新農村建設時期如何實現醫療保障檔案管理信息化

徐月丹

我國的社會保障體系日益完善，醫療保險的覆蓋范圍越來越廣，醫療保障檔案作為醫療保險的重要組成部分，在其中發揮著重要的作用。隨著時代的發展，檔案管理應改變傳統的方式，逐步實現信息化，以提高檔案管理的工作效率和管理水平。本文就實現醫保檔案管理信息化的重要意義和有效措施進行了探討。

醫療保障檔案之中包含著文書、參保、審核、財務等多種檔案資料，是在多年的醫療保險經辦工作中產生并逐漸積累起來的重要信息，它是醫療保障的基礎性資源，在醫療保障事業中有著不可替代的作用。在全民醫保目標實現的進程中，傳統的醫保檔案管理工作顯然已經無法適應醫療保障事業的發展要求，而實現醫保檔案管理信息化將可以解決這一發展中的問題。

一、實現醫保檔案管理信息化的重要意義

在醫療保障體系不斷完善，參保人員越來越多，人員流動使醫保信息變化頻繁的情況下，醫保檔案管理的難度在持續增加。而傳統的檔案管理模式存在著效率低、容易出現錯誤等問題，使得參保人員在辦理醫保時的難度增大，影響了醫保的時效性。因此，醫保檔案管理必須跟上時代發展的步伐，不斷切實提升管理工作效率，以實現醫保檔案管理的信息化、科學化和規范化。實現醫保檔案管理信息化，可以有效提升醫保辦理效率，優化醫保管理的手段和形式，從而降低管理成本，提高管理水平，使檔案管理工作進一步順應信息化技術的發展趨勢。

二、實現醫保檔案管理信息化的有效措施

1、建立健全信息化管理制度

醫保檔案管理部門要以實現檔案管理信息化、科學化和規范化為目標，結合醫療保障工作的實際，制定并出臺關于醫保檔案的各項管理制度，如醫保檔案歸檔制度、醫保檔案管理制度、醫保檔案借閱制度等，對醫保檔案收集、整理、立卷、歸檔進行規范，將檔案資料歸檔工作分解到醫療保障局的每個部門，要求各部門按照歸檔制度的要求，對本部門產生的具有歸檔價值的資料進行收集整理、分類裝訂、數據錄入等，按時間和標準要求，及時將檔案資料歸檔，成為醫保檔案管理中的一部分。

2、對紙質檔案文件進行電子化轉換

為便于信息化管理，要及時將紙質資料進行電子文件轉化，采取提供電子文檔、進行紙質文檔掃描、重新錄入，將圖片文件和視頻文件錄入電子存儲設備進行保存等，方便檔案資料的管理、查找和利用，有利于使檔案的價值得到更大的發揮。對應用比較頻繁、瀕臨破損和重要的檔案優先進行電子化轉換，設立電子化檔案目錄，形成業務檔案的條形碼，在調取文檔時只要對條形碼進行掃描即可實現閱讀和利用。

3、設立檔案信息數據庫和共享平臺

要設立區域性的社保業務檔案信息數據庫和共享平臺，形成分類明確、層次清晰的檔案信息管理系統，并通過網絡對有價值的檔案信息進行共享，使檔案信息的查詢和利用更加便捷、高效。對于涉密檔案信息來說，應加強安全性管理，根據文件的安全等級進行加密處理，防止出現泄密問題。

4、做好電子化檔案信息的備份管理

要建立電子檔案信息的備份文件夾或采取云備份的方法，確保電子檔案信息不丟失、不損壞，有條件的話也可以購置存儲磁盤，用于檔案信息備份文件的存儲。進一步做好電子文件的歸檔，以及電子檔案的規范化管理，對檔案信息進行有效的開發與利用。

5、推進電子檔案館建設

按照檔案管理業務系統的要求，加大電子檔案館的建設力度。開展電子文件的收集整理工作，要求各部門將電子文件及時歸檔。理順電子檔案館的管理體制和機制，對醫保檔案管理領導小組進行適時調整，對目標任務重新分配，對管理責任進一步明確，完善和健全電子化檔案的管理工作。

6、完善檔案管理的硬件設備設施

為檔案管理配備專門的庫房和辦公場所，即使是推行檔案信息化管理，紙質檔案仍需要繼續保存，因此，必須設立專門的檔案保管庫房，為庫房配備空調和防潮設備，并配備相當數量的檔案柜和檔案盒，用于紙質檔案資料的存放和保管。同時，為確保檔案管理信息化的實現，還需通過招標采購的方式，購置信息化依托的必要的硬件設備，如電腦、打印機、掃描儀、復印機等。

7、加大對檔案信息化管理專業人才的培養

信息化技術需要專門人才和專業知識來掌控，而一些檔案管理部門的工作人員有的屬于兼職、有的年紀已大、有的文化水平較低，對于傳統檔案管理來說還可以適應，但對于信息化管理來說已經無法適應，必須對工作人員進行業務培訓，打造一支思想和業務素質過硬的檔案信息化管理隊伍。檔案管理部門應結合本部門實際，舉辦檔案管理信息化業務培訓班，采取邀請專業人員講課和同事之間進行經驗交流等方法，確保培訓取得良好效果。培訓的內容主要是：關于檔案信息化管理的相關規定和標準，電子文件的歸檔與管理方法，電子化檔案信息數據庫建設與使用方法，檔案管理與辦公自動化系統的銜接技術，電子檔案信息的查詢和利用等。在進行業務培訓的同時，還應對檔案管理人員進行思想教育，使檔案管理人員提高工作責任心，具有良好的法律意識和職業道德。

總之，實現醫保檔案信息化管理是一種發展趨勢，各地醫療保障部門應積極推進醫保檔案的信息化建設，解決好在信息化建設過程中存在的問題，投入人力和物力，為檔案信息化管理配備必要的硬件和軟件，確保通過信息化技術的運用，實現檔案的信息化、科學化和規范化管理。

（作者單位：152400黑龍江省慶安縣醫療保障信息服務中心）