經濟背景下高校辦公室行政精細化管理工作研究

劉雨（長春建筑學院）

高校辦公室行政管理涉及面相對較廣，管理難度大，在新的發展環境下，高校辦公室行政管理工作明顯地表現出滯后性，在高校可持續發展過程中發揮的作用捉襟見肘。這就需要基于全新的環境，推動高校辦公室管理從粗獷時代進入精致化管理時代，并根據高校辦公室行政精細化管理工作的需要，提高思想認識水平，明確高校辦公室行政精細化管理工作思路，落實精細化管理措施。

■ 高校辦公室行政精細化管理工作的必要性

精細化管理最早應用于企業，并在企業中受到廣泛的運用。隨著精準化管理研究的不斷深入，它在高校管理中也得到了應用，表現出顯著的應用效果。

（一）優化辦公室職能的需要

新時代高校面臨著更加嚴峻的辦學形勢，社會對高校教育服務需求不斷升級，需要高校進一步深化內涵發展。高校辦公室作為行政管理的一個重要部門，需要積極轉變辦公室職能，不斷優化辦公室職能，發揮好管理、助手、服務、信息等職能，這些離不開高校辦公室行政精致化管理。只有推進精致化管理，才能更好地發揮高校辦公室職能。

（二）推動信息化辦公的需要

信息化是高校發展的必然趨勢，目前高校信息化管理系統建設已經提升議事日程，并處于不斷完善之中。高校辦公室作為管理的重要組成部門，在管理中形成了大量的信息數據，這就需要高校辦公室管理從粗獷式管理向精細化管理推進，從而加強辦公室管理過程中信息采集、分析與處理能力，提高辦公室行政管理效率，推進高校信息化辦公。

（三）推進規范化管理的需要

高校辦公室涉及到的事務多，工作任務相對復雜，管理難度較大，無論是事務的處理，還是資源處置、人員管理等，都與傳統環境相比更加艱巨。這就對高校辦公室行政管理工作提出更高要求，需要進一步提高精致化管理水平，推進規范化管理，嚴格按照要求、規范等實施管理，從而確保高校辦公室管理的高效性，讓高校資源得到合理的配置，實現資源的最大價值。

（四）提高工作時效性的需要

高校辦公室在日常工作中發揮著協調、聯系與溝通等作用，如果一個環節出現問題，勢必影響到其他環節工作效率。這就對高校辦公室管理工作提出更高要求，需要高校辦公室能夠推進精致化管理，對辦公室各項工作進行細化分解，明確職能，從而在工作過程中能夠根據具體的情況作出快速的反應，提高辦公室工作時效性，避免辦公室工作滯后性帶來的問題。

■ 高校辦公室行政精細化管理工作的理念

高校辦公室行政精細化管理工作離不開理念的指導，主要包括工作任務細化、工作流程化和工作評價的量化等。

（一）工作任務細化

高校辦公室行政精細化管理工作需要確立工作任務細化的思想，根據辦公室工作目標以及工作流程等，對辦公室各項工作任務進行細化，做到工作任務細、操作指導細、評價標準細等，從而明確責任，并促進各個部分之間的高度銜接，做到全面考慮、統籌安排等。

（二）工作流程細化

高校辦公室行政精細化管理工作落實的一個重點是工作流程的細化，按照高校辦公室工作的需要，根據各個流程之間的邏輯關系，通過對工作流程進行分析，簡化工作流程，不斷改進工作流程，從而做到科學描述流程，并對工作流程進行科學的分析，最終實現對流程的再造，避免行政管理工作中走彎路。

（三）工作評價量化

高校辦公室行政精細化管理工作的提升離不開科學的評價，這就需要高校辦公室管理能夠改變傳統評價方法，積極推動工作評價量化，按照辦公室管理工作任務、制定的任務目標、工作的具體要求、任務達成度等制定明確的評價指標，形成具體的數量，從而發揮評價在促進高校辦公室行政管理中的積極作用。

■ 高校辦公室行政精細化管理工作的路徑

高校辦公室行政精細化管理工作需要進行系統性設計，不斷優化管理人員素質，完善制度建設與文化建設。

（一）優化行政管理人員素質

時代在發展，高校辦公室行政管理工作環境發生了重要的轉變，信息化程度越來越高，無紙化辦公成為一個必然趨勢。這就對高校辦公室行政管理人員素質提出更高要求，需要辦公室行政管理人員積極轉變管理理念，不斷優化自身素質結構。

首先，轉變思想意識。高校辦公室精細化管理需要轉變行政管理人員思想意識，能夠確立大局意識，進行通盤思考；確立服務意識，從傳統的行政推動向主動服務轉變，強化責任意識，能夠自我提高思想認識水平，認識到精細化管理的重要意義。

其次，優化素質結構。精細化管理工作模式下，高校辦公室行政管理人員要不斷優化自身素質結構，進一步提高自身理論素養，掌握科學的、先進的管理方法，能夠根據精細化管理的需要，深化行政管理實踐，不斷突破傳統思想的束縛，能夠及時地運用先進的管理思想、理念等，提高辦公室行政管理工作實效性，滿足新時期高校辦公室行政管理工作需要。

（二）完善行政管理工作機制

制度具有強制性約束力，也是管理的依據和憑借等。這就需要高校辦公室行政管理工作能夠進一步完善行政管理工作機制，確保精細化工作落實。

完善行政管理工作機制。高校辦公室要基于精細化工作的需要，既聚焦宏觀，又關注微觀，針對行政管理工作的各個環節和流程等，完善各項制度建設，從而使行政管理工作得以規范，嚴格按照制度實施管理，從而使工作標準更加明確、工作流程更加規范，工作要求更加統一，確保高校辦公室精細化管理的落實。

提高行政管理機制執行力。高校辦公室精細化管理還存在一個突出的問題，行政管理機制執行不力，從而導致各項制度得不到較好的落實。因此，高校辦公室行政管理機制建設要基于這一現狀，將提高行政管理機制執行力作為精細化管理的一個重點，對各項制度執行情況進行督查，審視行政管理工作流程是否科學、規范，崗位職責是否得到落實等。行政管理機制的執行力要與考評有機結合起來，落實責任，明確評價細則等。

（三）培育精細管理文化氛圍

文化建設體現出高校建設的品味，對高校師生發揮著潛移默化的熏陶作用。高校辦公室行政精細化管理工作要注重管理文化建設，營造精細管理文化氛圍，從而使精細文化理念成為高校師生的共識。

培育人文情懷。管理是一門藝術，既需要發揮制度強制性約束力，又要注重人文情懷。高校是富有人文氣息的場所之一，辦公室行政管理的對象具有特殊性，他們是有思想、有靈魂的生命，尤其在以人為本的管理理念下，高校辦公室行政管理精細化管理要將培育人文情懷作為一個重點，基于高校精細化管理需要，提煉核心詞匯，激活高校師生內在潛能，從而形成富有辦公室行政管理特色的文化氛圍。

堅持活動育人。高校辦公室行政精細化管理要堅持活動育人，在形式多樣的活動中有機滲透精細化管理思想、理念等，從而在活動中讓管理客體獲得豐富的體驗，深化高校師生精細化管理認知，使精細化管理成為高校師生的基本思維，從而使辦公室行政精細化管理深入人心，并落實到常規工作和活動中，在全校形成濃厚的精細化管理氛圍，促進高校辦公室行政管理工作的內涵發展。

■ 結語

總之，高校辦公室行政管理的環境發生了重要的變化，傳統的管理理念、管理模式等已經難以適應高校辦公室行政管理工作需求。高校要基于自身可持續發展需求，進一步轉變辦公室行政管理思想，積極探索高校辦公室行政管理精細化實施的路徑，全面提高高校辦公室行政管理工作實效性，為高校教育服務力提升提供有力的支持，并堅持以精細化管理為契機，帶動高校全面工作提升，實現高校教育品質進階，為社會輸送高素質的人才。