關于加強行政事業單位辦公用品及耗材信息化管理的思考

劉秋麗

【摘要】現階段，很多行政事業單位在辦公用品及耗材管理上還存在不少問題，因為使用多且頻率高，如果監管不利，很容易造成資源的巨大浪費，甚至引起腐敗行為的滋生。因此，如何規范、科學、高效地管理辦公用品及耗材則顯得尤為重要，在科技飛速發展的今天，研究開發出適合自身的辦公信息化管理系統，對于提升整體的辦公效率，規范資產管理有著相當重大的實際意義。

【關鍵詞】行政事業單位 辦公用品耗材 信息化管理

行政事業單位辦公用品及耗材是為日常履行職能而儲存和耗用的未達到固定資產標準的實物資產，看似零碎不起眼，但在實際工作中，其管理和會計實務處理都存在不少問題。尤其在加強作風建設的大背景下，中央和地方各級黨委政府從制度和監督層面對三公經費加強管理后，辦公用品支出甚至被某些違法違紀行為所利用，成為虛報冒領、套取現金的工具。本文將從以下幾個方面，分析行政事業單位辦公用品及耗材的管理現狀及存在的問題，并論述對策及辦法。

一、行政事業單位辦公用品及耗材的管理現狀及問題

（1）責任意識不強，會計核算不規范。首先，部分行政事業單位的領導持有“重錢輕物”、“重采購輕管理”的觀念，對辦公用品及耗材管理工作不重視，這就導致下級工作人員對于辦公用品及耗材管理和使用不重視，保護意識較弱[1]。其次，有些單位是按部門領用辦公用品，沒有把責任落實到每個領用者身上，因此個人只要是物品用完了，就以部門的名義領取，存在吃“大鍋飯”的現象，個人節約意識不強。再次，由于辦公用品及耗材種類繁多，購置分散且不易管理，部分單位財務人員沒有將采購回來的辦公用品及耗材記入資產，而是直接列為支出。倉管部門不需要與財務部門進行賬實核對，往往疏于管理。

（2）傳統手工管理模式，倉庫保管員工作量大，工作強度高，手寫速度慢、效率低下;出差錯的概率高。各種物品的采購、領用等數據記錄在各種不同的紙質表單中，查詢、分析、統計很不方便，也不利于保存;短時期內重復領用難以監管;數據傳輸滯后，時效性差。

（3）物品批量領出后難以實時掌控實際使用情況。比如物業公司工程部需要領用一批LED燈，先要向倉管部門提供上一批領用燈具使用情況表（表內有申請人及安裝師傅的簽名），待核銷上一批燈具后，才能再次批量領出下一批燈具，這既不利于實時監控使用情況，也存在簽名造假冒領物品的風險。

（4）采購辦公用品及耗材比較隨意，沒有考慮到一些辦公機器設備即將停用或少用，導致買回來的對應耗材積壓，無法使用。如以前使用熱敏紙傳真機，字跡不易保存，隨著技術的進步，轉而使用普通紙傳真機，從而導致熱敏傳真紙無處可用，造成浪費。

（5）回收利用率低。比如曲別針、夾子一類的辦公用品，領出后會有一大部分集中流向財務部門;又比如會議瓶裝水及紙杯，會議結束后可能會有剩余等等情況，這些物品往往缺乏跟蹤管理、回收利用。

二、行政事業單位辦公用品及耗材管理對策及辦法

行政事業單位作為國家政策的貫徹者和執行者，擔負著維護社會公共利益的責任，其收入大多來源于財政，社會關注度日益增強。因此必須加強行政事業單位的財務管理工作，才能保障各項工作的正常開展，實現財政資金使用價值的最大化，從而彰顯行政事業單位的社會管理和執法監督職能。辦公用品及耗材是單位公共資源非常重要的一部分，對其采購使用管理不容忽視，因此，建立一套行之有效、科學合理的信息化管理系統，與監管機制融為一體，改進理念、制度、流程等，對于行政事業單位來說相當重要。

（一）設定用戶權限，把責任落到每位用戶者身上

由于辦公用品及耗材從申請采購、審批、保管、領用等，需要經過多個環節，可以說，所有工作人員都需要使用辦公用品及耗材，因此，必須設定好每一位工作人員的用戶權限，并需要密碼才能登錄系統進行操作，同時系統還可以安裝在手機上，這樣隨時可以移動辦公，提高工作效率。遇到辦公人員離職或退休，也必須及時注銷登錄權限。從各個環節做到有據可查，把責任落實到每一個人身上，做到各個風險點可控，這樣才能做到每個崗位人盡其責，物盡其用。

（二）完善采購審批流程，避免盲目采購

在采購審批環節中，倉庫保管員通過實時庫存數據掌握急需補倉的物品情況，及時向采購部門領導提交采購申請，需要技術部門研究論證的，先提交技術部門審批。符合條件需要進行政府采購的辦公用品等，應嚴格按程序進行政府采購;其他則采取聯系定點供貨單位方式進行采購。爭取以最小化的用品庫存儲備來獲得最優的使用狀態，規避辦公用品及耗材的非必要性積壓及短缺，科學、合理地去組織供應。

（三）加強自動化數據采集，做到數據實時傳輸

在管理系統中，從驗收、分類、入庫、出庫、調撥、移庫移位、庫存盤點等各個作業環節，數據進行自動化的數據采集，保證倉庫管理各個環節數據的準確性，確保及時準確地掌握庫存的真實數據，合理保持和控制庫存。能夠對采購信息進行實時提取，便于在辦公用品及耗材在出現問題時及時聯系溝通采購源頭。通過科學的編碼，還可以方便地對物品的批次、保質期等進行管理。利用系統的庫位管理功能，還可以及時掌握所有庫存物資當前所在位置，有利于提高倉庫管理的工作效率。財務人員可以根據每月生成的領用報表，減少庫存，增加支出;同時可以定期或不定期進行實物盤點，實時進行賬實核對，對物品進行有效監督。

（四）設定限額及限期領用，規范領用流程

領用者申請領用辦公用品時，系統會根據以往該用戶的領用記錄來判斷是否給予領用，如果已經超限額或限期內重復領用，則系統發出警告，不能點擊領取;達到領用條件的則可提交部門專管員，由部門專管員匯總本部門領用情況后，再一并向部門領導提交申請;部門領導根據本部門實際工作情況，對每位申領者的領用申請進行審核批準;審批后再由專管員統一到倉管部門領取。對于新進人員，可以一鍵領取一套辦公用品，有利于節省申請時間。系統會為每個領用者按會計年度建立領用明細賬，可以查詢到每一位用戶從進入單位直至離職或退休所有領用辦公用品的情況。由于數據的可比性，既有利于員工培養責任意識、節約意識，同時避免重復領用，大大節約了辦公經費。

（五）對物業領出的物品進行跟蹤監督，隨時掌握使用情況

行政事業單位與物業公司簽訂合同，由物業公司進行維修、保潔、會務等方面服務工作，由此物業公司會批量領出維修耗材、衛生用紙以及辦公飲用水、會議瓶裝礦泉水等等，如何有效地監督物業領出物品的實際使用情況又是一個值得思考的問題。第一，物業領出的物品不能簡單地做出庫處理，而是應當作為一個子倉庫，由物業公司派專人進行管理，并能登錄系統。第二，對于獨立辦公室需要用水及維修服務時，由辦公室經辦人登錄系統，向物業管理員提出用水申請及維修申請，物業管理員分派任務，服務完畢，由服務經辦人點擊生成物品領用信息，經辦公室經辦人復核后，系統后臺自動生成領用清單，并自動核減領用物品。第三，對于公共區域的維修、保潔等物品領用，后勤部門應當設定專人，加強巡查，對物業進行監督。

（六）建立回收站，提高物品回收利用率

首先，由于應用了信息化管理系統，使倉庫保管員可以從繁雜的工作中解脫出來，與后勤管理員一起巡查，對某些辦公室的過剩資源進行回收;其次，對于物業領出用于會議的瓶裝礦泉水及紙杯等會議用品，會議結束后，由后勤管理員及物業管理員進行清點并回收，重新入子倉庫留待下次使用。再次，員工辭職或退休，一些需要退回的辦公用品，可以在系統中做退回處理，相關人員進行檢查驗收后重新入庫，統籌安排使用。

（七）強化系統操作技能，培養主人翁意識

生活在技術進步日新月異的今天，提高系統操作技能，不僅僅是對財務人員以及倉庫保管員的要求，而且還應當提高到全體工作人員的層面上。行政事業單位應當創新管理模式、完善管理機制及激勵辦法，以人為本，尊重員工，獎勤罰懶，調動員工的主觀能動性，增強員工的主人翁意識，推動員工團體能動力，提高集體榮譽感和使命感，為事業盡職盡責，做出貢獻。

三、結束語

綜上所述，在行政事業單位中，辦公用品及耗材的管理還存在很多方面的問題，要想確保管理工作的開展更加具有科學化、規范化和標準化，就需要建立一套行之有效的信息化管理系統。本文主要從兩個部分展開了分析論述，首先在第一部分分析了行政事業單位辦公用品及耗材的管理現狀及存在的問題。其次在第二部分論述了信息化管理系統在用戶權限、采購、保管、領用、監管及回收方面的具體運用和措施。行政事業單位應順應時代和改革要求，必須不斷提高財務管理水平，創新管理模式，建立合理的監督管理體系，注重關鍵崗位乃至全體人員綜合素質的培養，調動員工的主觀能動性，積極提升辦公用品及耗材整體利用率，從而促進財務管理目標的實現，使行政事業單位朝著更科學、高效的管理方向發展下去。

參考文獻：

[1]呂翠平.關于加強行政事業單位國有資產管理的思考[J].金融財稅，2020（11）.

[2]魏康平.芻議企業辦公用品信息化管理模式[J].活力，2019（24）.