務信息化的過程中，檔案管理人員要根據高校檔案信息化服務需求，對相關流程進行優化。如在線提供檔案信息、遠程辦理檔案證明等。隨著信息技術的發展，現在互聯網逐漸成為人們日常生活和工作的重要工具，數字校園環境下的高校，也越來越需求在線提供檔案信息服務，這不但能方便檔案利用，還能促進文件利用效率提高。通過優化檔案服務流程，檔案利用者可隨時地登錄檔案管理系統來獲取相應的檔案信息資源，實現檔案資源利用降本增效。

3 結語

一言以蔽之，在當今信息科技時代，信息化建設是高校檔案管理發展的方向和趨勢，其能提高高校檔案管理現代化水平，提高檔案管理效率與質量，使高校檔案的作用得到充分實現。在具體實踐中，高校要有針對性地采取有效措施，積極推進信息化建設，確保檔案管理信息化的高效性。

參考文獻

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