如何實現學校檔案管理一體化構想

張梅雪

摘 要： 在信息化技術和計算機網絡技術的飛速發展下，也促進了學校檔案信息化建設的步伐，檔案管理必須應用信息技術、大數據技術等先進手段才能確保檔案管理能夠符合時代和廣大用戶的需求，才能夠為學校的建設貢獻力量。

關鍵詞： 學校;檔案管理;一體化;構想

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）20-0296-01

引言：隨著社會經濟飛速發展，科學技術持續進步，我國逐漸走向信息化發展時代，在文檔一體化的大環境下，學校檔案管理的信息化水平得到明顯提升。為更好的提高學校檔案管理質量，滿足學校對檔案的應用需求，應當在文檔一體化的大環境下，積極轉變以往檔案管理模式與方法，進一步開展學校檔案管理創新，推進學校檔案信息化建設的順利實現。

1 必須要有檔案管理一體化的意識

隨著時代的進步，各種技術開始展現在人們的面前，學校相關人員必須要重視新技術的應用，要具有檔案管理一體化的基本意識，改變原有的傳統思想，讓“互聯網+”能夠助力高校發展。相關人員必須要加強該方面的學習，熟練的運用計算機對檔案進行收集、整理、歸納、儲存，讓異地多校區能夠真正的實現檔案管理一體化，減少檔案查詢中不必要的麻煩。同時檔案管理相關人員應該重視信息的整合以及數據的統計，靈活運用計算機知識對檔案信息進行系統化和規范化管理，檔案管理相關人員必須意識到檔案管理一體化的重要意義和作用，不能滿足于陳舊的人工檔案管理方式，應以主動態度積極的學習新技術和新管理方式，讓檔案管理一體化進程能夠得到落實和推進。檔案管理一體化應用的過程中要確保相關信息的準確性真實性，防止突發事件發生之后造成系統崩潰數據丟失的損失。通過信息化手段實現一體化的過程中要積極對信息設備進行檢查，確保檔案管理系統的正常應用。使用系統的前提就是積極落實統一標準和工作目標，讓檔案工作更好的服務學校和師生。

2 加強信息資源建設，建立保障體系

學校檔案信息化建設，還需要讓具體的檔案管理和學校業務部門實現一種有效對接，為學校的各個部門提供必要信息資料，同時也加快自身的信息收集步伐，為學校的發展戰略制定、教學質量提高以及高素質人才引進都提供數據支持。而且對于學校檔案信息化建設而言，為了保障學校檔案管理的安全性，對信息資源進行有效保護，還需要建立起信息資源的保障體系，進行檔案管理組織、措施以及制度上的規范，來保證檔案管理的安全和檔案管理系統的正常運行，也是檔案管理信息化建設所需要重視的地方。

3 統一技術規范

對技術標準進行統一是為了讓圖書和檔案系統更為協調。管理系統的融合將會遇到的關鍵問題是各個部門技術規范存在不同，并且檔案系統和圖書系統技術方面存在異議時，解決方法沒有統一進行規范。這些問題都會給信息溝通以及系統協調造成不利。不過計算標準有一定的約束對構建一體化管理系統格外有價值。統一的技術標準能夠完成兩者之間的兼容和共同管理。為了檔案系統和圖書系統盡快完成一體化管理，學校要對已有的規范進行重新審查核對，依照圖書以及檔案規范和特點，構建起兼容和實用的技術規范，從而為一體化管理進行鋪墊。

4 加強檔案管理信息化的安全建設

網絡信息時代，病毒的傳播是致命的。檔案信息共享平臺的建設過程中要安裝好防火墻和殺毒軟件，并留有備份，確保檔案信息的絕對安全。同時，對于涉密檔案，檔案管理部門要重點保護，特別是在檔案數字化后，必須要按照檔案管理制度的要求進行涉密保護，可以設置專人驗證二維碼來實現對涉密檔案的查閱控制。

5 強調數據庫開發

數字檔案在學校檔案管理中的應用，要以完整的數字化檔案體系為基礎。處理好電子檔案問題，首先要形成檔案信息庫，把重要資料整理納入數字檔案體系，加以分類，并且備份處理，以免出現檔案破舊影響完整性的問題，特別是部分檔案被翻閱即將報廢的現象。對于部分不能翻閱的檔案資料，可以借助掃描以及拍照等形式，盡可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推廣數字檔案管理軟件，在研發時期綜合性地歸納與綜合，積極創新，要考慮到數字檔案今后的利用效果。需要注意的是，學校要強化檔案管理體系的建設，通過網絡將相對分散的計算機體系連接起來，設置為服務器區域及客戶機，作用在多個操作體系上，這樣學校管理者可以任意調取檔案資料，便于提高檔案管理的質量與水平。

6 促進各部門之間的緊密聯系

學校的各個部門都會源源不斷地產生新的檔案，每年檔案部門都會集中在一個時間段內根據各部門的工作情況提出歸檔要求。因此，檔案部門要維持與各部門之間的和諧關系，相互支持。檔案部門是為學校師生員工提供服務的，所以要經常聽取意見和建議，注重師生員工的反饋，提升服務質量和滿意度。此外，通過檔案管理，各部門之間可以互通有無，提升檔案利用效率的基礎上，增強學校事業發展的向心力和凝聚力。

7 建立規范化的組織部門

要構建起一個圖書館、情報部門、檔案機構組合而來的信息機構，各個分機構原有的功能必須保留，形式需要進一步協調，逐步將原有的管理模式改變成開放式管理，讓更多的用戶獲取科學高效的信息，將多種資源內容合理鏈接在一起，一體化當中的負責人可以由各個機構當中的負責人直接擔任。對所有資料的檢索、訪問也要有統一的要求。除此之外，各個機構之間的作用需要進行規范，高效科學的配置技術力量，因而使信息資源被更為合理的管理和運用。以此為前提，三方面在管理方面是相輔相成的，管理當中也逐漸被規范。三個機構被合理加以組合之后，管理當中存在的問題也會減少，國家在這方面需要投入的資金相應來說也會隨之下降。部門和部門加強協作，將多種有重復性的資料進行歸類，統一由一個機構進行管理，多種資源和利益得到保障和維護。

結語：學校的檔案管理信息化構建是一個龐大的系統工程，不是一蹴而就的，而是一個循序漸進的發展過程。提升檔案管理的科學化水平需要現代化信息技術的輔助，需要具有信息技術的人員進行管理，而檔案信息化建設的過程則需要學校對檔案管理工作予以足夠的重視，將檔案工作納入整體規劃，與其他業務工作同步部署、同步實施、同步發展。

參考文獻

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