論機(jī)要秘書(shū)如何做好印章管理

惠亞梅

中圖分類(lèi)號(hào)：C931 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）06-113-01

摘 要 印章既是具有法律效力的重要標(biāo)志，也是組織機(jī)構(gòu)權(quán)力的象征，因此，印章管理工作已成為黨政機(jī)關(guān)機(jī)要秘書(shū)各項(xiàng)工作的重中之重。現(xiàn)就黨政機(jī)關(guān)單位印章管理工作中存在的主要問(wèn)題以及如何做好印章管理工作的有效路徑予以闡述。

關(guān)鍵詞 機(jī)要秘書(shū) 印章管理 有效策略

機(jī)要秘書(shū)崗位是印章使用與管理的最后一道關(guān)口，如何嚴(yán)把關(guān)、避風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建一個(gè)規(guī)范化、高效化、科學(xué)化的印章審批、使用、保管流程，是機(jī)要秘書(shū)當(dāng)前的第一要?jiǎng)?wù)。基于此，在印章管理工作當(dāng)中，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具有敏銳的洞察力、精準(zhǔn)的判斷力、卓越的執(zhí)行力，為其它部門(mén)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展保駕護(hù)航。

一、印章管理工作存在的主要問(wèn)題

（一）管理機(jī)制不健全，工作細(xì)節(jié)不明確

在印章管理工作中，常常出現(xiàn)“公章私用”的現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)一句話(huà)勝似千道旨，印章使用的審批流程完全被架空，機(jī)要秘書(shū)只能聽(tīng)從于領(lǐng)導(dǎo)指示，甚至徇私情、顧人情，隨意加蓋印章。這主要是由于印章管理機(jī)制出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞，雖然規(guī)定了印章使用流程，但卻忽略了違規(guī)使用印章的懲罰條款，造成印章管理人為操控大于制度約束，“有法不依、有章不循”的現(xiàn)象屢屢發(fā)生。

（二）管理流程不規(guī)范，工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)

對(duì)于黨政機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，印章的使用頻率相對(duì)較高，一些機(jī)要秘書(shū)為了圖方便、節(jié)約時(shí)間，簡(jiǎn)化了印章審批程序，進(jìn)而出現(xiàn)了諸多“特事特辦”的情況，今天有一個(gè)加急文件需要加蓋印章，明天有一個(gè)特急文件需要加蓋印章，機(jī)要秘書(shū)往往對(duì)這樣的“加急”印章，一路開(kāi)綠燈，導(dǎo)致出現(xiàn)印章管理漏洞，給黨政機(jī)關(guān)單位造成嚴(yán)重?fù)p失[1]。

（三）印章保管不保密，印章監(jiān)管不嚴(yán)格

印章屬于黨政機(jī)關(guān)的高密級(jí)辦公物件，保管空間、保管方式尤為重要，但是，在實(shí)際工作當(dāng)中，一些機(jī)要秘書(shū)由于主觀人為失誤或者為其它部門(mén)加蓋印章提供便利條件，在管理印章時(shí)，只是將其作為一般的辦公用品隨意放置，即使存放在保險(xiǎn)柜或者文件柜當(dāng)中，也并未設(shè)置密碼，甚至將文件柜鑰匙隨便借于他人，以至于私蓋印章的情況屢見(jiàn)不鮮。另外，由于上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)將關(guān)注焦點(diǎn)完全放在其他事務(wù)性工作上面，對(duì)印章使用、審批、保管缺少基本的監(jiān)督流程，這也給印章管理埋下了重大的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、做好印章管理工作的有效路徑

（一）健全管理機(jī)制，加大執(zhí)行力度

印章管理制度需要從制印、用印、審批、保管等方面予以全面考量，針對(duì)印章使用的每一個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題制訂管理約束機(jī)制。比如印章審批流程需要經(jīng)過(guò)幾級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審驗(yàn)和簽批，需要哪些用印憑證等，都要細(xì)化到每一項(xiàng)條款，每一個(gè)表格，使印章管理工作有法可依、有章可循、有規(guī)可守。另外，制度落實(shí)與執(zhí)行是印章管理工作的核心內(nèi)容，空有制度行文，缺乏執(zhí)行效力，只會(huì)造成混亂格局，因此，機(jī)要秘書(shū)在實(shí)際工作當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)做到不徇私情、不講人情、不越制度紅線(xiàn)，不謀一己之利，嚴(yán)格遵守印章管理制度的各項(xiàng)條款內(nèi)容，使印章管理工作逐步向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化模式邁進(jìn)。

（二）嚴(yán)格審批流程，夯實(shí)工作基礎(chǔ)

對(duì)于黨政機(jī)關(guān)單位而言，需要加蓋印章的公函與文件類(lèi)型較多，這就需要機(jī)要秘書(shū)應(yīng)當(dāng)具有豐富的崗位工作經(jīng)驗(yàn)與敏銳的洞察力，尤其是日常的基礎(chǔ)性工作內(nèi)容，必須了如指掌，才能在審驗(yàn)各種類(lèi)型的文件與公函時(shí)，不至于犯下低級(jí)錯(cuò)誤，規(guī)避用印風(fēng)險(xiǎn)。比如對(duì)于國(guó)家級(jí)、省級(jí)直管部門(mén)傳達(dá)的文件，需要加蓋印章，機(jī)要秘書(shū)需要了解直管部門(mén)的職責(zé)權(quán)限、具體工作內(nèi)容、相關(guān)政策理論等內(nèi)容，以便于充分發(fā)揮印章的法律效力。此外，機(jī)要秘書(shū)需要熟知上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的字跡與字體，對(duì)模仿領(lǐng)導(dǎo)簽字的用印審批單，能夠慧眼識(shí)真，快速辨別出真假，以規(guī)避用印風(fēng)險(xiǎn)，避免給單位造成名譽(yù)損失。

（三）借助信息技術(shù)，導(dǎo)入使用數(shù)據(jù)

近年來(lái)，辦公自動(dòng)化以及信息化技術(shù)飛速發(fā)展，給印章管理工作帶來(lái)了諸多便利條件，因此，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)當(dāng)將信息技術(shù)導(dǎo)入印章管理工作當(dāng)中，通過(guò)建立印章使用信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將印章的使用情況錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，便于日后查閱與審核。比如對(duì)于需要加蓋印章的文件，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)當(dāng)利用數(shù)碼照相或者錄像設(shè)備將原文件以照片的格式導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并通過(guò)填寫(xiě)印章使用表單，進(jìn)一步完善印章使用流程。這樣一來(lái)，在日后核對(duì)印章使用情況時(shí)，可以隨時(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中調(diào)取印章使用的原文件，使印章主管領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)τ≌率褂眯畔⑦M(jìn)行快速核實(shí)[2]。

（四）提高監(jiān)管效力，做好維護(hù)工作

在制訂印章管理制度時(shí)，可以針對(duì)印章使用的監(jiān)管工作，進(jìn)一步細(xì)化各項(xiàng)條款。比如可以借助于部門(mén)間的相互監(jiān)督或者監(jiān)控探頭的遠(yuǎn)程監(jiān)督等形式，對(duì)印章使用與保管情況，進(jìn)行全過(guò)程無(wú)死角監(jiān)控，并將監(jiān)督過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的諸多問(wèn)題，形成內(nèi)部通報(bào)文件，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。另外，由于印章使用較為頻繁，這就大幅縮減了印章的使用壽命，因此，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好印章的清理與維護(hù)工作，印章每一次使用完畢后，可以借助于軟毛刷、專(zhuān)用毛巾等用具對(duì)印章進(jìn)行集中清理，在保證印章完好性的同時(shí)，使印章在使用過(guò)程中，始終保持易于辨識(shí)的清晰狀態(tài)。

三、結(jié)語(yǔ)

雖然印章管理只是機(jī)要秘書(shū)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是，這項(xiàng)工作事關(guān)黨政機(jī)關(guān)單位的對(duì)外形象以及印章使用過(guò)程中隨時(shí)可能發(fā)生的法律風(fēng)險(xiǎn)，因此，機(jī)要秘書(shū)應(yīng)當(dāng)始終保持清醒的頭腦，將印章管理工作做到位、做精細(xì)的同時(shí)，成為上級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。

參考文獻(xiàn)：

[1]李媛.創(chuàng)新機(jī)要工作 堅(jiān)持保密原則——淺析國(guó)企機(jī)要秘書(shū)工作[J].各界，2019（4）：68.

[2]蔡明.企事業(yè)單位用印管理系統(tǒng)初探[J].卷宗，2016，6（2）：243.