高校公派出國學生檔案管理工作探析

摘 要：隨著國內高校國際化辦學理念的構建和業務的不斷開展，高校層面的國際教學科研合作、對外聯合人才培養的項目開展以及在校學生層面的國際互動交流等日益頻繁，高校公派出國學生的人數呈急速增長趨勢。該類檔案的收整業務量相應不斷增加。本文結合高校公派出國學生檔案收整經驗，探討該類檔案的內涵及管理工作意義，總結該類檔案管理工作原則，提出對該類檔案管理工作的建議。

關鍵詞：高校;公派出國;學生;檔案;管理

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 14-0-02

高校學生因公派出國具體是指根據人才國際化培養的實際需要，由高校各院系專業根據學校人才培養的方向、內容和性質，根據與國外對口接收培養單位的相應要求、國家教育部門相關項目要求或境外交流活動的要求，選拔并派遣具備基礎學習素質、較強學術能力、合格政治素養的在校學生赴境外參加長短期學歷或非學歷教育培養項目、相關科研學術交流、文體衛交流或國際組織活動的各類派出活動。

隨著國家對外開放規模不斷擴大，層次與水平不斷提高以及教育全球化和國際化趨勢的不斷發展，各高校對外交流合作活動日趨頻繁，與境外聯合人才培養項目的開設逐漸增多。公派出國學生人數呈現迅速增長態勢。與此同時，相應而來的是該類檔案收整工作量的大幅度增加。筆者結合自身對該類檔案的收整經驗，剖析高校公派出國學生檔案的管理內容，探討該類檔案工作的意義，提出該項工作的工作原則，總結該項工作的相關建議。

一、高校公派出國學生檔案管理的內涵

學生公派出國檔案是高等院校對于公派出國學生的相關管理規范文件資料以及記錄和反映參與長短期出國項目的在校學生在參與境外考察學習、聯合科研、學術交流、文體衛交流或國際組織等活動中形成的具有保存價值的包括以傳統媒介及新保存媒介保存下來的文件材料，是外事專業檔案的重要組成部分。

高校公派出國學生檔案一般包含學校學生出國管理工作相關文件規定資料以及高校學生因公赴境外高校或教育機構訪問學習、出席國際學術會議、開展聯合科研活動與學術交流、參與國際組織工作、參加國際文化體育衛生領域交流等相關活動中形成的系列文件。主要包括高校學生公派出國年度計劃總結、相關管理及規范文件、相關數據統計報表。同時包括個體公派出國學生的基本個人資料、出國前申請及審批、出國中表現及成績、回國后評價管理等相關各類文件資料。具體的個體學生公派出國檔案一般包含學生前置在校學習階段的相關成績證明、表現及獎懲證明、學生身份證件、參與境外項目或活動的申請相關文件、項目或活動邀請信及譯文、校內審批流程文件、相關費用文件單據、項目或活動進行中的學習及表現證明、簽證及停留證明以及項目或活動完成歸校報到后的報到流程文件等豐富的內容。

二、公派出國學生檔案管理的意義

高校公派出國學生檔案全面反映并記錄了學生整體公派出國活動管理要求、狀況以及個體公派出國的派出前中后的全管理過程，具有非常重要的存檔價值。在此類檔案的收整管理過程中，歸納該類型檔案具有下述重要性：

（一）公派出國學生檔案管理工作是考核高校國際化辦學管理工作以及人才國際化培養成果的重要依據

各高校學生公派出國相關工作計劃、日志及總結、相關管理規范及制度文件、學生出國前中后過程控制文件記錄以及該類別出國數據報表等文件資料整體體現了高等院校對于學生公派出國工作管理的重視程度與規范程度，是上級主管部門考核高校國際化辦學以及外事管理工作規范性與成效性的重要依據。通過對高等院校學生公派出國管理制度建設、過程控制管理、出國培養或參與國際交流成果成效等相應檔案文件資料進行檢查評價評估，能夠有效地評定高校國際化辦學及人才培養工作的進展與成效。另一方面，個體學生因公派出的相關檔案文件資料真實體現了學生參與境外項目或活動的完整過程。是學生所在院系評價學生參與學習、開展學術科研及交流活動成果成效的真實依據，同時也是高校評定學生所參與的境外培養項目或交流活動成效的重要依據，是高校評定學生所在院系及學校相關職能部門培養及管理工作的重要依據。

（二）公派出國學生檔案管理工作是高校國際化辦學水平提升的內在要求

人才培養國際化是高校國際化辦學的重要指標之一。收整和利用公派出國學生相關檔案資料能夠為高校評價與改進提升運行中的學生境外培養項目與境外交流活動提供第一手依據。能夠有效地推動各院系自勘自查，提高學生培養質量與成效。做好該類檔案的收整管理工作。對于促進高校對外合作交往，提升聯合培養項目、擴大學生層面交流，提高科研學術水平具有重要的意義。

三、公派出國學生檔案管理工作原則

公派出國學生檔案收整歸屬于大外事檔案工作范疇，在具體收整操作與管理過程中，應遵循以下原則。

（1） 公派出國學生檔案工作應構建并理順管理機制體制。高校應將該項工作納入國際化辦學整體工作計劃與評價體系之內，納入到高校檔案管理職能部門、外事工作部門以及相關學生派出學院學部的相關管理機構和具體管理人員的職責范圍之內。應將該項工作的落實與開展情況作為推進學校國際化辦學工作評價指標之一對相關學院及部門的工作開展評估、檢查與反饋提升。

（2） 公派出國學生檔案工作應堅持面向利用原則。檔案工作的重要意義在于積累前期資料，為后續的參考利用提供全面科學的依據，因而此類檔案管理工作同樣應遵循這一法則。在文件資料的實際收集過程中即應充分考慮后續歸檔保管以及被查找利用的便利性，以促進高校人才國際化培養、推進國際化辦學為目標面向后期開發利用積極開展工作。

（3） 公派出國學生檔案工作應實現信息化。應積極收集整理相關學校與學生層面的信息資源，確保收檔的信息準確、內容完整，留存安全。著力實現歸檔介質、手段及方式方法的數字化，提高信息收集與處理效率。

四、公派學生出國檔案管理工作的建議

針對公派出國學生檔案收整工作的重要意義及工作原則，對于該類檔案的管理工作提出如下建議：

（1） 架構公派出國學生檔案管理新機制。隨著各高校國際化辦學水平的不斷提升，學生公派出國參與聯合培養項目、參與聯合學術科研活動、參與國際文化、體育、衛生活動、參與國際組織活動的人員不斷增多，對應產生的檔案的數目激增。該類檔案的管理工作中間涉及到學生所在院系學部、學校外事管理派出部門、學校檔案管理等多個部門。應建立檔案管理部門總覽，各相關院系學部參與、外事管理派出部門具體實施，學校層面考核評價的管理統籌工作協調機制，可組織建立學校檔案工作領導辦公室，統一協調各院系部門開展該項工作并向學校匯報。明確相關院系、部門的具體負責人以及具體工作人員。實現各部門及人員各司其職，工作有落實、評價反饋及時的良性工作機制體制。

（2） 加強公派出國學生檔案管理工作人員的管理培訓。多數高校采用公派出國學生外事管理部門的工作人員作為兼職檔案管理人員具體開展該類檔案的收整管理工作。這類人員的優勢在于具體經手學生派出流程，掌握第一手原始資料以及學校該項工作政策制度，但是對于檔案收整及管理的基本知識技能相對缺失，導致無法確保具體檔案收整過程中的規范性、時效性與完整性。可以對該類人員采取檔案業務知識強化培訓、檔案技能實操指導、專業課題研討學習等多種方式提升檔案管理基本業務能力。

（3） 加強公派出國學生檔案管理的信息化數字化建設。目前，大部分高校公派出國學生檔案的收整仍采取紙質原始介質為主，電子檔案介質為輔，兩種方式并用的方式開展。在當今大數據時代背景下，各高校面臨的事該類檔案的數據數量劇增且數據類型繁多的情況，高校應充分利用數字化媒介保存相關檔案資料以確保檔案收集的時效性、完整性與安全性。同時可以根據各自實際情況，開發學生網上公派出國管理系統，以實現該類檔案采集與存檔的網絡化與信息化。實現出國前中后全過程數字化檔案采集，推進無紙化信息化利用，提高檔案的后期開發利用效率。

綜上所述，公派出國學生檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分。該項工作對于高校推進人才國際化培養以及國際化辦學具有重要意義。各高校應遵循相應的工作原則，架構合理的工作機制體制，完善該類檔案管理收整人員的培訓培養，加強檔案收整的信息化建設。進而助推學校的國際化辦學事業騰飛。

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作者簡介：趙一鳴，女，漢族，山東龍口人。研究方向：外事管理。