國家重點建設項目檔案管理

郭利娟

[摘 要] 在重點建設項目的開展與落實過程中，存在著利用價值極高且數量巨大，并將隨著項目推進而不斷擴張的重要檔案。這些檔案在包括了文件、圖像、音視頻等多種類型，不僅對于建設項目的驗收、審計、使用與維護以及檢查追責等工作具有重要參考價值，從某種程度上將更對國家與社會的發展有著重要意義，加強對國家重點建設項目的檔案管理重要性可見一斑。文章闡述了目前國家重點建設項目中檔案管理存在的問題，并在此基礎上分析了確保國家重點建設項目檔案管理水平提升的有效措施。

[關鍵詞] 國家重點建設項目；檔案管理；問題；措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

國家重點建設項目檔案包含了從立項到設計到施工再到驗收等所有環節的原始記錄，是用于評價項目建設質量的重要依據，是項目投入使用、進行改造、維護管理的重要憑證，同時可作為建設問題追責及處罰的重要標準，加強對這些項目檔案的管理至關重要。在現代國家重點建設項目中，普遍具有投資更大、施工周期更長、涉及單位更多的特點，在新技術廣泛運用于建設項目的情況下，檔案的管理難度更大、工作更為復雜，對檔案管理的有效運行帶來了更大的難題，加強對國家重點建設項目檔案管理有效方式的探索至關重要。

一、國家重點建設項目檔案的不同之處

（一）檔案的數量更加龐大

投資大、規模大、周期長、工種多是國家重點建設項目的主要特征，這也意味著在整個項目完成的階段會產生各種類型的數量龐大的檔案資料。在建設項目正式施工前，就會產生很多有管理價值的檔案資料，如前期調查研究、前期設計等，都會在一定程度上造成檔案數量的增加。在項目的施工過程中，會隨著項目的進展而產生更多的施工管理資料、設備運行資料等多種類型的資料。信息技術的廣泛運用，還會導致檔案格式類型的增加。在建設項目竣工之后，同樣會隨著驗收工作的開展產生竣工檔案，包含了自項目啟動到項目驗收全過程的檔案資料[1]。

（二）在收集整理上的難度更大

國家重點建設項目因為所涉及的工種較多，所以需要多種對應的單位參與建設與施工，參加單位的增加，會為檔案資料的收集與整理等一系列檔案管理工作帶來更大的挑戰。檔案管理人員往往需要跟隨整個建設項目直至施工尾期，需要隨時了解施工進度，并隨時對項目推進所產生的資料檔案進行收集和整理，只有這樣才能保障建設項目檔案收集的完整性，才能保障整個檔案管理工作的有效性，其工作難度與工作量之大可見一斑。

（三）檔案內容的專業度更高

國家重點建設項目對國家和社會的發展具有重要推動作用，建設項目中所涉及和包含的學科領域非常廣泛，涉及的專業知識也更豐富。因此，國家重點建設項目檔案具有更強的專業度特征。這就意味著對參與國家重點建設項目檔案管理人員的各方面專業知識都有著更高的要求，必須在具備專業知識的基礎上掌握并能夠熟練運用于檔案管理過程中，只有這樣才能確保國家重點建設項目檔案管理工作的有效性與準確性。可見，國家重點建設項目檔案管理工作具有專業性強，對管理人員專業要求高的特點[2]。

二、現階段國家重點建設項目檔案管理存在的問題

（一）項目文件質量得不到保障

國家重點建設項目具有參建單位眾多、人員流動率大的特點，在很多項目的施工中都具有質量無法保證等問題。施工文件作為反映項目建設歷史情況、項目施工質量的重要文件，是項目正常開展及維護的重要參考，是項目檔案中的重要組成部分。近年來，施工文件的重要性得到了普遍重視，很多建設項目中也具備針對施工文件的管理制度，如合同管理、保證金管理制度等，對于加強施工文件管理具有重要作用。但不可否認的是，因為人員流動性大，在施工文件交接管理工作中有很多不到位的地方，不同的人對檔案管理的重要性認識也不同，這也導致了施工文件管理的完整性存在一定問題。此外，受專業性等多方面因素的影響，一些施工文件具有內容混亂、規范性不足等問題，也為施工文件的管理與利用等工作帶來了一定影響。在歸檔過程中，還存在著每一按照要求進行藍圖歸檔，導致破舊、內容不完整問題的出現[3]。

（二）檔案管理人員專業性不足

檔案管理人員是檔案管理工作有序進行的基礎與根本，但目前的大部分國家重點建設項目的檔案管理人員在檔案管理工作上，普遍采用的還是傳統的紙質管理模式，沒有現代信息技術相關的知識，更沒有能夠利用信息技術對檔案進行高效管理的能力。雖然近年來針對國家重點建設項目配置了專業性更高的檔案管理人員，但他們的專業性更多體現于項目資料及檔案的收集、整理與管理等方面，對項目工程施工中涉及的多種工程建設知識、技術知識等方面的專業性就稍顯薄弱了，導致在很多項目實施過程中無法準確確定檔案的實用性及管理價值，可能會導致很多重要檔案資料的缺失，讓檔案管理工作的開展陷入困境[4]。

三、國家重點建設項目檔案管理改善的措施

（一）建立有效機制保障施工文件質量

施工文件作為的建設項目檔案管理的重要內容，做好對施工文件質量的把控，是奠定良好檔案管理質量的重要前提和基礎。因此，要改善國家重點建設項目檔案管理效果，首先需要解決根源問題，即采取有效措施確保施工文件的質量。首先，需要做好崗前培訓，既要包括檔案管理人員崗前培訓，也要包括施工人員的崗前培訓，保障檔案管理人員管理效果，同時也確保所有施工人員具備檔案收集的意識，確保人員流動對文件的完整性影響最小化。要提高崗前培訓的效果，需要將它作為施工單位及監理單位相關人員上崗的第一要務，并在人員檔案中做好是否參與培訓及培訓是否合格的記錄。還可以通過開展一對一的管理培訓，將實際施工過程中的檔案管理問題與實際業務相結合，進一步保障檔案的收集、整理與管理效果。其次，應將檔案的收集度、完整度、管理效果與相關人員的工作考核聯系在一起，督促相關人員的檔案收集與管理工作的有效開展。最后，應在招標合同中補充檔案管理的相關內容，同時在與施工單位的合同簽訂與監理單位的合同簽訂中，都應明確施工文件與重要檔案的收集與管理要求，將文件與檔案的管理質量作為對施工單位及監理單位工作質量的考核標準之一，進一步保障國家重點建設項目施工文件及檔案管理的質量[5]。

（二）明確管理標準

檔案的整理是提高項目檔案管理質量的重要基礎工作，也是保障使用效率的關鍵，因此在檔案的整理過程中，要做到對檔案產生時間與形成材料之間的協調，保障編目的清晰明了，確保檔案在查找與使用上的便利。例如在項目開展之前的檔案管理中，需要從項目建議書到可行性研究報告、到地形等勘察資料，再到設計、評估等工作開展的先后順序進行立卷，保障檔案的有序性[6]。

（三）加強對檔案管理人員的培訓，提高管理專業度

檔案管理人員作為檔案管理工作的直接參與者，他們的管理水平在很大程度上決定了檔案管理工作的開展效果，提高檔案管理人員的專業性是促進檔案管理效果改善的重要方式。在信息化不斷發展的過程中，國家重點建設項目的檔案管理勢必會引進先進的檔案管理技術與設備，而一直以來沿用傳統管理模式的管理人員如果不加以有效培訓是無法勝任信息技術支持下的檔案管理工作的。因此，管理人員專業度的提升，首先需要加強對信息技術運用等方面的培訓，要結合現階段普遍使用的管理設備與技術針對性地開展培訓活動，以此來提高檔案管理人員的信息技術水平；其次，為了適應國家重點建設項目中檔案管理工作對工程建設專業知識的要求，還需要加強對管理人員在工程建設各領域專業知識的培訓，降低因專業知識不足導致檔案資料遺漏等問題的出現概率[7]。

四、結語

國家重點建設項目是關乎國家與社會發展的重要項目，應加強對檔案管理工作的重視，為項目的順利推進提供保障。在國家重點建設項目的檔案管理中，應做好對施工文件等重要檔案資料質量的把控，以此確保檔案管理的有效性，確保各個參加單位在檔案收集與管理上的質量，同時需做好檔案管理標準的制定工作，確保檔案使用與查找的便利。最重要的是要加強對管理人員的專業性培訓，包括信息管理設備及工程建設專業知識的培訓，切實保障檔案管理質量。

參考文獻：

[1]彭昌勝.試論國家重點建設項目檔案管理[J].消費導刊，2018（32）：131.

[2]孫海燕.試論國家重點建設項目檔案管理[J].甘肅科技，2011，27（11）：100-101.

[3]王肖波.區域性國家重點檔案保護中心建設研究[J].浙江檔案，2019（4）：19-21.

[4]王靜潔，任顏春.加強國家重點建設項目檔案形成過程的管理[J].蘭臺世界，2005（5）：46.

[5]國家重點檔案保護與開發項目管理辦法[J].廣東檔案，2016（004）：15-16.

[7]慈云力，丁秀菊.責無旁貸地做好國家重點建設項目檔案管理[J].黑龍江檔案，2003（6）：19.