檔案信息化提高檔案管理能力

姜娜

【摘 要】眾所周知，檔案管理在我國各單位工作開展中都占據著一個重要地位，檔案記錄著相關單位自創建至今所經歷過的重大事件，是相關單位發展成就的“最好見證者”，更是相關單位管理人員以及工作人員今后各項工作開展的“指導者”與“參考者”。因此，檔案管理工作質量與效率的提升有著十分積極的現實意義。信息化背景下，傳統陳舊的管理方式已不能滿足新時代的實際發展需求，因此，各檔案管理人員需要針對自身工作現狀進行一定的創新與優化。

【關鍵詞】信息時代;檔案管理工作;實踐;創新

引言

新時期隨著社會經濟的快速發展，國家深入推進現代化建設進程。企業運營管理中，檔案工作非常重要，必須要重視檔案信息化管理，其直接影響企業檔案管理工作效率。為了促使企業有效開展檔案管理工作，從根本上提高檔案工作質量，另外為了保障用戶服務質量，檔案工作也要順應時代發展潮流，有效融合信息技術與實際發展情況。信息化背景下，日常檔案管理工作中企業只有加強檔案管理及服務創新，從而更好地滿足社會發展需求，這是企業檔案管理現代化建設的必然趨勢，也是檔案信息化服務水平提高的重要舉措。基于此，針對檔案信息化建設與服務創新思考相關知識，進行了簡單地論述。

1信息時代檔案管理

信息時代檔案管理與傳統模式下所開展的檔案管理工作存在著較大的差異，前者主要是將現代化的信息技術作為立足點，通過互聯網來管理檔案資料。一般情況下，較為常見的檔案管理措施是制作電子版檔案、信息進行搜集、查找等。這一管理措施使原本紙質檔案轉變成了電子存儲檔案，并且可以運用現代化技術來對檔案進行分類，縮短了查找檔案花費的時間，可以更好地展現檔案資源的價值。

2信息化檔案管理建設執行的近況

2.1針對檔案信息化管理建設重視性不夠。

單位領導層重視檔案信息化建設的認知程度不夠，信息化技術創新管理檔案是單位經濟效益和社會效益發展規劃的重要組成部分，單位缺少信息技術檔案管理，直接導致單位經濟效益和社會效益之間產生分歧及矛盾。利用老式檔案管理模式調整不足勢必影響企業在市場競爭中的地位，因此，信息技術檔案管理建設替代陳舊單一模式決定企業經營發展方向及戰略成果的轉型。單位領導層輕視檔案信息化建設，對檔案工作不重視，直接導致企業檔案管理發展方向及建設管理能力滯后，影響企業經濟效益和社會效益的并肩進步發展。

2.2信息化管理檔案建設系統缺少專業知識水平管理能力的人才

企事業單位的檔案信息化管理工作需要科技創新人才的加入，具備科學先進專業技術知識水平及道德水平素質的人才能力，促使企事業單位的創新發展戰略方針完善，提高經濟增長速度的整體實力，有效的改善管理質量控制系統及信息技術檔案應用程序的全面順利的實施具有重要意義。目前許多單位管理檔案建設工作上存在嚴重滯后的現象，單位領導層輕視檔案管理發展方向及缺乏自身理論意識，目前許多企業單位重視經營管理發展，輕視信息技術化檔案管理發展，無法融入創新發展模式，領導層采取微觀角度分析及看待檔案管理，不重視科技現代信息服務領域建設，直接影響企業經濟發展規模受損及檔案管理發展嚴重滯后。

3信息化背景下優化檔案管理工作的具體實施措施

3.1形成檔案管理信息化意識

隨著時代的快速發展，以往傳統的檔案管理方式已無法滿足新時代的發展需求以及新時代背景下檔案管理工作的實際需求。因此，在當前的檔案管理工作中，必須要注重數字信息化技術與設備的應用，并在此基礎上進行檔案管理信息化工作意識的形成。作為一項基礎服務工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機構自身的發展有著重要意義。基于信息化背景下，檔案管理工作的開展在借助信息化技術的同時還應將其進行充分體現。首先，相關領導人員應對檔案管理人員進行信息化檔案管理意識的培養;其次，領導人員應注重檔案管理機制的制定與完善，從而為后續檔案管理信息化建設提供幫助;最后，提升檔案管理人員專業技能與綜合素質。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應組織檔案管理人員通過參加培訓或自主學習等方式來進行信息技術的學習。還有一點更為重要，那就是做好人才入門關，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業檔案管理知識又具有一定專業技術與信息技術的人才，這樣一來不僅能夠充實檔案管理隊伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質量。

3.2完善檔案信息化管理法規

⑴嚴謹制定工作制度，以防泄露與肆意傳播檔案信息。現階段，信息一體化時代，信息違法應用情況比較多，所以企業檔案信息工作中忽略了保密與安全制度，極易損害到員工利益。⑵保障檔案信息數據的安全性。企業數字化檔案信息儲存中要做好多重備份，采用嚴格而系統化權限管理，保障檔案信息管理的安全與隱秘性。⑶合理制定法律規范。檔案信息化建設中，明確針對性法律條文以此約束各類違法行為，有效懲罰各類惡意、肆意損壞等保密制度人員。

3.3保障檔案信息化建設專業性

⑴對基礎設施資源投入進行優化。信息化建設與服務創新離不開基礎設施的支撐，實際工作中不用更新高配置硬件設備，但也要注意以防設備落后影響工作效率。所以，企業檔案信息化建設中要結合實際情況投入硬件資源，加強基本計算機與互聯網技術投入，還要注意數據儲存器、相關系統軟件、掃描儀與數字攝像機。其中檔案數據的存儲與應用，要充分體現信息技術軟硬件的功能與實際價值。⑵做好軟硬件設備建設，同時配置專業與高素質信息技術人員。構建專業管理隊伍時，要對內部工作人員做好技術技能培訓，及時引入外部專業人員，全面保障檔案信息化建設效率與效果。

3.4提升檔案管理人員素養

信息時代，開展檔案管理工作的方式出現了較大的轉變，對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員應該與時俱進，提升自身檔案管理工作的能力。第一，檔案管理信息化應該具有專門的負責人，并加大力度組織檔案管理人員參與到學習之中，確保其能夠熟練應用信息化技術，高效開展檔案管理工作。第二，應該吸引一些綜合能力較強的專業檔案管理人才加入檔案管理工作之中，提升檔案管理工作團隊的整體實力。

3.5確保檔案處在安全狀態下

在信息時代下，開展檔案管理工作，必須要確保其安全性，可以從以下幾點開展工作：第一，要從檔案的內容出發，劃分等級，對一些機密程度較高的檔案進行特殊管理，并做好備份。第二，在日常檔案管理過程中，確保數據庫處在安全狀態下，并及時對其進行更新。第三，邀請專業的工作人員保證檔案處在安全狀態下，降低對檔案造成威脅的概率。第四，應該和檔案管理人員簽訂合同，確保其可以保守秘密，自覺約束自身言行。第五，檔案管理人員要加大宣傳力度進行宣傳，確保其能夠掌握更多和檔案管理相關的法律知識，在法律的約束下，規范開展工作。第六，做好數據庫備份工作，如果由于意外導致數據庫出現故障，可以第一時間進行重啟。

結語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作的信息化的發展與建設是必然趨勢，也是時代發展的必然結果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機構都應該結合自身檔案管理實際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術與設備的引進與應用，從而才能夠促進檔案管理信息化建設的良好發展。

參考文獻：

[1]楊銀霞.信息化背景下檔案管理工作現狀與優化策略[J].商品與質量，2019（30）：41.

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