企業文書檔案管理的特點和創新研究

次仁江措

摘? 要;本文重點分析企業文書檔案管理的特點和創新方法，結合當下企業文書檔案管理的現狀，從創新檔案管理模式、創新人才培養方法、創新信息化工作方法這幾個方面進行深入探索與研究。旨在提升企業文書檔案的管理水平，為企業內部工作的有序開展提供有力依據。

關鍵詞： 文書;檔案管理;創新;數字化

一、引言

企業若想實現穩定運營的目標，加強對文書檔案的管理非常重要。文書檔案不但和企業內部的工作效率有關，還和企業的核心競爭力有莫大聯系。因此， 相關部門應給予文書檔案管理工作一定的重視，采用多元化的管理手段，最大限度地發揮其積極作用。如今，隨著經濟市場的深入發展，傳統的管理方法已不再適應企業文書檔案管理的需求，為了保證文書檔案管理工作的有效性，加強管理創新勢在必行。以下主要內容為企業文書檔案管理的特點和創新方法。

二、企業文書檔案管理的特點

相比于其他檔案管理工作，文書檔案管理工作不僅復雜，而且難度較大。企業文書檔案管理的重點包括搜集、整理、匯編、借閱、存儲資料等，它囊括了企業重要的歷史資源。加強企業文書檔案管理工作對企業未來的穩定發展具有十分重要的作用。企業的文書檔案管理工作多半是將紙質檔案分門別類地存儲到檔案室中。企業文書檔案涉及的方面比較多，如管理類、技術類、財務類等。因此企業文書檔案的管理者需要具備較強的業務能力和管理能力，保障工作的有序性及關聯性，不但要保證文書檔案分門別類、框架清晰，還要重視整體歸置，確保使用方便。可見，文書檔案管理工作對相關人員的整體能力及素養要求較高。因為企業文書檔案涉及企業眾多部門，材料分散，而且時間跨度非常大，這給文書檔案人員的工作帶來了一定難度。總之，企業文書檔案管理的難度較大，對管理者的綜合素養要求較高[1]。

三、企業文書檔案管理現狀

企業資產分為有形資產與無形資產。企業文書檔案詳細地記錄了企業的業務活動，但在生產、制造及運營過程中，企業產生的合同與業務記錄等均是無形資產。如果能把這些檔案轉為有形資產，就能為企業獲取更大的利益提供有利條件。當前諸多企業受文書檔案管理工作的影響，十分重視有形資產的合并，高度重視管理形式，且常常利用高級業務管理形式優化其業務開發流程。然而企業的文書檔案管理工作，不能在常規任務中進行管理，可能因為缺少有關管理模型，所以企業并不注重文書檔案管理工作，欠缺完善的文書檔案管理制度與準則，未長期聘用管理人員，導致管理系統的支持力度不足。在工作開展過程中，還缺少有關機構與聘用標準，管理者也未嚴格遵循有關政策[2]。

另外，在具體工作中，文書檔案管理不到位，文檔缺失或文件信息不全，還有文件混亂和遺落的情況。一直以來，企業都把追求經濟效益作為工作的重點，并未意識到文書檔案管理工作的重要性及必要性。企業領導認為文書檔案管理工作是一項簡單的工作，不需要大量的人力和物力。另外，減少文書檔案管理成本與提升效率是諸多企業的既定目標。而其他有關部門與文書檔案管理部門間的關系是否協調，也會給企業對文書檔案管理工作的重視程度帶來一定的影響。管理人員無目標，不能進行掌握調整，沒有認識到文書檔案管理工作開展的現實意義，導致管理目標很難實現。若不規范文書檔案管理工作，將導致管理工作很難推進[3]。

四、企業文書檔案管理的創新方法

如今，企業文書檔案管理的創新方法有很多，其中比較常見的有創新檔案管理模式、創新人才培養方法、創新信息化工作方法，詳細內容如下。

（一）創新檔案管理模式

隨著社會的不斷進步與時代的不斷發展，企業必須改革創新，實現經濟效益的提升。當然，企業的文化檔案管理工作也需要發生改變，跟緊時代發展的腳步。企業領導一定要轉變傳統的思想觀念，結合計劃目標創新文書檔案的管理模式。首先，企業應開發高效且先進的管理系統，構建職責劃分清晰的管理模型，并構建專用于個人管理與分層管理的管理模型。其次，企業應大力建立高效的獎懲制度，利用懲罰機制與激勵機制推動檔案管理效率的提高，把企業運營需求及社會發展需求有機地結合起來。最后，要動態關注和管理系統相關的文書檔案管理系統的建設工作，此系統需要結合企業的運營情況進行優化，并通過存檔的方式進行統一管理。所謂管理規則指的是以管理內容為中心的規則，其中包含檔案設計規范、檔案管理政策、檔案管理方法等，這些均能保障管理人員采用行之有效的手段展開管理工作。還要加強宣傳教育工作，增強文書檔案管理者的管理意識，推動不同部門間的協調合作，并系統管理文件。最后，文書檔案管理人員一定要不斷更新理念，明確檔案管理工作開展的必要性，轉變服務方式，積極主動學習相關知識，簡化檔案管理工作，且進行實踐創新[4]。

（二）創新人才培養方法

企業文書檔案具備較強的專業性，因此對管理者的綜合素養要求較高，所以企業應不斷加強文書檔案管理人員的培訓工作。首先，培訓要對企業文書檔案管理工作的高效開展具有積極作用。企業一定要組織內部的專職管理者參與培訓活動，使其深入了解存檔方式，認識到文書管理工作的重要性，促進文書檔案管理工作的進一步發展。其次，要用政策與制度吸引更多優秀的檔案管理人員，著重對后備人員進行培訓，不斷提高團隊的管理能力，讓每個文書檔案的管理者都具備解決實際問題的能力。最后，要加大管理人員的培訓力度，促使他們積極溝通，主動參與業務培訓。還要開闊文書檔案的管理者的視野，更新其知識內容，使其掌握系統理論。也可以利用內外部交流的方式展開文書檔案管理工作，引入新興技術，提高領導的綜合水平，引導其深入學習[5]。

（三）創新信息化工作方法

將大力優化文書檔案管理流程與推動文書檔案管理工作為新時期企業的首要任務。首先，企業應轉變傳統理念，要優化工作模式，主動學習新的管理理念，快速構建數字檔案，創新現有的采購管理模型，提升文書檔案管理工作的實效性。其次，要積極搭建在線資料管理平臺，實現電子文書檔案的分發、調查管理及文書檔案共享，滿足現代業務的發展需求，為其提供良好的軟件支持，還要更新信息設備，提供一定的硬件支持。要保障網絡安全，保障數據傳輸節點安全，實現對數據文件的有效存儲及應用。此外，要保證文書檔案管理中信息管理的有效性，給企業領導提供多種學習及培訓的機會，加深領導對管理系統的認識。文書檔案的管理者要進一步了解任務及系統創建集成的內容。最后，要開發多種管理形式，貫穿文書檔案管理工作的始終，構建信息管理標準，且共享文檔資源，對文書檔案的價值進行有效識別，從而科學運用文書檔案。

五、結語

文書檔案管理是企業檔案管理的重心，是一項具備較強的政治性、技術性以及服務性的工作。若要提高文書檔案的管理水平，必須加強管理創新工作，通過創新檔案管理模式、創新人才培養方法、創新信息化工作方法，實現既定目標，保障文書檔案管理工作的科學有效開展，為企業未來的發展奠定堅實的基礎。

（作者單位為國網西藏經濟技術研究院）

參考文獻

[1] 季婉楠.新形勢下做好企業文書檔案保密管理工作的思考[J].辦公室業務，2020（12）：93+107.

[2] 鄭靜.企業文書檔案管理工作現狀及創新路徑探討[J].企業改革與管理，2020（04）：50-51.

[3] 劉金婷.新形勢下企業文書檔案工作面臨的挑戰及應對策略[J].蘭臺內外，2020（04）：67-68.

[4] 黃麗穎.做好新時代建筑施工企業文書檔案收集與歸檔研究[J].蘭臺內外，2019（24）：53-54.

[5] 王小媚.如何通過信息化技術提高企業文書檔案的管理質量[J].陜西檔案，2019（06）：54-55.