政府機關檔案管理工作變化分析

梁美政

摘要：政府機關的檔案作為政府機關的社會活動中所形成的，保存并且留作備查的文字、圖像、聲音、以及其他形式的原始記錄，是政府工作中的重要部分，對于政府的自身建設、發展等方面都具有著重要作用。

關鍵詞：政府機關;檔案管理;管理工作

中圖分類號：D630.1;G271?? 文獻標識碼：A?? 文章編號：1672-9129（2020）04-0088-01

Abstract：The files of government agencies are formed in the social activities of government agencies， and are preserved and kept for future reference in text， images， sounds， and other forms of original records. They are an important part of the governments work. Development and other aspects play an important role.

Key words：government agencies;archive management;management

伴隨著我國的改革開放以來，我國發生了許多的變化以及進步，這些變化以及進步從各個方面呈現著良好的優點以及特色。在政府機關檔案的管理工作中也同樣存在著這些不同。從一開始只有一個角落的檔案室變為寬敞獨立的辦公樓，從雜亂難以分辨的文件變為了分門別類，整齊干凈的獨立檔案排架，在檔案管理的工作上也開始進行了一些信息化的轉變，進行了一些信息的錄入方便人們的查找，給工作帶來了許多的便利。

1 檔案認知的轉變

現如今進行管理檔案工作之中，人們開始逐漸改變了對于檔案管理工作的認知，在過去，政府機關的工作人員對于什么是檔案都不是很了解，只是將重要的資料、文件裝在文件袋或者盒子里，放在某一處的角落，就算是將檔案進行了報關，但是等到需要進行查看的時候，卻又什么都找不到了，于是這些珍貴的總結、報告、數據、資料就這樣在時間下消聲滅跡了。而不同于從前，現如今的檔案管理工作已經開始越來越受到國家的重視，而《中華人民共和國檔案法》的實施更是表明了國家對于檔案管理工作的重視，這也同時使得廣大的機關工作人員意識到檔案工作的重要性，不再以可有可無的態度去對待，就算自己的工作有多忙，手邊的事物有多少，都不會輕視檔案管理的工作，能夠將檔案管理工作視為政府機關單位工作的重要組成部分，同時也是保證各個工作人員的工作效率以及質量的必要前提。政府機關的檔案管理工作，作為維護政府機關的重要歷史以及遺留資料的重要工作，是需要政府機關單位的領導以及各級的工作人員將檔案管理工作進行妥善的管理并將資料按時轉交給檔案管理的工作人員。設立出單獨的區域以及嚴格的程序，將隨意亂翻以及毀壞資料的情況進行杜絕，同時這種管理方式也不僅僅增加了檔案管理工作的重要性，也讓查閱所需檔案時變得更加方便快捷。對于檔案的認知，也通過這些年的轉變強調了其重要性，作為過去工作中所留存下來的真憑實據，是第一手的資料，它對于歷史的情況留下了最真實的歷史記錄。

2 檔案管理分類以及規則的轉變

在過去，對于檔案的管理以及分類是十分不明確的，工作人員不知道如何劃分，不知道如何分類，而由于國家以及地方政府單位對于檔案管理工作越來越重視，也導致現如今的政府人員也開始正視檔案的重要程度，而在這一過程中，相關人員也不斷的對于檔案管理知識的學習和探索，并且能夠充分的意識到，檔案資料的分類是有十分重要的，其分類不僅僅在于其整齊和美觀，更加利于查找需要的資料，以及檢索和利用，而檔案資料的分類以及排序也是檔案管理工作的重要先決條件。而針對于此，我國的國家機關也發布了相關的規范，比如《機關檔案工作業務建設規范》、《歸檔文件整理規劃》等等;運用了一些通用的手法，將歸檔文件的屬性非為了三個主題類別，即為“黨群類”“綜合類”以及“職能類”。這三種方式為檔案管理工作中檔案資料的分類提供了科學的依據，也幫助了人們能夠更加系統的去將檔案進行保管。而在檔案的管理工作之中，從前是十分隨意而且沒有任何規章制度的，而現如今，為了適應現代化的需要，實現進一步的檔案管理工作，加強對于檔案的管理，將檔案進行有效的保護，防止檔案資料的泄露，以及不良利用，政府機關單位也指定了相關的嚴格管理規章制度，對于檔案也進行了嚴格的規定，將一些管理體制中存在的界限進行更加嚴厲的劃分，比如歸檔的實踐以及范圍、保管的期限、歸檔的整理、鑒定以及銷毀等等都做了許多的規定，讓工作人員們對于檔案管理工作有著更加深刻的認知，對于這項工作更加重視，充分發意識到檔案是神圣不可侵犯的，規則是需要嚴格遵守，不容許有半點的馬虎和輕視的。

3 運用信息技術的檔案管理方式的轉變

隨著社會發展以及科學的進步，信息化時代的到來信息技術的優化為許多行業帶來了新生，讓各個行業的工作內容變得更加快捷簡單，檔案整理的工作也同樣如此。在過去，紙質版的檔案在進行堆積之后，分量十足不好移動，也不利于查找，而且保存起來也需要一些嚴格的要求才能夠保證其最大使用年限，而電子檔案則不同，它擁有著海量的云空間，并且通過程序能夠更快的對于檔案進行分類管理，在進行查詢的時候，又能夠以最快的速度將所需要的檔案調出，即便利又十分了易于保存，能夠發揮利用檔案的最高效率。而在信息化技術之下，檔案管理的工作更加的簡潔方便，而在檔案管理的工作中，伴隨著檔案工作的不斷深入，我們也從中了解到歷史的真實面貌，將其一點點的展現在人們眼前，讓人們去借鑒，去運用、去提高。現如今，檔案在被需要的時候能夠準確無誤的提供出信息，除了工作人員的熟悉程度外，信息化技術運用其針對性尋找的能力也占有者很大一部分原因，。因此在時代發展中，檔案管理工作在時代的影響下也正在進行著巨大的變化。

結語：在幾十年中，時代的迅速發展為政府機關檔案管理工作帶來了巨大的轉變，也同時幫助留下了許多的歷史。做好檔案的工作是每一個人的義務，相信在為檔案管理工作也會進一步得到發展。

參考文獻：

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