如何實現(xiàn)學校檔案管理一體化構(gòu)想

張梅雪

摘 要： 在信息化技術(shù)和計算機網(wǎng)絡技術(shù)的飛速發(fā)展下，也促進了學校檔案信息化建設的步伐，檔案管理必須應用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進手段才能確保檔案管理能夠符合時代和廣大用戶的需求，才能夠為學校的建設貢獻力量。

關(guān)鍵詞： 學校;檔案管理;一體化;構(gòu)想

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-3733（2020）20-0296-01

引言：隨著社會經(jīng)濟飛速發(fā)展，科學技術(shù)持續(xù)進步，我國逐漸走向信息化發(fā)展時代，在文檔一體化的大環(huán)境下，學校檔案管理的信息化水平得到明顯提升。為更好的提高學校檔案管理質(zhì)量，滿足學校對檔案的應用需求，應當在文檔一體化的大環(huán)境下，積極轉(zhuǎn)變以往檔案管理模式與方法，進一步開展學校檔案管理創(chuàng)新，推進學校檔案信息化建設的順利實現(xiàn)。

1 必須要有檔案管理一體化的意識

隨著時代的進步，各種技術(shù)開始展現(xiàn)在人們的面前，學校相關(guān)人員必須要重視新技術(shù)的應用，要具有檔案管理一體化的基本意識，改變原有的傳統(tǒng)思想，讓“互聯(lián)網(wǎng)+”能夠助力高校發(fā)展。相關(guān)人員必須要加強該方面的學習，熟練的運用計算機對檔案進行收集、整理、歸納、儲存，讓異地多校區(qū)能夠真正的實現(xiàn)檔案管理一體化，減少檔案查詢中不必要的麻煩。同時檔案管理相關(guān)人員應該重視信息的整合以及數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，靈活運用計算機知識對檔案信息進行系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，檔案管理相關(guān)人員必須意識到檔案管理一體化的重要意義和作用，不能滿足于陳舊的人工檔案管理方式，應以主動態(tài)度積極的學習新技術(shù)和新管理方式，讓檔案管理一體化進程能夠得到落實和推進。檔案管理一體化應用的過程中要確保相關(guān)信息的準確性真實性，防止突發(fā)事件發(fā)生之后造成系統(tǒng)崩潰數(shù)據(jù)丟失的損失。通過信息化手段實現(xiàn)一體化的過程中要積極對信息設備進行檢查，確保檔案管理系統(tǒng)的正常應用。使用系統(tǒng)的前提就是積極落實統(tǒng)一標準和工作目標，讓檔案工作更好的服務學校和師生。

2 加強信息資源建設，建立保障體系

學校檔案信息化建設，還需要讓具體的檔案管理和學校業(yè)務部門實現(xiàn)一種有效對接，為學校的各個部門提供必要信息資料，同時也加快自身的信息收集步伐，為學校的發(fā)展戰(zhàn)略制定、教學質(zhì)量提高以及高素質(zhì)人才引進都提供數(shù)據(jù)支持。而且對于學校檔案信息化建設而言，為了保障學校檔案管理的安全性，對信息資源進行有效保護，還需要建立起信息資源的保障體系，進行檔案管理組織、措施以及制度上的規(guī)范，來保證檔案管理的安全和檔案管理系統(tǒng)的正常運行，也是檔案管理信息化建設所需要重視的地方。

3 統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范

對技術(shù)標準進行統(tǒng)一是為了讓圖書和檔案系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)。管理系統(tǒng)的融合將會遇到的關(guān)鍵問題是各個部門技術(shù)規(guī)范存在不同，并且檔案系統(tǒng)和圖書系統(tǒng)技術(shù)方面存在異議時，解決方法沒有統(tǒng)一進行規(guī)范。這些問題都會給信息溝通以及系統(tǒng)協(xié)調(diào)造成不利。不過計算標準有一定的約束對構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)格外有價值。統(tǒng)一的技術(shù)標準能夠完成兩者之間的兼容和共同管理。為了檔案系統(tǒng)和圖書系統(tǒng)盡快完成一體化管理，學校要對已有的規(guī)范進行重新審查核對，依照圖書以及檔案規(guī)范和特點，構(gòu)建起兼容和實用的技術(shù)規(guī)范，從而為一體化管理進行鋪墊。

4 加強檔案管理信息化的安全建設

網(wǎng)絡信息時代，病毒的傳播是致命的。檔案信息共享平臺的建設過程中要安裝好防火墻和殺毒軟件，并留有備份，確保檔案信息的絕對安全。同時，對于涉密檔案，檔案管理部門要重點保護，特別是在檔案數(shù)字化后，必須要按照檔案管理制度的要求進行涉密保護，可以設置專人驗證二維碼來實現(xiàn)對涉密檔案的查閱控制。

5 強調(diào)數(shù)據(jù)庫開發(fā)

數(shù)字檔案在學校檔案管理中的應用，要以完整的數(shù)字化檔案體系為基礎(chǔ)。處理好電子檔案問題，首先要形成檔案信息庫，把重要資料整理納入數(shù)字檔案體系，加以分類，并且備份處理，以免出現(xiàn)檔案破舊影響完整性的問題，特別是部分檔案被翻閱即將報廢的現(xiàn)象。對于部分不能翻閱的檔案資料，可以借助掃描以及拍照等形式，盡可能地保存原有文件信息。除此之外，大力推廣數(shù)字檔案管理軟件，在研發(fā)時期綜合性地歸納與綜合，積極創(chuàng)新，要考慮到數(shù)字檔案今后的利用效果。需要注意的是，學校要強化檔案管理體系的建設，通過網(wǎng)絡將相對分散的計算機體系連接起來，設置為服務器區(qū)域及客戶機，作用在多個操作體系上，這樣學校管理者可以任意調(diào)取檔案資料，便于提高檔案管理的質(zhì)量與水平。

6 促進各部門之間的緊密聯(lián)系

學校的各個部門都會源源不斷地產(chǎn)生新的檔案，每年檔案部門都會集中在一個時間段內(nèi)根據(jù)各部門的工作情況提出歸檔要求。因此，檔案部門要維持與各部門之間的和諧關(guān)系，相互支持。檔案部門是為學校師生員工提供服務的，所以要經(jīng)常聽取意見和建議，注重師生員工的反饋，提升服務質(zhì)量和滿意度。此外，通過檔案管理，各部門之間可以互通有無，提升檔案利用效率的基礎(chǔ)上，增強學校事業(yè)發(fā)展的向心力和凝聚力。

7 建立規(guī)范化的組織部門

要構(gòu)建起一個圖書館、情報部門、檔案機構(gòu)組合而來的信息機構(gòu)，各個分機構(gòu)原有的功能必須保留，形式需要進一步協(xié)調(diào)，逐步將原有的管理模式改變成開放式管理，讓更多的用戶獲取科學高效的信息，將多種資源內(nèi)容合理鏈接在一起，一體化當中的負責人可以由各個機構(gòu)當中的負責人直接擔任。對所有資料的檢索、訪問也要有統(tǒng)一的要求。除此之外，各個機構(gòu)之間的作用需要進行規(guī)范，高效科學的配置技術(shù)力量，因而使信息資源被更為合理的管理和運用。以此為前提，三方面在管理方面是相輔相成的，管理當中也逐漸被規(guī)范。三個機構(gòu)被合理加以組合之后，管理當中存在的問題也會減少，國家在這方面需要投入的資金相應來說也會隨之下降。部門和部門加強協(xié)作，將多種有重復性的資料進行歸類，統(tǒng)一由一個機構(gòu)進行管理，多種資源和利益得到保障和維護。

結(jié)語：學校的檔案管理信息化構(gòu)建是一個龐大的系統(tǒng)工程，不是一蹴而就的，而是一個循序漸進的發(fā)展過程。提升檔案管理的科學化水平需要現(xiàn)代化信息技術(shù)的輔助，需要具有信息技術(shù)的人員進行管理，而檔案信息化建設的過程則需要學校對檔案管理工作予以足夠的重視，將檔案工作納入整體規(guī)劃，與其他業(yè)務工作同步部署、同步實施、同步發(fā)展。

參考文獻

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