信息化建設對留學生傳統檔案管理模式的影響

王芳 畢悅倩

摘 要：來華留學生檔案包括外國留學生的入學申請資料、外事管理資料、教學教務資料等信息，長久以來，紙質檔案是我國來華留學生檔案管理的主要方式。隨著我國來華留學教育進入提質增效新階段，在快速發展的大數據背景下，來華留學工作也漸漸進入信息化建設新階段。來華留學的信息化平臺的建設對傳統來華留學生檔案管理模式產生了較大影響，本文通過分析信息化建設對留學生紙質檔案管理模式的影響，提出新形勢下來華留學生檔案管理模式的對策。

關鍵詞：來華留學工作;信息化建設;檔案管理模式;影響

中圖分類號：G272 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 18-0-02

一、引言

隨著國內高校國際化辦學水平不斷提升，對外交流聯絡、教學科研合作及師生互動的日益頻繁，各類外事檔案呈現顯著增長趨勢。作為外事檔案的重要組成部分，來華留學生檔案的收整業務量也相應不斷增加。2018年，我國接收的長短期來華留學生已突破49萬，來自196個國家，分布在我國超過1000所高校進行學歷或者非學歷學習，來華留學工作進入新階段。新形勢下，來華留學工作“提質增效”這一工作目標和“擴大規模、優化結構、保證質量、規范管理”的工作準則對來華留學生檔案提出了新的要求。來華留學生檔案包括外國留學生的入學申請資料、外事管理資料、教學教務資料等信息，長久以來，紙質檔案是我國來華留學生檔案管理的主要方式。進一步認識來華留學生檔案的重要性，加強留學生檔案的管理，不僅對留學生個體發展和接受培養單位有重要意義，而且充分利用檔案資源進行科學分析，將進一步推動來華留學事業的發展。各校為了進一步提高來華留學生工作效率，將來華留學生信息管理的重心由紙質記錄轉移到信息化建設，在此過程中，來華留學生信息系統的建設和發展給傳統紙質檔案的管理方式產生了較大影響。

二、現階段來華留學生工作信息化建設概況

國內各高校普遍使用的來華留學生信息化平臺開始于21世紀初的“來華留學生管理系統”，該系統包括來華留學生基礎信息收集功能、來華簽證邀請表等表格證書的打印功能、數據統計和上報功能，為留學生信息平臺的建設提供了最初的模板。隨著來華留學工作進入新階段，2019年，教育部推出“全國來華信息管理平臺”，不僅具備信息收集和存儲功能，還增加了審核功能和信息互聯功能。

與此同時，各獎學金主管部門的信息管理平臺在不斷完善和發展，各高校也委托專業公司開發了適合自身發展需要的信息管理平臺。

隨著教育對外開放程度的提高，各校對來華留學工作的重視程度也越來越高。留學生規模達到一定程度的高校，相當一部分已經根據各級政府及主管部門的要求，以及各校實際情況，委托專業公司開發了高校的來華留學生管理系統。一般來說，高校自主開發的系統包含申請、錄取、管理、教學等功能，從學生的個人基本信息、護照信息、學歷證明、成績證明、財力證明等入學前信息，到學生入學后的班級信息、獎懲信息、學分信息等教學與管理過程中產生的信息均體現在信息系統中。以上各類信息系統均為新階段紙質檔案形成的基礎。

三、目前來華留學生檔案整理現狀

（一）紙質檔案內容

現階段，在來華留學生離校后進行檔案的整理和轉交是高校通用的留學生檔案整理方式，一般以紙質檔案為主。來華留學生個體的紙質檔案中，主要包括以下內容：入學申請表、身份證件復印件、學歷及成績證明、外國人來華簽證申請表（JW202/JW201表格）、入學推薦信、個人研究成果、獲獎證明等。因外國留學生學習專業的分散性和群體特殊性，紙質檔案一般由接受院校的留學生管理歸口部門統一管理。

（二）紙質檔案分類

根據來華留學生學習情況，其分類標準多樣。根據學歷類別分，來華留學生分為普通進修生、高級進修生、本/專科生、碩士研究生、博士研究生;根據經費來源分，它分為中國政府獎學金生、中國政府各部門獎學金生、地方政府獎學金生、學校獎學金生、校際交流生和自費生;根據學習時間分類，它又分為長期生和短期生;根據所持簽證類別分，它分為X1簽證持有者和X2簽證持有者;根據國別或者洲別分……同時，由于外國留學生個人信息構成的特殊性，其檔案查詢方式的分類標準存在多樣性。在個人檔案使用過程中，按照學生類別分類后按照出生年月排列的方法較為常見。現階段，一般來說，同一批離校學生中，適用于檔案整理的主要分類標準如下：

綜合類院校：

一級分類標準：國別/洲別

二級分別標準：學生類別

三級分類標準：專業/班級

專業類院校：

一級分類標準：專業/班級

二級分類標準：學生類別

三級分類標準：國別/洲別

四、信息化建設對傳統留學生檔案整理方式的影響

（一）新機遇

（1） 取長補短，相互促進。來華留學生電子檔案在信息化建設的推動下應運而生，信息化建設不僅成為來華留學生電子檔案的原始依據，也為當前紙質檔案的形成提供了初始平臺。來華留學生信息管理平臺系統的使用實現了留學生管理檔案采集存檔的網絡化與信息化，實現了申請審批報告過程即是檔案的采集過程，與收檔同步進行。來華留學生從申請開始，便通過信息平臺提交各項材料，即信息化系統從收集第一項來華留學生信息開始，便顯現出比原始紙質申請收集方法更便捷的特點，不僅提高了信息傳達效率，節約了時間、人力和資源成本，也對提高來華留學生生源質量、樹立良好的來華留學形象起到了一定的推動作用。在信息查詢方面，信息系統中衍生的電子檔案存在著紙質檔案不可比擬的便捷性。各國來華留學生姓名組成和排序方式不一致，雖然紙質檔案歸檔時，會按照一定的分類標準進行歸類歸檔，但是在后期查詢時的不便使得來華留學生紙質檔案未能發揮檔案資源的優勢，而電子檔案則可以實現模糊查詢，彌補了這一缺憾。而紙質檔案以其出色的穩定性和持久性，也繼續扮演著來華留學生檔案管理中不可或缺的角色。

（2） 雙軌制檔案存放，提高安全性。來華留學生信息系統的建設，產生了來華留學生電子檔案，現階段來華留學生紙質檔案的主要組成部分也來自電子檔案。近年來，信息系統的建設增加了電子檔案這一保存方式，與紙質檔案并行存放，提高了檔案的安全性。

（二）新挑戰

（1） 信息一致性難以保證。①多平臺并存，平臺間信息存在不一致可能性。正如文章開頭所說，目前來華留學生信息管理系統較多，信息化建設尚處于建設階段，且根據國家政策和來華留學生工作的形勢，信息系統隨時處于更新和變化中。信息化建設帶來的電子檔案雖然其便捷性不容忽視，多平臺并存為院校廣泛收集信息的同時，因平臺間尚無聯動或驗證接口，其信息重復性和平臺間信息不一致現象存在。②信息系統和紙質檔案信息存在不一致可能性。學生入學時，其紙質檔案來源于信息系統，所以來華留學生的入學檔案與信息系統是高度一致的。但是在學生學習的過程中，來華留學生會出現護照信息變更、獎懲信息變更、學習期限、學歷信息變更等個人信息的變化。在以紙質檔案為主進行管理的時期，高校留管人員主要以修改紙質檔案為主，但在現階段隨著信息化建設，高校的管理方式逐步以信息化系統為主進行管理，高校留管人員主要以修改信息系統為主，這是造成學生離校后電子檔案和紙質檔案不一致的主要原因。

（2） 信息化管理使紙質檔案更新及時性難以保證。隨著來華留學生規模的不斷擴大，來華留學生管理越來越依靠現代化手段——信息化系統。來華留學生的紙質檔案一般形成于從其申請至入境階段，但來華留學生入境到校報到以后，其包括證件信息、學籍信息、獎懲信息等的更新與管理均在信息系統完成，紙質檔案對其在校階段的管理作用逐步減弱，這容易造成學生離校后整理保存的紙質檔案無法體現學生信息更新和變化。

現階段，來華留學生工作的信息化建設在高速發展中，各類來華留學工作相關信息系統的建設給紙質檔案的收集帶來便捷性的同時，在一定程度上弱化了紙質檔案的管理作用。從遠期目標來看，來華留學生工作信息化平臺的統一將為來華留學生檔案存放帶來強有力的支撐，但現階段來華留學生檔案仍應以紙質檔案為主，電子檔案為輔助手段進行管理和存放。兩種存放方式取長補短，共同成為來華留學生工作的檔案資源支撐，共同推進來華留學生事業的發展。

參考文獻：

[1]鄭慧，黃艷芝.“一帶一路”倡議下高校留學生特色檔案信息資源數據庫建設研究[J].檔案管理，2020（02）：75-77.

[2]鄧羽.高校外事檔案信息化管理[J].蘭臺世界，2016（01）.

其他作者簡介：

畢悅倩，女，漢族，山東青島人，碩士。研究方向：檔案管理。