對信息化背景下文書檔案管理的幾點探討

齊莉莉 趙盼盼 蔣楠

摘要：當前我國很多企業都普遍存在文書檔案管理過程復雜、效率低下等問題，這些問題的出現與文書檔案管理方式落后、管理制度不規范等有重要關系，在信息化背景下有效促進文書檔案管理規范化，不斷提升文書檔案管理的效果十分迫切。基于此，本文就探究將信息化技術引入企業文書檔案管理中，以此優化文書檔案管理的流程，規范化文書檔案管理的各個環節，實現文書檔案管理效果的全面提升。

關鍵詞：文書檔案管理;信息化;規范化;流程;效果

當前的時代是信息技術盛行的時代，各個行業都開始離不開信息化技術，文書檔案管理行業也一樣，有效對信息化技術進行運用，能夠提升管理的效率，促進管理過程更為規范。不過當前我國很多企業并沒有對信息化建設提升重視度，導致部門工作面臨著嚴重的問題，工作效率極其低下。在企業不斷深化發展的過程中，文書檔案信息資料不斷增多，傳統的管理方式已經表現出很大的不足和缺陷，亟待對其進行健全和完善，因此做好信息化建設十分關鍵。此外，在信息化建設和運用的過程中，也要做好風險防范，提升安全管理的有效性。

一、文書檔案管理信息化的概述

（一）文書檔案管理信息化的含義

文書檔案管理信息化指的是利用信息化技術來對文書檔案進行管理，通過互聯網、計算機系統等對文書檔案資料進行收集、處理、歸檔、保存等的活動。在當前，文書檔案管理信息化已經成為了文書檔案管理工作的大趨勢，其有助于實現文書檔案管理效率的提升，并根據企業的現實發展情況對各個管理流程進行規劃，實現管理整個流程的規范化、科學化、準確化。

（二）信息化技術為文書檔案管理工作帶來的有利作用

信息化技術改變了文書檔案管理的模式，不僅為該項工作帶來了較大的生機與活力，而且對工作流程、工作規范、工作內容等都進行了改變，使文書檔案管理工作面臨著新的機遇，賦予了新的活力。具體來看，信息化技術為文書檔案管理工作帶來的有利作用有以下幾方面：

1.提升了文書檔案管理的效率

通過在文書檔案管理過程中引入信息化技術，構建對應的信息系統，能夠通過系統對企業各個層面的文書檔案資料進行收集和傳遞，文書檔案管理者不用再跑到有關的部門等待相關人員對資料進行尋找或者收集了，這就能夠節省收集資料的時間。同時，借助于信息化技術，系統還可以自動對有關的信息進行篩選、分類等，文書檔案管理者不用再花費更多的精力來對各種各樣的資料進行篩選和分類，有更多的時間來思考如何對工作進行創新、優化等，這不僅能夠促進文書檔案管理效率的提升，而且對工作創新具有較大的意義。

2.有助于促進文書檔案管理工作流程的優化

在運用信息系統對文書檔案進行管理的時候，可以根據企業的實際情況對系統模塊進行設定，比如設定文書檔案信息收集模塊、資料分類模塊、各個部門文書檔案信息存儲模塊等，這樣文書檔案管理者就能夠嚴格依據各個模塊的功能、作用等來開展工作，對各項有關的文書資料進行科學匯總和保存，避免工作過程的混亂，不斷提升工作的規范性，促進工作流程的優化。

3.有助于促進文書檔案管理價值的發揮

企業對文書檔案資料進行保存的主要目的是為了對其進行運用，而在傳統模式下，以紙質形式對其進行保存，在需要運用某項資料信息的時候，往往要花費很多時間去尋找，且久而久之容易毀損或者丟失，難以實現其運用效果的提升。通過信息化技術的運用，則能夠將其以電子版的形式保存起來，并根據具體內容對其進行命名，這樣在需要用的時候就可以直接搜索名字而調取出來，不僅快捷而且不容易毀損、丟失等，這就能夠促進檔案運用價值的提升，使檔案更好地發揮自身的價值。

二、信息化背景下文書檔案管理的措施

信息化背景下，文書檔案管理面臨著新的機遇和挑戰，企業要綜合分析信息化的作用，結合自身的文書檔案管理部門現實情況進行信息化技術的引進，使其更好地引領文書檔案管理效果的提升。

（一）構建科學的硬件和軟件設備

硬件設備和軟件系統是信息化建設的基礎，企業只有結合自身的情況及時進行這些基礎設施的引進，才可以為文書檔案管理工作更好地開展信息化機建設做好保障。當前我國很多企業因為領導對這項工作不注重或者考慮資金成本等問題，而不注重硬軟件設備的引入，影響了文書檔案管理信息化的進程。在新時代背景下，企業領導要對自身的傳統思想觀念進行改革，不能一味地考慮信息化建設的成本問題，而要對其積極作用進行深入認識，明確信息化建設的優勢，促進思想觀念的優化，以更好地進行設備的引入。一方面要根據文書檔案管理崗位、人員等引進對應數量的計算機設備，另一方面還要結合部門具體工作進行軟件系統的開發或者引進。需要注意的是，在對軟件系統進行開發或者引進的時候，一定要考慮到其實用性、操作性等問題，確保系統與企業工作相適應，有較高的兼容性。

（二）建立規范的文書檔案管理制度

近年來，傳統的文書檔案管理制度已經不再適用于信息化背景，企業必須要結合現實情況，構建新的制度體系。第一，要結合文書檔案管理的整體工作情況進行部門規章制度的設立，為部門明確工作目標、工作任務、工作方向等，使部門員工都能夠在明確的制度規定下開展工作。同時，還要結合各個崗位的現實情況進行崗位規章制度的建設，使各個崗位員工都能夠有明確的工作內容，職業操守等，嚴格依據制度來開展工作。第二，要結合文書檔案管理信息化的現實情況進行崗位劃分，確保所劃分的崗位具有較強的科學性，能夠更好地對工作進行分解，提升員工工作的積極性。還要結合具體崗位的現實情況進行權限的設定，使各位人員都可以在權限內開展工作，不斷提升工作的有效性。第三，要構建科學的績效考核制度。要根據部門工作構建對應的考核制度，定期對員工進行考核，使員工有一定的工作壓力，積極主動地開展工作，不斷學習新知識，提升工作的適應力，促進工作效率和質量的提升。在考核之后，還要對員工進行獎懲，對考核結果好的員工進行獎勵，而對考核結果不好的員工進行懲罰，使員工提升工作的動力，形成良好的競爭局面。

（三）做好系統安全防護工作

在信息化背景下開展文書檔案管理工作，還需要做好系統安全防護。當前雖然我國信息化技術水平不斷提升，各個行業對信息化的運用更為普遍，但是計算機被病毒入侵、信息資料被盜取的現象也層出不窮，這些問題的產生都警示我們要加強系統安全防護。對于企業來說，文書檔案資料信息是重要信息，關系到企業的發展前途、發展方向以及決策信息等，所以必須要對其做好安全管理，提升信息資料的安全性。這就要求企業要結合信息系統的現實情況進行防護系統的構建，可以在企業中設置專門的信息安全防護崗位，定期對系統進行檢測，找出系統中的漏洞和隱患，并及時對其進行解決，確保系統順利運行。同時還要讓員工在自身的計算機中安裝有關的防護軟件，對計算機進行實時保護，做好防護。還要對員工進行培訓，引導員工樹立較高的安全意識，時刻認識到安全管理的重要性。

（四）加強員工計算機技能培訓與教育

信息化背景下有效開展文書檔案管理工作，離不開文書檔案管理者綜合素質與技能的提升。因為信息化工作與傳統的手工工作有較大的不同，所以企業領導必須要注重對文書檔案管理者的培訓與教育，定期為其灌輸計算機新知識、新技能等，使他們更深入地對計算機系統進行學習，掌握豐富的計算機技能，更好地借助于信息系統來優化工作。企業還可以派計算機系統專家到企業中為員工開展培訓，為員工講解系統的運用技巧，促進員工工作水平的提升。還要構建激勵機制，鼓勵員工自主學習計算機技能和知識，形成良好的競爭效應。

三、信息化背景下文書檔案管理的注意事項

（一）加強宣傳，營造良好的信息化氛圍與環境

信息化建設是一項系統性工作，不僅僅涉及文書檔案管理部門，同時與其他部門也存在較大的聯系，這就要求企業在開始信息化建設之前要對員工進行宣傳，使員工認識到信息化建設的意義，在企業中營造良好的信息化氛圍與環境，這樣才能夠為信息化的順利實施奠定良好的基礎，促進員工順利從原始工作過渡到信息化工作。比如，企業領導在引入信息化設備和系統之前的一個月中要做好這方面的宣傳，適當為員工傳遞一些信息化的信息，讓員工有個思想準備，避免突如其來開展信息化建設，使員工猝不及防，難以短時間內適應工作。

（二）安全防護是關鍵

信息化建設既有機遇也有挑戰，機遇是為企業內部各項工作的開展帶來了較大的便利，有助于提升工作的質量和效率，而挑戰則是導致企業信息處于互聯網開放性的大環境中，很容易遭受攻擊，從而會導致信息面臨損失，所以加強安全防護尤為重要。當前我國很多企業領導往往對安全防護工作的認識較為缺失，不注重這方面的教育，一旦系統遭受危害，勢必會對企業發展帶來較大的損失。企業一方面要在局域網中構建防護措施，做好防護系統的設置，另一方面還要引導各位員工提升安全防護意識，只有企業全體人員都有較高的安全意識，才能夠更好地開展安全管理工作，才能夠抵抗互聯網的安全沖擊。

（三）明確文書檔案管理風險點

文書檔案管理是一項復雜的工作，涉及到的環節較多，內容較為零散，在實際工作中往往容易面臨風險，尤其是在信息化建設的背景下，更容易遭受攻擊，所以應當對該項工作的風險點進行明確，使員工在嚴格的管控下開展工作，提升風險隱患的處理效果。比如，收集文書檔案信息資料過程中的風險點，這一方面工作的風險在于信息資料的真實性、虛假性等，要加強信息資料的辨識，確保所收集到的資料較為真實、準確。再比如，儲存過程中的風險點，該工作風險點在于被盜、存儲丟失等，要加強安全管理，并對信息進行科學備份。要根據各個不同的工作環節科學進行風險點的設置，這樣才能夠更好地對風險進行降低。

四、結語

對企業文書檔案管理工作進行信息化建設是提升該項工作效率和質量的重要途徑，也是順應時代發展趨勢的重要渠道，不過當前我國很多企業對信息化建設的重視度還不夠，在信息化建設中還面臨很多問題，相信隨著時代的發展，企業文書檔案管理信息化建設會取得更好的效果。

參考文獻：

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