事業單位檔案管理信息化建設策略

王永萍

摘要：對于事業單位檔案而言，應做到精細、準確與嚴格，對于管理技術提出了更為嚴格的要求。傳統模式下的紙質檔案、手工抄錄等管理方法已經難以滿足信息時代下檔案管理需求，事業單位應巧妙地利用先進的信息處理技術（網絡技術、數據庫、多媒體技術等），高效率處理海量信息，對檔案內容進行準確了解，提高管理水平，更好地服務于社會大眾。對此，本研究作者結合自身多年檔案管理經驗，對于檔案管理信息化建設提出了幾點拙見，僅供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化

時代在進步，科技在發展，信息化成為了現代社會的主流，深刻影響著我們的生活與工作。所以，作為國家行政管理體制改革重點對象的事業單位，應清楚地認識到傳統檔案管理模式已經難以滿足現行工作所需，應緊跟時代變化，積極改革。對此，事業單位檔案管理應積極同信息化接軌，加強信息化建設，如此不僅可永久、完整地保存檔案資料，為調閱檔案滿足提供便捷，而且還可提高管理效率與質量，確保事業單位各項工作順利開展。

一、提高信息化檔案管理意識

出于對當前形勢的考慮，事業單位若要將檔案管理水平不斷提高，則就必須同時代發展保持同步，從過去老舊檔案管理理念中走出，在制定檔案管理戰略上充分滲透信息化思維，從而實現信息化、網絡化的檔案管理。鑒于此，就要求事業單位管理層在實際工作中深刻認識信息化，把先進的信息化理念樹立起來，并從全局出發積極創新檔案管理工作。同時加快分析、挖掘以及利用檔案信息。充分結合單位檔案信息化建設的實際情況，在基礎設施建設上做進一步加強，提供重要的物質保障給檔案管理，順利實現檔案信息化建設目標。除此之外，還應在建立健全檔案管理機制上加快步伐，明確檔案管理工作的細則，有效落實檔案管理責任，完善各項規章制度，以堅實的基礎助力檔案管理工作的健康有序發展。

二、完善檔案管理信息系統

事業單位應緊跟時代發展，借助大數據技術建立健全事業單位檔案管理信息系統，提高管理效率，有力地促進事業單位檔案管理工作創新發展，提高其信息化、規范化與科學化。

（一）構建事業單位檔案數據存儲系統

采取網絡在線儲存或離線儲存的方式，有效儲存管理事業單位檔案數據，為檔案信息的開發與利用創設優質條件。采用照相機、掃描儀、計算機等現代化設備，切實增強單位檔案信息數據存儲能力[1]。

（二）構建事業單位檔案管理模塊化系統

建立事業單位檔案管理模塊化系統，主要是檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數據采集傳輸模塊等，如此便可直接瀏覽、修改與打印管理事業單位檔案信息與數據。

（三）構建事業單位檔案查詢系統

根據Microsoft SQL Server2008軟件，查詢管理事業單位檔案信息[2]。基于工作具體需要，錄入、檢索、查詢與瀏覽事業單位檔案信息與數據，局域網中的權限客戶可按照自己的管理權限，電子瀏覽、提取與檢索檔案，獲取全面、真實、完善的檔案信息數據，分布式、多樣化查詢檔案信息，以此來提高檔案信息利用價值。

三、提高信息化管理效率

其一，增強檔案管理能力。就網絡控制的檔案管理系統而言，需要將其所具備的優勢充分的展現出來，進而推動單位檔案信息化管理效果的提升[3]。對此，可通過光纖一磁盤的連接陣列，加強檔案關系系統性能的增強，并適當的提升系統內部儲存量;其二，對檔案管理可靠性進行增強。加強檔案管理所具備的可靠性，需要結合相關標準嚴格要求硬件的組成以及磁盤陣列產品的結構，夯實檔案信息化管理系統功能更新的基礎。同時，磁盤陣列需要多元化保護級別，對檔案信息化管理運用者十分有利，確保系統功能，讓檔案信息化管理系統相關數據擁有安全性基礎[4];其三，加強檔案管理使用性。在開展檔案信息化管理建設工作的過程中，需運用光纖磁盤陣列產品，進而促進系統維護性能優勢的提升，并讓檔案信息化管理系統能夠實現在線升級。同時，系統網絡存在著開放性的特點，確保有關人員對檔案資源的查閱以及調取，進而讓檔案信息化管理系統展現出更大的作用。

結語：

信息化是目前社會發展的必然趨勢。作為國家重要分支，事業單位應順應時代潮流，不余遺力地開展信息化建設。我們要真正意識到檔案管理工作存在的價值，深入剖析不足之處，并制定針對性有效的措施妥善處理，為信息化建設創設優質的條件。同時，注意信息化人才的引入，構建全方位、多層次的檔案管理體系，提高檔案管理效率、安全，有力地保證事業單位可持續健康發展。

參考文獻：

[1]邱廣軍.事業單位檔案管理信息化建設問題研究[J].辦公室業務，2020（09）：57-58.

[2]孫迎夏.提升事業單位檔案管理信息化建設的策略[J].辦公室業務，2020（08）：82-83.

[3]王志生.事業單位檔案管理信息化建設水平提升策略[J].辦公室業務，2020（07）：72+75.

[4]任浩.基于大數據背景的事業單位電子檔案信息化管理研究[J].蘭臺內外，2020（09）：30-31.