試論信息化時代醫院檔案管理工作的方法及策略

劉菲

摘要：日新月異的信息技術已經成為醫院檔案管理走向科學、高效、優質的助推器。同時，信息化管理也從多方面對醫院檔案管理人員提出了新的要求。本文從現階段檔案信息化管理存在的問題、醫院檔案信息化管理方法及策略、現階段檔案信息化管理的要求幾方面，特別對醫院檔案搜集整理信息化、加工處理信息化、保管儲存信息化、開發利用信息化四種檔案信息化管理的方法作了淺要探究。

關鍵詞：信息化時代;醫院檔案管理;方法;策略

醫院檔案管理是醫院管理系統不可或缺的一部分。日新月異的信息技術已經成為醫院檔案管理走向科學、高效、優質的助推器。同時，信息化管理也從多方面對醫院檔案管理人員提出了新的要求。基于此，提高醫院檔案管理人員的綜合能力，完善檔案管理信息化建設，推動醫院管理工作不斷邁上健康發展的新臺階，已成為當今醫院檔案管理的重要課題之一。本文以當今醫院檔案管理工作的方法及策略為切入點，作了如下幾方面探究。

一、現階段檔案信息化管理存在的問題

目前，醫院檔案管理工作中普遍存在多部門管理的局面，各科室分別管理屬于自己業務范疇的檔案，因為對檔案信息化管理認識不足，沒有構建完善的檔案收集整理體系，內容、范圍、目標、責任不明確，監管考核不到位。其次，在收集保管中，沒有運用數據、網絡技術對檔案進行保管，平時只注重紙質檔案的管理，忽視檔案數字化管理，出現資料收集不到位，數據匯總不到位，信息應用不到位。再次，檔案管理人員的整體素質有待提高，這其中受到領導重視程度、自身不斷提高理論水平與專業技術與否、接受新知識新技能的能力高低等諸多因素的影響。因此增強檔案信息化管理的意識，提高檔案管理人員素質，掌握科學的檔案信息化管理方法，進一步提高檔案信息化管理的質量和效率勢在必行。

二、醫院檔案信息化管理的方法及策略

（一）醫院檔案搜集整理信息化

醫院檔案的搜集整理是實施檔案管理的起點，也是發揮信息技術優勢的開始。在沒有采用信息化之前，檔案管理人員要通過手工操作并耗時大量的時間來完成檔案收集和整理的一系列工作，而利用信息技術使醫院檔案管理徹底打破了傳統的人工整理的局限。利用互聯網、數字化來完成相關資料的收集、傳送、接收、匯總，更加高效、準確。在醫院組織的各部門中有資料需求、檔案資料更改的問題時，也能在最快的時間聯系醫院檔案室，檔案室要有專門的檔案管理人員負責材料的搜集、整理入檔，為醫院系統中的各個單位提供優質的服務。與此同時，為避免檔案信息量少、管理水平低的情況出現，在醫院檔案管理的過程中，有效應用信息技術，可以使用計算機完成檔案的分類、編號、數據保存等，建立醫院檔案資料庫、數據庫、材料目錄庫。應用信息化的管理手段，使醫院檔案管理不再像傳統的管理方式那樣繁瑣、重復，而是更加省時、省力、高效。

（二）醫院檔案加工處理信息化

醫院檔案加工處理信息化應遵循三個先后階段的工作程序：第一階段，對醫院檔案資料作電子錄入，根據資料內容作分門別類的錄入，電子錄入使檔案查詢、更改、檢索等更加快捷、準確;第二階段，對檔案材料作電子化加工。信息化技術的應用可以使資料更加豐富、更加形象，處理必要的文字資料、圖片資料，還可以以視頻、錄音。照片等作數字化處理后，作存檔。信息技術背景下的形象化的存檔方式，更適合應用于有存檔價值的重要活動、科研項目等，為醫院積累豐富寶貴的信息資源;第三，對檔案數據信息做出統計分析。一是對檔案資料中所關注到的數據信息，如，財務收支數據、人員變動、各科室病例、藥品需求數量等作出統計分析，為醫院的PDCA管理模式提供有力的數據支撐，為醫院下一段的工作計劃提供數據的參考，二是檔案信息作出詳細的加工處理，使相關材料的信息更加有條理性、更加完善，更充分地發揮出檔案的參考價值。

（三）醫院檔案保管儲存信息化

首先，運動信息化手段使醫院檔案保管儲存的形式更加豐富，比如，電腦、網絡硬盤、移動硬盤等電子儲存介質的使用，顯示了節省時間、擴展空間的優勢，還可以保存文字、音頻、視頻等形式的資料。其次，信息化的醫院檔案保管儲存更加準確高效，應用計算機進行資料的編輯、編碼儲存，將文字圖片信息轉化成有聲的音頻或視頻信息，可以提高檔案資料的質量。其次，信息化的保管儲存更科學，計算機儲存功能強大，檔案管理人員可以將整個醫院的全部業務資料同時進行存儲。

（四）醫院檔案開發利用信息化

現在許多醫院的檔案管理從總體上來講存在比較分散和凌亂的情況，這是由于醫院的特殊性質和組織結構造就的。醫院檔案有人事檔案、會計檔案、病歷檔案、文書檔案等多種形式，而各部門由于工作方式及管理方式的不同，容易造成檔案收集和整理的標準不一，信息利用不暢通。所以首先，要多渠道開發檔案信息資源。圍繞醫院各個部門、科室的實際需要通過多種方式開發資源，將信息資料與檔案室原有資料有機結合起來，開發編著新的檔案資料。優化檔案資料庫的質量，對于被擱置的檔案信息作出更充分的開發，在對基礎材料進行分析的基礎上，創建新的檔案資料報告。第三，做好溝通反饋，檔案管理人員要與相關人員做好交流，了解他們檢索信息資源的情況，存在的問題等，有針對性地作出改進。第三，醫院檔案資源信息共享，檔案管理人員可以全面掌握檔案資料信息的發布，及時將各種形式的檔案在網上發布，實現信息共享。

三、現階段檔案信息化管理的要求

要使醫院檔案信息化管理工作順利進行，首先要更新觀念，提高對檔案信息化管理的意識，因為檔案管理信息化要求管理檔案人員的思想能與時俱進，在這個過程中檔案工作人員要緊緊圍繞檔案管理信息化建設這條主線，不斷創新進取，實現檔案管理的被動式服務向主動式服務跨越。其次，建立規范的管理機制，制定有序嚴謹的工作流程、工作標準，使不同科室的檔案收集、整理標準統一，并建立考核機制，明晰相關責任，保障檔案信息化建設的有效推進。最后，要建立一支敢打敢拼的檔案管理人員隊伍，檔案管理人員隊伍建設是實現檔案管理信息建設成功與否的根本，他們決定著檔案信息化建設的發展進度和質量，這也使檔案管理人員的政治素質、專業素質、知識素質的培養就顯得尤為重要。一方面檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作，因此要求檔案人員必須有堅定的政治立場和高度的組織性、紀律性。另一方面要建立終身學習制度，不斷擴展檔管人員的知識層面，提高專業技能層次，要有默默奉獻的敬業精神，銳意進取的鉆研精神和甘為無名英雄的崇高境界。再一方面要加大各單位檔案部門間、區域間系統合作的工作力度，推動檔案創新工作的開展。

四、結語

綜上所述，信息化時代是一個充滿著機遇與挑戰的時代，信息技術在醫院檔案管理中的應用價值，是無可比擬的。它使封閉、單一的醫院檔案管理模式走向開放、多元。為了順應醫療改革的深化，醫院檔案管理必須打破傳統管理模式的桎梏，創新工作思路，充分發揮和拓展信息技術的潛能，建立起高效、完整、科學的信息管理體系。我們醫院檔案管理者要緊跟信息化時代的發展步伐，提升信息技術應用的綜合能力，從而推動醫院檔案管理的健康發展。

【參考文獻】

[1]李麗.文書檔案管理信息的電子化應用分析[J].電子世界，2019（07）：170-171.

[2]夏敏琦，張少晨.質量改進方式在推動醫院文書檔案規范管理中的應用效果[J].中國社區醫師，2019，35（10）：189+191.

[3]賈方琦.信息化時代醫院文書檔案管理工作的方法及策略[J].中國市場，2018（10）：113+121.