如何實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理一體化構(gòu)想

張梅雪

摘 要： 在信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展下，也促進(jìn)了學(xué)校檔案信息化建設(shè)的步伐，檔案管理必須應(yīng)用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)手段才能確保檔案管理能夠符合時(shí)代和廣大用戶的需求，才能夠?yàn)閷W(xué)校的建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

關(guān)鍵詞： 學(xué)校;檔案管理;一體化;構(gòu)想

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）20-0296-01

引言：隨著社會經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)持續(xù)進(jìn)步，我國逐漸走向信息化發(fā)展時(shí)代，在文檔一體化的大環(huán)境下，學(xué)校檔案管理的信息化水平得到明顯提升。為更好的提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量，滿足學(xué)校對檔案的應(yīng)用需求，應(yīng)當(dāng)在文檔一體化的大環(huán)境下，積極轉(zhuǎn)變以往檔案管理模式與方法，進(jìn)一步開展學(xué)校檔案管理創(chuàng)新，推進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)現(xiàn)。

1 必須要有檔案管理一體化的意識

隨著時(shí)代的進(jìn)步，各種技術(shù)開始展現(xiàn)在人們的面前，學(xué)校相關(guān)人員必須要重視新技術(shù)的應(yīng)用，要具有檔案管理一體化的基本意識，改變原有的傳統(tǒng)思想，讓“互聯(lián)網(wǎng)+”能夠助力高校發(fā)展。相關(guān)人員必須要加強(qiáng)該方面的學(xué)習(xí)，熟練的運(yùn)用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行收集、整理、歸納、儲存，讓異地多校區(qū)能夠真正的實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化，減少檔案查詢中不必要的麻煩。同時(shí)檔案管理相關(guān)人員應(yīng)該重視信息的整合以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)知識對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，檔案管理相關(guān)人員必須意識到檔案管理一體化的重要意義和作用，不能滿足于陳舊的人工檔案管理方式，應(yīng)以主動(dòng)態(tài)度積極的學(xué)習(xí)新技術(shù)和新管理方式，讓檔案管理一體化進(jìn)程能夠得到落實(shí)和推進(jìn)。檔案管理一體化應(yīng)用的過程中要確保相關(guān)信息的準(zhǔn)確性真實(shí)性，防止突發(fā)事件發(fā)生之后造成系統(tǒng)崩潰數(shù)據(jù)丟失的損失。通過信息化手段實(shí)現(xiàn)一體化的過程中要積極對信息設(shè)備進(jìn)行檢查，確保檔案管理系統(tǒng)的正常應(yīng)用。使用系統(tǒng)的前提就是積極落實(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和工作目標(biāo)，讓檔案工作更好的服務(wù)學(xué)校和師生。

2 加強(qiáng)信息資源建設(shè)，建立保障體系

學(xué)校檔案信息化建設(shè)，還需要讓具體的檔案管理和學(xué)校業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)一種有效對接，為學(xué)校的各個(gè)部門提供必要信息資料，同時(shí)也加快自身的信息收集步伐，為學(xué)校的發(fā)展戰(zhàn)略制定、教學(xué)質(zhì)量提高以及高素質(zhì)人才引進(jìn)都提供數(shù)據(jù)支持。而且對于學(xué)校檔案信息化建設(shè)而言，為了保障學(xué)校檔案管理的安全性，對信息資源進(jìn)行有效保護(hù)，還需要建立起信息資源的保障體系，進(jìn)行檔案管理組織、措施以及制度上的規(guī)范，來保證檔案管理的安全和檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，也是檔案管理信息化建設(shè)所需要重視的地方。

3 統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范

對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一是為了讓圖書和檔案系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)。管理系統(tǒng)的融合將會遇到的關(guān)鍵問題是各個(gè)部門技術(shù)規(guī)范存在不同，并且檔案系統(tǒng)和圖書系統(tǒng)技術(shù)方面存在異議時(shí)，解決方法沒有統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范。這些問題都會給信息溝通以及系統(tǒng)協(xié)調(diào)造成不利。不過計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)有一定的約束對構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)格外有價(jià)值。統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)能夠完成兩者之間的兼容和共同管理。為了檔案系統(tǒng)和圖書系統(tǒng)盡快完成一體化管理，學(xué)校要對已有的規(guī)范進(jìn)行重新審查核對，依照圖書以及檔案規(guī)范和特點(diǎn)，構(gòu)建起兼容和實(shí)用的技術(shù)規(guī)范，從而為一體化管理進(jìn)行鋪墊。

4 加強(qiáng)檔案管理信息化的安全建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，病毒的傳播是致命的。檔案信息共享平臺的建設(shè)過程中要安裝好防火墻和殺毒軟件，并留有備份，確保檔案信息的絕對安全。同時(shí)，對于涉密檔案，檔案管理部門要重點(diǎn)保護(hù)，特別是在檔案數(shù)字化后，必須要按照檔案管理制度的要求進(jìn)行涉密保護(hù)，可以設(shè)置專人驗(yàn)證二維碼來實(shí)現(xiàn)對涉密檔案的查閱控制。

5 強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)庫開發(fā)

數(shù)字檔案在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，要以完整的數(shù)字化檔案體系為基礎(chǔ)。處理好電子檔案問題，首先要形成檔案信息庫，把重要資料整理納入數(shù)字檔案體系，加以分類，并且備份處理，以免出現(xiàn)檔案破舊影響完整性的問題，特別是部分檔案被翻閱即將報(bào)廢的現(xiàn)象。對于部分不能翻閱的檔案資料，可以借助掃描以及拍照等形式，盡可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推廣數(shù)字檔案管理軟件，在研發(fā)時(shí)期綜合性地歸納與綜合，積極創(chuàng)新，要考慮到數(shù)字檔案今后的利用效果。需要注意的是，學(xué)校要強(qiáng)化檔案管理體系的建設(shè)，通過網(wǎng)絡(luò)將相對分散的計(jì)算機(jī)體系連接起來，設(shè)置為服務(wù)器區(qū)域及客戶機(jī)，作用在多個(gè)操作體系上，這樣學(xué)校管理者可以任意調(diào)取檔案資料，便于提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

6 促進(jìn)各部門之間的緊密聯(lián)系

學(xué)校的各個(gè)部門都會源源不斷地產(chǎn)生新的檔案，每年檔案部門都會集中在一個(gè)時(shí)間段內(nèi)根據(jù)各部門的工作情況提出歸檔要求。因此，檔案部門要維持與各部門之間的和諧關(guān)系，相互支持。檔案部門是為學(xué)校師生員工提供服務(wù)的，所以要經(jīng)常聽取意見和建議，注重師生員工的反饋，提升服務(wù)質(zhì)量和滿意度。此外，通過檔案管理，各部門之間可以互通有無，提升檔案利用效率的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)學(xué)校事業(yè)發(fā)展的向心力和凝聚力。

7 建立規(guī)范化的組織部門

要構(gòu)建起一個(gè)圖書館、情報(bào)部門、檔案機(jī)構(gòu)組合而來的信息機(jī)構(gòu)，各個(gè)分機(jī)構(gòu)原有的功能必須保留，形式需要進(jìn)一步協(xié)調(diào)，逐步將原有的管理模式改變成開放式管理，讓更多的用戶獲取科學(xué)高效的信息，將多種資源內(nèi)容合理鏈接在一起，一體化當(dāng)中的負(fù)責(zé)人可以由各個(gè)機(jī)構(gòu)當(dāng)中的負(fù)責(zé)人直接擔(dān)任。對所有資料的檢索、訪問也要有統(tǒng)一的要求。除此之外，各個(gè)機(jī)構(gòu)之間的作用需要進(jìn)行規(guī)范，高效科學(xué)的配置技術(shù)力量，因而使信息資源被更為合理的管理和運(yùn)用。以此為前提，三方面在管理方面是相輔相成的，管理當(dāng)中也逐漸被規(guī)范。三個(gè)機(jī)構(gòu)被合理加以組合之后，管理當(dāng)中存在的問題也會減少，國家在這方面需要投入的資金相應(yīng)來說也會隨之下降。部門和部門加強(qiáng)協(xié)作，將多種有重復(fù)性的資料進(jìn)行歸類，統(tǒng)一由一個(gè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，多種資源和利益得到保障和維護(hù)。

結(jié)語：學(xué)校的檔案管理信息化構(gòu)建是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，不是一蹴而就的，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的發(fā)展過程。提升檔案管理的科學(xué)化水平需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助，需要具有信息技術(shù)的人員進(jìn)行管理，而檔案信息化建設(shè)的過程則需要學(xué)校對檔案管理工作予以足夠的重視，將檔案工作納入整體規(guī)劃，與其他業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。

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